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采購和銷售管理制度
1 目的及適用范圍
1.1為規(guī)范公司物資采購過程中的計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、入庫、付款、質(zhì)量索賠和供應(yīng)商認(rèn)證等事項(xiàng)，確保公司物資采購全過程處于受控狀態(tài)，保證物資供應(yīng)，降低采購成本，合理庫存，加強(qiáng)監(jiān)督，特制定本制度。
1.2 本制度適用于公司辦公用品、職工福利及固定資產(chǎn)以外的所有物資采購事項(xiàng)的全過程作業(yè)規(guī)定。
1.3本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。
1.4 本制度文件由公司總經(jīng)辦擬定，公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審定，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，其解釋權(quán)及修改權(quán)屬歸公司總經(jīng)辦。
1.5 本制度文件從2012年5月20日起執(zhí)行。
2 職責(zé)與權(quán)限
2.1 公司設(shè)立采購部，負(fù)責(zé)所有與生產(chǎn)關(guān)聯(lián)的物資采購工作。
2.2公司采購部職責(zé)：
2.2.1負(fù)責(zé)編制大宗物資的采購計(jì)劃。
2.2.2負(fù)責(zé)按《采購計(jì)劃單》執(zhí)行采購任務(wù)，按時、保質(zhì)、保量地完成物資采購工作。
2.2.3負(fù)責(zé)采購價格的詢價、議價、比質(zhì)、比價，保證公司物資采購價格修理，維護(hù)公司利益。
2.2.4負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的選擇、評價、考核和清退。
2.2.5 負(fù)責(zé)制定付款計(jì)劃的制定、呈批和付款安排。
2.2.6 負(fù)責(zé)辦理物資入庫手續(xù)。
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2.2.7 負(fù)責(zé)料廢退賠和不合格品清退。
2.2.8 主要負(fù)責(zé)原材料倉庫積壓物資的及時清退和處置。
2.2.9 負(fù)責(zé)辦理供應(yīng)商發(fā)票審核，辦理入賬審批手續(xù)。
2.2.10 定期組織價格比價，不斷提高物資采購性價比。
2.2.11 收集采購價格信息、供應(yīng)商資料，積累各種物資的歷史數(shù)據(jù)。
2.2.12 負(fù)責(zé)采購合同的簽定和歸檔整理。
2.2.13 負(fù)責(zé)采購部內(nèi)部崗位職責(zé)的制定
2.2.14 建立各種物資臺賬，定期與財(cái)務(wù)部核對。
2.3計(jì)劃管-理-員負(fù)責(zé)扎口審核各部門呈報的物資采購計(jì)劃的審核和呈批。 2.4技術(shù)部負(fù)責(zé)采購工藝文件和資料的編制、審核；負(fù)責(zé)提供采購過程中的技術(shù)支持（如對工裝的設(shè)計(jì)會簽等）；參與對供應(yīng)商的評價，對供應(yīng)商的工藝保證能力進(jìn)行評審。
2.5生產(chǎn)部負(fù)責(zé)參與對供應(yīng)商的評價，對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、工藝裝備水平及生產(chǎn)管理水平進(jìn)行評審；負(fù)責(zé)提供采購過程中的技術(shù)支持（如對工裝的設(shè)計(jì)會簽、提供設(shè)備采購技術(shù)資料等）；編制呈報大宗機(jī)床備件、臨時修理備件、工裝模具的采購計(jì)劃；積累各種物資的性能數(shù)據(jù)資料。
2.6質(zhì)檢部負(fù)責(zé)原材料、輔料及協(xié)作配套件的檢驗(yàn)規(guī)程的編制；負(fù)責(zé)協(xié)作配套件的進(jìn)貨檢驗(yàn)；負(fù)責(zé)協(xié)作配套件質(zhì)量協(xié)議的簽訂及質(zhì)量索賠的相關(guān)工作；負(fù)責(zé)質(zhì)量糾紛的裁決；參與對供應(yīng)商的評價，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行評審。
2.7財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對資金計(jì)劃進(jìn)行平衡；籌措采購資金；負(fù)責(zé)采購物資的價格審核。
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2.8倉庫負(fù)責(zé)低值易耗品、日常維修備件采購計(jì)劃的編制；負(fù)責(zé)采購物資的入庫驗(yàn)收、保管。
3 物資采購遵守原則
3.1未經(jīng)審核批準(zhǔn)的請購物資一律不得采購。
3.2無領(lǐng)料單一律不得發(fā)放任何物資。
3.3倉庫內(nèi)庫存物資應(yīng)優(yōu)先使用。
3.4本地區(qū)能解決的，不到外地采購。
3.5同類企業(yè)比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價格，同樣價格比信譽(yù)。
3.6 對于先試用的物資，不得在試用鑒定前大批采購。
3.7采購物資時盡量使用銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算。大宗采購主要使用承兌匯票。
4 采購計(jì)劃
4.1物資采購應(yīng)當(dāng)事先編制采購計(jì)劃。各部門按職責(zé)范圍編制《采購計(jì)劃單》，按申請-審核-批準(zhǔn)-執(zhí)行的規(guī)定流程進(jìn)行實(shí)施，采購部按批準(zhǔn)后的《采購計(jì)劃單》執(zhí)行采購。
4.2 無《采購計(jì)劃單》不得進(jìn)行采購，采購不得予以入庫。
4.3 采購計(jì)劃的制定、審批、執(zhí)行實(shí)行授權(quán)分開。公司設(shè)立獨(dú)立于采購部的計(jì)劃審核員負(fù)責(zé)物資采購計(jì)劃的審核。
4.4物資采購計(jì)劃的申請、審核、批準(zhǔn)程序，按《物資采購計(jì)劃管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5 供應(yīng)商認(rèn)定
5.1公司物資采購應(yīng)當(dāng)挑選合格供應(yīng)商。合格供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)一定的經(jīng)營規(guī)模、 3
資金實(shí)力和正常的質(zhì)量保證體系。
5.2新用戶評審認(rèn)定。新用戶必須經(jīng)過認(rèn)定之后才能批量采購，進(jìn)行長期的供貨關(guān)系。采購部負(fù)責(zé)新用戶的認(rèn)定組織工作，質(zhì)量部、生產(chǎn)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部共同參與評審小組。
5.3鋪底資金。建立正常供應(yīng)關(guān)系的供應(yīng)商必須有鋪底資金。鋪底資金的規(guī)模由采購部根據(jù)物資特點(diǎn)和批量規(guī)模制定方案，由總經(jīng)理辦公會議確定。主要針對毛坯、螺栓、襯套材料以及使用量大的低值易耗品。
5.4供應(yīng)商評審。公司每年組織一次供應(yīng)商評審，對供應(yīng)商的保證能力進(jìn)行認(rèn)證評定，確定下年度是否簽訂供應(yīng)合同。
5.5供應(yīng)商退出。對年度考核不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商強(qiáng)制性清退。退出后保留一定的貨款，待市場銷售周期完成后方予清賬。
6 采購合同
6.1采購合同的簽定。每年年初采購部應(yīng)和主要供應(yīng)商簽定采購合同，對產(chǎn)品質(zhì)量、供貨時限、付款方式、責(zé)任認(rèn)定、退賠處理作出事先約定，合同條款要優(yōu)先保障公司利益。 6.2 采購合同簽訂對象為合格供方。采購部應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，最終合同文本簽字前，應(yīng)交上級部門審閱。
6.3采購部負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行歸檔整理。所有簽訂合同需復(fù)印一份交計(jì)劃管-理-員備案。
7 采購流程
7.1編制計(jì)劃。各部門有采購業(yè)務(wù)，按范圍職責(zé)申請采購計(jì)劃，填《采購計(jì)劃單》提交計(jì)劃審核員。計(jì)劃審核員審核并報批后將《采購計(jì)劃單》發(fā)送采購部采購。
7.2組織采購。所有有固定供應(yīng)商的采購單，由采購部通知供應(yīng)商直接發(fā)貨到公司倉庫。臨時采購由采購部按照技術(shù)部門要求的資質(zhì)單位向供應(yīng)廠商下單發(fā)貨。新品及修理等臨時采購，由維修車間和采購部共同到市場采購。
7.3 質(zhì)量驗(yàn)收。毛坯、鋼材、羅栓、銅材、刀具等大宗物資，到廠后應(yīng)當(dāng)由質(zhì)量部抽檢，認(rèn)定合格后方可入庫。低值易耗品有固定品牌且正常使用的，可不需驗(yàn)收。如新進(jìn)品牌或無品牌的，需要質(zhì)量部驗(yàn)收后入庫。
7.4 入庫驗(yàn)數(shù)。采購部負(fù)責(zé)安排入庫，填寫入庫單，保管員驗(yàn)收后按實(shí)收數(shù)填寫入庫數(shù)量。
7.5 發(fā)票入賬。當(dāng)月入庫的物資，采購部通知供應(yīng)商開具增值稅發(fā)票，無增值稅發(fā)票的業(yè)務(wù)要由財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。當(dāng)月發(fā)票未入賬的，財(cái)務(wù)部不安排資金付款。貨未入庫、發(fā)票先到的不予入賬，財(cái)務(wù)調(diào)節(jié)稅源的業(yè)務(wù)除外。
7.6 資金付款。采購部根據(jù)供應(yīng)商付款規(guī)定和當(dāng)月發(fā)票入賬情況安排付款計(jì)劃。付款計(jì)劃審批后交財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)安排資金。
8 采購付款流程
8.1付款計(jì)劃。每月月末，采購部根據(jù)當(dāng)月采購量和發(fā)票入賬情況，結(jié)合供應(yīng)商資質(zhì)，制定付款計(jì)劃。
8.2計(jì)劃審核。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)付款計(jì)劃審核，審核依據(jù)包括該供應(yīng)商月末庫存情況、上月結(jié)存余額、當(dāng)月發(fā)票進(jìn)賬、當(dāng)月退貨情況、當(dāng)月已付款和付款
周期。
8.3計(jì)劃批準(zhǔn)。付款計(jì)劃由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
8.4 付款執(zhí)行。采購業(yè)務(wù)付款使用付款通知單。付款通知單內(nèi)容包括收款單位、單位賬號、付款方式、付款金額、經(jīng)辦人、審核人、批準(zhǔn)人。財(cái)務(wù)部依據(jù)付款通知單付款。
正常情況不得以現(xiàn)金付款。遇特殊情況由財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)執(zhí)行。
