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醫(yī)院檔案室安全管理制度
1.醫(yī)院 檔案管理 工作的現(xiàn)狀及存在的問題
1.1檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低
檔案管理是一項規(guī)范化、科學化、制度 化的系統(tǒng)工作，需要專業(yè)的管理人員進行檔案管理。但目前醫(yī)院的檔案管理人員文化 水平參次不齊，有的檔案管理人員沒有豐富的理論知識，有的檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)的培訓，導致醫(yī)院的檔案管理觀念比較落后，檔案管理方法比較陳舊[4]。
1.2檔案管理硬件設(shè)備投入不足
目前，醫(yī)院經(jīng)常將各種高科技硬件設(shè)備應(yīng)用于醫(yī)療、科研等方面，但在檔案管理方面，則缺乏必要的硬件設(shè)備。隨著經(jīng)濟 的快速發(fā)展，人們的生活水平越來越高，人們自身的健康關(guān)注程度也越來越大，醫(yī)院的就診量逐漸增加，需要收集的檔案信息也逐漸增多，由于醫(yī)院的檔案管理硬件設(shè)備不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，如果僅依靠檔案管理人員進行手工收集檔案資料，則會花費很長的時間和精力，這會極大的降低檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。
1.3檔案管理分工不明確
受各種因素的影響，醫(yī)院檔案管理存在著分工不明確的現(xiàn)象，一般情況下，醫(yī)院的綜合檔案室只管理科技檔案、實物檔案、文書檔案、音像檔案等檔案資料，而病歷切片檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、會計 檔案、X線膠片檔案等檔案信息則是由醫(yī)院各科室進行分類管理的，這對檔案的完整管理和安全管理有較大的影響。
2.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的策略
2.1建立完善的檔案管理制度
檔案管理制度的建立和完善對醫(yī)院檔案管理工作的順利進行非常重要，因此，醫(yī)院要根據(jù)實際情況，結(jié)合《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等法律 法規(guī)，建立和完善符合自身發(fā)展的檔案管理制度，并將檔案管理制度落實到實際工作中，從而對醫(yī)院檔案管理人員的行為進行約束[5]。完善的檔案管理制度能讓檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循，醫(yī)院要建立合理的獎罰制度，對表現(xiàn)良好的檔案管理人員進行獎勵，對工作散漫、違規(guī)操作的檔案管理人員進行處罰，從而有效地提高檔案管理人員的工作熱情，為檔案管理工作的順利開展提供保障。
2.2提高檔案管理意識
檔案管理的主要目的是為了開發(fā)利用檔案信息，發(fā)揮檔案的作用，達到信息共享，因此，醫(yī)院領(lǐng)導和檔案管理人員要不斷提高自身的檔案管理意識，將醫(yī)院檔案管理同醫(yī)院的發(fā)展建設(shè) 聯(lián)系起來，做到檔案管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)同步發(fā)展。醫(yī)院要加大宣傳力度，讓醫(yī)院的所有職工都認識到檔案管理的重要性，認識到檔案管理為醫(yī)院帶來的經(jīng)濟效益和社會效益。醫(yī)院檔案管理人員要加強對醫(yī)院病案、文書、財會、設(shè)備、基建等各種檔案信息的開發(fā)利用，從而有效地提高醫(yī)院檔案的利用率，為醫(yī)院的發(fā)展提供服務(wù)。
2.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
醫(yī)院檔案管理是一項專業(yè)性系統(tǒng)工作，對管理人員的綜合素質(zhì)有很高的要求，因此，醫(yī)院要積極的引進專業(yè)的檔案管理人員，確保醫(yī)院檔案管理工作穩(wěn)定、有序的開展，同時醫(yī)院要根據(jù)現(xiàn)有檔案管理人員的實際情況，制定合理的培訓計劃 ，定期對檔案管理人員進行培訓，不斷提高檔案管理人員的技術(shù)水平[6]。醫(yī)院檔案管理人員要積極的學習各種與檔案管理相關(guān)的知識，豐富自己的檔案管理理論知識，并將這些知識合理的運用于檔案管理的實際工作中，同時要善于總結(jié) ，不斷積累工作經(jīng)驗，從而全面提高自身的業(yè)務(wù)水平。要注重對檔案管理人員進行思想 教育 ，幫助檔案管理人員樹立正確的人生觀、價值觀，強化檔案管理人員的責任感，確保檔案管理人員能嚴格的按照規(guī)章制度 進行檔案管理；要注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵檔案管理人員在工作中創(chuàng)新方法，創(chuàng)新思路，從而更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。
