檔案室電子檔案管理的注意事項(xiàng)論文

　　摘要：

　　隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作正在開始向電子檔案管理過渡，檔案室的電子檔案管理問題已經(jīng)成為該領(lǐng)域的一個(gè)熱點(diǎn)內(nèi)容。本文對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，分析了電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)，介紹了在檔案室電子檔案管理中可能會(huì)遇到的問題，就如何加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作給出了合理化建議，以期對(duì)相關(guān)工作的開展有所啟示意義。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；檔案室

　　一、電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)分析。

　　電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)是相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：

　　其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下。

　　其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端。

　　其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時(shí)存在諸多不便。

　　其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對(duì)繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。

　　針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢(shì)，具體包括：

　　其一，電子檔案不受存儲(chǔ)空間的限制，受自然條件的影響也相對(duì)較小。

　　其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大量節(jié)約了人力物力。

　　其三，電子檔案?jìng)浞莺?jiǎn)便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢(shì)。

　　其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢(shì)。

　　當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢(shì)。

　　二、電子檔案在管理中可能遇到的問題。

　　1、對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢(shì)頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對(duì)電子檔案管理的重視程度不足，沒有對(duì)檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。

　　2、電子檔案自身的管理問題。

　　電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲(chǔ)和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

　　3、檔案管理人員的管理水平問題。

　　新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)得不到有效發(fā)揮。

　　三、加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議。

　　1、加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。

　　檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，特別對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對(duì)檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　2、檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施。

　　電子檔案硬件管理及保管電子檔案易受溫度、磁場(chǎng)等多方因素影響，存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，同時(shí)文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設(shè)置專門的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設(shè)備，因此需要結(jié)合檔案室的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時(shí)注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。

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