8.5 付款回執(zhí)。所有銀行付款方式以外的承兌付款必須提供收款方收據(jù)作為財(cái)務(wù)入賬附件。郵寄承兌的，提供收據(jù)傳真件。
9 采購付款周期
9.1 公司確定正常供應(yīng)商付款周期為2.5個月。計(jì)算方法為前12個月的平均供貨額X 2.5月，作為鋪底資金數(shù)。
9.2 油料供應(yīng)單位確定付款周期為1個月。以前一個月的供貨額作為鋪底資金。
9.3 鋼材、國際品牌刀具、急用件可以實(shí)行現(xiàn)款現(xiàn)貨。批量供貨一定時間后，通過協(xié)議確定鋪底資金規(guī)模。
10 質(zhì)量索賠 10.1采購、外協(xié)件出現(xiàn)質(zhì)量問題時，采購部根據(jù)質(zhì)檢部的認(rèn)定結(jié)果，及時向供方反饋，按《采購合同》和《質(zhì)量事故處罰規(guī)定》進(jìn)行處理和索賠。 10.2 對驗(yàn)收不合格的原料或外購件，應(yīng)立即隔離作退貨或調(diào)換處理，或根據(jù)實(shí)際情況作返工、讓步接收處理。
10.3處罰決定由質(zhì)檢部作出書面文件，一式三份，一份記錄臺賬，一份交采購部送達(dá)供方，一份交財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)處理。
10.4經(jīng)調(diào)換或返工處理的原材料，重新入廠時，應(yīng)按原來的檢驗(yàn)程序做好送檢工作。
11 意外事項(xiàng)處置
11.1采購問好未能及時完成采購任務(wù)，應(yīng)及時匯報總經(jīng)理，通報生產(chǎn)部門，采取相應(yīng)補(bǔ)救措施。
11.2如遇特殊情況取消或調(diào)整采購，采購部、計(jì)劃管-理-員要及時通報信息到相關(guān)部門。
11.3采購人員購錯品種、型號、規(guī)格，或購進(jìn)質(zhì)次價高的產(chǎn)品時，要及時調(diào)換、退貨處理，不得產(chǎn)生積壓。
12 監(jiān)督
12.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對采購管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。
12.2財(cái)務(wù)部每年至少兩次和供應(yīng)商核對賬目，對發(fā)現(xiàn)的差異應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因后解決。
12.3 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)定期檢查質(zhì)量罰款和料廢退賠執(zhí)行到位情況。
12.4 采購部取得承兌匯票必須及時付給客戶，不得將承兌匯票放在部門保管，否則出現(xiàn)意外事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)。
12.5 對采購人員違返公司規(guī)定、損害公司利益的行為， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)查實(shí)，依據(jù)公司獎懲條例處理。
13 解釋與修訂
13.1公司根據(jù)運(yùn)行的實(shí)際情況及時補(bǔ)充和修訂。
13.2本程序解釋權(quán)和修訂權(quán)歸公司總經(jīng)辦。
14 引用或相關(guān)文件、記錄
14.1 CGGL-1 采購計(jì)劃管理制度
14.2 CWGL-3 倉庫管理制度
14.3 CWGL-4 付款通知單
14.4 CGGL-3 物資采購計(jì)劃單
14.5 ZLGL-2
起草：
審核：
批準(zhǔn)：
質(zhì)量事故處罰規(guī)定
采購管理制度
第一章、總則
第一條 目的
為了規(guī)范公司采購行為，防范采購風(fēng)險，降低采購成本，優(yōu)化庫存，特制定本制度。
第二條 定義
本制度將藥品、食品生產(chǎn)型子公司、控股公司統(tǒng)稱生產(chǎn)基地；非生產(chǎn)型各中心、分公司、直屬一級部門統(tǒng)稱直屬部門。
第三條 采購物資的范圍
(一) 成批采購的原料（含中藥材及其飲片）、輔料、包裝材料、廣告畫冊、促銷用品；
(二) 單批總價或整件單價超過5000元以上的成批采購的生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表、設(shè)備的備品備件、耗材等；低于5000元的走零星物質(zhì)采購管理流程。
(三) 公司指定需集中采購的其它物資（含辦公用品、勞保用品、生活用品、辦公家具、辦公設(shè)備以及車輛等）。
第四條 采購原則
(一) 采購應(yīng)當(dāng)遵循公開透明、公平競爭、公正評價、誠實(shí)守信、注重效益及維護(hù)公司利益的原則。
(二) 采購實(shí)行回避制度，與供應(yīng)商有利害關(guān)系的采購人員及相關(guān)人員，或者與其主要負(fù)責(zé)人有親屬關(guān)系的應(yīng)當(dāng)回避。
(三) 生產(chǎn)基地或直屬部門所屬采購人員作為采購總部的駐地代表，業(yè)務(wù)上歸采購總部管控，考核以及工資調(diào)整受采購總部與生產(chǎn)基地或直屬部門雙重管理，并接受生產(chǎn)基地或直屬部門行政管理。
(四) 采購總部必須按生產(chǎn)基地提供的原輔料、包材內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)采購，生產(chǎn)基地必須及時提供全部符合公司整體發(fā)展策略和供應(yīng)商生產(chǎn)技術(shù)能力范圍內(nèi)的完整的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)給采購總部備案（書面簽字確認(rèn)和電子版）；如果生產(chǎn)基地對內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)有修改，則必須第一時間將生效的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給采購總部。
(五) 采購總部和使用單位在供應(yīng)商或物資驗(yàn)收等方面出現(xiàn)分歧，可委托公司內(nèi)第三方同級單位或公司外第三方機(jī)構(gòu)判定結(jié)果，并依據(jù)第三方的報告解決分歧。
(六) 采購總部必須依據(jù)人力資源總部提供的生效的分權(quán)手冊檢查采購申請單或需求計(jì)劃表是否經(jīng)過相關(guān)受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)在受權(quán)范圍內(nèi)審批。
第二章 物資采購計(jì)劃編制與實(shí)施管理
第五條 各生產(chǎn)基地和直屬部門在公司授權(quán)范圍內(nèi)，有提出物資月度需求計(jì)劃和緊急物質(zhì)采
購申請權(quán)以及審批權(quán)，超出授權(quán)范圍的月度需求計(jì)劃或緊急采購申請應(yīng)按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定的直屬上級單位履行審批手續(xù)。
第六條 原輔料、包材的計(jì)劃及采購執(zhí)行管理
(一) 生產(chǎn)基地每月根據(jù)銷售部門的月度訂貨計(jì)劃、成品庫存、原輔料庫存、包裝材料庫存、在途物料、采購周期、物料檢驗(yàn)周期、倉庫的庫位等情況，編制月度物資需求計(jì)劃表，編制的物資需求計(jì)劃應(yīng)做到合理、安全儲備（庫存余量適宜，不造成積壓），以不斷貨為原則，經(jīng)生產(chǎn)基地受權(quán)人在受權(quán)范圍內(nèi)簽字批準(zhǔn)后，傳真或掃描到采購總部，原件由各生產(chǎn)基地計(jì)劃制定人存檔；
(二) 采購總部相關(guān)責(zé)任人根據(jù)批準(zhǔn)后的物資需求計(jì)劃，依據(jù)年度采購策略和市場供求狀況、供應(yīng)商供應(yīng)現(xiàn)狀編制采購計(jì)劃分解表，同時將采購計(jì)劃分解表中采購物資的名 共 10 頁
稱、數(shù)量、到貨時間、到貨地點(diǎn)和運(yùn)輸方式、需要基地協(xié)助事項(xiàng)等內(nèi)容傳真至生產(chǎn)基地生產(chǎn)部確認(rèn)，生產(chǎn)基地生產(chǎn)部及時確認(rèn)，并回傳采購總部，經(jīng)采購總部受權(quán)人批準(zhǔn)后對外實(shí)施采購；
(三) 因銷售部門訂貨計(jì)劃的調(diào)整、變更或因生產(chǎn)基地臨時增減的物資需求計(jì)劃，按原流程編制采購計(jì)劃分解表并審批后，依第九條“緊急物資采購管理”實(shí)施采購；
(四) 因生產(chǎn)計(jì)劃變更而取消的物資需求計(jì)劃，計(jì)劃部門應(yīng)及時以電話和傳真通知采購總部相關(guān)責(zé)任人，以便及時中止采購并妥善處理，采購總部負(fù)責(zé)將傳真存檔；
(五) 因新增或改版后包裝材料的采購，應(yīng)依據(jù)公司有關(guān)包材設(shè)計(jì)、審批制度和流程由使用單位、營銷中心、品牌管理部共同協(xié)商，三方共同確認(rèn)電子稿件；包裝規(guī)格、尺寸、材質(zhì)、工藝、印刷方向以及其他相關(guān)參數(shù)等由使用單位與營銷中心協(xié)商確定；并由使用單位質(zhì)量部提供批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)樣稿和JPG/CDR格式的電子稿件以及設(shè)計(jì)版本號；由采購總部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商制作標(biāo)準(zhǔn)實(shí)樣、提供顏色上下限樣稿，經(jīng)品牌管理部、使用單位質(zhì)量部共同確認(rèn)后由采購總部按需求計(jì)劃采購；
(六) 采購總部依據(jù)市場供求狀況，結(jié)合原輔料使用情況，協(xié)調(diào)生產(chǎn)、倉庫等部門意見之后，可提出戰(zhàn)略儲備采購申請，按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后方能實(shí)施采購。
第七條 生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表等采購管理
(一) 生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表的采購申請由使用單位提出。單批總價或整件單價超過5000元的生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表等物資，要填寫大宗物資申購單，同時提供用戶需求說明(URS)等文字說明（含設(shè)備性能、技術(shù)參數(shù)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），必要時應(yīng)提供結(jié)構(gòu)簡圖或?qū)嵨镎掌�。允許申購單位建議二家以上備選供貨商，并預(yù)估價格，經(jīng)申購單位受權(quán)人在受權(quán)范圍內(nèi)簽字審批,交公司設(shè)備總監(jiān)審核；
(二) 公司設(shè)備總監(jiān)負(fù)責(zé)向申購單位核實(shí)采購項(xiàng)目實(shí)際需求情況，并調(diào)查公司其他單位同類物資使用情況，給出調(diào)撥、不予采購、暫緩采購或建議采購的決定；
(三) 申購非標(biāo)生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表，原則上由使用單位生產(chǎn)、設(shè)備部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)標(biāo)的交流，必要時進(jìn)行現(xiàn)場考察，對設(shè)備、儀器、儀表的性能和質(zhì)量及其它相關(guān)參數(shù)確認(rèn)后，由采購總部負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)的洽談；
