人事檔案立卷歸檔

**檔案立卷歸檔辦法**

檔案收集范圍主要為：包括文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基建檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，專業(yè)檔案由各職能部門單獨(dú)存檔。

一 文書檔案：

文件材料立卷歸檔要以本校在各項(xiàng)工作活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的文件材料為主。凡是反映和記述我校主要職能活動(dòng)產(chǎn)生和形成的重要查考價(jià)值的文件以及與上述文件有密切關(guān)系的上級指示和有關(guān)資料，包括各單位的請示、報(bào)告等均屬歸檔范圍。

(一)文書檔案歸檔范圍

1本校黨委、校長辦公室、行政、工會(huì)、團(tuán)委、民-主黨派等組織在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的文件材料，如上級來文、本校的請示、報(bào)告、有關(guān)批復(fù)、批示，重要會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、講話稿、代表名單、選舉辦法，長遠(yuǎn)規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、各項(xiàng)規(guī)章制度、通知等。

2其它單位發(fā)來與本校工作有密切關(guān)系的文件。

3本校因工作需要與外單位簽訂的合同、協(xié)議及來往信函。

4學(xué)校各部門啟用印章的文件及印模。

5學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)增減及人事任免、師資培訓(xùn)等工作形成的文件。

6校編簡報(bào)、信息、校史、大事記。

7學(xué)校在外事管理工作中形成的出境審批，國際交流合作，參加國際比賽，外籍教師，留學(xué)生管理，外界專家學(xué)者、官員、友好人士來訪等文件材料。

8教職工離職、退休、死亡及有關(guān)其它福利工作形成的文件。

9學(xué)校干部、職工、教師(教授、講師)及黨、團(tuán)員名冊。

10教職工的錄用、定級、調(diào)資、考核等工作形成的文件。

11開展各項(xiàng)行政、教學(xué)、人事、科研等主要職能活動(dòng)的綜合統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

12學(xué)校員工職稱評審工作的文件材料。

13學(xué)校進(jìn)行年終評比形成的文件材料。

14安全保衛(wèi)、學(xué)校教職工出國審批材料。

15上級機(jī)關(guān)或校審計(jì)部門對離任領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)形成的審計(jì)材料。

16校紀(jì)檢部門對違紀(jì)員工進(jìn)行的立案調(diào)查材料。

17重要的群眾來信來訪材料。

18校屬各部門只負(fù)責(zé)本部門撰稿的校發(fā)文件和與本部門工作關(guān)系密切的上級來文、外單位來文。

不歸檔的文件：

1內(nèi)部門下發(fā)的需要本部門遵照執(zhí)行的文件留本部門保存，不需向檔案館歸檔移交。

2上級機(jī)關(guān)普發(fā)僅供參閱，不需辦理和執(zhí)行的文件。

3上級機(jī)關(guān)征求意見的未定稿件。

4無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

5重份文件。

6一般性文件的歷次修改稿(只存有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字的最后定稿)。

7非上級機(jī)關(guān)抄送、無需辦理和執(zhí)行的文件。

8作為參考的從各方面收集的文件材料。

9校內(nèi)各部門之間相互、抄送的文件(非本校撰稿的文件)。

10未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)修改簽發(fā)的文件草稿。

以上材料可作為資料在部門內(nèi)保存。

(二)歸檔要求：

一、整理錄入：檔案整理原則上要遵循文件形成的基本規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找利用。在文件整理中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1將反映同一問題的文件歸總，將文件的底稿和定稿歸總，將正文和附件歸總，將請示和批復(fù)歸總，將計(jì)劃和總結(jié)歸總，將轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件歸總。

2在文件順序的排列上，定稿在前底稿在后，正文在前附件在后，批復(fù)在前請示在后，轉(zhuǎn)發(fā)文件通知在前被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后，其它沒有密切聯(lián)系的文件一般以發(fā)文時(shí)間先后為序。

