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發(fā)貨人員管理制度
發(fā)貨管理制度
一 交運(yùn)期限控制
1.凡遇下列情況之一者，倉管員應(yīng)于一日前辦妥“成品交運(yùn)單”，并于一日內(nèi)交運(yùn)。
(1) 計劃產(chǎn)品接獲客戶的“訂單通知單”上的交貨日期。
(2) 內(nèi)銷，合作外銷訂制品，依客戶需要的日期。
2直接外銷訂制品繳庫后，配合結(jié)關(guān)日期交運(yùn)。
二 發(fā)貨注意事項
1. 物料管理科接到“訂貨通知單”時，經(jīng)辦人員應(yīng)依產(chǎn)品規(guī)格及訂貨通知單編號順序列文件，內(nèi)容不明確應(yīng)實時反映部門確認(rèn)。
2. 因客戶業(yè)務(wù)需要，收貨人非訂購客戶或收貨地點非其經(jīng)營所在地的，依下列規(guī)定辦理：
(1) 經(jīng)銷商的訂貨，交貨地點非其營業(yè)所在地，其“訂貨通知單”應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部主管核簽方可辦理閃運(yùn)。
(2) 收貨人非訂購客戶應(yīng)有訂購客戶出具的收貨指定通知始可辦理交運(yùn)。
(3) 物料管理科接獲“訂制(貨)通知單”才能發(fā)貨，但有指定交運(yùn)日期的，依其指定日期交運(yùn)。
(4) 訂制品(計劃品)在客戶需要日期前繳庫或“訂貨通知單”注明“不得提前交運(yùn)“的，物料管理科若因庫位問題需提前交運(yùn)時，應(yīng)先聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)知客戶同意，且收到業(yè)務(wù)部門的出貨通知后始得提前交運(yùn)。若是緊急出貨時，應(yīng)由業(yè)務(wù)部主管通知物料管理科主管先予以交運(yùn)，再補(bǔ)辦出貨通知手續(xù)。
(5) 未經(jīng)辦理繳庫手續(xù)的成品不得交運(yùn)，若需緊急交運(yùn)時需于交運(yùn)同時辦理繳庫手續(xù)。
(6) 訂制品交運(yùn)前，物料管理科如接到業(yè)務(wù)部門的暫緩出貨通知時，應(yīng)立即暫緩交運(yùn)。緊急時可由業(yè)務(wù)部門主管先以電話通知物料管理科主管，但事后仍應(yīng)立即補(bǔ)辦手續(xù)。
(7) “成品交運(yùn)單”填妥后，須于“訂貨通知單”上填注日期，“成品交運(yùn)單”編號及數(shù)量等以了解交運(yùn)情況，若已交畢結(jié)案則依流水號順序整理歸檔。
三 承運(yùn)車輛調(diào)派與控制
1. 物料管理科應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)承運(yùn)車輛與發(fā)貨人員的調(diào)派。
2. 物料管理科應(yīng)于每日下午4時以前備妥第二天應(yīng)交運(yùn)的“成品交運(yùn)單”，并通知承運(yùn)公司調(diào)派車輛。
3. 如承運(yùn)車輛可能于營業(yè)時間外抵達(dá)客戶交貨地址者，成品交運(yùn)前，物料管理科應(yīng)將預(yù)定抵達(dá)時間通知業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)告客戶準(zhǔn)備收貨。
四 內(nèi)銷及直接外銷的成品交運(yùn)
1. 成品交運(yùn)時，物料管理科應(yīng)依“訂制(貨)通知單開立“成品交運(yùn)單”，由業(yè)務(wù)部門開立發(fā)票，客戶聯(lián)發(fā)票核對無誤后寄交客戶，存根聯(lián)與開剩的發(fā)票于2日前匯總送會計部門。
