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檔案室精細(xì)化管理方案
一、工程檔案管理的重要意義
項(xiàng)目檔案過程管理是為最終提交竣(交) 工資料，保證項(xiàng)目竣（交）工驗(yàn)收順利通過而做準(zhǔn)備的。工程檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及設(shè)備養(yǎng)護(hù)、維修的依據(jù)，是改建、擴(kuò)建和實(shí)施質(zhì)量保修的重要憑證。
同時，竣工資料凝聚著工程建設(shè)人員的智慧、心血和汗水，是施工技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)和科研成果的總結(jié)，是質(zhì)量終身制可追溯的文字體現(xiàn)，質(zhì)量保證資料為質(zhì)量事故的分析，查找事故發(fā)生的根源，確定造成事故的責(zé)任人提供可靠真實(shí)的依據(jù)。因此強(qiáng)調(diào)質(zhì)量保證資料的重要性，將有利于促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。
按照交通部頒發(fā)的《公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法》的規(guī)定，檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收是竣（交）工驗(yàn)收的必須具備條件之一。
二、工程檔案管理過程中普遍存在的問題及現(xiàn)狀分析
1、思想認(rèn)識不足，責(zé)任不明確，導(dǎo)致檔案管理工作的失控。
2、工程劃分、工程用表及編制辦法不統(tǒng)一。從而使得過程中反反復(fù)復(fù)進(jìn)行資料的整改，嚴(yán)重打擊了施工單位對工程檔案整理的積極性，同時浪費(fèi)了大量的人力和物力，也耽誤了竣工文件整理的時間，嚴(yán)重影響了竣工文件編制的順利進(jìn)行。
3、資料收集難，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案不完整。由于公路項(xiàng)目建設(shè)周期長、參建單位多、參建各方進(jìn)場時間跨度大，各參建單位檔案資料管理人員意識和素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致檔案收集難。
4、交接手續(xù)不完善或移交不及時。有的項(xiàng)目竣工二、三年也沒有把竣工文件移交上來，以致于檔案的缺斷。
5、檔案部門、工程技術(shù)部門的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)不夠。
6、竣工圖編制不規(guī)范、竣工文件編制質(zhì)量較差，檔案驗(yàn)收難。主要表現(xiàn)在內(nèi)在質(zhì)量和規(guī)范性，導(dǎo)致竣（交）工時檔案不能通過專項(xiàng)驗(yàn)收，從而導(dǎo)致竣工文件的大量返工，影響計(jì)劃竣（交）工時間。
缺少采用信息化的管理手段，不能適應(yīng)信息化要求，資料利用率低，保管、查詢與檢索困難等問題。
三、解決方法與措施
1、從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起是做好竣工工作的前提；
2、建立健全資料管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)；
3、運(yùn)用合同管理手段是做好竣工檔案工作的重要保證；
4、竣工文件整編列入進(jìn)度計(jì)劃是“同步”完成項(xiàng)目檔案的有效措施；
5、嚴(yán)格把住竣工驗(yàn)收關(guān)，使工程竣工檔案發(fā)揮憑證作用；
6、實(shí)行信息化管理實(shí)現(xiàn)竣工資料電子化管理，提高竣工資料的利用價值；
7、聘請專業(yè)咨詢單位介入，以確�？⒐べY料的保質(zhì)保量按期完成。
四、實(shí)行咨詢服務(wù)模式能達(dá)到的效果
能做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，能保證資料的內(nèi)在質(zhì)量和規(guī)范性，能做到資料與工程進(jìn)展的同步進(jìn)行；
能在交工驗(yàn)收時完成各單位、分部、分項(xiàng)工程的各種質(zhì)量檢驗(yàn)資料（施工記錄、評定資料、監(jiān)理平行資料）；
能在通車后3-4個月之內(nèi)完成竣工資料的整理和編制工作（包括案卷、卷內(nèi)目錄整理及竣工檔案的裝訂等工作）；
能達(dá)到工程檔案電子化、可視化管理。提高檔案的利用價值，提升項(xiàng)目管理工作質(zhì)量。
五、咨詢單位具體服務(wù)內(nèi)容：
協(xié)助業(yè)主建立檔案管理相關(guān)辦法，健全檔案體系。
協(xié)助業(yè)主進(jìn)行檔案培訓(xùn)工作（業(yè)主、監(jiān)理、施工單位）。
協(xié)助監(jiān)理單位制定工程施工用表。
指導(dǎo)施工單位建立工程劃分、施工文件臺帳。
負(fù)責(zé)施工、監(jiān)理單位資料的數(shù)量、質(zhì)量的檢查，指導(dǎo)施工、監(jiān)理單位形成竣工資料。根據(jù)工程劃分臺帳、施工文件臺帳以及工程的實(shí)際施工情況，嚴(yán)格把關(guān)每一個分項(xiàng)工程資料的整理，對不符合要求的資料及時進(jìn)行整改。
負(fù)責(zé)竣工圖編制的指導(dǎo)工作，在施工過程中，根據(jù)工程的實(shí)際施工進(jìn)展情況和變更情況，及時指導(dǎo)施工單位進(jìn)行竣工圖的整理，做到每完成一個分項(xiàng)工程即整理完成本分項(xiàng)的竣工圖。
制定竣工資料整理進(jìn)度情況表，及時匯報(bào)工作進(jìn)展。
負(fù)責(zé)軟件系統(tǒng)使用的培訓(xùn)與維護(hù)。
指導(dǎo)各單位進(jìn)行檔案的歸檔工作。
指導(dǎo)、協(xié)助業(yè)主組織檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收工作。
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