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工程檔案管理制度
為了更好的規(guī)范工程資料、文件、設(shè)計(jì)圖紙的保管、發(fā)放和使用，根據(jù)公司檔案資料及圖紙數(shù)量的實(shí)際情況，本著為工程服務(wù)的原則，合理利用檔案資源，達(dá)到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細(xì)則。
一、收集范圍
從工程項(xiàng)目建議書始到工程竣工決算止所有與工程有關(guān)的，具有保存價(jià)值的文字、資料、圖紙、圖標(biāo)、聲像各種載體的文件材料等。
二、工程資料、檔案的保管
1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》及公司的有關(guān)制度，嚴(yán)守公司檔案管理制度和保密守則，保護(hù)公司的合法權(quán)益。
2、及時(shí)將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類，編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。
3、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
4、檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。
5、做好檔案的“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。
6、保存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、
損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。
三、工程資料、檔案借閱
1、有關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出示單位證明及本人證件，檔案管-理-員要做好登記手續(xù)。
2、本單位職工查閱檔案，檔案管-理-員同樣要做好查閱登記手續(xù)。
3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并約定歸還日期，由管-理-員按期追還，需續(xù)借的要重新登記，借閱人應(yīng)做好外借檔案保管工作。
4、原件原則上不外借。
5、查閱、借用檔案，應(yīng)保證檔案完好無損，嚴(yán)禁撕損、涂改、抽頁、沾污（包括劃線、畫圖等）檔案資料。
6、允許復(fù)印的檔案，應(yīng)在登記時(shí)注明復(fù)印的名稱和份數(shù)。
四、施工圖紙的接收、登記
1）施工圖紙從設(shè)計(jì)院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管-理-員按設(shè)計(jì)合同規(guī)定接收設(shè)計(jì)院分發(fā)的施工圖紙，準(zhǔn)確核對后，按專業(yè)分類、編號(hào)，并將目錄輸入微機(jī)。
2）工程施工過程出現(xiàn)的變更文件等相關(guān)設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發(fā)放。
五、施工圖紙的發(fā)放、借閱
1）招標(biāo)代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標(biāo)結(jié)束后，3日內(nèi)送還檔案室，延期管-理-員要盡快督促還回。施工圖紙的發(fā)放由管-理-員按中標(biāo)通知書通知有關(guān)單位領(lǐng)取。
2）施工單位等部門的圖紙接收人為公司負(fù)責(zé)人。
3）圖紙發(fā)放由資料室辦理發(fā)放手續(xù)，接收人核查無誤后進(jìn)行簽字、領(lǐng)取。
4）對于已領(lǐng)取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。
5）公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進(jìn)行借閱登記，由各自部門領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可，借閱時(shí)間最長不得超過七天。
6）檔案室存檔的圖紙?jiān)瓌t上不予借出,特殊情況下如需借閱,經(jīng)公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱。
7）圖紙變更單執(zhí)行上述規(guī)定。
六、作廢圖紙的處置
對施工中由于變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審查，由主管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布變更通知，資料室通知
各使用部門將舊圖紙交回資料室后，按領(lǐng)用程序重新領(lǐng)用新圖紙。回收的作廢圖紙，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
七、工程竣工后，根據(jù)建設(shè)局檔案室及質(zhì)檢站有關(guān)的要求，由檔案室對圖紙、資料進(jìn)行整理、移交、備案。
八、相關(guān)記錄表式
1）收文登記表
2）發(fā)文登記表
3）借閱登記表
4）廢圖回收登記表
10工程建設(shè)檔案管理制度
1、目的
建設(shè)工程涉及大量的信息和檔案，而且種類繁多，為便于工程建設(shè)信息的管理和交流，制定本辦法。
2、適用范圍
適用于公司范圍內(nèi)的應(yīng)用工程、管線工程、土建工程及其他建設(shè)工程。
3、職責(zé)
3.1工程建設(shè)的現(xiàn)場代表負(fù)責(zé)工程信息的收集。
3.2工程建設(shè)的牽頭部門應(yīng)設(shè)專、兼職檔案管-理-員，負(fù)責(zé)工程建設(shè)信息的整理、傳遞、分析。
3.3應(yīng)建立工程建設(shè)檔案登記和管理。
4、工程建設(shè)信息的分類
（1）立項(xiàng)文件：
項(xiàng)目建議書，項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知書； 可行性研究報(bào)告及附件，可行性研究報(bào)告審批意見; 關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要;
專家建議文件,調(diào)查資料及項(xiàng)目評估研究等資料；