3審計(jì)材料、案件調(diào)查、出國審批材料均應(yīng)將具有結(jié)論性的材料放在第一頁，其它材料可遵循第2條執(zhí)行。

4文件歸檔一般按年度立卷(文件落款時(shí)間)，跨年度的請示、批復(fù)在批復(fù)年立卷，跨年度的會(huì)議文件在召開年立卷，跨年度的案件調(diào)查在結(jié)案年立卷。(會(huì)議記錄應(yīng)一年一本，不能一本跨越多個(gè)年份)

5各部門自己撰稿的發(fā)文，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后及時(shí)上傳到學(xué)�！稒n案管理》軟件中，各部門收到上級機(jī)關(guān)或外單位來文應(yīng)在當(dāng)天輸入微機(jī)。

6文件錄入時(shí)需將請示、批復(fù)分別錄入;計(jì)劃總結(jié)分別錄入;文件的底稿和定稿算一件;正文和附件算一件;轉(zhuǎn)發(fā)通知與被轉(zhuǎn)發(fā)文件算一件;錄入文件頁數(shù)時(shí)，如文件正反面都有字的算兩頁。

7各部門應(yīng)在歸檔前將前一年度形成的發(fā)文(本部門撰寫)打印出一份紙質(zhì)文件(用有校名全稱的紅字頭紙，如用無字頭的紙張打印應(yīng)在落款處加蓋公章)。

(三)歸檔文件的移交：

1歸檔文件的書寫(包括發(fā)文稿紙的填寫及領(lǐng)導(dǎo)批示簽發(fā)必須使用鋼筆、毛筆或簽字筆，不得使用圓珠筆、鋼筆及其它彩色筆。)本校發(fā)文要保存原文不得保存復(fù)印件。

2歸檔文件的紙張應(yīng)統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的A4紙。如內(nèi)容太多的表格可用A3紙。卷內(nèi)文件中大于A4紙的要折疊成A4紙大小。小于A4紙的(如票據(jù)、介紹信)要將其粘貼在A4復(fù)印紙上。

3校內(nèi)發(fā)文文件標(biāo)題的擬制應(yīng)遵照國務(wù)院頒發(fā)的公文管理?xiàng)l例的規(guī)定。三要素齊全(校名、兩題、文種，如用紅頭紙可不寫校名)。國家規(guī)定的公文種類包括：命令、決定、決議、公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、請示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、函。

1)批轉(zhuǎn)下級公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級文件、頒布規(guī)章制度、傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)、干部任免、教工獎(jiǎng)懲均應(yīng)使用通知。

2)請示和報(bào)告應(yīng)一文一事，一文不能同時(shí)反映兩件沒有關(guān)聯(lián)的問題，也不能同時(shí)使用兩個(gè)文種(如請示報(bào)告)

4文件歸檔前要去掉文件上的金屬物，文件破損的要進(jìn)行修補(bǔ)，字跡擴(kuò)散的(如傳真紙)要進(jìn)行復(fù)制并與原件同時(shí)歸檔。

5每年形成的文件應(yīng)在次年六月底前向校辦檔案移交。移交前應(yīng)將準(zhǔn)備歸檔的收文和發(fā)文分別打印，一式兩份。移交時(shí)交接雙方共同檢查驗(yàn)收合格后雙方在目錄上簽字后各存一份。

二 教學(xué)檔案：

教學(xué)是學(xué)校的主要職能，因此教學(xué)檔案是記錄和反映學(xué)校教育質(zhì)量和工作成果的最重要的歷史資料。

(一)教學(xué)檔案歸檔范圍

教學(xué)檔案的收集主要是由教務(wù)處和各院系負(fù)責(zé)，其收集內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：

1上級高度重視教育機(jī)關(guān)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件：如教育改革、教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)和課程設(shè)置，招生、畢業(yè)分配等方面的計(jì)劃、指示、規(guī)定辦法等。

2重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室、建設(shè)材料和有關(guān)論證、評估申報(bào)、審批材料。

3學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

4招生計(jì)劃、生源計(jì)劃、招生宣傳、招生總結(jié)及新生錄取材料及名單。

5委培、代培、自費(fèi)生計(jì)劃、合同及名單。

6研究生入學(xué)試題及指導(dǎo)教師名冊。

7新生入學(xué)登記、學(xué)籍學(xué)號、學(xué)生成績總冊，在校學(xué)生名冊、學(xué)籍變更(升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué))及學(xué)生獎(jiǎng)懲材料。

