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公司物資采購制度
為了規(guī)范公司資產采購行為，保證日常各項工作需求，提高資金使用效益，加強資產管理和成本控制，促進公司有序經(jīng)營和持續(xù)發(fā)展，公司經(jīng)研究決定對各部門物資實行集中采購，分級管理的管理辦法。
第一條 物資集中采購的歸口部門
（一）供應部是公司物資集中采購的歸口部門，全公司各類物資的采購事宜（除食堂物資等特殊物資外）均由供應部負責。
（二）供應部要設專人負責，加強管理，為各部門提供質價相符的物品保證辦公需要。
（三）公司各部門物資采購和領取根據(jù)具體情況必須通過部門經(jīng)理或中心領導審批簽字方可執(zhí)行。
（四）公司的集中采購人員應當根據(jù)市場信息做到比質、比價采購；凡采購單價在3萬元以上的大型設備、10萬元以上的成套設備、5萬元以上的大宗物資，必須采取議價或公開招標的采購方式，由招標小組（包括申請采購中心領導、財務部、供應部）確定相關采購方式。大宗的物資采購，具備招標采購條件的，應實行招標采購。
（五）對于采購單位提出的供應商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，可向供應部經(jīng)理提出異議。
第二條 物資采購遵守的原則
（一）未經(jīng)審核批準的請購物資一律不得采購；
（二）庫內已有閑置物資應首先使用；
（三）凡本地區(qū)能解決的，不到外地采購；
（四）對長期訂貨和大款項的進貨，應通過簽訂合同和實行銀行結算的方 1
式；
（五）按要求需通過各單位采購管理機構組織的物資采購，必須按規(guī)定辦理；
（六）在比價過程中，嚴格執(zhí)行同類的企業(yè)比質量，同樣的質量比價格，同樣的價格比信譽，擇優(yōu)確定采購單位；
（七）對于先試用的物資，不得在試用鑒定前采購。
（八）集中采購后的物資質量不得低于未集中采購前的物資質量，集中采購后的物資價格不得高于未集中采購前的物資價格。
第三條 集中物資采購的申請
為節(jié)約采購成本，公司實行按月上報采購計劃。各部門根據(jù)生產和經(jīng)營管理需求從實際工作出發(fā)，在每月的25日前，由各部門經(jīng)理編制下月《月度物資需求計劃》，經(jīng)中心領導簽字后按程序上報供應部進行采購。供應部接到物資需求計劃后，由專人核對匯總《公司月采購計劃表》上報常務副總審批后執(zhí)行。避免盲目提報物資采購計劃，由于上報物資采購計劃失誤，造成物資積壓損失，由中心領導和各部門經(jīng)理承擔經(jīng)濟責任。
計劃外急需采購的物資，由各部門填制《請購單》，中心領導簽字、總經(jīng)理批準后按一般采購程序辦理。
第四條 集中物資采購的實施
供應部采購人員接到經(jīng)批準的《公司月采購計劃表》，先核對采購內容，查閱《供應商登記臺帳》和其他有關資料后，根據(jù)采購物資的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料（除經(jīng)批準的緊急特殊情況外），選擇應當?shù)墓⿷�。大宗物資采購必須精選三家以上的供應商進行詢價。
對于廠商的報價資料進行整理后，采購人員應深入分析，擬訂議價方式及
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各種有利條件，和經(jīng)批準的采購方式向廠商議價。
采購人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成后填寫《采購材料詢議價報告表》，經(jīng)供應部經(jīng)理審核、常務副總批準后，進行采購。價格超過1000元以上的物資必須與供應商簽訂《購貨合同》，按合同審批程序各級審批后再進行采購。
對于實行合同采購的大額和重要的物資及設備。經(jīng)采購人員完成先行詢價、議價等事項后，由招標小組負責人請示總經(jīng)理確定訂立“采購合同”，并履行合同評審手續(xù)后加蓋“合同專用章”后合同正式生效。同時，由供應部負責將生效合同分送相關部門及留存。
采購人員必須按采購作業(yè)期限運作，對不按計劃要求及質量要求采購，造成的損失按公司相關規(guī)定由采購人員承擔經(jīng)濟責任。