2.4加大檔案硬件設(shè)施的投入
在新時期，醫(yī)院要想提高檔案管理水平，就需要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展情況，加大對檔案硬件設(shè)施的投入，從而提高檔案管理的建設(shè)力度，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度。醫(yī)院要將計算機 網(wǎng)絡(luò) 技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，采用計算機進行檔案資料的收集、傳輸、歸檔、檢索等，醫(yī)院要建立自己的局域網(wǎng)，對病歷、圖書資料、人事檔案等進行編制，并使用專門的軟件進行管理，這樣不僅能有效地減輕檔案管理人員的工作強度，提高檔案管理人員的工作效率，還能促進醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。
3.總結(jié)
醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展有著不可估量的作用，隨著經(jīng)濟的快速和科技的不斷進步，醫(yī)院檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院快速發(fā)展的需求，在新時期，醫(yī)院要正確的認識到檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理意識，加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加大檔案硬件設(shè)施的投入，不斷提高醫(yī)院檔案管理水平和檔案資料的利用率，從而為醫(yī)院的快速發(fā)展提供有力的后勤保障。
醫(yī)院檔案管理工作制度
一、負責對本院檔案工作的領(lǐng)導，使檔案管理機構(gòu)適應(yīng)單位檔案工作的開展。
二、檔案工作列入發(fā)展規(guī)劃和事業(yè)計劃管理，列入領(lǐng)導議事日程。
三、聽取檔案部門的工作匯報，支持檔案人員執(zhí)行檔案管理制度，履行崗位職責。
四、適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要，為單位檔案事業(yè)的發(fā)展提供人力、物力、財力上的方便。
綜合檔案室主任職責
在院長領(lǐng)導下，負責組織綜合檔案室全面工作。
一、認真貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策及本院各項有關(guān)規(guī)章制度。
二、負責組織全室同志全面完成本院及主管部門布置的各項工作任務(wù)，并做好工作總結(jié)。
三、負責編制本室工作計劃、工作制度、工作程序、工作范圍，不斷總結(jié)、改進工作，提高管理水平。
四、經(jīng)常檢查本室各項任務(wù)完成情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對完成任務(wù)好的，提出表揚獎勵意見;對不認真履行職責者給予批評處罰。
五、負責本室人員政治、業(yè)務(wù)學習，組織專題研究，搞好經(jīng)常性崗位練兵。
六、負責本室政治思想教育、勞動考勤及組織競賽評比活動。
專職檔案員工作職責
1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高工作效率，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，為醫(yī)院兩個文明建設(shè)服務(wù)。
2、加強與各科室的聯(lián)系，協(xié)助做好需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整及時歸檔。
3、積極開展檔案利用，做好檔案統(tǒng)計工作和利用效果反饋記錄.及時提供各種檔案，為本單位各項工作和領(lǐng)導決策提供信息。
4、嚴格執(zhí)行檔案管理制度和查閱制度，提高警惕，嚴防失密泄密。
5、定期組織兼職檔案員業(yè)務(wù)學習、交流，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平，為實現(xiàn)檔案管理工作標準化、規(guī)范化而努力。
6、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光的"六防"工作.做到檔案無丟失、無霉變、無差錯。
7、熱情接待查閱者，為查閱者提供方便，努力做到提供檔案迅速、準確、及時.
兼職檔案員職責
1、忠于職守，工作細心，責任心強，遵守檔案管理各項規(guī)章制度，嚴守本單位機密，認真學習檔案管理知識，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。
2、熟悉本科室工作性質(zhì)和范圍，本部門應(yīng)立卷歸檔的文件材料，按規(guī)定負責收集，做好文件材料形成、積累和資料管理工作，督促有關(guān)人員資料歸檔，任何個人不得占為己有.