8各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)總結(jié)，課程安排(包括課程表)、課程進(jìn)度表，教師任課安排、典型講義、教案、登記材料，各系各專業(yè)的考試題。

9教學(xué)實(shí)習(xí)、社會(huì)調(diào)查、社會(huì)實(shí)踐的計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料。

10優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告、學(xué)位評定條例、辦法、計(jì)劃、總結(jié)、學(xué)位委員會(huì)的會(huì)議記錄、決定被授予的層次學(xué)位清冊。

11優(yōu)秀學(xué)士、學(xué)位論文、博士、碩士學(xué)位論文及評審材料。

12自編、主編教材、教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集及其它有保存價(jià)值的自編參考資料。

13教學(xué)用各專業(yè)使用的教材目錄匯編。

14畢業(yè)生工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)及畢業(yè)生供需統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃、合同。

15畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊。

不歸檔文件：

1上級有關(guān)教學(xué)工作普發(fā)的不需辦理或遵照執(zhí)行的文件。

2上級有關(guān)教學(xué)工作未定稿的文件(征求意見稿)

3重份文件

4無查考利用價(jià)值的服務(wù)性臨時(shí)性文件。

5校內(nèi)其它部門發(fā)來或與外單位交換來的文件材料。

(二)歸檔要求：

教學(xué)檔案的整理必須遵循其自然形成的規(guī)律保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)成套性的特點(diǎn)。

1教學(xué)檔案由教務(wù)處及各專業(yè)院、系辦公室收集，教務(wù)統(tǒng)一保管整理。

2教學(xué)檔案的文件材料應(yīng)格式、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。

3教學(xué)檔案材料一般歸檔一份，重要的教學(xué)文件可根據(jù)實(shí)際情況酌加副本，副本由教務(wù)處和各院系自行保存。

4教學(xué)檔案材料的組卷應(yīng)將同一內(nèi)容的文件材料放在一起，如同一問題的材料過多可組成多卷，如文件太少可將幾個(gè)問題相近的文件組成卷。

5文件材料未注明標(biāo)題的應(yīng)加制封面注明題名、責(zé)任者、時(shí)間。卷內(nèi)材料使用A4紙，大于A4紙按規(guī)格折疊成手風(fēng)琴式，圖紙的圖名、圖簽折在外面，小于A4的插圖、照片應(yīng)粘貼在A4紙上。

6凡教師業(yè)務(wù)檔案中規(guī)定的內(nèi)容分別歸入其他類檔案的(如：專著歸入出版類，科研成果歸科研類)應(yīng)在卷內(nèi)目錄設(shè)備注中注明。

7教學(xué)檔案形成后應(yīng)及時(shí)錄入微機(jī)中檔案管理系統(tǒng)并打印出卷內(nèi)文件目錄一式兩份。

(三)歸檔文件的移交：

1教學(xué)檔案的歸檔以培養(yǎng)周期為準(zhǔn)(即一屆學(xué)生由入學(xué)開始到畢業(yè)為止)。在學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年寒假前一次性歸檔。

2教學(xué)檔案移交時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面驗(yàn)收檢查文件材料是否齊全完整、整理排序、書寫是否符合要求。

3移交時(shí)填寫移交目錄一式兩份，雙方簽字后各持一份。

三、科研檔案：

主要包括學(xué)校在科研實(shí)踐活動(dòng)中形成的各種形式和載體的原始記錄材料。

(一)科研檔案歸檔范圍：

1科研準(zhǔn)備階段：上級交辦的科研項(xiàng)目、科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書，科研項(xiàng)目計(jì)劃、開課報(bào)告、方案論證、申報(bào)材料、合同、協(xié)議書，課題投資、預(yù)算和基金申請，計(jì)劃的調(diào)整或撤銷報(bào)告。

2研究實(shí)驗(yàn)階段：各種載體的重要原始記錄，有關(guān)文件、實(shí)驗(yàn)和設(shè)計(jì)的資料、數(shù)據(jù)、照片、圖表等，以及課題研究計(jì)劃的執(zhí)行報(bào)告。

