采購部門的工作流程

1、公司應(yīng)建立建全供應(yīng)商供應(yīng)檔案，執(zhí)行采購合同制，公開、公平、公正采購信息及產(chǎn)品價格，保證產(chǎn)品質(zhì)量，維護社員利益，由理事會指定專人、專組采購并監(jiān)督執(zhí)行。

2、公司服務(wù)部與各子分公司對所需物資有計劃的申購，報經(jīng)總經(jīng)理、分管理事或理事會指定的采購組對所申購物資進行詢價、對照后報理事長批準(zhǔn)，然后實施采購。

3、采購到貨物資由服務(wù)部或子分公司倉管執(zhí)行驗收入庫，實物與申購產(chǎn)品品種、規(guī)格、數(shù)量是否一致，出具入庫單。入庫按物資要求分類貯藏、保管、分發(fā)，采購人憑所購物資發(fā)票、申購單、入庫單至財務(wù)報銷入帳。

4、采購備貨，以方便、快捷、低價、高效為原則，最大程度服務(wù)全體社員，讓社員滿意。

由使用單位提出，標(biāo)明型號、數(shù)量、規(guī)格、到貨時間及技術(shù)(條件)要求，經(jīng)倉庫庫管確認(rèn)和各子、分公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字，報采購部;采購部根據(jù)各單位申報的求購計劃，編制采購計劃，由采購部經(jīng)理安排采購員進行市場采購

1. 目的

對采購物資進行控制，確保所購物品符合要求。

2. 范圍

適用于產(chǎn)品的原材料、輔料、外協(xié)件的采購。

3. 職責(zé)和權(quán)限

采購供應(yīng)部部長、質(zhì)量管理部部長、生產(chǎn)營銷部部長、產(chǎn)品開發(fā)部部長和總經(jīng)理有職責(zé)和權(quán)限保證采購以及供方開發(fā)和評價的順利進行。

4.1. 采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)原材料、外購件、外協(xié)件的采購。

4.1.1. 如果有顧客批準(zhǔn)的供方清單，則必須從該清單上的供方處采購相應(yīng)的材料，為此，采購供應(yīng)部應(yīng)該在產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃過程(見YZ-QP710)中確定對顧客指定的供方名單，并根據(jù)需要為所有有關(guān)部門準(zhǔn)備一份針對各種產(chǎn)品的供方清單。

4.1.2. 如果沒有顧客批準(zhǔn)的供方清單，或顧客批準(zhǔn)的供方清單上沒有規(guī)定采購材料的供方，則使用我廠制訂的供方清單。在新產(chǎn)品開發(fā)時，產(chǎn)品開發(fā)部負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)系溝通，對采購材料進行確認(rèn)。質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)同顧客進行溝通，如果顧客有要求，則將該清單提交顧客工程產(chǎn)品部進行批準(zhǔn)。

4.1.3. 采購供應(yīng)部確保在采購清單上清楚地寫明對采購材料的所有要求，包括保證采購的材料滿足顧客或政府(生產(chǎn)地/銷售地)對限用品、有毒品和有害品的限制。

4.2. 供方的選擇和評價

4.2.1. 在產(chǎn)品開發(fā)部列出原材料、外購件、外協(xié)件采購清單后，產(chǎn)品開發(fā)部、質(zhì)量管理部、采購供應(yīng)部三方對供方質(zhì)量保證能力、技術(shù)能力、生產(chǎn)能力等進行調(diào)查評審，并填寫“供方綜合能力調(diào)查表”;

4.2.2. 產(chǎn)品開發(fā)部根據(jù)具體情況，簽定技術(shù)協(xié)議/試制協(xié)議，明確對產(chǎn)品質(zhì)量的要求;對首件樣品進行認(rèn)可，填寫“首件樣品認(rèn)可報告”。各級質(zhì)管部門確定首件樣品的數(shù)量，對首件樣品進行認(rèn)可，填寫“首件樣品認(rèn)可報告”。并通知采購供應(yīng)部。

4.2.3. 在采購清單上明確要求供方100%按時交付。為此，采購供應(yīng)部部長要為供方確定交貨日程表，并在進貨檢驗記錄單上注明收到貨物的時間，以驗證是否符合100%按時交付的要求。

4.2.4. 采購員將有關(guān)本公司或供方支付額外運費的情況記錄在供方檔案中，統(tǒng)計結(jié)果作為對供方評定的依據(jù)之一。調(diào)查發(fā)生這種情況的原因，并采取糾正措施。

4.2.5. 在采購清單中規(guī)定，將訂單號打印在書面文件和包裝上，以此作為采購

產(chǎn)品的標(biāo)識和/或可追溯性標(biāo)識(見YZ-QP753)。

4.3. 供方質(zhì)量體系的開發(fā)

4.3.1. 供方質(zhì)量管理體系開發(fā)的優(yōu)先順序取決于供方交付的質(zhì)量業(yè)績和所供應(yīng)產(chǎn)品的重要性。本公司應(yīng)以供方符合本標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)進行供方質(zhì)量管理體系的開發(fā)，符合ISO9001：2000是達到這一目標(biāo)的第一步。除非顧客另有規(guī)定，否則任何供方均應(yīng)通過認(rèn)可的第三方認(rèn)證機構(gòu)的ISO9001：2000第三方認(rèn)證。如果供方暫時只通過了ISO9001：2000第三方認(rèn)證，組織應(yīng)制定出開發(fā)供方實施本標(biāo)準(zhǔn)的計劃并通知供方。