3、做好本科室文件材料的預立卷工作，于次年三月底前交綜合檔案室.接受綜合檔案室業(yè)務(wù)指導，確保案卷符合歸檔要求。
4、參加本部門儀器設(shè)備開箱等工作，驗收應(yīng)歸檔的文件材料，及時交綜合檔案室建卡、編號、登記、歸檔。
檔案歸檔制度
為加強檔案管理，確保各種歸檔資料準確、及時、完整歸擋，特制定本制度。
1、本院檔案的歸檔工作，是按照《蕭山市第一人民醫(yī)院檔案管理細則(試行〉》和《蕭山市第一人民醫(yī)院文件材料歸檔與不歸檔范圍》，對各科室工作中形成的文件材料進行收集、整理，組織保管單位，集中到院綜合檔案室實行統(tǒng)一管理。
2、本年度辦理完畢的文件材料，由各科室兼職檔案員負責立卷，要求在次年第一季度未交綜合檔案室歸檔，集中管理。科室和個人不得私自保存，以保證檔案的完整與安全。
會計檔案可在財務(wù)科保留一年，期滿后由財務(wù)部門編造清冊，按檔案要求，負責整理組卷，交綜合檔案室歸檔。
基本建設(shè)項目，要求在竣工驗收合格，交付使用后，由基建部門按城建檔案要求立卷，交綜合檔案室歸檔。
科研項目檔案在鑒定結(jié)束后，將材料交課題負責人整理立卷，組成保管單位，及時交綜合檔案室歸檔。
3、歸檔的文件材料要求齊全、完整，遵循文件自然形成規(guī)律，按文件之間的聯(lián)系，按《蕭山市第一人民醫(yī)院檔案實體分類、立卷、編號、排列規(guī)則》分類、立卷。分類要求準確，能反映本院工作活動的基本面貌，便于保管和利用。
4、歸檔文件的案卷要求有確切簡明的案卷題名，要根據(jù)《蕭山市第一人民醫(yī)院檔案保管期限表》確立保管期限，卷內(nèi)文件應(yīng)按一定次序排列，并逐頁編號，填好"卷內(nèi)目錄"和"卷內(nèi)備考表"。
5、歸檔文件材料要求是原件，底稿和印件一并歸檔，紙張質(zhì)量和規(guī)格符合要求，書寫要求使用碳素墨水、藍黑墨水等符合檔案要求的耐久字跡材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、紅墨水、純藍墨水等不耐久材料。
6、歸檔的材料必須經(jīng)形成部門的負責人審定，并在卷末備考表檢查人一欄上簽字。
各科室預立卷制度
為加強文件材料的歸檔管理，發(fā)揮科室在文件收集整理中的作用，確保文件收集整理的齊全、系統(tǒng)、完整，提高案卷質(zhì)量，特制訂本制度。
1、各業(yè)務(wù)科室開展醫(yī)療衛(wèi)生管理、健康教育、科研培訓及其它業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，由各科室兼職檔案員負責收集、整理并進行預立卷。
2、預立卷的內(nèi)容包括：確定歸檔不歸檔范圍、劃定保管期限、按分類方案集中、按文件材料的內(nèi)容在聯(lián)系組成基本保管單位，初步編排頁號及卷內(nèi)目錄，草擬案卷題名，并由科主任審查后送綜合檔案室審定，再進行裝訂歸檔。
3、各科工作中形成的各種文件材料，應(yīng)于第二年第一季度未完成預立卷，交綜合檔案室歸檔。
4、本院的發(fā)文、簡報及上級來文等由醫(yī)院文書做好平時的分分登記，辦理完畢的文件及時整理，并按要求進行檔案的預立卷工作，于第二年材料第一季度末交綜合檔案室歸檔。
5、基建、設(shè)備、科研檔案應(yīng)于驗收、鑒定結(jié)束后立即整理，預立卷，交綜合檔案室歸檔。
文件材料形成、積累、整理、
歸檔工作制度
一、文件材料形成要把好書寫質(zhì)量關(guān)，凡質(zhì)量不符的一律由文件作者負責返工。書寫質(zhì)量要符合下列要求：
1、凡歸檔文件材料，除必須是一式二份以上的以外都必須用藍黑墨水或碳素墨水書寫。
2、書寫紙張一般采用16K紙張，書寫時要滿足裝訂位置（2cm以上)，如必須使用小于1蝕的不規(guī)范紙張時，由文件責任者被貼在16K標準紙張上。
3、對領(lǐng)導在修改、簽發(fā)中不符合書寫要求的要當即更正.。
二、文件材料的積累。各種歸檔材料的收集工作由工作的
分管人收集齊全。打印件要求與原稿一起收集，一并歸檔.其中本院發(fā)文、簡報等印稿、原稿及上級來文由院文書收集。
三、文件材料的整理.該項工作負責人在該工作結(jié)束后，將歸檔文件收集齊全，移交給科室檔案員，科室檔案員在初審后交綜合檔案員核審.合格后移交綜合檔案室。
四、文件材料的歸檔�？剖乙平坏臋n案要及時辦理移交手續(xù)，及時入庫，并及時將庫房管理的項目編入計算機信息庫.
