安全管理文件管理制度

教學(xué)文檔管理是教學(xué)管理的一個(gè)重要方面，搞好教學(xué)文檔管理對(duì)教學(xué)資料積累、規(guī)范教學(xué)、改進(jìn)教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平、探索教學(xué)管理規(guī)律有著重要意義。教學(xué)文檔材料主要有原始材料、統(tǒng)計(jì)材料和總結(jié)材料三種類型，教學(xué)文檔材料主要以文字、圖表、音像為主。教學(xué)文檔管理可分為以下幾個(gè)方面：

一、歸檔

教學(xué)文檔建設(shè)主要是把學(xué)校教學(xué)管理各個(gè)層次的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究和教學(xué)管理中形成的，已經(jīng)結(jié)束或告一段落，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件按照要求收集，系統(tǒng)整理，及時(shí)歸檔。在收集整理材料時(shí)，必須做到真實(shí)、準(zhǔn)確、原始、全面，即原始材料有原件，統(tǒng)計(jì)材料要準(zhǔn)確，總結(jié)材料要全面。文字材料外的材料應(yīng)在目錄中注明媒體類型, 如照片檔案應(yīng)有附加說(shuō)明, 注明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容；電子檔案資料（錄音、錄像、光盤）也應(yīng)有附加說(shuō)明，包含內(nèi)容、錄音（像）時(shí)間、容量等。

二、歸檔內(nèi)容

1. 課務(wù)檔案：每學(xué)期開(kāi)課計(jì)劃；教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行情況表；教學(xué)計(jì)劃調(diào)整呈報(bào)表；每學(xué)期課程表；教學(xué)進(jìn)度表；任課教師情況統(tǒng)計(jì)表（含高級(jí)職稱教師為本科生開(kāi)課情況）；調(diào)、停課申請(qǐng)表；其他。

2. 考務(wù)檔案：各課程期末考試卷（含評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)）和考試安排表；學(xué)生考卷及試卷分析表；試卷（試題）庫(kù)；大學(xué)英語(yǔ)應(yīng)用能力A、B考試、四、六級(jí)考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、英語(yǔ)專業(yè)四、八級(jí)考試等通過(guò)情況；普通話水平測(cè)試通過(guò)情況；免修、補(bǔ)修、提前修申請(qǐng)表；緩考記錄、修改成績(jī)記錄；補(bǔ)考、重修、缺考、緩考成績(jī)；學(xué)生補(bǔ)考、重修、緩考名單；其他。

3. 學(xué)籍檔案：原始成績(jī)冊(cè)（分課程班級(jí)成績(jī)冊(cè)）；學(xué)生學(xué)籍登記表；學(xué)生名冊(cè)；學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、學(xué)籍異動(dòng)情況；學(xué)生畢業(yè)資格、學(xué)位資格審查表；其他。

4. 師范類學(xué)生教育實(shí)習(xí)檔案：院系實(shí)習(xí)計(jì)劃；實(shí)習(xí)生、院系指導(dǎo)教師（帶隊(duì)教師）名單和分布學(xué)校；教育實(shí)習(xí)手冊(cè)（包括實(shí)習(xí)生教育實(shí)習(xí)教案、班主任工作、教育調(diào)查、成績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、個(gè)人總結(jié)等）；教育實(shí)習(xí)成績(jī)冊(cè)；院系實(shí)結(jié)；實(shí)習(xí)基地使用及建設(shè)情況；其他。

5. 非師范類學(xué)生專業(yè)實(shí)習(xí)檔案：院系實(shí)習(xí)計(jì)劃；實(shí)習(xí)生、指導(dǎo)教師（帶隊(duì)教師）名單和實(shí)習(xí)場(chǎng)所；專業(yè)實(shí)習(xí)手冊(cè)；專業(yè)實(shí)習(xí)成績(jī)冊(cè)；院系實(shí)結(jié)；專業(yè)實(shí)習(xí)基地使用及建設(shè)情況；其他。

6. 實(shí)踐教學(xué)檔案（含美術(shù)、化學(xué)等專業(yè)的野外寫(xiě)生、考察、課程見(jiàn)習(xí)、課程設(shè)計(jì)、社會(huì)調(diào)查等）：實(shí)踐大綱；實(shí)踐計(jì)劃或方案；實(shí)踐教材或指導(dǎo)書(shū)；實(shí)踐學(xué)生、指導(dǎo)教師（帶隊(duì)教師）名單及實(shí)踐場(chǎng)所；實(shí)踐作業(yè)；實(shí)踐考核表；學(xué)生實(shí)踐小結(jié)；院系實(shí)踐總結(jié)；校內(nèi)外教學(xué)實(shí)踐基地建設(shè)和運(yùn)轉(zhuǎn)情況材料（含基地建設(shè)報(bào)告、建設(shè)計(jì)劃、建設(shè)總結(jié)、協(xié)議書(shū)等）；學(xué)生技能訓(xùn)練及成果相關(guān)材料；其他。

