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關(guān)于家具展的實習(xí)報告
第33屆廣州國際家具展實習(xí)報告
--“會展的策劃和組織”實習(xí)小組成員：
實習(xí)時間：2015年3月18日到3月21日
報告制作完成時間：2015年4月5日
I. 會展開幕的現(xiàn)場策劃與管理
1. 展會現(xiàn)場布置
2. VIP（very important person) 接待
3. 媒體的接待和管理
4. 展會開幕
II. 會展布展與現(xiàn)場服務(wù)
1. 辦展機構(gòu)現(xiàn)場管理
2. 參展商的現(xiàn)場管理工作
III. 撤展管理
1. 展位的拆除
2. 參展商租用展具的退還
3. 參展商展品的處理和回運
4. 展品出館控制
5. 展場的清潔
6. 撤展安全保衛(wèi)
IV. 參展觀眾的統(tǒng)計
1. 依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進行統(tǒng)計
2. 根據(jù)門票進行統(tǒng)計
3. 參展商的客戶統(tǒng)計
V. 分析不足與建議
VI. 附件
實習(xí)概述
實習(xí)簡介
實習(xí)項目：
實習(xí)時間：2015年3月18日到3月21日
實習(xí)地點：廣州廣交會展館
所選的撰寫角度以及選擇的原因
角度：展會現(xiàn)場服務(wù)的組織和管理
原因：與實習(xí)的內(nèi)容和崗位的分配相符合。對該角度有比較直觀的認(rèn)識體會。
正文摘要
本實習(xí)報告是全組成員在為期4天的實習(xí)過后，經(jīng)過各自的思考總結(jié)得出來的心血結(jié)晶的匯總。通過這份實習(xí)報告，可以了解到很多與本次展會相關(guān)的東西，例如：會展開幕現(xiàn)場策劃與管理、會展布展與現(xiàn)場服務(wù)、撤展管理、參展觀眾的統(tǒng)計等等。同時，我們希望通過對本次實習(xí)過后的總結(jié)與沉淀的記錄，及時回顧實習(xí)過程中的所見所聞，所思所想，力求把通過實習(xí)獲得的實踐經(jīng)驗內(nèi)化為自己的專業(yè)素養(yǎng)。
一、會展開幕現(xiàn)場策劃與管理
（一）展會現(xiàn)場布置
1．展會開幕現(xiàn)場
廣州國際家具展布置好開幕背板、門樓或展會橫幅，并在背板上寫上展會名稱，開放時間，展會的主辦、承辦、支持單位等辦展單位的名稱等。
2．展館序幕大廳
要布置好展館、展區(qū)和展位分布平面圖、各服務(wù)網(wǎng)點分布圖、各參展企業(yè)及其展位號一覽表及名錄牌、展會簡介牌、展區(qū)參觀路線指示牌、展會宣傳推廣報道牌、展會相關(guān)活動告示牌等。但也存在現(xiàn)場指示標(biāo)志不明顯或者容易讓人產(chǎn)生誤解，在A區(qū)和B區(qū)門口卻放著C區(qū)的廣告。
3．展會各展館
你 本主辦方除了各參展企業(yè)的展位以外，還在各展館（展區(qū)）設(shè)有提示牌、參觀路線指示牌、本展區(qū)服務(wù)網(wǎng)點提示牌、至其他展館（展區(qū)）的路線提示牌、本展區(qū)參展企業(yè)及其展位號一覽表等。
4．展會嘉賓的休息室或者會客室
廣州國際家具展除了配備一些茶水、咖啡和小點心等以外，還放一些有關(guān)展會的介紹資料在VIP接待中心。可以為該休息室或會客室配備具有一定英語溝通能力的服務(wù)人員。
5．其他