五、檔案資料的質(zhì)量納入醫(yī)院目標責任書年度考核，同時納入專業(yè)技術(shù)人員年度考核。
檔案管理制度
一、貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和上級有關(guān)檔案工作的指示、條例、規(guī)定、制度，不斷提高檔案工作管理水平。
二、檔案工作在院檔案管理領(lǐng)導小組領(lǐng)導下，由綜合檔案室及各科兼職檔案員具體實施。
三、全院黨群行政、醫(yī)療衛(wèi)生、預防保健、科研教育、基建、設(shè)備、會計、個人業(yè)務(wù)、特種材料等檔案進行集中統(tǒng)一管理。
四、對各科室檔案立卷工作進行檢查督促，符合要求的，由綜合檔案室檔案管理人員接收入庫，并做好登記、交接簽字手續(xù)。
檔案庫房管理制度
一、非本室人員，未經(jīng)允許不準進入庫房。
二、經(jīng)常檢查庫房，定期清點、核實庫存檔案，檢查檔案褪變破損情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
三、保持庫房整潔，庫內(nèi)不得吸煙，不得放置雜物。
四、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠等要求，采取室內(nèi)適時通風，控制、調(diào)節(jié)庫房溫濕度，嚴禁易燃、易爆品帶入庫房，設(shè)置窗簾，配備滅火機、防盜設(shè)施，安放防蛙藥物等措施。
五、庫房檔案分類存放，排列整齊美觀，箱〈柜〉編號并標明保存檔案類別、年代。
檔案統(tǒng)計制度
1、檔案統(tǒng)計工作由綜合檔案室負責。
2、建立登記冊，對檔案收進、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進行統(tǒng)計分析。
3、按檔案業(yè)務(wù)部門的規(guī)定和要求，按時向檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)報送檔案工作統(tǒng)計報表。
4、檔案統(tǒng)計每年一次，于次年六月底前統(tǒng)計上報。
檔案利用查閱制度
1、凡本單位工作人員，因工作需要，除秘密文件材料外，一般均可到檔案室查閱檔案。
2、利用檔案必須辦理登記手續(xù)。如需摘錄材料作證明的，需經(jīng)檔案員核對無誤，蓋章后方能生效，并向檔案員反饋利用效果。
3、本院綜合檔案室存入檔案主要供本院利用，外單位利用檔案須持介紹信，經(jīng)辦公室負責人或綜合檔案室批準后方可查閱。
3、利用檔案原則上只能在檔案室內(nèi)查閱，不得外借。如有特殊情況，須經(jīng)分管領(lǐng)導或檔案員批準，辦理借閱登記手續(xù)后方
4、可借閱。借閱須及時歸還。
5、查閱、摘錄和復制尚未開放的檔案，需經(jīng)檔案部門負責人批準。涉及未公開的技術(shù)問題，需經(jīng)有關(guān)部門負責人批準，查閱絕密檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
6、利用檔案者必須自覺愛護檔案，不得涂改、圈劃、損耗、污染檔案。查閱檔案請勿吸煙、喝茶。
檔案修改補充制度
本制度適用于歸檔后檔案的修改、補充。
一、修改條件
1、主要的、真實的、原始的材料遺漏歸檔。
2、發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤或表達不確切。
二、修改補充辦法
1、修改檔案須由檔案員填寫修改檔案申請書，隨同修改文件經(jīng)領(lǐng)導批準方可修改。
2、修改內(nèi)容較小時可在原始檔案上扛改，并在修改處作修改標記。
3、修改較大時，需以新代舊，重新組卷。
4、部分補充插入相應(yīng)卷內(nèi)，整卷補充，另立案卷。
文書檔案管理制度
一、及時完整地收集、整理下列文書材料。
1、具有保存和利用價值的各類文件。