(四) 申購技術(shù)成熟型的生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表，使用單位可推薦使用原生產(chǎn)廠家或代理商，在設(shè)備未進(jìn)行技術(shù)升級和公司性質(zhì)、管理模式未發(fā)生重大改變的情況下，原則上可不進(jìn)行現(xiàn)場考察；但是單批總價或整件單價超過20萬元的生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表等物資采購需要進(jìn)行現(xiàn)場聯(lián)合考察確認(rèn)后方可采購；
(五) 預(yù)估總價超過10萬元的采購申請必須附申請單位由受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)、使用部門、設(shè)備部門、財(cái)務(wù)部門以及其它相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加的專題會議紀(jì)要；
第八條 公司指定需集中采購的其它物資采購
(一) 可成批采購的辦公用品、生活用品、勞保用品、化學(xué)試劑等，由各生產(chǎn)基地、直屬部門按年度進(jìn)行預(yù)算，按月度或季度申報需求計(jì)劃。按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后，由采購總部集中統(tǒng)籌，采購負(fù)責(zé)人根據(jù)采購計(jì)劃分解表實(shí)施采購。
(二) 招待用禮品、糖果、煙酒等，由使用部門提出需求計(jì)劃，按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后，由采購總部統(tǒng)籌安排實(shí)施采購；
(三) 申購單批總價或整件單價5000元以上的車輛、辦公家具、辦公設(shè)備等物資，由使用單位提供用戶需求說明(URS)等文字說明（含設(shè)備性能、技術(shù)參數(shù)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），必要時應(yīng)提供結(jié)構(gòu)簡圖或?qū)嵨镎掌�。采購申請單必須�?jīng)使用單位受權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)審批后，交由總裁辦主任負(fù)責(zé)審核采購項(xiàng)目實(shí)際需求情況，并調(diào)查公司其他單位同類物資使用情況，給出調(diào)撥、不予采購、暫緩采購或建議采購意見，由采購總部 共 10 頁
負(fù)責(zé)實(shí)施采購；預(yù)估總價超過10萬元的采購申請必須附申請單位由受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)、使用部門、設(shè)備部門、財(cái)務(wù)部門以及其它相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加的專題會議紀(jì)要；
第九條 零星物資采購管理
零星物資由使用部門根據(jù)生產(chǎn)、生活、質(zhì)量檢驗(yàn)、機(jī)器設(shè)備檢修、辦公用品、勞保用品等需要制定月度或季度物資需求計(jì)劃，每月或每季定期上報生產(chǎn)基地或直屬部門受權(quán)人批準(zhǔn)后，將計(jì)劃傳真到采購總部統(tǒng)一備案，同時給計(jì)劃表到基地采購負(fù)責(zé)人實(shí)施采購, 基地采購負(fù)責(zé)人每月向采購總部上報《月度零星物資采購臺賬明細(xì)表》，采購總部負(fù)責(zé)監(jiān)控采購項(xiàng)目、采購進(jìn)度、數(shù)量、價格以及供應(yīng)商合理性；《月度零星物資采購臺賬明細(xì)表》將作為采購人員的月度考核重要依據(jù)。
第十條 緊急采購管理
(一) 緊急采購必須按照正常采購申請流程執(zhí)行；
(二) 預(yù)估采購金額超過5萬元以上需緊急采購的物資，申購單位必須填寫《緊急采購報告》并提供用戶需求說明(URS)等文字說明（含設(shè)備性能、技術(shù)參數(shù)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），必要時應(yīng)提供結(jié)構(gòu)簡圖或?qū)嵨镎掌�，同時預(yù)估采購金額，需建議二家以上供貨商，經(jīng)申購單位按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定請示受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)同意后（注意：《緊急采購報告》必須注明已經(jīng)請示受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)同意執(zhí)行），由申請單位、采購總部和財(cái)務(wù)總部配合，按要求縮短采購全過程時間實(shí)施采購，采購結(jié)束后必須按照正常采購流程完善后續(xù)相關(guān)審批手續(xù)；
(三) 預(yù)估采購金額5萬元以下需緊急采購的物資，申購單位填寫《零星物資采購申請單》或《大宗物資采購申請單》，在申請單的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并說明緊急采購的原因,經(jīng)申請單位總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由申請單位采購負(fù)責(zé)人立即實(shí)施采購，采購結(jié)束后必須按照正常采購流程完善后續(xù)相關(guān)審批手續(xù)。
(四) 臨時應(yīng)急招待用禮品、水果，以及其他需緊急采購的辦公、生活等物資，申購單位填寫《零星物資采購申請單》，在申請單的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并說明緊急采購的原因, 按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后,由行政部人員負(fù)責(zé)采購。
第十一條 超出公司授權(quán)范圍而《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)以及未按上述規(guī)定
辦理的需求計(jì)劃和采購申請，采購部門不得對外實(shí)施采購工作。
第三章 物資驗(yàn)收管理
第十二條 驗(yàn)收依據(jù)
(一) 原輔料、包材的驗(yàn)收依據(jù)：采購計(jì)劃分解表、U8系統(tǒng)訂單、質(zhì)量部內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)文件、供應(yīng)商的送貨單和批檢報告書；
(二) 設(shè)備、儀器、儀表的驗(yàn)收依據(jù)：采購合同復(fù)印件、技術(shù)協(xié)議復(fù)印件、用戶需求說明(URS)復(fù)印件、供應(yīng)商送貨明細(xì)表、送貨單、使用說明書、合格證、安裝圖紙、售后服務(wù)說明書；
第十三條 物資到庫驗(yàn)收的時限（按工作日計(jì)算）
(一) 生產(chǎn)設(shè)備和儀器儀表，在到貨后三至十五個工作日內(nèi)驗(yàn)開箱驗(yàn)收完畢，安裝、運(yùn)行和性能確認(rèn)應(yīng)在設(shè)備管理制度規(guī)定的時間內(nèi)完成驗(yàn)收，未能在設(shè)備管理制度規(guī)定時間內(nèi)完成驗(yàn)收工作須由使用部門提供書面說明；
(二) 零星物資、辦公家具及主要輔機(jī)、備品、配件在到貨后四天內(nèi)驗(yàn)收完畢；
(三) 外包材、低值易耗品等材料到貨后二天內(nèi)驗(yàn)收完畢；
(四) 進(jìn)口物資的驗(yàn)收，應(yīng)根據(jù)具體情況，一般不得超過采購合同規(guī)定驗(yàn)收周期；
(五) 對于原輔料、內(nèi)包材等需做理化檢驗(yàn)、微生物檢驗(yàn)的物資，使用單位倉儲部門應(yīng)在 共 10 頁
貨到第二天提出檢驗(yàn)申請，質(zhì)檢部門須在一個檢驗(yàn)周期內(nèi)完成檢驗(yàn)，如需委托國家相關(guān)專業(yè)部門檢驗(yàn)的物資，由使用單位質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)提出并協(xié)調(diào)，須在一個檢驗(yàn)周期內(nèi)完成檢驗(yàn)工作。
第十四條 原輔料、包材的驗(yàn)收、退貨和換貨管理
(一) 采購總部采購助理根據(jù)采購計(jì)劃分解表負(fù)責(zé)U8系統(tǒng)訂單入錄，并將采購計(jì)劃分解表發(fā)送到生產(chǎn)部和使用單位倉庫，明確采購物資到貨產(chǎn)品名稱、數(shù)量、到貨時間、到貨地點(diǎn)和運(yùn)輸方式、需要基地協(xié)助事項(xiàng)等內(nèi)容；生產(chǎn)部將采購計(jì)劃分解表內(nèi)容確認(rèn)后及時傳真到采購總部相關(guān)人員；
(二) 使用單位倉庫負(fù)責(zé)安排收貨，并核對送貨單上標(biāo)明的供應(yīng)商名稱、物資品名、規(guī)格、數(shù)量、產(chǎn)品批號等是否與采購計(jì)劃分解表相符，重點(diǎn)檢查產(chǎn)品批號、清點(diǎn)數(shù)量、生產(chǎn)日期、批檢報告單、外包裝破損與污染等，如有異常應(yīng)及時拍照取證并及時與采購總部聯(lián)系；
(三) 原輔料、包材驗(yàn)收工作應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成,并將檢驗(yàn)結(jié)果通知采購總部；同時將實(shí)際入庫數(shù)量上傳至公司U8系統(tǒng)中；
(四) 采購總部負(fù)責(zé)關(guān)閉公司U8系統(tǒng)中已到貨的訂單（采購總部每月定時檢查訂單完成情況并關(guān)閉已完成訂單或雖未完成但不執(zhí)行的訂單）；
(五) 如果出現(xiàn)現(xiàn)場驗(yàn)收不合格物料由使用單位倉庫負(fù)責(zé)電話通知采購總部并填寫《退換貨通知單》；內(nèi)在質(zhì)量檢驗(yàn)或使用過程中發(fā)現(xiàn)不合格物料則由質(zhì)量部負(fù)責(zé)通知采購總部，同時將《不合格品通知單》傳真給采購總部負(fù)責(zé)人，由采購總部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)不合格物資的退貨、換貨或者就地銷毀工作，使用單位采購負(fù)責(zé)人和倉庫負(fù)責(zé)人配合采購總部完成不合格物料的退貨、換貨或就地銷毀工作。
第十五條 設(shè)備、儀器、儀表收貨、驗(yàn)收和退換貨管理
(一) 采購總部負(fù)責(zé)通知使用部門到貨時間，并提供采購合同復(fù)印件、《設(shè)備驗(yàn)收跟蹤確認(rèn)單》給使用部門，10萬元以下的由使用部門和設(shè)備管理部負(fù)責(zé)人共同簽字確認(rèn)，10萬元以上的必須經(jīng)使用單位受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可生效；然后將《設(shè)備驗(yàn)收跟蹤確認(rèn)單》傳真至采購總部；
(二) 使用單位負(fù)責(zé)安排接收所購設(shè)備、儀器、儀表，并組織設(shè)備部門按設(shè)備管理制度的要求實(shí)施開箱驗(yàn)收、安裝、運(yùn)行和性能確認(rèn)；
