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檔案信息管理工作情況匯報
在社會的各個領域，匯報和我們的生活緊密聯(lián)系著，匯報時，要熟悉掌握匯報內(nèi)容，做到條理清晰，主次分明，但是，每次要寫匯報的時候都無從下手？下面是小編整理的檔案信息管理工作情況匯報，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
根據(jù)鑒江供水建設管理處下發(fā)的關于做好檔案管理工作的通知精神，積極迎省市水利部門及檔案局的檢查，我部對工程自開工以來的監(jiān)理檔案信息管理工作進行了總結(jié)，現(xiàn)將自查情況匯報如下：
一、檔案基本情況：
1、基礎設施情況。為了加強檔案管理工作，我部檔案資料實行專人收集、專人管理，現(xiàn)有檔案文件柜2座，配備了微機、打印機、復印機等設備。
2、檔案資料情況。檔案室現(xiàn)有資料數(shù)量如下：
1）監(jiān)理規(guī)劃（1份）和各項目工序的監(jiān)理實施細則23份；
2）工程形象進度和完成的工程量統(tǒng)計報表累計20份；
3）工程進度款的計量支付證書累計19份；
4）工程質(zhì)量統(tǒng)計及進度分析、存在問題和建議等專題報告5份；
5）監(jiān)理旬報30份；
6）監(jiān)理月報22份；
7）工程監(jiān)理工作總結(jié)報告2份；
8）監(jiān)理批復30份；
9）各種會議的會議紀要61份；
10）監(jiān)理通知累計48份；11)監(jiān)理文件累計23份；
12）監(jiān)理報告11份。
3、對庫存檔案基本上錄入電腦，實行了電子信息化管理。
二、主要作法：
1、要求所有歸檔資料應清晰、字跡工整、表格完整，復印件不得出現(xiàn)歪斜、缺漏等現(xiàn)象，資料內(nèi)不得用涂改液、膠水。資料內(nèi)嚴禁一切金屬物，采用三孔一線法，三個孔保持正確間距，間距為9.9,裝訂線在距案卷左邊1至1.5處(以不影響查閱卷內(nèi)內(nèi)容及美觀牢固為原則)。橫寫的材料一律把文件頭放在裝訂線一側(cè)裝訂。
2、分部、階段、單位工程驗收報告、驗收簽證、鑒定書、竣工圖冊、竣工圖集、設計變更通知需印刷成冊，裝訂的資料封面顏色、封面格式由上級主管部門統(tǒng)一，資料應寫明資料的具體內(nèi)容及樁號，不得采用同一案卷題名不同卷數(shù)的問題。其它原始資料（施工資料、施工記錄、質(zhì)保資料、單元評定資料等）采用案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表分置案卷首尾三孔一線裝訂，不需要用彩色封面印刷成冊。
3、建立工程信息編碼系統(tǒng)，保證工程信息的采集準確、全面和及時，運用計算機網(wǎng)絡技術(shù)和P3軟件協(xié)助快速處理和反饋，為工程建設的目標控制提供及時、準確的信息。
�、疟O(jiān)理文件的建立和發(fā)送
監(jiān)理文件格式按本公司《信息管理規(guī)定》（ISO20xx：20xx監(jiān)理工作質(zhì)量保證體系文件）執(zhí)行，并按圖10.2的程序建立和發(fā)送。
擬稿核稿是否需要會簽否簽發(fā)是有關部門會簽文件編號、打印（校核）原件存檔文件的整理、移圖10.2監(jiān)理文件建立流程圖
�、仆獠课募芾沓绦蛲獠课募唾Y料包括來自發(fā)包人、承包人和其他有關各方如上級及地方單位的資料，其管理程序按圖10.2程序進行。
簽收、登記、甄別設計文件（設計或設計監(jiān)一般文件報表（承包人）竣工文件（承包人）退回（閱）填寫文件處審批（承包格不合審查有關部門是否轉(zhuǎn)發(fā)（監(jiān)理是否退不合審閱格合（監(jiān)理是否需處轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)回包人及有關部竣工驗格合否門收監(jiān)理有關轉(zhuǎn)發(fā)有關單位及監(jiān)理4、工程信息收集、整理、儲存