2、本院簽發(fā)的文件(包括文件原稿)、簡報、通報、報告。
3、院、科室工作計劃要點、小結(jié)、總結(jié)、重要會議記錄及講話稿。
4、院史、歷史考證，組織沿革(包括院領(lǐng)導人名單)，大事記，年鑒。
5、群眾來信來訪處理意見。
6、黨、工、團等組織形成的有保存價值的資料及職代會文件材料。
7、本院機構(gòu)設(shè)置、啟用印章、干部任免、人員處分、專業(yè)技術(shù)人員職稱評聘和干部、職工錄用、調(diào)資等文件材料。
8、本院規(guī)章制度。
9、各類先進集體和先進工作者的文件材料。
10、各類報表和統(tǒng)計分析資料。
11、本院發(fā)生的突發(fā)性事件形成的材料。
12、本院在醫(yī)療衛(wèi)生工作方面所形成的文件材料。
13、其它應(yīng)予歸檔的材料。
二、須歸檔的文件資料必須于次年第二季度內(nèi)整理完整，涉及各科業(yè)務(wù)工作的文件，移交給各科兼職檔案員并辦理必要手續(xù)。
三、對于沒有保存利用價值的文件經(jīng)挑選、復核后登記、呈送院領(lǐng)導審查批準后，指定人員負責監(jiān)督。
四、查閱文書檔案資料，須由管理人員幫助查找，資料一般不出借。
會計檔案管理制度
1、為認真貫徹執(zhí)行《會計檔案管理辦法》，加強對會計檔案的管理，特制訂本制度。
2、財務(wù)部門應(yīng)按歸檔要求，負責整理、立卷、裝訂成冊，由本部門保管一年后，在次年三月底前歸檔完畢并移交給綜合檔案室。
3、檔案室負責會計檔案的接收保管和提供利用等日常業(yè)務(wù)工作。
4、會計檔案保管期限可分為永久、定期二類。
5、查閱會計檔案應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)。
6、會計檔案滿保管期限時，由綜合檔案室提出銷毀意見，會同檔案鑒定小組、財務(wù)部門共同審查，并編制銷毀清冊，報請單位領(lǐng)導及上級主管部門批準。凡需永久性保存的會計憑證、工資名冊以及涉及經(jīng)濟案件的會計材料均應(yīng)抽出另行保管。
7、銷毀時由上級專管部門派員監(jiān)督，銷毀現(xiàn)場必須有三人以上在場，監(jiān)督員在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應(yīng)立卷歸檔。
科技檔案管理制度
為了健全科學技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學地管理科技檔案，根據(jù)《檔案法》規(guī)定，特制訂本制度。
一、科技檔案的范圍是指科學研究、設(shè)備購置、安裝、管理、基本建設(shè)活動中直接形成的有使用、保存價值的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。
二、科技檔案管理工作的基本任務(wù)是：收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計在本院的技術(shù)資料檔案，保證技術(shù)資料檔案完整、準確、系統(tǒng)為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展、設(shè)備利用、科技研究服務(wù)。
三、科技檔案歸檔要求及時，基建、業(yè)務(wù)科室必須由專人負責做好材料的積累、保管工作，為立卷歸檔作好準備，待科技項目實施，告一個段落后，應(yīng)由專人負責收集整理，及時歸檔，送交檔案室入庫。
四、所購置的器械、電器等貴重設(shè)備在開箱、安裝、使用時必須有檔案人員在場，并由檔案員登記造冊，任何人不得擅自開箱啟用。
五、檔案人員參與每一項科研成果、專題調(diào)查項目的評審、鑒定和工程竣工驗收活動，對應(yīng)當歸檔的科技文件材料的項目，不能通過鑒定、驗收。
科研課題管理制度