2. “訂貨通知單”上注明有預(yù)收款的，于開立“成品交運(yùn)單”時，應(yīng)于“預(yù)收款“欄內(nèi)注明預(yù)收款金額及發(fā)票號碼，分批交運(yùn)的，其收款以最后一批交運(yùn)時為原則，但” 訂制(貨)通知單“內(nèi)有特殊規(guī)定的，按其規(guī)定進(jìn)行。
3. 承運(yùn)車輛入廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運(yùn)人應(yīng)于“成品交運(yùn)單”上簽章，第一，第二聯(lián)經(jīng)送業(yè)務(wù)部門核對后，第一聯(lián)，業(yè)務(wù)部門自存，第二聯(lián)會計核對入賬，第三，第四，第五聯(lián)交由承運(yùn)商于出貨前核點無誤后始得放行。經(jīng)客戶簽收后，第三聯(lián)送交運(yùn)客戶，第四，第五聯(lián)交由承運(yùn)商送回物料管理科，把第四聯(lián)送回業(yè)務(wù)部依實際需要寄交指運(yùn)客戶，第五聯(lián)承運(yùn)商持回，據(jù)以申請運(yùn)費(fèi)，第六聯(lián)，物料管理科自存。
五 客戶自運(yùn)
1. 客戶要求自運(yùn)時，物料管理科應(yīng)先聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。
2. 成品裝載后，承運(yùn)人于“成品交運(yùn)單“上簽認(rèn)，
六 直接外銷的成品交運(yùn)
1. 物料管理科應(yīng)于結(jié)關(guān)前，將成品運(yùn)抵指定的碼頭或貨柜場以減少額外費(fèi)用(如特檢費(fèi)，監(jiān)視費(fèi)等)。
2. 成品交運(yùn)時，物料管理科應(yīng)依“外銷訂貨通知單”開立“成品交運(yùn)單”，一式六聯(lián)，第四，第五聯(lián)，交由承運(yùn)商送碼頭或貨柜場的報關(guān)行簽收后，第四聯(lián)免送客戶，仍存于物料管理科，第五聯(lián)經(jīng)報關(guān)行簽收后由承運(yùn)商人持回，據(jù)此申請費(fèi)用。
3. 外銷發(fā)票正聯(lián)送業(yè)務(wù)部門收存，存根聯(lián)與開剩的發(fā)票則于下個月2日前匯總送會計部。
4. 成品需于廠內(nèi)裝柜時應(yīng)依下列規(guī)定辦理：
(1) 物料管理科應(yīng)于接到業(yè)務(wù)部門領(lǐng)柜通知書后，即聯(lián)絡(luò)貨柜入廠裝運(yùn)。
(2)裝柜時應(yīng)依客戶要求的裝柜方式作業(yè)，裝畢后貨柜應(yīng)以封條加封。
七，成品交運(yùn)單的更正
“成品交運(yùn)單”因交運(yùn)內(nèi)容更改或填單錯誤須更正時，依下列規(guī)定辦理：
1．“內(nèi)銷交運(yùn)單”的更正
(1) 尚未交運(yùn),開單人應(yīng)于原單錯誤處更正,并加蓋更正章,如果難以更正，則將原單各聯(lián)加蓋“本單作廢”字樣。重開“成品交運(yùn)單”辦理盜運(yùn)，作廢的“成品交運(yùn)單”第一聯(lián)留倉運(yùn)科,其余各聯(lián)依序裝訂成冊送會計核對洊檔，另開錯誤的發(fā)票則加蓋“作廢”章，存于原發(fā)票本。
(2) 已交運(yùn)的:開單人員應(yīng)立即開立“交運(yùn)更正單(內(nèi)銷)”，第一，第二，第三聯(lián)送業(yè)務(wù)部門核對后，第一聯(lián)業(yè)務(wù)部存，第二聯(lián)送會計科，第三聯(lián)依實際需要轉(zhuǎn)送交運(yùn)客戶，第四聯(lián)寄指送客戶，第五，第六聯(lián)存于倉運(yùn)科。
(3) 如發(fā)票已送客戶，因錯誤而需重開者，應(yīng)將新開發(fā)票連同““交運(yùn)更正單”第四聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)交客戶，并需督促客戶取回原開發(fā)票。
3. 外銷成品交運(yùn)單的更正