(三) 采購總部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)驗(yàn)收不合格的設(shè)備、儀器和儀表的退換貨工作，使用單位負(fù)責(zé)配合采購總部完成退貨、換貨工作；
(四) 新設(shè)備驗(yàn)收后一年內(nèi)的售后服務(wù)由采購總部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，一年后交由使用單位協(xié)調(diào)；新設(shè)備驗(yàn)收超過一年，仍在合同規(guī)定質(zhì)保期內(nèi)的設(shè)備售后服務(wù)由采購總部配合使用單位與供應(yīng)商協(xié)調(diào)。
第十六條 零星物資的驗(yàn)收、退換貨管理
(一) 生產(chǎn)基地倉庫負(fù)責(zé)人或行政負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)按申購單和申購標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，并出具入庫單或驗(yàn)收單給采購人員；
(二) 零星物資采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收不合格物資的退貨、換貨工作；
(三) 零星物資驗(yàn)收工作應(yīng)在四個工作日內(nèi)完成。
第十七條 公司指定需集中采購的其它物資驗(yàn)收、退貨和換貨管理
(一) 生產(chǎn)基地倉庫負(fù)責(zé)人或行政負(fù)責(zé)人按申購單的數(shù)量和需求說明（URS）及其它標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，并出具入庫單或驗(yàn)收單給采購負(fù)責(zé)人；
(二) 對于驗(yàn)收不合格的物資，采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)退貨或換貨工作。
第十八條 緊急采購物資的驗(yàn)收、退貨和換貨管理
(一) 緊急采購物資到貨后，若尚未收到“采購申請單”、“采購合同”或“U8系統(tǒng)無訂 共 10 頁
單”。驗(yàn)收人員應(yīng)先與采購總部核對，確認(rèn)無誤后，按收貨作業(yè)辦理驗(yàn)收；
(二) 緊急采購物資必須按照相關(guān)物資驗(yàn)收要求進(jìn)行。
(三) 退貨和換貨按照“設(shè)備、儀器、儀表驗(yàn)收和退換貨管理”執(zhí)行。
第十九條 異常情況處理
驗(yàn)收人員對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即拍照取證并向采購總部或有關(guān)部門報告，采購總部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。
(一) 無采購申請、采購合同或U8系統(tǒng)無訂單的物資，一律不得簽收；
(二) 驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所接收的物資與“送貨單”、采購訂單或采購合同內(nèi)容不符，應(yīng)通知采購總部進(jìn)行處理；
(三) 驗(yàn)收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況，驗(yàn)收人員應(yīng)該立即拍照取證、拒收并及時通知采購總部，以利于采購總部處理。
第二十條 超交處理
(一) 常規(guī)物資采購交貨數(shù)量超過訂購量的5%以內(nèi)部分，倉庫管理人員可在U8系統(tǒng)訂單中直接入錄實(shí)收數(shù)量；超出訂購量的5%以上部分，倉庫管理人員應(yīng)通知采購總部、申購部門，經(jīng)協(xié)商后確定是否接收或退回供應(yīng)商；如同意接收，則由采購總部調(diào)整U8系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù)，倉庫管理人員在U8系統(tǒng)訂單中入錄實(shí)收數(shù)量；
(二) 非常規(guī)物資采購交貨數(shù)量超過訂購量，原則上不予接收；倉庫管理人員通知采購總部、申購部門，經(jīng)協(xié)商后確定是否接收或退回供應(yīng)商；如同意接收，則由采購總部調(diào)整U8系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù)，倉庫管理人員在U8系統(tǒng)訂單中入錄實(shí)收數(shù)量；
(三) 屬于自然溢余的，不需要公司支付貨款，倉庫盤點(diǎn)后與財(cái)務(wù)部協(xié)商，按照財(cái)務(wù)管理規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。
第二十一條 短交處理
(一) 交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，原則上以要求供應(yīng)商補(bǔ)足短缺數(shù)量；倉管人員及時通知生產(chǎn)部和采購總部，由采購總部進(jìn)行協(xié)商，如短缺數(shù)量不影響生產(chǎn)需求時，可按實(shí)際接收數(shù)量入庫，無需再補(bǔ)貨；
(二) 倉庫發(fā)貨過程或盤點(diǎn)時，發(fā)現(xiàn)最小完整包裝的實(shí)際容量、數(shù)量、重量與包裝標(biāo)識量有短缺，保留好實(shí)樣，先電話通知采購總部，然后需寫一份詳細(xì)報告?zhèn)髡娼o采購總部，采購總部及時與供應(yīng)商協(xié)商，要求供應(yīng)商補(bǔ)貨或者扣除短缺部分對應(yīng)的貨款，倉庫人員與財(cái)務(wù)部協(xié)商進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。
第二十二條 退、換貨管理
(一) 退換貨對象
1. 驗(yàn)收人員按照企業(yè)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，不符合企業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的物資；
2. 與“送貨單”、采購訂單、采購合同規(guī)定內(nèi)容不符的物資；
3. 驗(yàn)收過程發(fā)現(xiàn)物資有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況物資；
4. 超交且申購部門不同意接收的物資。
(二) 不屬于退換貨范圍
1.由于倉管部門保管不利造成物資污染、破損、霉變、潮濕、過有效期等原因造成的不合格物料，原則上采購總部不負(fù)責(zé)退換貨處理；
2.由于生產(chǎn)計(jì)劃部門計(jì)劃不嚴(yán)謹(jǐn)、數(shù)據(jù)計(jì)算錯誤、公司戰(zhàn)略調(diào)整、銷售銷售計(jì)劃改變或不暢而導(dǎo)致物資采購過多、積壓、不配套、庫存物資在有效期內(nèi)不能使用完，采購總部應(yīng)盡量與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜，以減少公司損失，原則上不屬于退換貨范圍。
3.由于包裝設(shè)計(jì)、文字內(nèi)容要求改版而造成的多余包裝，計(jì)劃部門應(yīng)該以多余包裝金額最大的包材數(shù)量，結(jié)合考慮產(chǎn)品批量問題，來計(jì)算需要配套的其他包裝材料， 共 10 頁
盡量減少包裝損失（以最小損失為計(jì)算原則）；不能使用的包材采購總部不負(fù)責(zé)退換貨處理。
(三) 退貨手續(xù)辦理
1. 生產(chǎn)基地倉庫負(fù)責(zé)人或行政負(fù)責(zé)人填寫《退換貨通知單》，并附有關(guān)《檢驗(yàn)報告單》或《設(shè)備驗(yàn)收跟蹤確認(rèn)單》呈采購總部簽字確認(rèn)；
2. 采購總部確認(rèn)后，與供應(yīng)商協(xié)商具體退換時間、數(shù)量、運(yùn)輸方式等事宜，并將確認(rèn)的《退換貨通知單》和協(xié)商結(jié)果書面?zhèn)髡娼o生產(chǎn)基地倉庫負(fù)責(zé)人或行政負(fù)責(zé)人辦理退貨；
3. 生產(chǎn)基地倉庫負(fù)責(zé)人或行政負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)聯(lián)系物流公司、運(yùn)費(fèi)洽談、貨物裝卸等工作，將貨物安全退回，運(yùn)費(fèi)由供應(yīng)商支付（貨到付款），同時將《退貨單》、《托運(yùn)單》傳真至采購總部，由采購總部負(fù)責(zé)將單據(jù)傳真給供應(yīng)商；
4. 對于已付貨款，但在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的由采購總部負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠，索賠收入全部上繳財(cái)務(wù)總部。
第四章 貨款支付管理
第二十三條 貨款支付、審核和審批依據(jù)
(一) 原輔料、包裝材料貨款支付依據(jù)
1. 批準(zhǔn)的《需求計(jì)劃》或《采購申請》；批準(zhǔn)的采購計(jì)劃分解表；采購訂單、采購合同、發(fā)票；批準(zhǔn)的付款計(jì)劃審批表； （由采購總部提供，財(cái)務(wù)部接收）
2. 供應(yīng)商《送貨單》、《驗(yàn)收單》、《檢驗(yàn)報告單》；(基地倉庫管-理-員提供，財(cái)務(wù)部接收)
3. U8系統(tǒng)采購入庫數(shù)據(jù) （財(cái)務(wù)部自己導(dǎo)出）
4. 預(yù)付款不需要U8系統(tǒng)數(shù)據(jù)、批準(zhǔn)的付款計(jì)劃審批表和檢驗(yàn)報告單；只需提供批準(zhǔn)的《需求計(jì)劃》或《采購申請》，采購訂單、采購合同。（由采購總部提供，財(cái)務(wù)部接收）
(二) 設(shè)備、儀器、儀表貨款支付依據(jù)
1. 批準(zhǔn)的《大宗物資采購項(xiàng)目申請單》；批準(zhǔn)的《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀(jì)要》；批準(zhǔn)的《采購價格審批表》和采購合同；使用單位相關(guān)部門簽字確認(rèn)的《驗(yàn)收跟蹤確認(rèn)單》、發(fā)票；（由采購總部提供，財(cái)務(wù)部接收）
2. 預(yù)付貨款支付不需要《驗(yàn)收跟蹤確認(rèn)單》、發(fā)票為依據(jù)，只需要提供批準(zhǔn)的《大宗物資采購項(xiàng)目申請單》；批準(zhǔn)的《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀(jì)要》；批準(zhǔn)的《采購價格審批表》和采購合同。
(三) 零星物資貨款支付依據(jù)
1.批準(zhǔn)的《零星物資月度或季度需求計(jì)劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗(yàn)收單。 （由基地采購負(fù)責(zé)人提供，財(cái)務(wù)部接收）
(四) 公司指定需集中采購的其它物資支付依據(jù)
公司指定需集中采購的其它物資支付依據(jù)按照品種分類對應(yīng)的支付依據(jù)執(zhí)行。 第二十四條 原輔料包裝材料應(yīng)付款管理
(一) 對賬
每月25日之前，由采購助理負(fù)責(zé)核對U8系統(tǒng)中采購訂單實(shí)際入庫數(shù)量與送貨單、驗(yàn)收單數(shù)據(jù)是否一致，并與生產(chǎn)基地財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商對賬；
