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文秘職業(yè)生涯規(guī)劃
一、背景與意義
文秘是一種綜合性極強(qiáng)，涉及領(lǐng)域甚廣的職業(yè)，大到國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位，小到地方私營(yíng)企業(yè)都少不了文秘工作。近幾年秘書專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量也呈不斷上升之勢(shì)，并且對(duì)秘書人才素質(zhì)的需求越來(lái)越高，但是文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生專業(yè)知識(shí)不扎實(shí)；個(gè)人能力水平低，動(dòng)手實(shí)踐能力不強(qiáng)；綜合素質(zhì)不高，難以勝任機(jī)關(guān)、企業(yè)所招聘職位的需求。并且剛畢業(yè)的學(xué)生大多有浮躁，急功近利，想拿高工資，謀求高職位的不健康的就業(yè)心態(tài)，而不滿意文秘的工作崗位。對(duì)自己的工作崗位沒(méi)有清晰的規(guī)劃，不知道該做什么，該怎么做。
近年來(lái)，企業(yè)、機(jī)關(guān)對(duì)新近畢業(yè)的文秘專業(yè)畢業(yè)生的專業(yè)知識(shí)、知識(shí)層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等不盡滿意，文秘專業(yè)的畢業(yè)生面臨嚴(yán)峻的“就業(yè)寒冬”。文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生就業(yè)難，而企業(yè)難招聘到符合企業(yè)本身發(fā)展需要的文秘工作人。
所以文秘專業(yè)的大學(xué)生應(yīng)該要提高自己的專業(yè)知識(shí)、知識(shí)層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等方面的才能，樹立先就業(yè)，再擇業(yè)的正確就業(yè)心態(tài)，按部就班，一步一個(gè)腳印在激烈競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)占有一席之地。
二、內(nèi)容
文秘工作是圍繞辦文、辦事、辦會(huì)開展工作的。對(duì)文書信函，新聞稿撰寫，有需要的文字材料的準(zhǔn)備和起草工作，對(duì)文書、文件的辦理處理，文書、文件的打印、制作、收發(fā)、傳遞，立卷及歸檔。
從事文秘工作的人的終極目標(biāo)是高級(jí)秘書，也就是通常所說(shuō)的辦公室主任或秘書長(zhǎng)、其次是秘書、助理，最后是文員，文員是從事文秘工作的人的初次擇業(yè)崗位。
文秘人員應(yīng)該要有多元化才能，懂得一國(guó)甚至兩國(guó)以上的語(yǔ)言，具有一定的語(yǔ)言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。組織能力，文秘不僅一個(gè)職位，更是一個(gè)組織者，要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。溝通能力，文秘人員需要和老板、同事以及客戶打交道，要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。獲取新知識(shí)的能力，文秘人員必須通過(guò)繼續(xù)深造來(lái)不斷增長(zhǎng)知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。團(tuán)隊(duì)合作能力，文秘人員要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，要收集信息，要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。
作為文秘人員還應(yīng)該在實(shí)際工作中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)更多的知識(shí)和技能。
三、方案
沒(méi)有人一蹴而就，都需要自己一步一個(gè)腳印，文秘工作猶如是。
一、初次擇業(yè)崗位
初級(jí)文秘--辦公室文員、主管助理
工作任務(wù)：擬寫，收文、發(fā)文處理，文檔管理，會(huì)議前籌備、會(huì)議中服務(wù)和會(huì)議后落實(shí)，辦公室日常接待，辦公室日常事務(wù)管理，辦公用品與設(shè)備的使用和管理，辦公環(huán)境管理。
