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管理者怎么跟員工溝通
溝通在我們的生活中無處不在,其重要性不言而喻,從工作中的同事之間、員工與客戶之間,到家庭內部的夫妻之間、父母與子女之間,都需要溝通。可以毫不夸張地說,如果沒有了溝通,我們的生活將會變得一團糟。
大家在工作中經(jīng)常會遇到這樣的問題:你給員工安排了一項工作,“千叮嚀,萬囑咐”,就差“手把手”了,可是結果往往不能讓你滿意。而且這種情況不止一次出現(xiàn),讓你很是惱火。為什么會出現(xiàn)這種情況呢?是你和員工的溝通出了問題,并且問題出在你的身上。
溝通有兩個關鍵點,一是要尊重對方,二是要采取對方熟悉的、能接受的、可以理解的方式。
我們都做過業(yè)務,在和客戶的溝通上,我們都能做到這兩點。尊重不用說,就說方式。一個合格的業(yè)務人員,在他接觸一個新客戶之前,都會通過各種渠道了解客戶的信息,包括他的脾氣、性格、喜好、業(yè)務規(guī)模、經(jīng)營狀況、合作伙伴、員工情況,以及他的家庭成員的情況等等,越多越好,越詳細越好。就和電視里的諜報員一樣,你必須找到對方的“頻率”,才能進行溝通。我們也一樣,如果按照客戶的“頻率”說話、辦事,業(yè)務成功的幾率將會大大增加,俗話說的“見人說人話,見鬼說鬼話”、“到什么山上唱什么歌”、“投其所好”等等,表達的都是這種意思。
這些你都能做到,并且做得很好,說明你已經(jīng)熟練地掌握了溝通的技巧。那為什么我們能和客戶很好地溝通,和員工卻不能呢?原因是你沒有把員工當作你的“客戶”,你沒有用和客戶溝通的方式和你的員工溝通。
在業(yè)務上,公司和客戶是互相依存的。對公司來說,只有幫助客戶實現(xiàn)他的目標,公司的目標才能實現(xiàn);對客戶來說,只有實現(xiàn)了公司的目標,客戶的目標才能實現(xiàn),二者誰也離不開誰。
在公司內部,管理者和員工的關系也是如此,彼此依存,不可分離。作為管理者,你的工作就是服務好這個“客戶”,幫他挖掘、樹立和實現(xiàn)自己的人生目標,通過實現(xiàn)他的目標,從而實現(xiàn)你的目標和公司的目標;員工也只有在公司的支持下和管理者的幫助下,通過完成公司下達的任務,實現(xiàn)公司的目標,從而體現(xiàn)個人的價值,實現(xiàn)人生的目標。
每個人都是獨特的,都有著和別人不一樣的說話、辦事方式。為了找食,“豬往前拱,雞往后刨”,雖然方法不一樣,可目標是一致的。
作為管理者,首先你要告訴員工你的目標和要求,讓他根據(jù)自己的情況,制定符合要求的、能夠實現(xiàn)目標的工作方式,你可以根據(jù)你的經(jīng)驗,用他熟悉的、能理解的方式指導和幫助他,來實現(xiàn)目標。在實現(xiàn)目標的過程中,員工是主角,管理者是配角,這個關系一定要搞清楚。
關系搞清了,方法就用對了,溝通就暢通了,工作也就沒有問題了。
管理者怎么跟員工溝通
前克萊斯勒CEO李·艾柯卡說:“你可能有很多好主意,但若無人理解,再好的主意也無濟于事!边@反映了企業(yè)經(jīng)營中溝通的重要性。企業(yè)中管理者與員工之間的溝通,是企業(yè)溝通體系中的重要兩條溝通線。雖然影響有效溝通的因素眾多,溝通技巧不勝枚舉,但通過溝通規(guī)范培養(yǎng)溝通習慣是建立管理者和員工溝通的有效途徑,下面提出了一些管理溝通中對管理者和員工的普遍規(guī)定,這些規(guī)定既可以作為溝通制度廣泛傳播,也可以作為溝通方法參考學習。
一、管理人員溝通規(guī)范