1． 采購助理根據(jù)與生產(chǎn)基地財(cái)務(wù)部核對數(shù)據(jù)，在當(dāng)月將對賬單傳真供應(yīng)商；
2． 對賬確認(rèn)無誤后，供方應(yīng)根據(jù)此金額、數(shù)量分別開具本月25日之前供貨的全部發(fā)票，將發(fā)票、采購訂單、采購合同等郵寄至使用單位財(cái)務(wù)部；
3． 對帳過程中如發(fā)現(xiàn)我司的帳務(wù)與供方有誤差，采購助理應(yīng)通知供方提供我司倉庫管
理員簽收的送貨單與財(cái)務(wù)進(jìn)行對帳。對帳過程中如發(fā)現(xiàn)是我司的數(shù)據(jù)入錄環(huán)節(jié)失誤或單據(jù)遺失而造成數(shù)據(jù)錯誤，應(yīng)由我司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)調(diào)整貨款數(shù)據(jù)；如果是供方的數(shù)據(jù)錯誤，造成帳務(wù)不符，我司概不負(fù)責(zé)，一律以我司的帳務(wù)為準(zhǔn)。
(二) 付款
1． 采購助理整理需求計(jì)劃或采購申請單、采購計(jì)劃分解表、采購訂單、采購合同、送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、U8系統(tǒng)物資入庫數(shù)據(jù)、退貨單，并認(rèn)真審查其完整性、合法性。檢查憑據(jù)是否齊全，如有單據(jù)不全或?qū)徟掷m(xù)不全現(xiàn)象，采購助理必須查明原因，否則不能做付款計(jì)劃和付款申請；
2． 采購助理每月10日之前編制付款計(jì)劃表，并將付款計(jì)劃表發(fā)至生產(chǎn)基地財(cái)務(wù)部。生產(chǎn)基地財(cái)務(wù)部審核U8系統(tǒng)相關(guān)物資入庫明細(xì)以及檢驗(yàn)報告單和付款計(jì)劃、送貨單、驗(yàn)收單、采購訂單、采購合同、發(fā)票是否符合，無異議方能作為應(yīng)付賬款入帳，并批準(zhǔn)付款計(jì)劃，否則有權(quán)拒批付款計(jì)劃；同時通知采購總部拒付款原因；
3． 采購助理按生產(chǎn)基地批準(zhǔn)的付款計(jì)劃做付款申請，報采購總部受權(quán)人審批；
4． 采購助理每月15日之前將批準(zhǔn)的付款申請和付款計(jì)劃郵寄至財(cái)務(wù)總部，財(cái)務(wù)總部審核付款申請與付款計(jì)劃的一致性和是否經(jīng)授權(quán)人審批，如有異議可拒絕付款。
第二十五條 生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表應(yīng)付款管理
(一) 對賬、索票
1. 采購經(jīng)理按照采購合同、驗(yàn)收進(jìn)度與驗(yàn)收結(jié)果提出付款要求，采購助理依據(jù)設(shè)備采購臺賬與采購合同相關(guān)條款核對，并與供應(yīng)商對賬；
2. 按照合同約定索取發(fā)票并郵寄至申購單位財(cái)務(wù)部。
(二) 付款
1. 采購助理整理發(fā)票和《大宗物資采購項(xiàng)目申請單》、《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀(jì)要》、《采購價格審批表》、采購合同等復(fù)印件，依據(jù)合同約定和《驗(yàn)收跟蹤確認(rèn)單》驗(yàn)收進(jìn)度，填寫付款申請，并報采購總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批；
2. 采購總部受權(quán)人審核采購執(zhí)行文件、記錄是否齊全、符合要求，對于沒有經(jīng)受權(quán)人審批或相關(guān)文件、記錄不齊全，應(yīng)責(zé)成采購負(fù)責(zé)人查明原因，否則應(yīng)拒絕支付。
3. 采購助理將批準(zhǔn)的付款申請和《大宗物資采購項(xiàng)目申請單》、《專題會議紀(jì)要》、《采購價格審批表》、《驗(yàn)收跟蹤確認(rèn)單》、《采購合同》郵寄至財(cái)務(wù)總部；
4. 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核付款申請和《大宗物資采購項(xiàng)目申請單》、《專題會議紀(jì)要》、《采購價格審批表》、《驗(yàn)收跟蹤確認(rèn)單》、《采購合同》以及發(fā)票的合理、合規(guī)性，以及是否有受權(quán)人審批簽字，無異議可付款，有異議可拒付。
第二十六條 零星物資付款管理
(一) 付款
1. 采購負(fù)責(zé)人整理批準(zhǔn)的《零星物資月度或季度需求計(jì)劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗(yàn)收單，填寫付款申請單；
2. 使用單位受權(quán)人審核批準(zhǔn)的《零星物資月度或季度需求計(jì)劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗(yàn)收單，填寫付款申請單。對于沒有經(jīng)受權(quán)人審批或相關(guān)文件、記錄不齊全，應(yīng)責(zé)成采購負(fù)責(zé)人查明原因，否則應(yīng)拒絕簽批；
3. 采購負(fù)責(zé)人將簽批的付款單據(jù)給到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核后安排付款。
第二十七條 公司指定需集中采購的其它物資付款管理
公司指定需集中采購的其它物資付款申請與審批按照品種分類對應(yīng)的付款規(guī)定執(zhí)行。 第二十八條 預(yù)付款管理
(一) 款到發(fā)貨或提前預(yù)付加工費(fèi)的合同，由采購助理填寫《預(yù)付款申請單》，并在《預(yù)付
款單》后付上雙方簽字蓋章確認(rèn)的合同復(fù)印件，由采購總部受權(quán)人審批后交財(cái)務(wù)總部付款；
(二) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核“預(yù)付款申請單”和采購合同的合理、合法性，以及是否有受權(quán)人審批簽字，無異議可付款，有異議可拒付；拒付原因財(cái)務(wù)部必須通知采購總部。 第二十九條 合同、發(fā)票接收管理
各生產(chǎn)基地財(cái)務(wù)部門接收到供應(yīng)商郵寄的“ 采購合同、發(fā)票”時，每月每筆進(jìn)
行登記，并于每月25號之前將登記表發(fā)到采購總部，以便采購總部與供應(yīng)商結(jié)算申請工作的順利進(jìn)行。
第五章 招標(biāo)采購管理
第二十九條 招標(biāo)小組由總裁辦、財(cái)務(wù)總監(jiān)、審計(jì)部經(jīng)理、內(nèi)控部經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，
負(fù)責(zé)集中采購重大項(xiàng)目的審定、立項(xiàng)、評標(biāo)及定標(biāo)。
第三十條 采購總部負(fù)責(zé)提出招標(biāo)項(xiàng)目申請和評標(biāo)小組成員名單，評標(biāo)小組成員人數(shù)必須為
五人以上的奇數(shù)，并報招標(biāo)小組審批。
第三十一條 招標(biāo)文件由采購總部負(fù)責(zé)組織編寫，有關(guān)招標(biāo)歷史數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)部提供、使用單
位負(fù)責(zé)提供招標(biāo)文件中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)部分，并報招標(biāo)小組審批。
第三十二條 審計(jì)部負(fù)責(zé)招標(biāo)過程的監(jiān)督和評標(biāo)工作紀(jì)律的制定。
第三十三條 招標(biāo)采購方式應(yīng)依照《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定的公開招標(biāo)、邀請招
標(biāo)、競爭性談判、單一來源和詢價采購以及招標(biāo)小組指定的其他采購方式。 第三十四條 包裝材料、廣告促銷品、印刷宣傳品原則上每年進(jìn)行一次招標(biāo)，其他物資視具
體情況而定。
第六章 供應(yīng)商管理
第三十五條 供應(yīng)商開發(fā)
(一) 新增供應(yīng)商應(yīng)符合國家、地方及行業(yè)的相關(guān)法律、法規(guī)；符合行業(yè)準(zhǔn)入條件，在行業(yè)準(zhǔn)入名單之列；有合法的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等資質(zhì)；符合公司對供應(yīng)商生產(chǎn)條件及設(shè)備要求、質(zhì)量保證體系、技術(shù)開發(fā)、售后服務(wù)、資金安全和環(huán)保等綜合要求；特別是產(chǎn)品質(zhì)量符合公司使用需求；供應(yīng)價格始終保持市場領(lǐng)先的競爭優(yōu)勢，符合公司對綜合成本逐步降低的要求，綜合性價比在市場上應(yīng)有較強(qiáng)的競爭能力；原則上新供應(yīng)商的實(shí)力和供應(yīng)能力必須與公司發(fā)展規(guī)模相匹配。
(二) 新供應(yīng)商開發(fā)必須嚴(yán)格按照《供應(yīng)商開發(fā)流程》的要求進(jìn)行，新供應(yīng)商開發(fā)由采購總部采購人員先對供應(yīng)商進(jìn)行前期調(diào)查并填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》、供應(yīng)商資質(zhì)收集與整理、供應(yīng)商報價、供應(yīng)商樣品收集、小試或中試確認(rèn)、采購合同初步談判等工作；核心物料的供應(yīng)商必須組織公司有關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合現(xiàn)場考察，各方面條件符合公司整體要求后方可談判正式采購合同，列入合格供應(yīng)商體系。
(三) 采購總部和生產(chǎn)基地質(zhì)量管理部門共同協(xié)商確定原料、主要輔料和內(nèi)包裝材料的供應(yīng)商，按GMP要求進(jìn)行定點(diǎn)采購；外包裝材料、廣告促銷品、印刷宣傳品原則上實(shí)行年度招投標(biāo)采購。
(四) 采購總部按GMP要求提供新增的原輔料、內(nèi)外包裝材料供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)資料，生產(chǎn)基地質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門應(yīng)全力配合采購總部的供應(yīng)商引進(jìn)工作。
(五) 生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表的新供應(yīng)商開發(fā)，采購總部依據(jù)《大宗物資采購項(xiàng)目申請單》、《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀(jì)要》，對供應(yīng)商進(jìn)行前期的了解與洽談，填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》，收集供應(yīng)商資質(zhì)，供應(yīng)商報價單、供應(yīng)商分析對比報告、價格
審批表，經(jīng)使用單位受權(quán)人、設(shè)備總監(jiān)審核并提出意見后，采購總部受權(quán)人批準(zhǔn)；供應(yīng)商原則上必須提供三家左右的供應(yīng)商進(jìn)行對比。
第三十六條 供應(yīng)商管理