為方便參展商和觀眾。由于廣州國際家具展在咨詢服務(wù)中心設(shè)立一條龍服務(wù)中心，，安排專門的人員負責(zé)接待和聯(lián)系客戶，現(xiàn)場處理和回答客戶的有關(guān)問題。由于展會規(guī)模較大，展會在各個館設(shè)立一些咨詢服務(wù)點，為客戶服務(wù)。
（二）VIP（very important person) 接待
本次展會的VIP接待中心的接待對象主要是貴賓和媒體朋友。除了配備一些茶水、咖啡和小點心等以外，還設(shè)置了電腦無線上網(wǎng)服務(wù)，還有兩張高檔全自動按摩椅。
（三）媒體的接待和管理
該家具展主要的媒體接待就是在新聞中心和VIP接待處，開放給各個媒體。 其主要的活動有如下：
（1）主題：第33屆中國（廣州）國際家具博覽會開幕介紹會
時間：2015年3月18日 9:30-10:00 地點：展館A區(qū)珠江貴賓廳
（2）主題：第6屆廣州家居設(shè)計展開幕式
時間：2015年3月18日 10:30-10:45 地點：展館C區(qū)16.4館
（3）2015年9月第36屆中國（上海）國際家具博覽會發(fā)布會
時間：2015年3月18日 11:00-11:45 地點：展館A區(qū)珠江貴賓廳
（4）主題：“秀給你看”——2015北京品牌家具產(chǎn)品薈暨5.28推介會啟動儀式 時間：2015年3月18日 14：00-16:00 地點：展館A/B區(qū)中平臺
（5）（5）主題：2015年CIFF-CSIL全球家具前景研討會：全球家具和床墊市場 時間：2015年3月19日 13：40-17:40 地點：展館A區(qū)白云會議室
（6）主題：探尋“休閑生活體驗”的國內(nèi)發(fā)展前景
時間：2015年3月20日 14：00-16:00 地點：展年3月館A區(qū)白云會議室
（7）主題：第33屆中國（廣州）國際家具博覽會頒獎典禮
時間：201520日 15：00-16:30 地點：琶洲AB區(qū)中平臺
（四）展會開幕
1、開幕時間和地點
2015年3月18日 ，第33屆中國（廣州）國際家具博覽會隆重開幕，開幕儀式在琶洲展會的AB平臺上。
2、開幕式講話稿和新聞通稿
中國對外貿(mào)易中心集團董事長王治平致辭：享有“品牌第一陣營”美譽的第33屆廣州國際家展會于3月18—21日在廣州琶洲展館舉行，此次展會以現(xiàn)代家具和古典家具為核心，特別設(shè)置有現(xiàn)代國際品牌展區(qū)、兒童青少年家具展區(qū)、定制家具展區(qū)、新中式紅木家具展區(qū)等，匯聚了來自廣東、浙江、北京、江蘇等地的知名本土企業(yè)和來自美國、德國、意大利、法國等20多個國家和地區(qū)的跨國企業(yè)，共有超過1000家的中外展商濟濟一堂，亮點紛呈。此次廣州家具展為了使中外客商有更多的洽談交流機會，從2015年開始，3月廣州家具展兩期展會的展覽時間均從原來的四天延長到五天，即第一期展覽時間為3月18-22日，展覽題材有民用家具、戶外家具及休閑用品、家居飾品及用品、家紡布藝及輔料等；第二期展覽時間為3月28日-4月1日，展覽題材有辦公家具、商用家具、酒店家具、家具生產(chǎn)設(shè)備及輔料等；9月的展覽時間則調(diào)整為9月5-8日，仍為四天不變，展覽題材有民用家具、戶外家具及休閑用品、家居飾品及用品、家紡布藝及輔料等“大家居”系列。廣州家具展規(guī)模達68萬平方米，參展商數(shù)量達3800家，近20萬來自世界各地有商業(yè)價值的專業(yè)采購商和行業(yè)人士會。
二、會展布展與現(xiàn)場服務(wù)
（一）辦展機構(gòu)現(xiàn)場管理
1、展會現(xiàn)場布置