采購部門在簽訂購買合同時，要明確服務約定。1、采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導的由簽訂合同的采購人員負責與廠家聯(lián)系。2、對于在使用過程中（保質期內，正常使用條件下）出現(xiàn)的質量問題，由簽訂合同的采購人員在規(guī)定時間內協(xié)調解決。３、必須預留質保金（特殊情況經(jīng)常務副總審批除外）。
第五條 審批權限
購買金額超過5000元以上由公司總經(jīng)理審批，購買金額低于5000元（含）以下由常務副總審批。
第六條 物資集中采購目錄每年由行政人事中心組織各部門進行修訂，作為當年物資集中采購的范圍。物資集中采購的目錄由公司常務副總審批執(zhí)行。辦公所需低值易耗品、辦公用品、桌椅、柜子、會議桌、印刷品、工作服等均屬集中采購范圍。
第六條 實施中注意事項
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1、計劃內采購須填制《月度物資需求計劃》，盡量減少計劃外物資采購品種和數(shù)量，以減少供應部采購工作量。
2、物品需求計劃需注明序號、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量。
3、部分特殊專業(yè)用品原則上由供應部購置，特殊情況下可由供應部委托相關部門（中心領導審批）自行采購的，自采購后3日內需到供應部辦理相關登記報銷手續(xù)。
6、各部門經(jīng)理為部門物資的實物負責人。本著節(jié)儉的原則做好本部門物資的管理與使用。
第七條 具體要求
1、各部門的計劃要依據(jù)實際需求和費用預算編制，不得虛做冒估超預算。
2、按照先審批后購置的原則，未經(jīng)審批購置的將不予報銷。
3、當月計劃當月有效。本月未購置須次月重做計劃。
4、各部門和個人對管理的物品不得挪做私用、避免浪費、損壞和丟失。
5、供應部采購所需用品時，須本著質優(yōu)價廉的原則，經(jīng)招標或審批同意，逐步建立資信度高的采購基地，建立互惠合作伙伴關系，長期合作。
第八條 本制度適用于公司各中心各部門，從2015年７月1日起實施，由行政人事中心負責解釋。
四川ＸＸＸＸ有限責任公司
2015年6月10日
公司辦公物資采購管理制度
為簡化、規(guī)范辦公物資管理，經(jīng)公司研究決定，由行政人事部統(tǒng)一負責公司各部門辦公物資的采購、調配、領用及庫存管理，特制定本制度。
一、適用范圍
本制度適用于公司各部門辦公物料物資的采購、調配、領用及盤存等，其中辦公用品及固定資產按照公司相關管理制度執(zhí)行。
二、職責
1、行政人事部負責公司辦公物資的采購、調配、領用、出入庫等管理工作。
2、公司財務部負責對公司月度物資申購計劃進行對照核查、對量大價高的物資價格進行對照審查核實、并督促辦公物資盤存工作。
3、行政人事部后勤主任負責對各部門辦公物資的庫存量核實、入庫驗收、物資調配、出入庫手續(xù)的辦理及領用登記、月度盤存工作的監(jiān)督檢查，并負責申購計劃審核、物資價目庫及采購供貨商的建立、參與采購、物資調配工作。
4、行政人事專員負責匯總統(tǒng)計各部門月度物資申購計劃，并對上月采購、領用、庫存物資進行對照檢查核實。
5、各管部門經(jīng)理負責本部門辦公物資的申購計劃核實、入庫驗收、物資保管、領用手續(xù)的辦理及辦公物資的登記統(tǒng)計、盤存工作。
6、公司總經(jīng)理負責對各部門月度物資申購計劃的對照核實、對量大價高的物資采購進行審查核實，并對特殊大件及應急物資的采購進行審批，以整體控制成本費用支出。
三、流程原則
1、各部門負責人對物料物資應建立合理的庫存量，各部門物料物資由行政人事部統(tǒng)一集中采購補庫，以確保各部門的正常領用。
2、各部門物料物資的申購原則：由各部門主任每月25日前集中申購一次。遇特殊情況，需緊急采購的，經(jīng)部門經(jīng)理審核，行政人事主任同意后發(fā)起臨時申購。
公司物資采購管理制度
第一章 總則
第一條為進一步規(guī)范公司物資采購程序，加強內部控制，明確經(jīng)濟責任，確保生產經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定，依據(jù)相關法律法規(guī)特制定本制度。