7. 實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案：實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱（或?qū)嶒?yàn)指導(dǎo)書(shū)）；實(shí)驗(yàn)運(yùn)行記錄本；實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放記錄；實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)度表；學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)授課計(jì)劃表；實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目變更申請(qǐng)表；實(shí)驗(yàn)室新建、改建、擴(kuò)建報(bào)告和建設(shè)總結(jié)；實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備清單；實(shí)驗(yàn)材料消耗明細(xì)表；實(shí)驗(yàn)教學(xué)數(shù)據(jù)表；學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告等材料；實(shí)驗(yàn)教學(xué)和實(shí)驗(yàn)室管理規(guī)章制度；學(xué)期實(shí)驗(yàn)課表；年度實(shí)驗(yàn)教學(xué)總結(jié)（含特色與經(jīng)驗(yàn)）；年度實(shí)驗(yàn)室發(fā)展規(guī)劃；實(shí)驗(yàn)示范中心建設(shè)情況；其他。

8. 畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）檔案：歷屆學(xué)生畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題、開(kāi)題報(bào)告、定稿、指導(dǎo)教師名單、答辯和成績(jī)?cè)u(píng)定匯總表；畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）相關(guān)管理規(guī)定；院系畢業(yè)論文工作計(jì)劃、總結(jié)以及選題分析和質(zhì)量分析報(bào)告；優(yōu)秀畢業(yè)論文材料和匯編；其他。

9. 教學(xué)管理和教學(xué)評(píng)價(jià)檔案：院系教學(xué)工作記錄（含會(huì)議記錄、圖片資料等）；院系年度（或?qū)W期）教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)；院系教學(xué)管理的規(guī)定或?qū)嵤┘?xì)則；各級(jí)各類教學(xué)管理人員的崗位職責(zé)；專職教學(xué)管理人員一覽表（按年度）；期中教學(xué)檢查計(jì)劃和總結(jié)；教學(xué)檢查座談會(huì)記錄；各類人員的聽(tīng)課記錄；教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)表及評(píng)價(jià)結(jié)果；教學(xué)事故處理記錄和相關(guān)材料；其他。

10. 學(xué)風(fēng)建設(shè)檔案：加強(qiáng)學(xué)風(fēng)建設(shè)的措施；學(xué)生參加科研工作情況及公開(kāi)發(fā)表論文、發(fā)明創(chuàng)作、學(xué)科競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等統(tǒng)計(jì)表（按屆統(tǒng)計(jì)）；學(xué)生違紀(jì)處分相關(guān)材料；學(xué)生（或集體）受各級(jí)各類表彰情況；學(xué)生素質(zhì)發(fā)展綜合測(cè)評(píng)及對(duì)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的評(píng)價(jià)與分析報(bào)告；學(xué)生文化素質(zhì)教育有關(guān)材料；學(xué)生就業(yè)、“考研”有關(guān)材料；各專業(yè)生源情況；學(xué)生學(xué)習(xí)與實(shí)踐成果原件或復(fù)印件；優(yōu)秀畢業(yè)生、校友事跡材料；其他。

11. 教學(xué)研究檔案：院系教學(xué)管理干部及教師發(fā)表教學(xué)研究論文目錄清單及論文復(fù)印件（按年統(tǒng)計(jì)）；院系開(kāi)展教育思想學(xué)習(xí)與討論的有關(guān)材料（論文集、論文報(bào)告會(huì)紀(jì)要等）；各級(jí)教改項(xiàng)目匯總表及附件（含申報(bào)表、結(jié)項(xiàng)報(bào)告、鑒定表、成果）；各類教改、教研、優(yōu)秀教學(xué)成果等獲獎(jiǎng)材料；其他。

12. 專業(yè)建設(shè)檔案：新專業(yè)籌建及申報(bào)材料；專業(yè)建設(shè)規(guī)劃；專業(yè)建設(shè)情況總結(jié)及相關(guān)材料；專業(yè)教學(xué)計(jì)劃及論證報(bào)告；輔修專業(yè)教學(xué)計(jì)劃；其他。

