單位人事檔案管理總結

人事檔案是個人成長的歷史見證，也是企業(yè)改革改制、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、人力資源戰(zhàn)略開發(fā)等方面的重要依據(jù)和信息庫。

一、以人為本，提高檔案管理者素質

國有企業(yè)由于人員基數(shù)大，檔案的管理工作量也相應大。近幾年很多企業(yè)推行減員增效措施，一般情況下定編定崗為一人，使檔案管-理-員的數(shù)量減少，還有的要分擔本部門的一些行政工作。人事檔案管理工作手工勞動是主要方式，由于人員配備有限，目前只局限在人事檔案的收集、鑒別、歸檔、借閱等基礎工作上，管理浮于表面，細致的整理裝訂都做不到，更談不上研究新情況、新問題了。

針對這個問題，應加強領導，配備適量、高素質的管理人員，鼓勵他們不斷學習，深入研究新時期的政策和探索新途徑。檔案管理人員也要在提高工作效率上動腦筋，鉆研業(yè)務知識和計算機知識，提高履行崗位職責的能力和技能，拓寬知識領域，以適應新時期的發(fā)展需要，認真細致、高質量、高效率地完成這項重要而嚴肅的工作，把這項工作做好。

二、科學管理，探討合理的工作方法

新形勢下傳統(tǒng)的操作方式的變化需要觀念上的突破，人事檔案工作要根據(jù)實際情況采用多種方式，目的是有利于人事材料的保護、保管，提高工作效率和質量。

1.人事材料的規(guī)格尺寸不必千篇一律。充分利用人事材料的紙型，盡量不裁切而使用折疊的方法。裁切不慎極易使材料造成不可彌補的缺失，在實際工作中我們總結出，根據(jù)規(guī)定尺寸折疊其實是最好的辦法，規(guī)整美觀的折疊方式即充分保存了原材料不受損失，又便于展開利用，而且比裁切更節(jié)省時間。通常有橫折、豎折、交叉折、梯形折等等，為了避免字體在折疊后的使用中受到磨損，折疊的右邊緣應稍窄于案卷的規(guī)定尺寸。不必刻意追求整本案卷像“一刀切”。以A4尺寸形成的人事材料近幾年廣泛使用，與16開規(guī)格的規(guī)定形成沖突，頁數(shù)少的材料可以采取裁切或折疊的方式，但在實際工作中遇到的一些材料比較難處理，例如醫(yī)學院的畢業(yè)實習手冊就是A4紙型的，厚度達20多頁，裁切、折疊均很困難，應采用整本案卷以A4為準，其他材料用A4紙表襯的做法，同樣使案卷規(guī)整美觀。

2.人事材料的裝訂方法要靈活應變。三孔線裝的傳統(tǒng)方法，使檔案材料易保管，不易散落，適用于在檔案室內(nèi)查閱。但目前人事檔案的使用率逐漸提高，職工退休審核、終解勞動合同備案、工程資質審核、晉升職務職稱、家庭財產(chǎn)公證等等，都要借用檔案中的相關材料辦理手續(xù)，或復印或提供原件。頻繁的拆裝給材料的保管、保護造成一定的影響。并且打孔給材料造成的損失也是不可彌補的，尤其目前人才流動頻繁，檔案轉移后很多單位都要重新整理，各個單位打孔機的孔距、孔徑雖然差異微小，但多次打孔，給材料造成的損毀也是不可避免的。探索采用裝訂夾的形勢裝訂檔案，勢必會減少這種缺憾，也提高了工作效率。

三、緊跟時代，創(chuàng)新檔案管理模式

企業(yè)檔案管理人員要解放思想、實事求是、與時俱進，不斷學習新技術、新知識，接受新生事務，不斷開拓創(chuàng)新。

1.充分利用計算機技術，降低手工勞動強度。歸檔，對于國有企業(yè)人事檔案管理工作來說是一項艱巨的任務，每年形成的工會會員表、工資臺賬、干部任免表、勞動合同等，收集、編號、歸檔，工作期限長，手工勞動強度大。目前計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作已逐步成為現(xiàn)實。在使用企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的過程中，要想方設法，充分發(fā)揮現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的強大作用，只要在初期做好表格設計和相應數(shù)據(jù)的錄入，后期就能實現(xiàn)批量材料自動編號、順號，一勞永逸。除了目前已經(jīng)實行中組部要求的檔案目錄采用計算機管理外，部分人事材料的形成、歸檔也即將能實現(xiàn)計算機管理，使檔案管理人員從繁瑣低效的手工勞動中解放出來。

公司兩年一次的《干部任免表》填寫工作，我們就采用了這種方式進行提高工作效率的嘗試。首先在計算機上設計表格結構，然后在每個空格中輸入信息公式再在人力資源信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中錄入每個干部的檔號，形成的表格只要做適當調(diào)整就可以打印出來，檔號也自動生成通過實踐，200多張表，原來需要一個人累計手工抄寫二個月左右，有時因工作繁忙會一拖就是半年甚至一年都難以歸檔，現(xiàn)在只要不到一個月就能完成任務，使干部人事檔案信息得到及時完善、補充。

2.開放信息，為社會和員工服務。我國政治民-主化進程的加快，人們知情權意識也在不斷提高，人事檔案向本人有條件開放已經(jīng)成為社會發(fā)展趨勢。人事檔案是人生經(jīng)歷的真實記錄，屬于員工個人的資料，員工有權知悉了解。2000年企業(yè)建立了人力資源信息系統(tǒng)，與公司所屬單位共享信息資源，組織全體員工統(tǒng)一填寫履歷表，對員工所填內(nèi)容與原有數(shù)據(jù)庫信息進行核對，學歷、經(jīng)歷、職稱、工齡等不符的通知員工提供依據(jù)性材料歸檔，更正數(shù)據(jù)庫信息，使員工第一次對檔案情況有了一定的知情權，這種做法保護了員工的切身利益，也使數(shù)據(jù)庫的信息更加準確、完整員工在查閱個人資料作為家庭財產(chǎn)公證、社會救濟、銀行貸款等證明行為時檔案人員應該熱情接待，提供有效范圍內(nèi)的證明材料，為員工提供方便，而不能因為人事檔案的保密性而忽視員工的權利甚至拒絕服務。為維護人事檔案的權威性和真實性，在實際操作中，要建立健全人事檔案管理規(guī)章制度，對員工的人事檔案知情權進行規(guī)范，設定權限，嚴格按章辦事，既為員工提供了服務，又體現(xiàn)了人事檔案管理的嚴肅性。

人事檔案管理工作是一項基礎性強的工作，平凡瑣碎，需要付出勞動、付出耐心。信息時代的來臨，給人事檔案管理工作者提供了學習新知識的機會，也提供了創(chuàng)新發(fā)展的機會，這又需要我們付出智慧，要不斷學習，不斷探索，不斷實踐，提高綜合素質，提高適應能力，把這項工作做得有深度、有意義，為社會服務，為企業(yè)服務，為員工服務。

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