管理者在企業(yè)的溝通活動中擔任了重要角色,為信息的傳遞起著承上啟下的作用。管理者不僅是探路者、指引者和影響者,更重要的是行為者。在企業(yè)內部業(yè)務溝通中,管理者應做到以下幾點:
1 、下達任務
(1)給員工下達任務時應明確幾方面:“誰、何時、何地、何事、為什么做、怎么做、執(zhí)行程度(目標)”; (2)在進行工作指導時,不但要指出問題,而且要提供解決問題的具體建議;
(3)在出現(xiàn)新問題時,必須要及時更新責任的界定和任務的分配,在布置工作時應當更細致到位;
(4)在工作中設立適當?shù)臋z查點, 按照本單位所設定規(guī)則和流程要求,追蹤工作進度和質量,并且讓下級清晰了解上級的追蹤內容以及匯報方式;
(5)以正式文件的形式下達重要任務或需要了解接收者是否收到通知時,可在文中增加接收者回執(zhí)項;
2 、下行溝通
(1)鼓勵下級對接受到的信息進行評價,了解其想法意見;
(2)讓下屬了解所授處理事務的權力,即哪些事情可以做決策。在決定授權水平時,需要考慮員工的能力、過去的表現(xiàn)、要決策問題的重要性等因素;
(3)各部門根據(jù)具體業(yè)務自行規(guī)定本部門成員上交報告的各項內容,且上級督促員工上交工作報告;
(4)上級在進行績效輔導溝通時的需要了解的主要問題有:
1) 員工的工作進展情況怎么樣?
2) 員工和團隊是否在正確的達成目標和績效標準的軌道上運行?
3) 如果有偏離方向的趨勢,應該采取什么樣的行動扭轉這種局面?
4) 員工在哪些方面的工作做得較好,哪些方面需要糾正或改進?
5) 員工在哪些方面遇到了困難或障礙?
6) 管理者和員工雙方在哪些方面已達成一致,哪些方面還存在分歧?
7) 面對目前的情境,要對工作目標和達成目標的行動做出哪些調整?
8) 為使員工出色地完成績效目標,管理者需要提供哪些幫助和指導?
3 、越級溝通
(1)向下溝通的方式以正式會議、企業(yè)內部出版物等為主, 正常的命令發(fā)布遵循逐級發(fā)布的方式, 除特殊情況盡量不要越級發(fā)號施令。
(2)越級指揮易造成多頭領導, 下屬無所適從, 工作難以安排,規(guī)定越級越部門不具有指揮權, 只有建議權。
4 、及時反饋
(1)下級反饋信息后,上級應對反饋信息予以是否能解決、何時解決、如何解決的答復。各級主管如不能解決,應逐級向上匯報。
(2)給員工正式的、定期的并且是記錄下來的關于員工表現(xiàn)情況的反饋信息(正面、負面),幫助員工加以改進。
(3)對下屬提出的要求或意見要及時給予反饋,如果無法滿足要求,應作出解釋。
(4)定期的調查和小組會議要想產(chǎn)生效果,管理層必須對員工的問題和建議予以反饋,員工正確的建議應被采納,不能被采納的也要把否定的信息回饋給員工。
二、員工溝通規(guī)范
企業(yè)是因為有了自已的員工才產(chǎn)生效益,員工是構成企業(yè)的最基本要素,員工在企業(yè)內業(yè)務溝通中應做到以下幾點:
1 、向上匯報
(1)如果員工被指定去完成一項長期而持續(xù)的特別任務,如超過一月的營銷策劃案的制定、渠道的拓展等,應根據(jù)上司需要,采取適當方式定期向上級主管匯報。
(2)錯誤和失誤必須馬上匯報,掩飾過失會引發(fā)更大的不良影響。
(3)對未來問題和情況的預測也要向上級匯報。
(4)超過兩頁的匯報應附加匯報摘要。
(5)主動匯報任務的落實情況,進展到什么程度,有沒有做好,收到了什么實效。
(6)與上級溝通先準備好需要的資料,明確溝通需要達到的目的。
(7)員工工作中有爭論的問題、需主管提出指導的事宜、要求公司政策區(qū)別對待的問題以及建議公司做出的改進需向上匯報。