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�、俦O(jiān)理工作準備階段，由信息員負責向發(fā)包人收集工程設計文件及有關工程資料。
�、诤贤�、造價監(jiān)理工程師負責收集工程建設地區(qū)的原材料、燃料來源、水電供應、交通運輸、勞力、工資標準等信息資料。
③整理、歸檔圖10.2外部文件管理程序圖③施工過程，駐地監(jiān)理工程師負責收集有關進度、質(zhì)量、投資、合同等方面的信息，收集上級單位對工程建設的各種意見和指令。
④各專業(yè)監(jiān)理組負責收集各種工程項目自檢報告、質(zhì)量問題報告、質(zhì)量驗收簽證等。
�、莨さ貢h信息記錄將在參加會議的監(jiān)理人員中指定專人進行收集整理。
�、蕃F(xiàn)場每日的氣象資料收集由信息員進行記錄。
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�、俦O(jiān)理人建立的文件，屬內(nèi)部信息，由信息員按《信息管理規(guī)定》的格式整理歸類儲存。
�、诠ば蛸|(zhì)量驗收簽證類外部信息，按分部工程類別，由各專業(yè)監(jiān)理組按工程檔案管理規(guī)定整理儲存。
�、墼O計文件、一般文件、報表、竣工等文件信息資料按外部文件管理程序進行整理儲存。
5、工程信息管理措施
�、虐才艑Ｂ毿畔T負責信息管理
監(jiān)理人將安排專職的文檔管理員負責監(jiān)理文件和外部文件的管理，包括文件收發(fā)、保管、整理、歸檔、移交、無效文件的回收處理等。
�、扑行畔⒕幋a標識
有效信息按編碼系統(tǒng)進行編碼標識，對復制的文件標注“復印件”或“副本”標記，被替代或作廢的文件標注“作廢”標記，所有信息均按編碼分類存檔。
�、遣捎糜嬎銠C網(wǎng)絡建立信息目錄查詢系統(tǒng)
按信息編碼在電腦中建立信息目錄查詢系統(tǒng)，所有存檔信息均錄入到目錄查詢系統(tǒng)，使工程信息一目了然。
⑷及時收集、傳遞和整理有關信息監(jiān)理人將根據(jù)工程的進展情況及時收集、傳遞和整理有關資料，保證信息資料與工程進度同步，充分發(fā)揮信息在動態(tài)控制中的作用，嚴禁在工程完工以后補做工程資料。監(jiān)理資料的整理應以日常整理為基礎，按編碼列出目錄，分類整理。整理后的資料必須內(nèi)容完整、系統(tǒng)、準確，總監(jiān)理工程師應對歸檔（歸卷）前的資料進行審查。對于同一內(nèi)容的來函及批復，正本與底稿，正文與附件，轉(zhuǎn)發(fā)文與原件要合并一起歸檔（歸卷）。
�、蓢栏衤男惺�、發(fā)文登記簽收手續(xù)
監(jiān)理人將建立收、發(fā)文登記本，來往文件均在收、發(fā)文登記本上記錄，并履行簽收手續(xù)。
�、手贫n案管理規(guī)定，做好保密工作
所有信息文件一經(jīng)歸檔，任何人借閱均須按檔案管理規(guī)定手續(xù)辦理，保密資料需經(jīng)領導批準才能借閱。
�、瞬捎脭�(shù)碼照相與計算機結(jié)合進行工程形象進度管理
監(jiān)理人將采取數(shù)碼照相機的先進技術(shù)，定期、定點對工程的形象進度進行拍照，并把照片附在監(jiān)理月報中報送發(fā)包人。
⑻采用EXP6.0和P3軟件輔助信息管理
采用合同事務軟件EXP6.0、項目計劃管理軟件P3建立進度、投資、質(zhì)量、合同管理、文檔管理系統(tǒng)。
10.5工程信息編碼⑴工程文件信息編碼
工程文件信息采用三級編碼，第一級表示文件類別，取文件類別名稱中關鍵字的一個拼音字母；第二級表示文件名稱，取文件名稱中兩個關鍵字的拼音字母；第三級表示文件信息序號，從“1”開始，按先后順序編排。
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