13. 課程建設(shè)檔案：課程建設(shè)規(guī)劃（方案）；省級(jí)精品課程申報(bào)、建設(shè)材料；校級(jí)各類課程申報(bào)、建設(shè)和評(píng)審材料；必修課程教學(xué)大綱匯編；選修課內(nèi)容介紹匯編；教材建設(shè)規(guī)劃；校、省級(jí)教材建設(shè)、申報(bào)材料；校、省、國(guó)家級(jí)教材建設(shè)、驗(yàn)收和評(píng)審材料；已出版教材目錄和教材原件；獲獎(jiǎng)教材目錄、證書(shū)復(fù)印件和教材原件；教材預(yù)訂統(tǒng)計(jì)表；網(wǎng)絡(luò)課程、雙語(yǔ)教學(xué)課程建設(shè)相關(guān)材料；多媒體課件建設(shè)材料；教學(xué)內(nèi)容、方法和手段改革以及考試內(nèi)容、方法和手段改革相關(guān)材料；其他。

14. 師資隊(duì)伍建設(shè)檔案：師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃及相關(guān)材料；教師隊(duì)伍現(xiàn)狀匯總表（按年統(tǒng)計(jì)）；青年教師培養(yǎng)方案及實(shí)施辦法；國(guó)家、省、校級(jí)人才培養(yǎng)工程培養(yǎng)對(duì)象有關(guān)材料；校級(jí)各類教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)和教學(xué)競(jìng)賽申報(bào)、評(píng)審材料及證書(shū)復(fù)印件；校級(jí)以上各類教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)申報(bào)、評(píng)審材料及證書(shū)復(fù)印件；教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案（含歷年教學(xué)任務(wù)記錄和教學(xué)工作總結(jié)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、教學(xué)類獎(jiǎng)懲材料、教師進(jìn)修提高、職務(wù)職稱變動(dòng)、任教資格、聘書(shū)等）；外聘教師聘書(shū)；行政人員兼課審批表；教書(shū)育人、為人師表獲獎(jiǎng)典型事例匯總；院系教風(fēng)建設(shè)相關(guān)材料；教師科研成果匯總表；其他。

15. 其他：院系五年發(fā)展規(guī)劃（“十五”以來(lái)）；其它有關(guān)教學(xué)改革與建設(shè)的材料；院系教學(xué)工作特色材料；學(xué)院及各職能部門下發(fā)的文件匯編；其他。

三、歸檔要求

1. 統(tǒng)計(jì)材料、各類表格統(tǒng)一用A4紙打印或復(fù)印，個(gè)別較大的表格用A3紙打印�？偨Y(jié)材料一律用A4打印。一般情況下，統(tǒng)計(jì)材料、總結(jié)材料的版面要求：頁(yè)面設(shè)置均采用默認(rèn)設(shè)置。字體要求：正文要求為宋體四號(hào)字，大標(biāo)題為二號(hào)字，加粗、居中，小標(biāo)題與正文字體相同，需加粗。字符間距為標(biāo)準(zhǔn)，行距為固定值24磅，序號(hào)采用非自動(dòng)排版形式；檔案制成材料質(zhì)量?jī)?yōu)良、字跡工整、圖像清晰。

2. 文件材料收集齊全、完整且審核、簽發(fā)手續(xù)完備。

3. 教學(xué)文檔根據(jù)《韓山師范學(xué)院各教學(xué)單位教學(xué)文檔分類目錄》進(jìn)行歸檔，按要求在盒外脊背上寫(xiě)清教學(xué)檔案分類目錄名稱。如果目錄的材料較多，需分盒陳列時(shí)，可按年份、班級(jí)、課程或自然號(hào)等分類裝訂成冊(cè)再裝盒。

4. 每個(gè)文件盒內(nèi)必須列清盒內(nèi)文檔目錄。文檔目錄應(yīng)清晰明了，便于查找。填寫(xiě)《盒內(nèi)文檔目錄》一式二份（一份盒內(nèi)、一份部門留查）；不便裝盒的一些實(shí)物材料如作業(yè)、錄音、錄像帶、自編教材等或?qū)嵨锊牧希ㄈ绔@獎(jiǎng)作品、科技作品等）須拍制照片或列出清單，歸入到相應(yīng)的檔案中；單位和個(gè)人的獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、聘書(shū)、學(xué)位證書(shū)等材料也須復(fù)印后分類歸檔。

5. 各單位須指派專人（辦公室主任或教務(wù)員）負(fù)責(zé)各類教學(xué)文檔收集、登記、整理、分類裝訂成冊(cè)和歸檔，以便查找。

后勤管理部門文件管理規(guī)定2015-09-21 10:51 | #2樓

為使我處公文處理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化，提高公文質(zhì)量和公文處理效率，保證公文的嚴(yán)肅性，根據(jù)《電子科技大學(xué)中山學(xué)院文件控制程序》和《電子科技大學(xué)中山學(xué)院公文處理實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合我處實(shí)際情況，特制定本辦法。

