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企業(yè)文檔安全管理制度
第一章總則
第一條為了減少發(fā)文數(shù)量提高辦公速度和發(fā)文質(zhì)量充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定結(jié)合我廠的實(shí)際情況特制訂本制度.
第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文同級(jí)函、電、來文本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料.
第三條按照黨政分工的原則全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦公室(以下簡(jiǎn)稱兩辦)歸口管理.
第二章收文的管理
第四條公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)親啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封.在簽收和拆封時(shí)收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳.對(duì)開口和郵票撕毀函件慶查明原因?qū)γ芗_口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收.
2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定.如果其中一項(xiàng)不對(duì)口慶立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門并登記差錯(cuò)文件的文號(hào).
第五條公文的編號(hào)保管
1.兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封后慶及時(shí)附上“文件處理傳閱單”并分類登記編號(hào)保管.須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù).
2.本廠外出人員開會(huì)帶回文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管不得個(gè)人保存.
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦.為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文要即閱即辦.
2.一般函、電、單據(jù)等分別由兩機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理.如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理.
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天(特殊情況例外).
第七條文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定有得將有密級(jí)的文件帶回家、宿和公共場(chǎng)所也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看.對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容.
2.閱讀文件慶抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室閱批文件一般不得超過兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé).如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜.
3.閱文時(shí)不得抄錄全文不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)經(jīng)防止丟失泄密.
4.文件閱完后慶送交兩辦機(jī)要秘書切忌橫傳.
5.兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任承辦部門接到文件函電應(yīng)立即指定專人辦理.不得將文件壓放分散如需備查應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定并征得兩辦同意后予以復(fù)印或摘抄原件慶及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn).
6.按照閱文范圍離、退休干部一般由有關(guān)部門定期組織有關(guān)文件或由兩辦機(jī)要室通知機(jī)要室閱文.
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中于黨委和廠部各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下放送正式文件.
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)并將文件底稿分別交兩辦審核.黨委、廠部同意發(fā)文則由兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口經(jīng)黨×字、廠×字發(fā)文.群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn).
3.對(duì)全廠影響較大涉及兩個(gè)以上分管廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件須由黨書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā).其余文年均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā).
第九發(fā)文的范圍:
1.凡以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)均屬發(fā)文范圍.
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:
a.公布全廠規(guī)章制度;
b.轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件;
c.公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
d.公布全廠的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等作的決定;
e.發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
f.其他有關(guān)全的重大事項(xiàng).
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于:
a.對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
b.對(duì)兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜.
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由主管業(yè)務(wù)科書面或口頭通知執(zhí)行一般不用廠部文件發(fā)布.
5.凡各業(yè)務(wù)科室召開專題會(huì)議所作的決定一般都不應(yīng)發(fā)文為備查考可以科室名義《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要.
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文．
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定:
1.各單位需要發(fā)文應(yīng)事先分別黨委、廠部提出申請(qǐng);
2.黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國法令上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整.嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制分?jǐn)?shù)、擬稿單位與擬稿人并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神有關(guān)文件規(guī)定對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改.對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多有礙打印和存檔的文稿應(yīng)由擬稿部門重新謄寫清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打印室打印;
11.文件打印清樣應(yīng)由擬稿人校對(duì).校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后由兩辦派專人按數(shù)印刷再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā).
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條對(duì)有密級(jí)的文件須經(jīng)兩辦主任同意后方可借閱.
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)就地閱看按時(shí)歸還.任何人不得將文件帶走或全文抄錄不允許拆卷和在文件上勾劃.
第十三條兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦應(yīng)定期對(duì)事情已妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件進(jìn)行收繳清退工作.(一般為月底一小清季末一中清年終一總清.)如發(fā)現(xiàn)文件丟失必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告.
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作.
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一的分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
a.上級(jí)機(jī)關(guān)來文包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
b.黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)告等;
c.廠黨委會(huì)、廠長辦公會(huì)、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;
d.廠黨代會(huì)、職代會(huì)、工會(huì)會(huì)員代表大、團(tuán)代會(huì)等一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議記錄等;
e.有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
f.參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
g.上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
h.反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
I.工廠日志和大事記;
j.工廠向上級(jí)批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料;
2.業(yè)務(wù)科室各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔.
第十六條產(chǎn)卷要求:
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序分門別類地進(jìn)行整理歸檔.
2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性.
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則.重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔.
4.上年度形成的文件材料要求在下年度五月份以前整理完.六月份正式向檔案館(室)移交清單一式兩份.(接交單位各留存一份備查).
第七章文件的銷毀
第十七條對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件兩相要室應(yīng)定期清理造冊(cè)并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù).
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀.
企業(yè)文件管理制度
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條 文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條 各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條 各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條 文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
2、各種專業(yè)例會(huì)記錄；
3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果；
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條 立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
六、附則第十二條 本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。
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