上面是這屆家具展的現(xiàn)場位置平面圖，這次展會主要分3個區(qū)域，分別是A、B、C區(qū)，
A區(qū)：主要有國際館展區(qū)、民用現(xiàn)代展區(qū)和戶外休閑展區(qū)，其中1.1、2.1的粉紅色部分是國際館展區(qū)，3.1-5.2紅色部分是民用現(xiàn)代展區(qū)，6.1-8.1的綠色部分是戶外休閑展區(qū)。
B區(qū)：主要有民用現(xiàn)代展區(qū)和民用古典展區(qū)，其中9.1-11.1、12.1-13.2的紅色部分是民用現(xiàn)代展區(qū)，9.2-11.2的黃色部分是民用古典展區(qū)。
C區(qū)：主要有家紡展區(qū)、家居飾品/用品展區(qū)和家居設(shè)計展區(qū)，其中14.1、15.1的粉紅色部分是家紡展區(qū)，14.2-16.3的紫色部分是家居飾品/用品展區(qū)，16.4的天藍色部分是家居設(shè)計展區(qū)。
另外，展館內(nèi)都設(shè)有登記處，醫(yī)療室，VIP，行李寄存處等全套展館服務(wù)設(shè)施設(shè)備，方便參展入員進館參展。
2、展會注冊及入場管理
展會人員主要分為三大類別：觀眾為一類將持有綠色證件，采購商、VIP、服務(wù)商、記者，工作人員為一類持有藍色證件，參展商為一類持有黃色證件。所以展會注冊也按這些類別來分類進行。
普通觀眾可以通過網(wǎng)上預(yù)登記或拿名片現(xiàn)場登記來換取見證進場，或者也可以通過現(xiàn)場買票換取一日有效的證件。
在整個場館類設(shè)有8個登記處，展館設(shè)有多個入場口，而且規(guī)定參展商可以再8點30分可以入場，而采購商、觀眾等需9點30分才能入場，讓參展商提前入場，讓他們有足夠的時間裝飾展位。
3、展會設(shè)備設(shè)施及安全管理
展會現(xiàn)場都配有與之相關(guān)的設(shè)備設(shè)施，首先進場都需要經(jīng)過條形碼掃描，然后過安檢，禁止人們帶違禁物品進入展會現(xiàn)場，確保展會能順利舉行。其次展館內(nèi)都設(shè)有吸煙區(qū)，快餐區(qū)咨詢臺，行李寄存處等。另外為了方便采購商、觀眾進入C區(qū)，在B//C區(qū)間設(shè)有纜車搭乘人們過去C區(qū)。
在安保方面，每個場館有設(shè)有至少一名安保人員，在入場出會設(shè)有至少3名以上安保人員，其間還會有武警人員來回巡查展館，確保整個展會能順利舉行。
4、展會現(xiàn)場的相關(guān)活動管理
此次家具展在y通道西門、北廣場等地方都設(shè)有行李寄存處，方便參展人員寄存行李，另外在每個展館內(nèi)都有咨詢處，為參展人員解疑，指路。另外都設(shè)有休息處和餐館區(qū)，可以解決參展人員吃飯問題。地下車庫也有足夠的車位給參展人員停車。
5、展會現(xiàn)場的其他服務(wù)
因為1.1和2.1是國際館展區(qū)，所以其中會有不少外國人，他們的文化習(xí)慣跟我們比較不同，有寫人需要每天都進行祈禱，所以這次家具展凸顯人性化設(shè)置，在負一層設(shè)有穆斯林祈禱處。
（二）參展商的現(xiàn)場管理工作
1.布展
廣州國際家居展為進一步推進家具展的綠色發(fā)展。循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展，提高資源的利用與再生，打造綠色家具展要求參展企業(yè)采用無毒無害、課循環(huán)利用的環(huán)保材料，主體框架采用型材（鋼結(jié)構(gòu)、鋁結(jié)構(gòu)）；不產(chǎn)生特裝板材垃圾；展位照明燈使用環(huán)保節(jié)能燈。并且按照搭建的相關(guān)規(guī)定進行布展。