(一) 采購總部采購人員需要建立電子檔《供應(yīng)商信息庫》，將供應(yīng)商分為：合格供應(yīng)商、備選供應(yīng)商、淘汰供應(yīng)商進(jìn)行分類管理；要求供應(yīng)商信息完整，具有使用價值。
(二) 采購總部負(fù)責(zé)建立采購物料電子檔案，電子檔案分為：《供應(yīng)商通訊錄》、《采購物料明細(xì)表》、《年度采購臺賬一覽表》等；電子檔案要求信息真實(shí)、內(nèi)容豐富、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，為供應(yīng)商管理提供數(shù)據(jù)支持。
(三) 采購總部必須為所有合格供應(yīng)商建立完整的檔案，檔案有：《供應(yīng)商資質(zhì)檔案》、《采購年度合同》、《每月采購訂單》等，方便采購人員隨時查閱及取證。
(四) 原輔料、內(nèi)外包裝材料的供應(yīng)商原則上應(yīng)保持不少于兩家定點(diǎn)供應(yīng)商；采購總部或生產(chǎn)基地按照GMP要求，每年應(yīng)對主要供應(yīng)商進(jìn)行最少一次的現(xiàn)場考察。
(五) 對于采購過程中出現(xiàn)的部分采購績效不合格供應(yīng)商，采購總部配合生產(chǎn)基地共同提出對該供應(yīng)商的整改意見，并督促該供應(yīng)商整改；如該供應(yīng)商經(jīng)過整改輔導(dǎo)后仍然無法達(dá)到公司要求，采購總部必須將該供應(yīng)商淘汰，再次引進(jìn)將按照《新供應(yīng)商開發(fā)流程》進(jìn)行。
(六) 對于中標(biāo)的合格供應(yīng)商，原則上為優(yōu)先供應(yīng)單位；采購總部將依據(jù)供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行訂單分配，比例由采購總部確定。對于未中標(biāo)的合格供應(yīng)商，如質(zhì)量、價格等競爭實(shí)力超過已中標(biāo)供應(yīng)商，則采購總部有權(quán)重新調(diào)整訂單分配，給未中標(biāo)供應(yīng)商供應(yīng)的機(jī)會。
(七) 原輔料供應(yīng)商原則上以生產(chǎn)廠家為主，如果該生產(chǎn)廠家的貿(mào)易商（代理商）在價格、付款方式、售后服務(wù)等方面優(yōu)于生產(chǎn)商，則采購總部有權(quán)讓貿(mào)易商（代理商）供應(yīng)。 第三十七條 供應(yīng)商考核
采購總部和生產(chǎn)基地按季度和年度對合作供應(yīng)商進(jìn)行績效考核，采購總部依據(jù)各生產(chǎn)基地提供的供應(yīng)商物料檢驗(yàn)結(jié)果、包裝規(guī)范、運(yùn)輸與裝卸、服務(wù)態(tài)度、到貨準(zhǔn)確性等編寫《年度采購臺賬一覽表》，采購總部依據(jù)《年度采購臺賬一覽表》對各合格供應(yīng)商進(jìn)行季度和年度考核，以考核成績確定為優(yōu)秀、優(yōu)良、合格、輔導(dǎo)以及不合格供應(yīng)商。
第三十八條 供應(yīng)商檔案管理
生產(chǎn)基地質(zhì)量部門和采購總部按各自的需要分別建立供應(yīng)商檔案，供應(yīng)商資質(zhì)原件由各生產(chǎn)基地保管，采購總部以復(fù)印件存檔，供應(yīng)商檔案各自更新。
第七章 價格及合同管理
第三十九條 價格審批及審計(jì)管理
(一) 招標(biāo)采購物資價格由采購總部和招標(biāo)小組共同確定，招標(biāo)小組領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
(二) 非招標(biāo)采購的原輔料、包材價格審批：
A. 采購價格較上一次采購價格增長5%以內(nèi)；并預(yù)估年度采購總金額變化5萬元以內(nèi)（以上年度采購總數(shù)量為基數(shù)）的采購價格由采購總部審核，并按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)；
B. 采購價格較上一次采購價格增長5%以上；或采購價格增長5%以內(nèi)但預(yù)估年度采購總金額變化5萬元以上（以上年度采購總數(shù)量為基數(shù)）的采購價格，審計(jì)部做審核意見，由采購總部審核，并按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)；
C. 新增產(chǎn)品的原輔料、包材采購價格，由采購總部提供成本分析表、供應(yīng)商報價單、價格審批表，由財(cái)務(wù)部、審計(jì)部審核，按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定
履行審批手續(xù)；
D. 采購較上一次采購價格減少的采購價格，必須經(jīng)采購總部受權(quán)人審批。
(三) 非招標(biāo)采購的設(shè)備、儀器儀表以及公司確定的其他物資的價格審批：
A. 設(shè)備、儀器儀表以及其他物資價格審批時，由采購總部提供價格審批表、供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品的技術(shù)資料、供應(yīng)商分析對比報告、供應(yīng)商報價單；
B. 經(jīng)采購總部受權(quán)人審核后，按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)；
(四) 采購總部每月匯總價格變動情況報表，報財(cái)務(wù)總部和審計(jì)部審核。 第四十條 采購合同管理
(一) 采購合同原則上由采購總部相關(guān)負(fù)責(zé)人編寫，原輔料、包裝材料采用固定合同格式。
(二) 采購總價超過5000元以上的生產(chǎn)、檢驗(yàn)、辦公以及生活等物資原則上都必須簽訂采購合同，采購總價超過5萬元以上的采購合同簽訂前必須填寫《合同審批表》由采購總部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部受權(quán)人共同審核合同條款的合理、合法、合規(guī)性及風(fēng)險評估，并給出修改意見后，由采購負(fù)責(zé)人按《公司授權(quán)管理制度》履行審批手續(xù)。
(三) 采購合同變更（取消、變更部分合同條款），原則上必須填寫《合同變更申請表》，經(jīng)受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方能變更。
(四) 采購合同簽訂的當(dāng)事人必須具備法人資格或法人授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂，實(shí)行“誰簽約、誰負(fù)責(zé)”的原則，具體承辦人員對所簽訂的合同負(fù)直接責(zé)任，審核人員負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
(五) 采購合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)資料、圖紙、技術(shù)協(xié)議書、往來信函、傳真、報價書等，均為合同的等效組成部分。
(六) 采購合同內(nèi)容必須完整。合同的9個基本要素(供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式；標(biāo)的全稱和價款 ；數(shù)量、規(guī)格和型號；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求；履約方式和期限、地點(diǎn)；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式；付款方式和期限；售后服務(wù)及其它條款；違約責(zé)任和解決爭議的方法)必須齊全，條款應(yīng)當(dāng)明確、具體，文字表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)，書寫工整。
(七) 采購合同或采購訂單原件一式三份，由生產(chǎn)基地財(cái)務(wù)部保存一份，公司檔案室存檔一份；供應(yīng)商保存一份；采購總部留存一份采購合同或采購訂單復(fù)印件，以便建立檔案使用；采購訂單與采購合同等效，檔案原則上實(shí)行集中管理、集中存放。
(八) 合同編號以及其它有關(guān)規(guī)定按公司合同管理制度執(zhí)行。
第九章、附則
第四十一條 相關(guān)文件
(一) 公司授權(quán)管理制度；
(二) 公司財(cái)務(wù)管理制度。
第四十二條 本制度由采購總部負(fù)責(zé)解釋。
第四十三條 本制度自2015年01 月01日實(shí)施。
采購與付款管理制度
第一部分 總 則
第一條 為了引導(dǎo)企業(yè)加強(qiáng)對采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，結(jié)合公司的實(shí)際情況并根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)范。
第二條 本規(guī)范所稱采購付款，主要是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。企業(yè)外購勞務(wù)并支付價款的控制，可以參照本規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。
第二部分 采購審核與批準(zhǔn)
第三條 采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在×萬元以內(nèi)的采購項(xiàng)目合同，由財(cái)務(wù)部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。
采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在×萬元—××萬元的采購項(xiàng)目合同，須交財(cái)務(wù)部審核、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。
采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在××萬元以上的采購項(xiàng)目合同，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交采購部簽訂合同。
第三部分 付款結(jié)算控制
第四條 付款審核
財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和企業(yè)內(nèi)控規(guī)定中的貨幣資金相關(guān)管理規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，并按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行核算和報告。
第五條 應(yīng)付賬款在×萬元以內(nèi)的，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在××—××萬元的，由總經(jīng)理審批。
預(yù)付款與定金在×萬元以內(nèi)的，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批即可，應(yīng)付賬款在××—××萬元的，報財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，在××萬元以上的，由總裁審批。
審核無誤后交財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款會計(jì)開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。