3總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：各種科研報(bào)告、論文、專著、課題工作總結(jié)，專家評審意見、技術(shù)鑒定材料、鑒定證書、推廣應(yīng)用意見、參加鑒定驗(yàn)收人員名單，科研投資情況、決算等。

4成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：科研成果獎(jiǎng)勵(lì)的申報(bào)、審批材料及獲獎(jiǎng)材料，科研成果登記表、報(bào)告表及專利申請書、專利證書，科研成果轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議及推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況，科研成果的宣傳報(bào)導(dǎo)及對外學(xué)術(shù)交流材料等。

5其他有保存價(jià)值的材料：記錄科研工作方面的規(guī)章制度、組織機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)刊物、科研會(huì)議文件，配套的照片、底片錄音、錄像幻燈、影片增拷貝，生產(chǎn)定型鑒定材料、投產(chǎn)后的反饋意見。

不歸檔文件：

1上級有關(guān)科研工作普發(fā)的不需辦理的文件。

2上級有關(guān)科研工作的未定稿文件及未生效的合同、協(xié)議。

3未按科研管理程序列入計(jì)劃、未經(jīng)鑒定和不計(jì)工作量的個(gè)人項(xiàng)目。

4無查考利用價(jià)值的文件。

5與外單位交換來的材料。

6重份文件。

(二)歸檔要求:

1歸檔的科研文字材料必須反映科研項(xiàng)目活動(dòng)的全過程、保證其完整、準(zhǔn)確性，科研材料的立卷必須遵循其自然形成規(guī)律、保持其不同學(xué)科、專業(yè)科研材料的不同特點(diǎn)和成套性。

2幾個(gè)部門或院系合作完成的研究課題由主持單位立卷、歸檔一整套檔案。協(xié)作部門在自己所承擔(dān)任務(wù)中形成的材料應(yīng)由該部門負(fù)責(zé)收集整理，并將其送交主持單位與成套材料一并交校辦檔案館歸檔管理。

3本校與校外其它單位合作完成的科研項(xiàng)目應(yīng)在協(xié)議合同或委托書中注明其科研文件的歸屬。如：主持單位非本�；蛭募�歸屬非本校的項(xiàng)目，參加科研項(xiàng)目研究工作的人員應(yīng)負(fù)責(zé)將本校報(bào)承擔(dān)的任務(wù)形成文件、復(fù)印件交本校校辦檔案館歸檔管理。

4科研材料可視其多少組成一題一卷或一題數(shù)卷。本著結(jié)論性在前的原則，卷內(nèi)文件材料的如下：

1)論文、專著、鑒定材料及成果申報(bào)與獲獎(jiǎng)材料。

2)立項(xiàng)申報(bào)、批準(zhǔn)材料、科研投資與經(jīng)費(fèi)核算材料。

3)其它科研材料可按科研階段或時(shí)間先后依次整理立卷。

5研檔案歸檔前應(yīng)先除掉金屬釘，有破損的應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。大于A4的要進(jìn)行折疊。

6課題組在歸檔前對歸檔材料進(jìn)行保管期限和密級的劃分，保管期限分永久、長期、短期，密級分絕密、機(jī)密、秘密。

7課題組長填寫歸檔說明書，放入每一課題第一卷目錄前。

三、歸檔文件的移交：

1科研課題在鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。課題中斷進(jìn)行或停止的在中斷、停止兩個(gè)月內(nèi)立卷并歸檔。

2歸檔時(shí)檔案館應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，凡歸檔不完整、不齊全者，檔案館有權(quán)拒收。

3課題組填寫科研檔案移交目錄一式兩份連同檔案向檔案館移交。檔案館審查、清點(diǎn)無誤后，交接雙方在移交目錄上簽字后各保存一份。

四、基建檔案：

凡在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中形成的有保存利用價(jià)值的文字、圖表及其它材料均屬基建檔案。

(一)基建檔案歸檔范圍：

1主要包括綜合管理、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理、施工文件、竣工文件、基建項(xiàng)目的預(yù)算、概算、決算等。