職業(yè)技能：
1、擬寫事項(xiàng)性通知、商洽函、傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、賀信、感謝信以及各類型的啟事。
2、對(duì)文書進(jìn)行立卷歸檔；
4、按要求發(fā)送會(huì)議通知，制作會(huì)議證件和指示標(biāo)識(shí)，預(yù)定會(huì)議室，預(yù)定并確認(rèn)會(huì)議住宿，確定最終參會(huì)人員；
5、按要求接站，完成簽到工作，引導(dǎo)與會(huì)人員就座；
6、安排與會(huì)人員返程，清退會(huì)議文件資料，整理會(huì)議室；按要求簽收、拆封、登記和分發(fā)文書；
7、確定歸檔范圍
8、按外企的職業(yè)要求著裝，接打電話，迎送來(lái)訪者，招待來(lái)訪者設(shè)計(jì)、填寫接待記錄與電話記錄表；
9、安排會(huì)議室，安排用車，處理郵件；
10、發(fā)放辦公用品，使用打印機(jī)打印文檔，使用傳真機(jī)收、發(fā)文件并對(duì)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，使用復(fù)印機(jī)復(fù)印文件，碎紙機(jī)銷毀文件；
11、維護(hù)接待室、會(huì)議室等相關(guān)公共區(qū)域的環(huán)境，維護(hù)上司的辦公室環(huán)境及本人的辦公環(huán)境
要有良好的組織、溝通能力，流利的英語(yǔ)聽說(shuō)讀寫能力，熟練的計(jì)算機(jī)操作技巧，行為舉止大方、談吐文雅、文明禮貌是文秘人員要具有的基本素質(zhì)。作為文秘專業(yè)的畢業(yè)生，在大學(xué)課堂上聽說(shuō)讀寫的專業(yè)訓(xùn)練和實(shí)際操作必須懂得以外，還要做到以下幾點(diǎn)：
10、選擇辦公模式，提出辦公室布局方案；
11、加工、編寫信息材料，提供并利用信息，反饋信息
高級(jí)秘書是管理者、是參謀者、是要支持上司工作的下級(jí)，要有從事文秘工作4-5年的工作經(jīng)歷，要擁有溝通能力，執(zhí)行力，公關(guān)能力，應(yīng)變能力，判斷力，創(chuàng)新力，領(lǐng)導(dǎo)力，決策力等一般能力，和初級(jí)、中級(jí)秘書的各類技能和學(xué)識(shí)以外，還要學(xué)習(xí)和擁有以下幾點(diǎn)：
1、學(xué)習(xí)和取得工商管理、企業(yè)管理、行政管理、企業(yè)管理或者行政管專業(yè)的知識(shí)和本科畢業(yè)證，這要成分利用個(gè)人的剩余時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)和考試。
2、學(xué)習(xí)法律相關(guān)的知識(shí)，例如法律與金融有關(guān)方面的知識(shí)
3、熟悉和了解行業(yè)的相關(guān)信息；經(jīng)常閱讀期刊，周刊和報(bào)紙；
4、熟練的使用一門外語(yǔ)；
總結(jié)
沒(méi)有人天生就是做某個(gè)行業(yè)的天才，也不是人人都從事同一行業(yè)。在提高理論知識(shí)和動(dòng)手能力，完善自我，升華自我的過(guò)程中，隨著社會(huì)的日益進(jìn)步，不斷汲取知識(shí)，才確定自己要做的職業(yè)。從事文秘的人員須不斷調(diào)整自身結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)社會(huì)的變化和發(fā)展，只有當(dāng)自己心理素質(zhì)日益成熟、完善，有德、有才、有識(shí)時(shí)，才能成為一名優(yōu)秀的文秘人員。
四、參考文獻(xiàn)
[1]歐陽(yáng)周、陶琪.現(xiàn)代秘書學(xué)[j].中南大學(xué)出版社,XX .
[2]趙明劍.秘書理論與實(shí)務(wù)[j].國(guó)防工業(yè)出版，XX .
[3]楊樹森.秘書學(xué)概論教程[j].安徽大學(xué)出版社，XX .
[4]何寶梅.秘書學(xué)基礎(chǔ)理論探究[j].浙江大學(xué)出版社，XX .
[5]陸瑜芳.秘書學(xué)概論[j].上海大學(xué)出版社，XX .
五、指導(dǎo)教師評(píng)語(yǔ)
該生在設(shè)計(jì)期間積極與老師聯(lián)系溝通，認(rèn)真了解設(shè)計(jì)要求并按時(shí)按量完成各項(xiàng)設(shè)計(jì)任務(wù)。選題具有社會(huì)價(jià)值及實(shí)踐意義，設(shè)計(jì)方案合理，格式規(guī)范，準(zhǔn)予通過(guò)。
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