第二條公司日常生產經(jīng)營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬于本制度規(guī)范范圍。
第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資采購不適用本制度。
第四條公司固定資產的購置適用本制度。
第二章物資采購規(guī)定
第五條物資采購實行歸口管理制。原糧由采購供應部負責采購，輔助材料、包裝物由倉儲部負責采購、修理用備件及后勤用物資及辦公用品由后勤部負責采購。特殊情況下，經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，可以指定專人進行專項物資的采購。
第六條所有負責物資采購的人員必須充分掌握市場信息，及時預測市場供應變化，確保質量過關，價格低廉，供貨及時。
第七條推行合同管理制度，物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細注明供貨品種、規(guī)格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟責任等；否則，造成的損失由采購人員負責。
第八條實行比價采購制度，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價格低廉，質量上乘。大宗物資采購建議實行招投標制度。
第九條實行采購質量責任制。采購人員對所采購物品的質量負有全面責任。如因失職而采購偽劣產品，采購人員應負經(jīng)濟責任。禁止采購人員收受回扣。如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節(jié)輕重進行嚴肅處理。
第三章發(fā)票入賬及付款程序
第十條采購物資進廠后，采購人員必須嚴格按照要求辦理物資入庫手續(xù)，具體要求如下：
1.原糧入廠，由磅房辦理入庫手續(xù)，打印電子入庫單，入庫信息錄入電腦。
2.輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續(xù)，填制一式三聯(lián)入庫單，一聯(lián)交客戶辦理發(fā)票入賬手續(xù)。
3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續(xù)。
4.采購經(jīng)辦人要認真填寫采購物資發(fā)票入賬單，詳細填寫所購物資名稱、數(shù)量、金額、供貨單位等要素。程序如下：
經(jīng)辦人填制發(fā)票入賬單保管員根據(jù)收貨情況簽字確認部門經(jīng)理審核會計審核發(fā)票合法性 總經(jīng)理簽字準予入賬財務掛賬作為日后付款的依據(jù)。
第十一條物資采購付款原則上采取先入賬后付款的制度，特殊情況下需預付款的單位，經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，可以辦理采購預付款手續(xù)。
第十二條采購付款實行審批制度，執(zhí)行兩條線管理形式，即發(fā)票入賬和簽批付款兩條線分步進行的形式。具體程序如下：
1.物資采購一律由采購人員辦理發(fā)票入賬手續(xù)后，方可進行申請付款審批。否則財務有權不予批準付款。
2.申請付款，由經(jīng)辦人填寫轉賬匯款申請單，經(jīng)財務審核、總經(jīng)理批準后，方可到出納處辦理匯款。
經(jīng)辦人填寫轉賬付款申請單部門經(jīng)理簽字財務會計根據(jù)發(fā)票入賬情況審核總經(jīng)理根據(jù)資金情況簽字出納辦理匯款
3.需要預付款的部門，直接填制轉賬匯款申請單，經(jīng)財務審核、董事長或總經(jīng)理簽字批準后可先辦理匯款手續(xù)，財務部據(jù)此掛賬，待發(fā)票來到后再由經(jīng)辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。
第四章附則
第十三條本制度從批準下發(fā)之日起執(zhí)行，由財務部負責解釋。
第十四條本制度從年月日起下發(fā)執(zhí)行。
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