一、文件管理程序

（一） 發(fā)文程序

擬稿→擬稿人簽名→科長(zhǎng)（所長(zhǎng)）審批→主管副處長(zhǎng)審批→處長(zhǎng)審批→擬稿單位修改核稿→印制（一式三份）→用章→使用單位發(fā)放→后勤處備案→文件歸檔

（二） 收文程序

收文→登記→處領(lǐng)導(dǎo)批閱→項(xiàng)目負(fù)責(zé)人承辦、落實(shí)→后勤處檢查督辦→文件歸檔

（三）文件的發(fā)放

各單位確定文件的發(fā)放范圍，負(fù)責(zé)發(fā)放，并交一份給后勤處備案。發(fā)文單位建立《文件發(fā)放登記表》，注明發(fā)放編號(hào)，由領(lǐng)用者簽收；收文單位填寫(xiě)《收文登記表》，文件資料管理人員妥善保管本單位文件。

（四） 文件格式、用章

部門制度及內(nèi)部通知、在校內(nèi)的行文，采用部門公文版頭，使用“電子科技大學(xué)中山學(xué)后勤管理處”紅頭發(fā)文紙，加蓋處公章。

（五） 文件的保存、保管及傳達(dá)

重要的文件以及與單位人員切身利益相關(guān)的文件，各單位必須傳閱后整理與歸檔。在資料管理人員工作崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行資料移交。

（六）文件的形式有文字、圖表、聲像等，載體可用紙張、膠片及電子媒體等。

二、公文處理規(guī)定

（一）后勤處常用的公文種類主要有：

1.通告  2.通知  3.通報(bào)  4.意見(jiàn)  5.報(bào)告  6.請(qǐng)示  7.函  8.會(huì)議紀(jì)要

（二）公文格式規(guī)范：

1.公文格式主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、用紙規(guī)格等內(nèi)容。

2.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題居中，用2號(hào)字加粗。

3.主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，在標(biāo)題下空一行，正文之前頂格打印。

4.正文是公文的主體部分，要求情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精煉。在主送機(jī)關(guān)下一行左空2字為正文內(nèi)容，用4號(hào)字。

5.附件是正文的補(bǔ)充說(shuō)明或有關(guān)參考資料。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)置于正文之后，與正文裝訂在一起，并在正文下空1行、左空2字標(biāo)識(shí)附件順序和名稱，順序號(hào)用阿拉拍數(shù)字，名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

6.單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期（右空4字），印章要端正居中地蓋在成文日期上；聯(lián)合行文須加蓋兩個(gè)印章時(shí)，成文日期左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，落款處亦不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；聯(lián)合行文須加蓋三個(gè)印章以上時(shí)，應(yīng)在落款處署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，每排最多三個(gè)印章，最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章時(shí)，須居中排布。

7.附注一般是公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)須注意的事項(xiàng)說(shuō)明，如“聯(lián)系人”等，而不是對(duì)公文的內(nèi)容進(jìn)行解釋或說(shuō)明。對(duì)公文的內(nèi)容進(jìn)行解釋或說(shuō)明一般在公文正文中用句內(nèi)括號(hào)或句外括號(hào)的方式解決。

公文如有附注，應(yīng)加圓括號(hào)、左空2字標(biāo)識(shí)在成文日期的下一行。

8.“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明有關(guān)工作的聯(lián)系人及聯(lián)系電話。

9.當(dāng)公文排版后所�？瞻撞荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，而應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的方法解決。

10.公文用紙為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。

11. 公文字體統(tǒng)一用仿宋體。

（三）行文規(guī)則

1.向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般只能主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不宜多頭主送，以免責(zé)任不明。如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)（“請(qǐng)示”一般不抄送）。

2.“請(qǐng)示”和“報(bào)告”要分開(kāi)，公文標(biāo)題中不得使用“請(qǐng)示報(bào)告”字樣。“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

（四）草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

1. 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層出為“（一）”，第三層為“１.”，第四層為“（１）”。

2. 使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。

3．公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)的數(shù)字必須使用漢語(yǔ)外，均應(yīng)使用阿拉拍數(shù)字。  

4.文稿內(nèi)容涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，擬稿單位應(yīng)和相關(guān)部門會(huì)稿，并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)及姓名、日期。

5.提交處領(lǐng)導(dǎo)審核的文稿，須在落款位置上簽上擬稿人的名字（手寫(xiě)）。

（五）公文監(jiān)印生效后，由擬稿單位負(fù)責(zé)發(fā)送。

（六）重要文件形成過(guò)程的底稿由各擬稿單位文書(shū)處理人員負(fù)責(zé)收管。

全體工作人員，應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，嚴(yán)格遵守本規(guī)定，努力提高公文處理工作的質(zhì)量和效率。

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