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采購制度和流程
第一章 總則
第一條 為了加強對公司采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家法規(guī)和本公司實際，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司所屬的各項經(jīng)營、建設(shè)業(yè)務(wù)的采購，主要包括：原料采購、一般經(jīng)營物品采購、工程物資采購、服務(wù)采購。
第三條 公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)部控制制度的設(shè)計和監(jiān)督，包括采購與付款內(nèi)部控制制度
第四條 總經(jīng)理對公司采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負(fù)責(zé)。
第二章 餐飲原料采購
第五條 餐飲原料是指通過加工用來為顧客提供菜品和食品的餐飲主料和輔料，包括蔬菜、肉類、海鮮、調(diào)味品、糧食、食用油、奶品等。
購入可以直接銷售的、不需要分裝的飲品和食品作為商品管理。
第六條 請購提出與審批
1、請購由餐飲部廚房于到貨的前一日15時之前提出，填寫一式4聯(lián)（餐飲部、采購部、收貨、財務(wù)）的餐飲原料采購單；
2、采購部根據(jù)餐飲原料價格清單確定的價格，審核和完成餐飲原料采購單中各項原料的價格。
3、餐飲原料的請購由廚師長提出，餐飲部經(jīng)理或者餐飲總監(jiān)簽署，采購部經(jīng)理復(fù)審，酒店總經(jīng)理審批。
第七條 詢價詢價與確定供應(yīng)商
1、資產(chǎn)部為詢價的主管部門，會同餐飲部、財務(wù)部和采購部對餐飲原料進(jìn)行詢價，制定餐飲原料價格單。餐飲原料價格單每半個月更新一次。
2、餐飲原料價格以市場批發(fā)價格為基礎(chǔ)，變動范圍不能超出市場平均零售價格。
3、詢價應(yīng)采取多方比價的方式進(jìn)行，在詢價的過程中提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報價應(yīng)以書面形式
4、采購部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價的基礎(chǔ)上，收集供應(yīng)商的報價、資信、法律文件等信息，作出書面對比報告并提出供應(yīng)商選擇建議。原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作為合作伙伴。
5、財務(wù)部和餐飲部對供應(yīng)商進(jìn)行評價。
制定并完善采購制度和采購流程
1.制定并完善采購制度和采購流程：
（1）根據(jù)公司的長期計劃，擬定采購部門的工作方針和目標(biāo)；
（2）負(fù)責(zé)制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執(zhí)行；
（3）制訂招、投標(biāo)管理辦法和各項物品的采購標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行；
2.制定并實施采購計劃：
（1）根據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經(jīng)營目標(biāo)，制訂有效的采購目標(biāo)和采購計劃；
（2）審核年度各部門呈報的采購計劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，制訂主輔料采購清單；
（3）組織實施市場調(diào)研、預(yù)測和跟蹤公司采購需求，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，據(jù)此編制采購預(yù)算和采購計劃；
（4）根據(jù)采購管理程序，參與重點和大宗采購項目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落實情況；
（5）負(fù)責(zé)組織落實公司的采購、供應(yīng)材料、備品配件及其他物資供應(yīng)，確保合理地組織采購，并及時供應(yīng)生產(chǎn)所需的物資；
（6）督導(dǎo)檢查倉庫的驗收、入庫、發(fā)放及管理工作，確保采購物品的質(zhì)量；
3.采購成本預(yù)算和控制：
（1）編制年度采購預(yù)算，實施采購的預(yù)防控制和過程控制，有效降低成本；
（2）采購價格審核、預(yù)算、報價，達(dá)到有效的成本控制；
（3）向各部門提出降低成本的建議，減少不必要的開支，以有效的資金保證最大的物資供應(yīng)；
（4）對采購合同履行過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時支付相關(guān)款項；
4.選擇并管理供應(yīng)商：
（1）根據(jù)公司的物質(zhì)需求，選定價格合理、貨物質(zhì)量可靠、信譽好服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)廠商，建立長期戰(zhàn)略同盟；
（2）建立對供應(yīng)商的資信、履約、售后服務(wù)能力及物資市場價格狀況和走勢的綜合評估系統(tǒng)；
（3）不斷開發(fā)新的供應(yīng)渠道和供應(yīng)商，加強對新老客戶的走訪和調(diào)查；
（4）制定供應(yīng)商管理辦法，加強對供應(yīng)商的管理、考核，確保供應(yīng)商提供產(chǎn)品的優(yōu)良性；
5.本部門建設(shè)工作：
（1）根據(jù)公司的績效管理制度，考核下屬的工作業(yè)績，并協(xié)助其制定績效改進(jìn)計劃；
（2）負(fù)責(zé)采購部門采購人員的職責(zé)分工及行政事務(wù)處理；
（3）協(xié)助并參與采購人員的崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)。
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