4.3.2. 作為一種供方開發(fā)的連續(xù)方法，質(zhì)管部和采購供應(yīng)部每年對所有的供方進行第二方審核(質(zhì)量體系審核、生產(chǎn)過程審核、業(yè)績審核)，由采購供應(yīng)部歸檔。采供部對每個供方都要填寫基本情況調(diào)查表，并進行及時、必要的跟蹤;填寫供方評定表確定合格供方名單。如果供方不再符合采購訂單的要求，要及時通知供方，并要求供方在規(guī)定期限內(nèi)采取糾正/預(yù)防措施。

4.3.3. 供方在移地生產(chǎn)、工藝變動，新零件材料變動，重復(fù)發(fā)生質(zhì)量問題時，本公司必須重新評價供方。

4.4. 采購資料

4.4.1. 一般物資采購，由各部門填寫申購單，由部門主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)交采購供應(yīng)部編制采購計劃表，進行采購。

4.4.2. 新產(chǎn)品開發(fā)中，工藝文件要確認(rèn)材料清單。明確規(guī)定原材料的唯一采購資料，并填寫申購單，進入采購程序。

4.4.3. 新產(chǎn)品開發(fā)中產(chǎn)品二次配套的供方，由產(chǎn)品開發(fā)部從合格(或潛在)供方中選擇類似產(chǎn)品的廠家，進行試制。合格后再小批量試生產(chǎn)，達到產(chǎn)品技術(shù)要求后，轉(zhuǎn)入采購供應(yīng)部，由采購供應(yīng)部核價簽合同。正常供貨后，由質(zhì)管部、采購供應(yīng)部對供方進行審核評分。

4.5. 采購產(chǎn)品的驗證

4.5.1. 本公司需要在供方貨源處進行產(chǎn)品驗證時，應(yīng)在驗收協(xié)議和檢驗規(guī)程中規(guī)定驗證的時間、地點、方法等，并明確緊急放行的規(guī)定。

4.5.2. 當(dāng)合同規(guī)定時，顧客或其代表有權(quán)在我廠或供方貨源處對供方的產(chǎn)品進行驗證，但本公司不能把該驗證作為供方對其質(zhì)量進行了有效控制的證據(jù)。

4.5.3. 顧客的驗證既不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客的拒收。

4.5.4. 對進貨產(chǎn)品的質(zhì)量評估，可采用以下幾種方式：

4.5.5. a)評價接受統(tǒng)計數(shù)據(jù);b)采用抽樣的方式進行檢驗或試驗;c)對供方現(xiàn)場進行審核;d)由指定的實驗室進行零件評價。

4.8.5. a)評價接受統(tǒng)計數(shù)據(jù);b)采用抽樣的方式進行檢驗或試驗;c)對供方現(xiàn)場進行審核;d)由指定的實驗室進行零件評價。

5. 供方評定流程表

供方評定流程表

職能部門 流程圖

產(chǎn)品開發(fā)部 新外協(xié)件項目的提出

產(chǎn)品開發(fā)部工程師 推薦、尋找供方

或采購員

采購供應(yīng)部、產(chǎn)品開發(fā)部 對潛在供方進行評定并填寫情況調(diào)查表

質(zhì)量管理部

采購供應(yīng)部

產(chǎn)品開發(fā)部 制定采購材料/零件的圖紙或標(biāo)準(zhǔn)

簽定技術(shù)協(xié)議

采購供應(yīng)部 向供方提供臨時采購標(biāo)準(zhǔn)文件，訂

樣品采購協(xié)議或通知供方供樣

產(chǎn)品開發(fā)部/質(zhì)量管理部 首件認(rèn)可/批量抽件封樣

產(chǎn)品開發(fā)部 修訂采購文件標(biāo)準(zhǔn)

質(zhì)量管理部 簽訂驗收協(xié)議

采購供應(yīng)部 向供方提供正式采購標(biāo)準(zhǔn)文件

簽訂采購合同(供貨協(xié)議書)

總經(jīng)理 供方評定審批

采購供應(yīng)部 建立供方質(zhì)量檔案

采購供應(yīng)部/質(zhì)量管理部 對供方定期評審

總經(jīng)理 供方清單變更審批

6. 相關(guān)及支持性文件

6.1. YZ-QR740-01 申購單

6.2. YZ-QR740-02 采購合同

6.3. YZ-QR740-03 采購計劃表

6.4. YZ-QR740-04 要貨計劃

6.5. YZ-QR740-05 要貨計劃更改通知單

6.6. YZ-QR740-06 采購計劃執(zhí)行情況表

6.7. YZ-QR740-07 質(zhì)量能力評審報告

6.8. YZ-QR740-08 基本情況調(diào)查表

6.9. YZ-QR740-09 供方評定表

6.10. YZ-QR740-10 合格供方名單

6.11. YZ-QR740-11 供方綜合能力調(diào)查表

6.12. YZ-QR740-12 供方退貨單

6.13. YZ-QR740-13 評審計劃與進度表

6.14. YZ-QR740-14 審核通知表

6.15. YZ-QR740-15 過程審核表

6.16. YZ-QR740-16 年供方業(yè)績評審表

6.17. YZ-QR740-17 供方整改計劃表

6.18. YZ-QR740-18 潛在供方評審表

6.19. YZ-QR740-19 委外加工(對內(nèi))通知單

6.20. YZ-QR740-20 新產(chǎn)品外協(xié)申請表

6.21. YZ-QR740-21 產(chǎn)品外協(xié)聯(lián)系單

6.22. YZ-QR740-22 委外加工驗收單

6.23. YZ-QR740-23 領(lǐng)料單

6.24. YZ-QR740-24 入庫單

6.25. YZ-QR740-25 材料卡

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