公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核的實(shí)施申報(bào)表及工程編號(hào)。
(2)建設(shè)用地、征地、拆遷文件：
選址申請及選址規(guī)劃意見通知書；
用地申請報(bào)告及建設(shè)用地批準(zhǔn)書；
拆遷安置意見、協(xié)議、方案；
建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件，劃撥建設(shè)用地文件，國有土地使用證。
(3)勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件：
工程地質(zhì)勘察報(bào)告；
地形測量和撥地測量成果報(bào)告；
申請的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書；
初步設(shè)計(jì)圖紙說明；
審定設(shè)計(jì)方案通知書和審查意見，有關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)文件； 施工圖及其說明；
政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見。
(4)招投標(biāo)及合同文件：
勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理招投標(biāo)文件；
勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理委托合同，施工承包合同；
其他分類合同。
(5)開工審批文件：
規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙；
建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件；
建設(shè)工程開工審查表；
建設(shè)工程施工許可證；
工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。
（6）竣工資料：
竣工圖；
建設(shè)工程移交資料；
建設(shè)工程備案資料；
（7）財(cái)務(wù)文件；
工程投資估算；
工程設(shè)計(jì)概算；
施工圖預(yù)算；
工程預(yù)付款、進(jìn)度款撥付資料；
工程決算書；
工程決算審計(jì)報(bào)告。
（8）建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人
工程部現(xiàn)場代表；
工程項(xiàng)目監(jiān)理及負(fù)責(zé)人名單；
工程施工項(xiàng)目經(jīng)理部及負(fù)責(zé)人名單。
5、流動(dòng)信息
（1）投資控制信息
①設(shè)計(jì)變更；
②工程量變化表（現(xiàn)場簽證）；
③工程造價(jià)的市場變化情況；
（2）質(zhì)量控制信息
①質(zhì)量抽樣檢查數(shù)據(jù)；
③質(zhì)量事故記錄和處理報(bào)告。
④施工各階段驗(yàn)收、檢查、測試記錄。
（3）進(jìn)度控制信息
①施工單位的施工組織設(shè)計(jì)；
②立項(xiàng)工作進(jìn)度表及報(bào)建進(jìn)度表；
③工程征地、拆遷進(jìn)度報(bào)表；
④工程設(shè)計(jì)安排：設(shè)計(jì)委托書送達(dá)時(shí)間、設(shè)計(jì)完成時(shí)間。 ⑤工程開工時(shí)間、計(jì)劃完成時(shí)間；
⑥施工單位工程進(jìn)度表；
⑦監(jiān)理月報(bào)、季報(bào)。
6、工程建設(shè)信息交流細(xì)則
6.1工程建設(shè)信息的傳遞
6.1.1有關(guān)工程建設(shè)的固定信息均應(yīng)在工程信息管-理-員處備份。
6.1.2有關(guān)工程建設(shè)的流動(dòng)信息均應(yīng)傳遞給工程建設(shè)信息管-理-員。
6.1.3有關(guān)工程建設(shè)流動(dòng)信息均應(yīng)有工程建設(shè)牽頭部門的信息管
理員傳遞到公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部。
6.1.4需要時(shí)，工程建設(shè)信息應(yīng)傳遞到公司主管副經(jīng)理。
6.2工程信息的共享
現(xiàn)場代表應(yīng)將工程建設(shè)信息錄入工程建設(shè)信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享，以便于工程管理、統(tǒng)計(jì)、分析、處理。
6.3工程信息的處理
6.3.1工程分階段信息均應(yīng)傳遞給信息管-理-員進(jìn)行信息處理
6.3.2各類信息必須分類處理
①設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場簽證、工程量變化表以及工程材料價(jià)格變動(dòng)，應(yīng)與合同價(jià)分析比較；
②進(jìn)度款撥付，應(yīng)與合同分析比較；
③項(xiàng)目結(jié)算，應(yīng)與合同價(jià)分析比較；
④項(xiàng)目投資變化趨勢預(yù)測；
⑤對工程進(jìn)度表，應(yīng)對照施工組織設(shè)計(jì)進(jìn)行分析比較； ⑥對工程量完成情況，應(yīng)對照年度計(jì)劃進(jìn)行分析比較； ⑦工程實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的動(dòng)態(tài)比較；
⑧工程進(jìn)度變化趨勢預(yù)測；
⑨分項(xiàng)、分部及單位工程的驗(yàn)收記錄，應(yīng)對照質(zhì)量要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析比較；
⑩合同執(zhí)行情況的分析比較。
6.3.3對各分析比較的結(jié)果，應(yīng)反饋給現(xiàn)場代表。
6.3.4對于涉及質(zhì)量、投資等重要信息，應(yīng)及時(shí)報(bào)部門經(jīng)理處理。
6.3.5工程完工后，現(xiàn)場管-理-員收集整理、移交工程建設(shè)資料，并在工程檔案管-理-員處備案。
7、工程建設(shè)信息存檔
工程建設(shè)完工后，有關(guān)工程建設(shè)的固定檔案均應(yīng)交公司資料室存檔。
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