一、院職能部門每年根據(jù)上級科研立題導向提出下年度調(diào)查研究指導性意見，經(jīng)院長同意后發(fā)給各科室參考。
二、每年經(jīng)上級批準下達任務(wù)書后的課題，有關(guān)科室向院職能部門報當年科研項目開題申請報告(研究的目的、意義、有關(guān)國內(nèi)外動態(tài)、主要內(nèi)容、資料的主要來源z研究的方法、步驟、進度、經(jīng)費預算、成果表現(xiàn)形式、交流和應(yīng)用、保證措施及完成時間)等。
三、課題承擔人在院學術(shù)委員會會議上宣讀開題申請報告，院學術(shù)小組及邀請的著名專家對開題報告的可行性、科學性進行審核及評議，簽署意見，經(jīng)院長批準，編制正式計劃，按縣(市)、市、省、部、國家級逐級上報(凡列入縣(市)以上有二個或二個以上協(xié)作單位的科研項目的課題，填報科研合同或合作協(xié)議，協(xié)議內(nèi)要注明主要完成單位及完成人員分工和任務(wù))。
四、院重點課題開題后每半年上報進度一次，按要求填寫進度、經(jīng)費報表，由院職能部門定期進行檢查，一季度檢查一次，半年進行小結(jié)，年終做出總結(jié)。
五、課題進展中出現(xiàn)的問題，及時向院職能部門提出。
六、下達的科研經(jīng)費，實行�？顚Ｓ�，由課題負責人按用款計劃經(jīng)院長批準用于本研究課題。
七、課題完成鑒定或評審后，應(yīng)在一個月內(nèi)將課題的審批文件、任務(wù)、委托書、協(xié)議書、合同、研究計劃、方案、各種載體的原始記錄、實驗方法、實驗報告、數(shù)據(jù)分析、總結(jié)報告、成果申報書、鑒定證書、獲獎證書等全套資料科技檔案管理方法、要求、分類立卷歸檔。
基建檔案管理制度
為加強本院基建檔案管理，特制訂本制度。
1、本院召開基建工程竣工驗收會，必須通知檔案部門。小型項目，可委托基建管理部門兼職檔案員參加。
2、基建工程項目的全部材料由院基建管理部門在竣工驗收后收集齊全、完整交綜合檔案室。
3、基建需歸檔的材料:本院建設(shè)的總體規(guī)劃、圖紙說明，工程立項報告及有關(guān)批準文件，設(shè)計任務(wù)書，設(shè)計總方案、工程選址和地質(zhì)勘測記錄、報告、工程計劃，初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計，施工計劃文件、施工合同、工程協(xié)議、開工報告、施工說明、組織設(shè)計、驗收文件、工程總結(jié)報告、平面圖、地形圖、施工實體圖、水電通訊管網(wǎng)圖、維修及改、擴建記錄等以及論述與反映單位和改進前后的文書、圖紙、圖片等文件材料。
儀器設(shè)備開箱制度
為確保儀器設(shè)備的圖紙、說明書、合格證、質(zhì)量證明書、保修卡等原始資料的完整歸檔，有利于儀器設(shè)備的維修、保養(yǎng)和管理，更好為醫(yī)療衛(wèi)生工作服務(wù)，特制訂本措施:
1、凡購得或調(diào)撥的各種儀器設(shè)備，開箱驗收時，經(jīng)辦人員必須通知有關(guān)科室及綜合檔案室。
2、儀器設(shè)備開箱前六面拍照，驗收時由經(jīng)辦人、倉庫保管員現(xiàn)場將隨機的所有技術(shù)資料(包括圖紙、說明書、合格證、量說明書等)交有關(guān)科檔案人員檢驗歸檔。
3、對無法包裝或不需包裝的設(shè)備，其所有的隨機技術(shù)資料，經(jīng)辦人員必須給檔案人員檢驗，出具證明書，方可入庫。
4、購置設(shè)備技術(shù)資料不全，經(jīng)辦人員應(yīng)設(shè)法補足技術(shù)資料，方可入庫。
聲像檔案管理暫行規(guī)定
聲像檔案是指聲像材料為載體的照片、錄音、錄像等歷史資料，為認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，加強聲像檔案管理，特制訂如下規(guī)定:
一、聲像檔案的建立本院、各科室、個人在工作活動中形成的照片、錄像、錄音帶等凡有保存價值的，均應(yīng)及時交綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。
二、聲像檔案的歸檔
1、各科室、個人必須把拍攝的底片、照片及文字說明、錄制的錄像帶按規(guī)定一并交給綜合檔案室。
2、向綜合檔案室移交的照片應(yīng)包括底片、照片和文字說明三部分，文字說明應(yīng)包括時間、地點、內(nèi)容、攝影者等。
3、向綜合檔案室移交的錄像帶、錄音帶應(yīng)是原片，并在錄像帶、錄音帶上貼上文字說明。
4、聲像檔案的編目應(yīng)簡扼，便于查找和統(tǒng)計。
三、聲像檔案的保管存放聲像檔案的庫房，要采取防止高溫、高濕和強化的措施，并要定期檢查錄音的柜箱和庫房的溫濕度，達到規(guī)定標準，以防損壞。
四、聲像檔案的交接、查閱、借用
1、向綜合檔案室移交聲像檔案時，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，履行簽字手續(xù)。
2、因工作需要查閱和借用聲像檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)。
照片檔案管理制度
1、為加強照片檔案管理，建立健全照片管理制度，更好開發(fā)利用照片檔案信息資源，特制訂本制度。
2、照片檔案由底片、照片和文字說明三部分組成，文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，要求文字簡潔，語言通順。
3、按照《照片檔案管理規(guī)范》要求，整理成編寫總說明及每張照片分說明，一年一次隨其它載體檔案一起歸檔。
4、照片檔案入庫前要進行檢查，防止受污染的照片入庫，對本室收藏的照片檔案要根據(jù)具體的情況定期檢查，一般宜三個月檢查一次。
5、接觸底片，應(yīng)帶潔凈的手套操作。
檔案保密制度
1、認真執(zhí)行《保密法》，遵守國家保密制度和保密紀律，維護檔案的完整和安全。
2、凡涉及黨和國-家-機-密、專利的檔案，不得對外開放。
3、檔案人員加強自身修養(yǎng)，忠于職守，不準盜竊、出賣秘密和口頭泄密。對造成泄密事件的責任者，及時上報，按有關(guān)規(guī)定，嚴肅處理。
4、利用檔案者要遵守保密規(guī)定，除需要查閱的內(nèi)容，其它檔案不得隨意翻閱。
5、查閱絕密檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導批準。機密、秘密級檔案僅限本院內(nèi)部查閱。
檔案鑒定銷毀制度
一、對本單位形成的材料，應(yīng)遵照各類檔案的歸檔范圍和實際有無保存價值進行認真鑒定。檔案鑒定標準按國家檔案局編制的《文書檔案管理期限表》、《浙江省科學技術(shù)事業(yè)單位檔案管理工作實施意見》規(guī)定執(zhí)行。
二、對各種檔案的鑒定工作，由鑒定小組負責，必要時也可由上級檔案部門派員參加。
三、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。根據(jù)保管期限規(guī)定，經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案文件材料，由檔案管理人員編造銷毀清冊，交鑒定小組審定，報院領(lǐng)導審批后，指定專人監(jiān)督銷毀，報上級部門備案。其中會計檔案中的定期保管案卷的銷毀須報市衛(wèi)生局批準后方可實施。銷毀時應(yīng)在指定地點，須有二人以上監(jiān)督，監(jiān)督人員在清冊上簽字，銷毀清冊立卷歸檔。
個人業(yè)務(wù)技術(shù)檔案在人員調(diào)出、離退休、死亡時上交市衛(wèi)生局保存。
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