2. 展位的人員配置和管理
所有參展單位必須是合法登記注冊的法人單位，否則，組委會有權(quán)取消其參展資格，并且，組委會將保留追求其法律責(zé)任的權(quán)利。
展商的活動和人員必須限于其展位內(nèi)。我們必須提醒展商，在展覽會結(jié)束之前，所有展品必須處于展覽狀態(tài)。在此之前，組委會將阻止參展商的一切撤離行為。展商不得在展館其它地方進行廣告宣傳活動，比如宣傳單、樣本、雜志的散發(fā)等。除了為其產(chǎn)品尋找地區(qū)代理，展商不得利用展覽進行人員招募。
3.其他相關(guān)宣傳推廣活動
燈箱廣告、條幅、玻璃墻吊幅、護欄玻璃廣告、電梯間外墻、展館門口上方廣告、樓梯護欄、落地廣告牌、扶手電梯廣告、地貼廣告、三角廣告塔、展館側(cè)立面大型條幅。
5.信息收集工作
根據(jù)展會的相關(guān)要求，大會有權(quán)收集參展商的相關(guān)資料用以更好的管理展會的秩序，同時能發(fā)現(xiàn)展會期間參展商遇到的問題，并通過信息的收集提供相應(yīng)的解決方案。參展生也可以通過合法合理的方式獲得采購商的聯(lián)系方式等信息從而擴大自己的業(yè)務(wù)。
6.細節(jié)管理注意事項
1). 在布展期間貴重物品最易丟失，在所有手提物品撤走或打包，及租用器材、設(shè)備歸還供應(yīng)商之前，請確保您的展位有人照看。（失物招領(lǐng)應(yīng)向保安部查詢。所有的失物招領(lǐng)將分類保存30天。30天期滿，展館將自行決定物品的處理方式，其他人無權(quán)對這些物品進一步追索。展館將不對在規(guī)定期限內(nèi)未撿到的物品負責(zé)。）
2). 未能參展。已經(jīng)簽署并提交有效展位預(yù)定合同，但未參展且未被組委會免除合同義務(wù)的展商應(yīng)支付合同規(guī)定的所有費用及組委會因展商未參展而產(chǎn)生的額外費用。
3). 展館里設(shè)有吸煙區(qū)，不可隨處吸煙。
4). 展位清潔。展覽會每天閉館后組委會將安排各個展廳的清潔工作。展商負責(zé)自己展位的清潔。
5). 垃圾清理。在展位搭建和撤展時，包裝、展位搭建材料或碎片不得阻塞展館內(nèi)通道。負責(zé)光地展位搭建或展位內(nèi)部裝修的搭建公司每天必須負責(zé)清理展位內(nèi)搭建用廢棄物。油漆和鋸木的工作只能在展館外指定地點施工。
6). 存儲。存儲和運送展品的紙板箱、板條箱、箱子、包裝材料和集裝箱不得存儲在展館內(nèi)。展商必須指定運輸代理公司預(yù)先安排存放這些物品。組委會保留移走和處置留在展館內(nèi)物品的權(quán)利。任何由存儲和處置發(fā)生的費用由展商承擔(dān)。
7). 破損。由展商、搭建公司之相關(guān)雇員造成的展覽場地設(shè)施的破損所發(fā)生的費用由展商負責(zé)。對于申請裝修標(biāo)準(zhǔn)展位的展商，由展商、搭建公司或其相關(guān)雇員造成的展位裝修材料，如地面鋪裝物、燈具和租用設(shè)備的損壞所發(fā)生的費用將由展商負責(zé)。
8). 不可抗力。由于不可抗力因素，展會的時間有可能改變。組委會不承擔(dān)展商直接的或間接的由于以下原因而遭受的損失：遭遇火災(zāi)、洪水、地震、風(fēng)暴或其它自然災(zāi)害、政府行為等不可抗力、勞工爭端引起的法律判決。在以上情況下，組委會不退還展商已付的全部或部分款項。