(8)凡在公司內部工作期間,員工向領導匯報或商討工作時,必須就某件具體事情交流,客觀對待,絕對不允許帶個人偏見地談論工作中的人和事。
(9)向上溝通明確了解:自己的職責和任務、上司對自己的要求。
2 、越級溝通
員工越級溝通的原則:
(1)所反映的事是可能對企業(yè)造成重大影響的關鍵事件。
(2)按正常途徑向上級反映了3次以上且沒有得到明確反饋(是否正在解決、是否已解決、是否能解決、是否已向上匯報)。
(3)“對事不對人 ”
滿足以上三個原則即可向直接上級的更高一層管理人員申報。
管理者怎么跟員工溝通
一個企業(yè)就是一個大的團體,在團體中有管理者稱上司,員工稱下屬,在管理者和員工進行溝通的時候,管理者是怎樣做出表達的,是怎樣去聆聽的?一個姿勢,一個眼神,一句話的口氣,這些小細節(jié)可能都在引發(fā)著如同蝴蝶效應一樣的情況。
上司同員工溝通的小細節(jié)直接影響著員工對他的上級、企業(yè)以及工作的想法。記得培訓的時候就有培訓老師對我們講:最不能小瞧的就是員工,因為最聰明的就是員工。他們善于在與上司的溝通中尋找蛛絲馬跡:他說了什么,沒說什么;
他們是在仔細聆聽,還是已經(jīng)昏昏欲睡?因為在溝通中小細節(jié)的失敗而渾然不知,也許這種情況正出現(xiàn)在我們身邊。我們來看看下面的幾種狀況。
沖耳不聞。例會上很多主管領班會說:“這個事我說了很多遍了,你們不要聽了就過了,關鍵是要聽進去!蓖瑯,我們換位思考一下,員工在意的也不是上司聽到了什么,而是上司聽進去了什么。這個時候,員工都會變得很敏感,你的不在意或是認真聆聽他們都盡收眼底。上司沒有仔細聆聽員工的講話,他們會覺得你根本不重視也不在乎我們,講多少也都是徒勞,如此他們也會不在乎上司講的話,甚至對上級分派的工作也敷衍了事。長此以往,溝通的惡性循環(huán)就形成了,而這些也成為管理中可怕的隱患。
先說再聽。當員工有了問題時,很多上司會把員工找來,把自己的想法告訴他,并且指示他應該如何解決這個問題。在這種情況下,員工很可能會覺得自己被特別警告,所以他會變得有防御心,對主管的要求產(chǎn)生敵意。
一心幾用。上司找員工來談話,可同時又在看郵件,中間被幾個電話打斷,過會兒有狂翻桌上的文件。這樣員工花了可能預計時間的幾倍,最后可能因為已經(jīng)到工作時間而不得不終止談話。員工也許會微笑的對上司說:“您今天挺忙的,要不我改天再來吧”。從此以后那位員工再也沒來找過他可愛的上司,最后一次來找上司已是離職。“上司”的心不在
焉也許并非故意,但客觀上造就了嚴重的后果。
是不是大家看到這里都會替我們的“上司”頭疼呢?也許我們可以試著這樣:事先約好,并盡可能確定談話時間,以及大致會進行多久。如此,這個談話就變得鄭重許多,而非只是可有可無的閑聊。以聊天的方式開頭。例如:"最近工作如何?哪些做得比較順利?哪些做得比較不如人意?"等。打開員工的話題,把先說再聽轉化為先聽再說,要在狀態(tài)和聽覺上都表現(xiàn)為仔細聆聽,除此之外也要簡單復述已聽到的部分,以確定沒有聽錯員工所說的意思。這么做也可以讓員工知道,上司真的在乎他們的談話。這樣,給員工一個安全講述和易被接受的氛圍,他可以感受到你是在和我分享我的工作情況。如此以來,“上司”們既可以了解到員工工作的狀況,也可以就自己打開的話題談到自己想要了解到的更多的東西。我想一種自然的氛圍大家都不會拒絕。
和-諧成就未來。一個友善的眼神,一個肯定的笑容,不僅鼓勵了他人,也為一個和-諧工作環(huán)境的建立提供了先決條件。
那些創(chuàng)造和-諧的小細節(jié),也都靠每一位管理者用心地、認真地去對待。
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