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人事代理檔案管理制度
為加強(qiáng)人才中心人事檔案管理工作，更好地為中心、為代理人員服務(wù)，根據(jù)《檔案法》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》及有關(guān)規(guī)定，特制定如下管理制度：
一、檔案進(jìn)出制度
（一）檔案入庫(kù)：
1、根據(jù)人事代理窗口開(kāi)具人事代理入庫(kù)通知單，查收檔案數(shù)量和人員名稱，檢查檔案中檔案材料完整性，確認(rèn)無(wú)誤后簽收檔案。為規(guī)范管理，不接收由個(gè)人直接轉(zhuǎn)入檔案室的檔案材料，來(lái)檔統(tǒng)一交至代理窗口后轉(zhuǎn)入檔案室。
2、檔案轉(zhuǎn)入檔案室后，按有關(guān)規(guī)定分類整理檔案內(nèi)容，填寫檔案目錄清單并裝訂成冊(cè)，在代理軟件中錄入代理人員信息，在《代理檔案登記表》中登記相關(guān)內(nèi)容，將入庫(kù)通知單集中存放后，規(guī)范檔案編號(hào)，按順序放入相應(yīng)檔案柜中。
3、如轉(zhuǎn)入檔案需填寫三審定表、工資定級(jí)表、學(xué)歷變更表，則及時(shí)填寫相關(guān)表格，并由檔案室負(fù)責(zé)人審閱簽章后，按有關(guān)規(guī)定辦理報(bào)送審批。
（二）檔案轉(zhuǎn)出：
1、由人事代理窗口事先通知要轉(zhuǎn)出檔案號(hào)，檢查檔案內(nèi)容（包括代理前的檔案內(nèi)容，在職人員的辭職（辭退表）、調(diào)動(dòng)介紹信，學(xué)生的學(xué)籍表、代理分配介紹信、畢業(yè)生報(bào)到證、畢業(yè)生通知單，三審定，工資定級(jí)，歷年工資變動(dòng)審批，職稱評(píng)審，學(xué)歷變更，年度考核表等內(nèi)容）是否齊全，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，將辦妥的材料及時(shí)裝入檔案。
2、接到人事代理窗口轉(zhuǎn)檔通知單后，清點(diǎn)檔案內(nèi)容，填寫檔案目錄，在《代理檔案登記表》中登記相關(guān)內(nèi)容，并由轉(zhuǎn)檔人簽名后，密封加蓋檔案室管理章交付轉(zhuǎn)檔人，將轉(zhuǎn)檔通知單集中存放。
3、如需開(kāi)具工資轉(zhuǎn)移介紹信，由檔案室負(fù)責(zé)人按檔案內(nèi)容填寫相應(yīng)表格，加蓋工資審批章后封入檔案。
二、檔案保管制度
（一）檔案室與檔案管理、辦公要分設(shè)，檔案室要堅(jiān)固，專用柜架要充足，并有防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。
（二）取放檔案要隨手鎖柜，出門落鎖，確保檔案的安全。
（三）檔案管-理-員要定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行全面檢查，清查檔案數(shù)量，追還借閱檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取防護(hù)措施，保證檔案的完整。
三、檔案保密制度
（一）嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》相關(guān)規(guī)定。
（二）任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
（三）檔案管理人員不得擅自透漏檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)擅自將檔案資料帶出檔案室，查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。
四、檔案借閱制度
（一）檔案查閱制度：有關(guān)單位查閱檔案時(shí)，要由單位開(kāi)具查閱證明信，說(shuō)明查閱目的，加蓋單位行政章，經(jīng)市場(chǎng)管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后交到檔案室，填寫《檔案查閱登記表》并親筆簽名后方可查閱，查閱必須在檔案室內(nèi)進(jìn)行。
（二）檔案借閱制度：檔案原則上不外借，特殊情況需要借出時(shí)，單位借閱的須由單位開(kāi)具查閱證明信，說(shuō)明查閱目的，加蓋單位行政章，經(jīng)市場(chǎng)管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后訂可借閱，個(gè)人借用需填寫《檔案借閱表》，經(jīng)市場(chǎng)管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，辦理借出手續(xù)，限期歸還，借閱期限不得超過(guò)1個(gè)月。過(guò)期不還者，要及時(shí)追繳，如仍不能及時(shí)歸還影響到檔案有關(guān)材料辦理的，后果自負(fù)
人事檔案管理制度
一、 人事檔案保管制度
□ 目 的
第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。
第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)�，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。
檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：
——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：
——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等 原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；
②在檔案底賬上注銷；
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：
①對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。
③庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
⑤無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫(kù)房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對(duì)工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫(kù)房?jī)?nèi)或靠近庫(kù)房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫(kù)房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。
再次，人事檔案部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人 員簽字。
最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝弧⒉块T或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門)開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
人事干部檔案管理制度
（一）、保管干部人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料。
（二）、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
（三）、辦理干部人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì)。
（四）、登記干部職務(wù)、工資的變動(dòng)情況。
（五）、為有關(guān)部門提供干部的情況。
（六）、做好干部人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作。
（七）、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
（八）、推廣應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。
（九）、定期向檔案館（室）移交死亡干部的人事檔案。
（十）、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
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