9). 不可預(yù)見情況。如有超出本“規(guī)則”和參展合同內(nèi)指明的不可預(yù)見情況發(fā)生，組委會將保留最終決定權(quán)。
三、撤展管理
（一）展位的拆除。
展覽完畢，各參展商的展位要安全拆除，讓展覽場地恢復(fù)原貌，展位的拆除工作一般在展品取下展架后才進行。展位的拆除工作就要由參展商負責(zé)。不及時清理的材料，大會將代為清理，但其中產(chǎn)生的費用及附加費用由參展商支付，大會要監(jiān)督各參展商或承建商按規(guī)定的程序進行展位的拆除工作。
（二）參展商租用展具的退還。
展覽完畢，各參展商臨時租用的展具要及時退還展館服務(wù)部門或者各承建商。如果參展商在退還展具時和展館服務(wù)部門或承建商之間出現(xiàn)問題，大會可以從中協(xié)調(diào)。
(三)參展商展品的處理和回運。
展覽結(jié)束后，參展商的展品有四種處理辦法:出售、贈送、銷毀和回運。不管是哪一種處理辦法，參展商都要提前做好計劃和準(zhǔn)備。撤展時，大會將安排二樓和三樓展館近南北面展品出入口主通道旁的部分展位優(yōu)先撤展，以騰出該區(qū)域的空間便于其他車輛出入。
(四)展品出館控制。
為了保證所有出館人員帶出展館的展品是他自己的物品，在展會展覽期間及展會結(jié)束后，大會要對所有的出館展品進行查驗才給予放行。大會給出館展品實行放行條控制，需要出館的展品相應(yīng)的參展商要向大會申請放行條，展會在查驗展品與放行條一致時才準(zhǔn)許其出館。
(五)展場的清潔。
展會撤展時往往會比布展時產(chǎn)生更多的垃圾， 對于這些垃圾，展會或其指定的承建商要及時處理。施工單位撤展時必須同時清理干凈本展位的裝修垃圾，并自行將板材垃圾直接拉到大會指定的垃圾堆放點：A區(qū)，南廣場塔樓底，北廣場7.1館外，B區(qū)：南廣場塔樓底。施工單位必須在規(guī)定時間內(nèi)拆除展臺及清掃完裝修垃圾，延時將被扣罰保證金。
(六)撤展安全保衛(wèi)。
會場保安由大會安排，展會辦理了公眾責(zé)任險保險，在展會期間盡力確保場館及展品安全。撤展期間，展商必須負責(zé)其展品之安全，如有需要，展商可個別聘請護衛(wèi)員同行。展會撤展時往往比較雜亂，展會不要松懈撤展現(xiàn)場的安全和消防保衛(wèi)工作。
四、參展觀眾的統(tǒng)計途徑
展觀眾的統(tǒng)計途徑有：
1、依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容進行統(tǒng)計：
2、根據(jù)門票進行統(tǒng)計：
3、參展商的客戶統(tǒng)計。
五、分析不足與建議
不足之處：
1、物資準(zhǔn)備不足。在展會期間，剛開始的兩天，雖然物資方面充足但也補充不及時，后面幾天，物資相當(dāng)?shù)貐T乏了，特別是參觀指南，到展會最后兩天基本沒有得派發(fā)了，觀眾對物資的不足顯得十分不滿意。
2、后勤處人手不足。三個區(qū)的后勤人員只有5-6個人，而且距離又相當(dāng)?shù)眠h，物資的運送根本不能做到及時充足，通常會出現(xiàn)咨詢處物資不足，而后勤沒能及時供應(yīng)。
3、與安保人員溝通不足。在展會期間，出現(xiàn)了安保人員攔截后勤部的拖車的情況，原因是安保人員說上級不允許展館之內(nèi)使用拖車，造成的結(jié)果當(dāng)然是物資只能靠人力搬運，只不僅增加了后勤部的工作量，而且也需要更多的時間去運送物資，直接造成了咨詢處物資缺乏而無法派發(fā)的情況，造成參觀人員抱怨不斷。
4.wifi和充電插頭沒有提供。不方便一些國際采購商，無法及時地向當(dāng)?shù)毓緜鬟_各種文字或者圖片信息。