2基建工程項(xiàng)目計(jì)劃建議書及上級批復(fù)。

3可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評估、環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報(bào)告。

4設(shè)計(jì)任務(wù)書及計(jì)劃任務(wù)書。

5工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察記錄、化驗(yàn)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量、定位、觀測記錄、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料。

6初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)計(jì)算書、關(guān)鍵技術(shù)、實(shí)驗(yàn)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)評價(jià)、鑒定及審批。

7征地批準(zhǔn)文件、拆遷補(bǔ)償協(xié)議書。

8承包合同、協(xié)議、招標(biāo)、投標(biāo)文件及施工執(zhí)照。

9環(huán)保、消防、衛(wèi)生等條件及水、電、氣、曖供應(yīng)協(xié)議書。

10開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要、施工計(jì)劃、施工方案、施工技術(shù)、安全措施及工藝。

11設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料、零部件設(shè)備審批。

12基礎(chǔ)工程施工圖、工程記錄測試及事故處理報(bào)告。

13分項(xiàng)工程抽量檢查、評定，隱蔽工程驗(yàn)收記錄。

14設(shè)備管線、電氣、儀表安裝過程中調(diào)試實(shí)驗(yàn)、工程質(zhì)量評定、性能測試校核及

驗(yàn)收記錄證明。

15竣工驗(yàn)收報(bào)告，全部竣工圖紙、質(zhì)量評審材料、工程現(xiàn)場聲相材料、竣工 驗(yàn)收決議。

16工程預(yù)算、概算、決算，交付使用的固定資產(chǎn)。

不歸檔文件：

1上級關(guān)于基建工作普發(fā)的不需辦理或遵照執(zhí)行的文件。

2正式施工前的草圖、未定型的圖紙。

3重份文件、重份圖紙。

4與工程項(xiàng)目無關(guān)的無查考利用價(jià)值的文件。

(二)歸檔要求：

1基建檔案的收集應(yīng)與工程進(jìn)度同步進(jìn)行，項(xiàng)目申請立項(xiàng)時(shí)即開始進(jìn)行文件材料的積累整理。

2基建工作的計(jì)劃、總結(jié)及立項(xiàng)審批材料，土地使用批準(zhǔn)文件，承包合同，協(xié)議招標(biāo)、投標(biāo)文件施工執(zhí)照由校辦基建處負(fù)責(zé)隨時(shí)收集、保管。

3工程項(xiàng)目實(shí)行承包的由各承包單位負(fù)責(zé)收集自己承包范圍內(nèi)形成的各類基建文件材料。項(xiàng)目竣工后，向?qū)W校基建處提交完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料。�；�建處負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)隨時(shí)了解基建項(xiàng)目的工程進(jìn)度，督促指導(dǎo)工程技術(shù)人員做好基建文件的積累工作。

4歸檔的基建文件材料要格式統(tǒng)一，字跡工整，圖象清晰，歸檔的底圖、藍(lán)圖的格式規(guī)格必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

5基建檔案組卷時(shí)，應(yīng)將立項(xiàng)審批材料放在卷首。財(cái)務(wù)預(yù)算、概算、決算放在卷尾其余材料按其性質(zhì)排列如下：

1)可行性研究、報(bào)告、評估、預(yù)測、計(jì)劃書、任務(wù)書。

2)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料，包括工程、水文地質(zhì)勘察、地形地貌及重要設(shè)備安裝測量、觀測。

3)設(shè)計(jì)文件：技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、專利文件、設(shè)計(jì)鑒定、審批。

4)工程管理文件：征用土地、承包合同、招標(biāo)、投標(biāo)文件、施工執(zhí)照、消防、衛(wèi)生、水、曖、電、煤氣供應(yīng)。

5)施工文件：土建施工、設(shè)備、管線施工、電器儀表安裝。

6)竣工文件：驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖、質(zhì)量評審材料驗(yàn)收會(huì)議文件。