(1) 尚未交運(yùn)：比照本條第一款第一項的規(guī)定辦理。
(2) 已交運(yùn)：經(jīng)辦人員應(yīng)立即至交運(yùn)人員的碼頭或貨柜場辦理“裝箱單”等報關(guān)文件的更正，并立即開立“交運(yùn)更正單”，其流程與發(fā)票的更正比照第一款的規(guī)定辦理。
(3) “交運(yùn)更正單”不得作為出廠憑證。
八 “成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)的審核及追責(zé)
1.審核：物料管理科收到“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)有下列情況者，應(yīng)立即附有關(guān)單據(jù)送業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)客戶補(bǔ)簽。
(1) 未蓋“收貨章“。
(2) “收貨章“模糊不清難以辨認(rèn)，或非公司名稱全稱。
(3) 其它用途章(公文專用章)充當(dāng)公文章。
2.追責(zé)：物料管理科于每月10日前就上月份交運(yùn)的簽收回聯(lián)尚未收回的，應(yīng)立即追責(zé)，并依合同規(guī)定罰扣運(yùn)費(fèi)，同時應(yīng)月底前收集齊全，依序裝訂成冊送會計科核對存查。
九，運(yùn)費(fèi)審核
1.扔料管理科每月接獲承運(yùn)公司返回的“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)，“運(yùn)費(fèi)明細(xì)表“及發(fā)票存根，應(yīng)于5日內(nèi)審核完畢，送回會計科整理付款。
2.物料管理科審核運(yùn)費(fèi)時，應(yīng)檢視開單出廠及客戶簽收等日期，是否有踰期送達(dá)或違反合同規(guī)定，如有均依合同規(guī)定罰扣運(yùn)費(fèi)。
3.若“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)有異常者，除依規(guī)定辦理外，其運(yùn)費(fèi)也應(yīng)暫緩支付。
十 成品領(lǐng)用與發(fā)票逾月反應(yīng)
1. 物料管理科收到領(lǐng)用部門開立的“成品領(lǐng)用單“經(jīng)審核無誤后，依其請領(lǐng)數(shù)量發(fā)貨。
3. 業(yè)務(wù)部每月初時把上月已出貨未開立發(fā)票的客戶，條貨(制)單，品名規(guī)格，數(shù)量，交運(yùn)地點及原因與對策填立于“發(fā)票逾月未開立匯總表“，一式兩聯(lián)，一份業(yè)務(wù)部門存，一份送會計部據(jù)以核對。
倉庫發(fā)貨管理制度
少發(fā)：用戶要5個同樣產(chǎn)品，結(jié)果只發(fā)了3個。
漏發(fā)：用戶要了5種不同的產(chǎn)品，結(jié)果只發(fā)了4種，
錯發(fā)：用戶要的A產(chǎn)品,結(jié)果給用戶發(fā)了B產(chǎn)品�；虻刂返葘戝e
換發(fā)：用戶發(fā)回來換貨的產(chǎn)品.
一，倉庫出單員要對每筆訂單所發(fā)快遞，數(shù)量，種類進(jìn)行核對，再交由打包員配貨。打包員配好貨后再由出單員清點貨物，核對訂單，確認(rèn)無誤后打包員再封包發(fā)貨。
二，要特別注意貨到付款的訂單，避免出現(xiàn)無法收款，無法投遞的情況。要對點過發(fā)貨，但未有效確認(rèn)貨到付款的訂單再次點發(fā)貨。
三，所貼的防偽標(biāo)志要正確，不要忘記張貼
四，贈品不要忘記
五，其他情況
指定的客服每個月統(tǒng)計錯誤情況,然后算清損失額（包括來回運(yùn)費(fèi)，給用戶的贈品，補(bǔ)償性的退款）,減掉總額的三分之一,其余三分之二損失由倉管人員平分承擔(dān)。
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