第六條 財(cái)會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報告、計(jì)量報告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。
⒈真實(shí)性審核
應(yīng)付賬款會計(jì)應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。審核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的本質(zhì)等。
⒉完整性審核。
根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項(xiàng)目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。
⒊合法性審核。
審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定等。
⒋合規(guī)性審核
審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。
⒌除對上述⒈⒉⒊⒋條審核外，還應(yīng)對原始憑證的正確性進(jìn)行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計(jì)算有無錯誤，大小寫金額是否相符；審核物資采購是否按照經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購計(jì)劃，合同或協(xié)議進(jìn)行；審核入庫物資收料憑證，檢查是否有采購員、交料人、驗(yàn)收人、收料人的簽章，內(nèi)容填制是否完整，并與采購計(jì)劃、合同或協(xié)議及原始憑證相核對；審核付款是否符合審批權(quán)限
會計(jì)人員對不符合規(guī)定的物資采購業(yè)務(wù)、不得辦理采購結(jié)算，并報告財(cái)會總監(jiān)。財(cái)會總監(jiān)對嚴(yán)重違反規(guī)定采購物資計(jì)劃的
應(yīng)當(dāng)及時向總經(jīng)理匯報
第七條 付款控制
在付款時，應(yīng)得到采購部經(jīng)理、驗(yàn)收儲存、財(cái)務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人的相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。
⒉一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單批準(zhǔn)。訂單副本應(yīng)及時提交財(cái)務(wù)部門。
⒊ 收到貨物并驗(yàn)收后，驗(yàn)收員應(yīng)編制驗(yàn)收報告，驗(yàn)收報告必須按順序編號，驗(yàn)收報告副本應(yīng)及時送交采購部和財(cái)務(wù)部。
⒋ 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗(yàn)收報告進(jìn)行比較，確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財(cái)務(wù)部。
⒌ 財(cái)務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進(jìn)行復(fù)核，檢查其真實(shí)性、合法性、合規(guī)性和正確性。
⒍ 采購付款實(shí)行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限審批。
⒎ 已確認(rèn)的負(fù)債應(yīng)及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強(qiáng)與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。
⒏ 財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。
⒐ 財(cái)務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。
第四部分 賬務(wù)處理
第八條 財(cái)務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會計(jì)核算規(guī)定》及時、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。
將請購單、訂購單、驗(yàn)收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及其他各種財(cái)務(wù)所需要的單據(jù)等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。
每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬中。
第九條 對賬
財(cái)務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對。
取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。
第五部分 付賬控制中的現(xiàn)金使用
第十條 現(xiàn)金使用范圍。
1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。
2．結(jié)算起點(diǎn)以下的零星采購支出價款。
第十一條 現(xiàn)金使用方法。
1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財(cái)務(wù)部提出申請。
2．財(cái)務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。
3．財(cái)務(wù)人員不得坐支現(xiàn)金，需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。
4．因采購地點(diǎn)不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應(yīng)向開戶銀行提出書面申請，由企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。
第六部分 預(yù)付賬款的管理
第十二條 原則上不允許采用預(yù)付賬款的方式采購物資，但對于一些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預(yù)付賬款的形式采購的，需要由具有審批權(quán)限的主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
財(cái)務(wù)人員對預(yù)付款項(xiàng)要嚴(yán)格把關(guān)。并及時能做賬、入賬，將預(yù)付款項(xiàng)控制在安全合理的范圍內(nèi)。
第十三條 公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進(jìn)行追蹤核查。對預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險等進(jìn)行綜合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。
財(cái)務(wù)部對采購計(jì)劃的預(yù)付款項(xiàng)，除總經(jīng)理特批外，控制在×%以內(nèi)。
第十四條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。
第七部分 應(yīng)付賬款管理制度
第十五條 應(yīng)付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)商的款項(xiàng)。
第十六條 應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨(dú)立于請購、采購、驗(yàn)收付款職能以外的財(cái)務(wù)部會計(jì)專門負(fù)責(zé)。
第十七條 付款日期、折扣條件等項(xiàng)規(guī)定管理應(yīng)付賬款，以保證采購付款內(nèi)部控制的有效實(shí)施。
第十八條 應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量應(yīng)真實(shí)和可靠
應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應(yīng)商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗(yàn)收證明、銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證等。
應(yīng)付賬款會計(jì)須審核這些原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。
第十九條 應(yīng)付賬款必須及時登記到應(yīng)付賬款賬簿
應(yīng)付賬款會計(jì)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬。
應(yīng)付賬款明細(xì)賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進(jìn)行明細(xì)核算，在此基礎(chǔ)上還可以進(jìn)一步按購貨合同進(jìn)行明細(xì)核算。
第二十條 及時沖抵預(yù)付賬款
財(cái)務(wù)部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票以后，應(yīng)該及時沖抵預(yù)付賬款。
第二十一條 確認(rèn)、計(jì)量和記錄折扣
財(cái)務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計(jì)量和記錄，以確定實(shí)際支付的款項(xiàng)。
第二十二條 應(yīng)付賬款的授權(quán)支付
財(cái)務(wù)部接到已到期的應(yīng)付賬款應(yīng)及時支付，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、
財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理按權(quán)限審批后才能辦理結(jié)算與支付。
第二十三條 應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)
財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。
第二十四條 應(yīng)付賬款的檢查
財(cái)物部按月從供應(yīng)方取得對賬單、與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，若有差異應(yīng)查明差異產(chǎn)生的原因。
如果追查結(jié)果表明有會計(jì)記錄錯誤，則應(yīng)及時與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。
第二十五條 財(cái)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期從供應(yīng)商處取得對賬單，并進(jìn)行核對、調(diào)節(jié)工作。
第二十六條 同應(yīng)付賬款相關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，由財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限批準(zhǔn)。