6文件排列應(yīng)正件在前附件在后，印件在前手稿在后，批復(fù)在前，請示在后，圖紙按其類別、序號排列(地質(zhì)圖、設(shè)計(jì)圖、施工圖、結(jié)構(gòu)圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖)裝訂前應(yīng)將文件上的金屬釘去除對破損的應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)(圖紙可不裝訂)，然后逐張編寫頁號(圖紙、編寫件號)大于A4紙的進(jìn)行風(fēng)琴式折疊，小于A4紙的成A4紙大小。裝訂時(shí)將文件的右下側(cè)戳齊采取三眼一線方式裝訂成卷。

(三)歸檔文件的移交

1基建項(xiàng)目竣工時(shí)，基建處檔案人員要對承包方提交的工程檔案資料進(jìn)行檢查驗(yàn)收，學(xué)�；�建部門應(yīng)從基建項(xiàng)目投資中扣除5%做為檔案保證金，待基建檔案歸檔驗(yàn)收合格后交還承包方。

2基建處基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收兩個(gè)月內(nèi)將檔案移交校辦檔案館�；�建部門負(fù)責(zé)填寫基建檔案移交目錄一式兩份。經(jīng)校辦檔案館核對、驗(yàn)收后交接雙方簽字各執(zhí)一份。

五、照片檔案：

照片檔案是指機(jī)關(guān)在舉行重大活動(dòng)或召開重要會(huì)議時(shí)形成的以照片、膠片為載體并輔以文字說明的檔案資料。

(一) 照片檔案歸檔范圍

1反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和工作成果的照片。

2市級以上領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加本校重大公務(wù)活動(dòng)的照片。

3記錄本校重大事件、重大事故、自然災(zāi)害或異�，F(xiàn)象的照片。

4其它具有保存價(jià)值的照片。

(二) 歸檔要求：

1本校照片檔案由校檔案館統(tǒng)一收集、整理、立卷、保管。各部門在各項(xiàng)工作中形成的照片，必須在照片沖洗一周內(nèi)及時(shí)交局檔案館整理歸檔。

2各部門向檔案館移交照片檔案必須做到照片、底片影像相符，并輔以必要的文字說明。其說明內(nèi)容包括：時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、背景、攝影者，六大缺一不可。

3照片檔案一般不外借。需要借用照片時(shí)可借底片洗印。對無底片的照片又確需借用，須經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。各部門借用照片檔案必須履行借閱手續(xù)。

4照片檔案要妥善保管，保證照片的影像清晰，不得私自銷毀和遺失。

六、音像檔案

音像檔案主要以學(xué)校在日常工作中所形成的影片、照片、錄音、錄像等以影像和聲音為主要方式，并輔以文字說明的歷史資料。因?yàn)橐粝駲n案能夠比較直接地展現(xiàn)事件發(fā)生時(shí)的具體情況，使其具有特殊的作用。

(一) 照片檔案歸檔范圍

1反映本校主要職能活動(dòng)和工作成果的錄音、錄像檔案。

2有領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的本校重大公務(wù)活動(dòng)的音像檔案。

3記錄本校重大事件、重大事故、自然災(zāi)害或異�，F(xiàn)象的音像檔案。

4與其它載體檔案有密切聯(lián)系的音像檔案。

5其它具有保存價(jià)值的音像檔案。

(二) 歸檔要求：

1本校音像檔案由檔案館統(tǒng)一收集、整理、歸檔和保管。各部門在開展各項(xiàng)工作中所形成的照片、錄音帶、錄像帶必須于檔案材料形成后(錄音、錄像的剪接合成工作)一周內(nèi)交校檔案館整理歸檔。

2各部門向校檔案館移交音像檔案時(shí)，應(yīng)對所交音像檔案的內(nèi)容做出簡要文字說明，其內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等，上述六大要素缺一不可。

3音像檔案應(yīng)按錄音、錄像等不同類別進(jìn)行分別整理、編號，并填制案卷目錄。

4音像檔案的借用必須嚴(yán)格履行借用手續(xù)，借用時(shí)間一般不超過一周，如確需延長使用時(shí)間須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并重新履行借用手續(xù)。

7音像檔案要妥善保管，嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》的規(guī)定不得私自翻拍、翻錄、銷毀和遺失，對已失去保存價(jià)值的音像檔案檔案館要寫出書面處理意見，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后再行銷毀。

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