5.承辦商與主辦方傳達到各個咨詢點的信息不對稱，如有時候給提供了錯誤的信息給一些需要提供信息幫助的人。
6.現(xiàn)場指示標(biāo)志不明顯或者容易讓人產(chǎn)生誤解，在A區(qū)和B區(qū)門口卻放著C區(qū)的廣告。因此讓很多人誤解。
7.現(xiàn)場沒有設(shè)置電腦供客人查詢參展公司位置，引起客人很大不滿，并且有些外國觀眾抱怨中國科技落后。
建議：
1.開源，節(jié)流。其實上述的設(shè)備和資源不足的情況都是由于資金不足引起的�？梢酝ㄟ^一些途徑增收，像會刊這種具有很大商業(yè)價值并且人們不惜花高價購買的資源，不應(yīng)只讓少數(shù)人免費得到，可效仿其他展會設(shè)會刊售賣點。因為在展外有很多黃牛黨通過復(fù)制會刊售賣。有需要的人還是會購買。另外也可減印一些沒有太大價值的書簽（設(shè)計很不實用），和高成本的電子會刊。因為光盤沒辦法一眼明白他的價值，很多客人都不要。
2.現(xiàn)場導(dǎo)購圖應(yīng)根據(jù)往年統(tǒng)計的人數(shù)大概預(yù)算，準(zhǔn)備充足。導(dǎo)購圖首頁應(yīng)該有個展館類別的總結(jié)�，F(xiàn)場應(yīng)粘貼顯示觀眾所在位置的導(dǎo)覽圖。
3.承辦方開展前需與主辦方再三確認(rèn)信息的準(zhǔn)確性。
4.工作人員必須進行合理規(guī)劃。想要工作順利進行，人手必須充足，因為場館的距離和咨詢點比較多，每個展區(qū)都應(yīng)該準(zhǔn)備5-6個工作人員，只有人員充足，物資才能正常供應(yīng)。
5.與各方面的工作人員必須做好溝通工作。不僅是要和安保人員做好溝通，各個崗位的人員也需要進行事前充足的溝通，如安檢人員、倉管人員、咨詢處的工作人員等等。
六、附件—成員情況
1.咨詢點：
崗位情況；主要工作就是向需要幫助的人提供信息幫助。因此，我們需要掌握大量有關(guān)展會的各種詳細信息，才能給別人提供準(zhǔn)確的信息。在工作工程過，我們需要面對來自世界各地的朋友，包括國內(nèi)與國際。所以需要較強的語言交流能力。主要是普通話和英語。有時候因為自身能力與對方英語發(fā)音問題，會產(chǎn)生一種語言交流的障礙，但是，我們小組成員之間互相幫助，或者讓對方寫下來，或者是一些肢體語言讓我們及時地解答了所有的問題。有時候一些觀眾會反應(yīng)到我們提供的信息不真實，在這種情況下我們會先自己踩點，跑到組長給我們提供信息的地方，先確認(rèn)觀眾反應(yīng)是否屬實，若是屬實，則向組長反映并找出正確的位置，避免下次出現(xiàn)這種誤導(dǎo)觀眾的現(xiàn)場。
2.后勤：
崗位情況：在各個相關(guān)負責(zé)人的指導(dǎo)下完成相關(guān)參觀指南、掛繩、證件等物品的運送，保證現(xiàn)場的物品充足；在中午用餐及下午輪休時，在相關(guān)負責(zé)人的指導(dǎo)下替補崗位上的工作人員進行輪休及用餐；早上高峰過后，服務(wù)處相關(guān)負責(zé)人可以安排資料整理的工作人員進行資料的整理工作，保證在每天結(jié)束時能按時完成整理資料的工作。
3.門禁：
崗位情況：門禁處工作人員需要在對每位進入展館的參觀者配掛的胸卡中的條形碼進行掃描，相互配合及時補漏，做到門禁掃描絕不遺漏；對沒有配掛胸牌的觀眾進行指導(dǎo)，告知他如何換取胸卡，讓每位參觀者配掛本次展會胸卡入場展觀；協(xié)助維護現(xiàn)場門禁處的觀眾入場次序。
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