第二十七條 財(cái)務(wù)部設(shè)置應(yīng)付票據(jù)賬簿，并認(rèn)真做好應(yīng)付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。
第二十八條 財(cái)務(wù)部門應(yīng)付賬款會計(jì)管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。
第二十九條 財(cái)務(wù)部應(yīng)該定期核對應(yīng)付票據(jù)，并復(fù)核票據(jù)的利息核算。
第三十條 應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票進(jìn)行核對。
第三十一條 應(yīng)付票據(jù)要按照號碼順序及時進(jìn)行保存。
第八部分 采購預(yù)算的管理
第三十二條 為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預(yù)算
第三十三條 采購預(yù)算管理的含義
采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計(jì)劃，以利于企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及其資源的合理配置。
預(yù)算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來管理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實(shí)和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。
采購預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。
第三十四條 編制采購預(yù)算
編制采購預(yù)算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)確定采購預(yù)算項(xiàng)目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序，將企業(yè)在未來一定時期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。
根據(jù)企業(yè)年度銷售計(jì)劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，交財(cái)務(wù)部編制總的預(yù)算，上交總經(jīng)理審批。
第三十五條 執(zhí)行采購預(yù)算
1．將審批的各項(xiàng)采購預(yù)算指標(biāo)及時地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員。
2對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。
第三十六條 分析和調(diào)整采購預(yù)算差異
1．在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)部門核算的實(shí)際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報告。
2．如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。
第三十七條 采購預(yù)算資金控制
1．在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實(shí)行限額審批制度，嚴(yán)格
控制無預(yù)算的資金支出。
⒉對于預(yù)算內(nèi)的采購項(xiàng)目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。
⒊對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部對需求部門提出的申請進(jìn)行審核，最終由財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后才能給予辦理。
第九部分 采購中的退貨管理
第三十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。
第三十九條 退貨款項(xiàng)回收。
1．采購員在貨物退回后編制借項(xiàng)憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應(yīng)商名稱以及貸款金額等。
2．采購部經(jīng)理審批借項(xiàng)憑單后，交財(cái)務(wù)部相關(guān)人員審核，由財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理按權(quán)限審批。
3．財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項(xiàng)憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。
第四十條 采購中的折扣事宜。
1．采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出的折扣，需要同供應(yīng)商談判來最終確定。
2．折扣金額必須由財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3．折扣金額審批后，采購部應(yīng)編制借項(xiàng)憑單。
采購計(jì)劃管理制度
第1章 總則
第1條 目的
為加強(qiáng)采購計(jì)劃的管理，保證公司各部門的采購工作按時、按質(zhì)地完成，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動順利有序地進(jìn)行，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于公司所有物資采購計(jì)劃的執(zhí)行和管理工作。
第3條 職責(zé)劃分
1. 采購部負(fù)責(zé)組織編制年度、季度、月度采購計(jì)劃，并嚴(yán)格監(jiān)督與控制其執(zhí)行情況。
2. 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購計(jì)劃。
第2章 采購計(jì)劃的編制與審批
第4條 采購計(jì)劃的編制依據(jù)
采購計(jì)劃人員制定采購計(jì)劃時，應(yīng)考慮經(jīng)營計(jì)劃、需求部門的采購申請、年度采購預(yù)算、庫存狀況和公司現(xiàn)金流狀況等相關(guān)因素。
第5條 編制采購計(jì)劃應(yīng)該注意的事項(xiàng)
1. 采購計(jì)劃應(yīng)避免過于樂觀或保守。
2. 采購計(jì)劃編制過程中，應(yīng)考慮公司年度目標(biāo)達(dá)成的可能性。
3. 分析銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃的可行性和預(yù)見性。
4. 注意物資需求計(jì)劃與物資清單、庫存狀況的確定性。
5. 考慮保障生產(chǎn)與降低庫存之間的平衡。
6. 注意物資采購價格和市場信息的可能變化。
第6條 采購計(jì)劃的編制步驟
1. 明確公司經(jīng)營計(jì)劃
（1） 采購計(jì)劃人員需要明確掌握公司于每年年底制訂的下一年度的經(jīng)營計(jì)劃。
（2） 采購計(jì)劃人員需掌握年度經(jīng)營目標(biāo)、客戶訂單意向、市場預(yù)測等資料，進(jìn)行較準(zhǔn)確的銷售預(yù)測。
2. 明確公司生產(chǎn)計(jì)劃和庫存狀況
（1）采購部應(yīng)及時掌握生產(chǎn)部制訂的生產(chǎn)計(jì)劃，以及生產(chǎn)部根據(jù)庫存狀況制訂的物資需要計(jì)劃。
（2）采購部應(yīng)掌握各部門根據(jù)年度目標(biāo)、經(jīng)營計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃等預(yù)測的各種消耗物資的需求量。
3. 編制采購計(jì)劃
采購部需要匯總各個物資的需求和請購單據(jù)等，據(jù)此編制采購計(jì)劃并上報采購經(jīng)理、采購總監(jiān)、總經(jīng)理審批。
第7條 采購計(jì)劃的審批
采購計(jì)劃由采購部根據(jù)審批后的“采購申請單”制訂。相關(guān)人員在授權(quán)范圍內(nèi)對各類采購計(jì)劃精心審查和批準(zhǔn)后，將采購計(jì)劃報送財(cái)務(wù)部審核。采購計(jì)劃審核的主要內(nèi)容如下。
1. 采購計(jì)劃是否符合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃。
2. 采購目的是否合理、得當(dāng)，采購的物資是否遵循成本最優(yōu)的原則，
3. 物資消耗定額、物資采購批量是否準(zhǔn)確，庫存儲備量是否存在過高或過低的現(xiàn)象。
4. 采購計(jì)劃表中的內(nèi)容是否符合規(guī)定要求。
第3章 采購計(jì)劃的執(zhí)行與調(diào)整
第8條 采購計(jì)劃的執(zhí)行
1. 采購計(jì)劃的分解。采購經(jīng)理將審批后的采購計(jì)劃按照時間和職位進(jìn)行分解。
2. 采購任務(wù)的下達(dá)。對采購計(jì)劃進(jìn)行分解后，采購經(jīng)理需要將采購任務(wù)分配到各個崗位并落實(shí)責(zé)任，向采購人員說明采購的品種、數(shù)量、價格、期限和供應(yīng)商的情況等內(nèi)容。
3. 采購任務(wù)的執(zhí)行。采購部負(fù)責(zé)做好采購過程中采購數(shù)量和交貨情況等信息的記錄，采購計(jì)劃總監(jiān)對采購部執(zhí)行計(jì)劃的過程進(jìn)行監(jiān)督。
第9條 采購計(jì)劃的變更管理
1. 若計(jì)劃執(zhí)行過程中出現(xiàn)異常問題，采購部應(yīng)對計(jì)劃做出調(diào)整。
2. 對于已經(jīng)審批的采購物資，請購部門如果需要變更物資的規(guī)格、數(shù)量或撤銷采購申請，必須立即通知采購部，以便采購部及時根據(jù)實(shí)際情況變更采購計(jì)劃。
第10條 采購計(jì)劃的增補(bǔ)管理
1. 各需求部門在發(fā)現(xiàn)采購物資不能滿足業(yè)務(wù)需要時，應(yīng)編制“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請表”。
2. 采購部需編制相關(guān)的說明文件，說明增補(bǔ)物資需求的原因以及已采購物資的使用狀況，附在“增補(bǔ)需求計(jì)劃申請表”后。
3. 申請表需求部門經(jīng)理審批簽字后，遞交采購部。
4. 如果增補(bǔ)需求的申請符合公司的相關(guān)規(guī)定，則采購計(jì)劃人員應(yīng)著手編制采購計(jì)劃增補(bǔ)方案；如果增補(bǔ)需求的申請不規(guī)范或申請?jiān)虿怀浞�，采購部有�?quán)駁回相關(guān)部門的申請。
5. 采購計(jì)劃增補(bǔ)方案經(jīng)采購總監(jiān)、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理分別審批通過后，便可作為增補(bǔ)采購計(jì)劃的依據(jù)。
6. 增補(bǔ)采購計(jì)劃制訂完成后，采購部應(yīng)將其發(fā)送至需求部門，作為采購增補(bǔ)實(shí)施的依據(jù)。
第4章 附則
第11條 本制度由采購部附則制度與解釋
第12條 本制度報總經(jīng)理辦公室會審批批準(zhǔn)后，自頒布之日起執(zhí)行。
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