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加強(qiáng)會(huì)議管理的通知
集團(tuán)各部門、各公司：
為進(jìn)一步管好、用好視頻會(huì)議系統(tǒng)，充分發(fā)揮其功能和作用，提高會(huì)議效率，加強(qiáng)視頻會(huì)場秩序管理，現(xiàn)就視頻會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行和會(huì)議管理等有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、明確單位管理人員。各子公司要明確2名管理人員負(fù)責(zé)視頻會(huì)議管理工作，管理人員要熟練掌握視頻會(huì)議設(shè)備設(shè)施開啟、調(diào)試、維護(hù)和管理等有關(guān)技術(shù)。各子公司5月20日前將確定的操作和設(shè)備管理人員名單報(bào)集團(tuán)辦公室。
二、規(guī)范會(huì)場布置。各子公司應(yīng)高度重視視頻會(huì)議室環(huán)境布置和裝飾，配備相應(yīng)設(shè)備設(shè)施，精心安排，合理擺放，力求分會(huì)場整潔美觀，光線適度，公司座牌端正，攝像頭位置恰當(dāng)，畫面效果良好。
三、精心準(zhǔn)備會(huì)議。各子公司接到視頻會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)通知視頻會(huì)議系統(tǒng)操作人員，作好會(huì)議系統(tǒng)調(diào)試、會(huì)議PPT材料的預(yù)演。
四、參加會(huì)前聯(lián)調(diào)。視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)是為準(zhǔn)確掌握各子公司會(huì)議室設(shè)備運(yùn)行狀況，了解圖像、聲音傳輸質(zhì)量，落實(shí)運(yùn)行維護(hù)措施，安排、調(diào)整會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)而進(jìn)行的調(diào)試工作，分別在會(huì)前一天和會(huì)前1小時(shí)進(jìn)行。各子公司應(yīng)提前作好視頻會(huì)議終端設(shè)備、攝像頭、電視機(jī)、音響設(shè)備、話筒等調(diào)試
工作，調(diào)整燈光、公司座牌和會(huì)議室桌椅，以符合會(huì)議要求，并主動(dòng)呼入會(huì)議，配合集團(tuán)辦公室統(tǒng)一聯(lián)調(diào)。
五、確保運(yùn)行正常。各子公司應(yīng)定期對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備隨時(shí)能夠正常運(yùn)行。視頻會(huì)議期間，各子公司必須安排管理人員全程服務(wù)，出現(xiàn)問題時(shí)應(yīng)主動(dòng)與集團(tuán)辦公室聯(lián)系，積極調(diào)試解決，力求盡快恢復(fù)，保證正常使用。
六、嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律。視頻會(huì)議雖是異地遠(yuǎn)距離會(huì)議，但仍然必須按照相關(guān)會(huì)議制度的規(guī)定，按時(shí)參加會(huì)議，保持會(huì)場安靜。會(huì)議期間禁止來回走動(dòng)、喧嘩、吸煙或處理與會(huì)議無關(guān)的事務(wù)，同時(shí)應(yīng)將手機(jī)等通訊設(shè)備調(diào)為靜音狀態(tài)。特殊情況確需接打電話的，應(yīng)安靜地離開會(huì)場于會(huì)場外進(jìn)行。會(huì)議期間參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議記錄。會(huì)議室與員工辦公區(qū)相連的公司，要關(guān)閉會(huì)議室門窗，為會(huì)議召開創(chuàng)造安靜的環(huán)境。
七、加強(qiáng)設(shè)備管理。各子公司應(yīng)妥善保管視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備設(shè)施，不得挪作他用，不得擅自拆卸、更換，確保不遺失損壞。
集團(tuán)辦公室
二〇一一年五月十日
關(guān)于加強(qiáng)公司會(huì)議管理的通知
各部門：
為強(qiáng)化公司會(huì)議管理，理順辦會(huì)程序，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、公司級(jí)會(huì)議，如股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、年度總結(jié)會(huì)及公司各類綜合性會(huì)議，由綜合管理部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)組織，并做好會(huì)議記錄和紀(jì)要。
二、公司各類專業(yè)會(huì)議，如項(xiàng)目建設(shè)專題會(huì)、調(diào)度會(huì)、研討會(huì)、交流會(huì)、匯報(bào)會(huì)、審查會(huì)、對(duì)外協(xié)調(diào)會(huì)等，由相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)召集組織，并做好會(huì)議記錄或紀(jì)要。
三、公司各部門會(huì)議，如部務(wù)會(huì)、學(xué)習(xí)會(huì)、工作會(huì)等，由部門自行組織安排，并做好會(huì)議記錄。
四、公司級(jí)會(huì)議和公司各類專業(yè)會(huì)議由相關(guān)主管部門填報(bào)一周會(huì)議申請(qǐng)表（見附表），于每周一上午9：30前報(bào)綜合管理部，綜合管理部負(fù)責(zé)匯總申報(bào)和核批后的下發(fā)。
五、涉及會(huì)議用車，會(huì)議召集部門須提前一天填制用車申請(qǐng)單，向綜合管理部提出用車申請(qǐng)。
六、涉及會(huì)議設(shè)施和會(huì)議服務(wù)，會(huì)議召集部門須提前一天與綜合管理部聯(lián)系落實(shí)，并在會(huì)后及時(shí)做好會(huì)議設(shè)施的收拾歸整工作，綜合管理部負(fù)責(zé)會(huì)議室衛(wèi)生打掃和桌椅擺放。
七、各類臨時(shí)性會(huì)議使用會(huì)議室須辦理登記手續(xù)，由綜合管理部統(tǒng)一安排。
二〇一三年三月五日
關(guān)于加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)律管理要求的通知
根據(jù)公司會(huì)議管理制度，為規(guī)范公司各類會(huì)議的管理工作，嚴(yán)肅會(huì)場紀(jì)律，提高會(huì)議質(zhì)量，現(xiàn)就會(huì)議紀(jì)律作如下規(guī)定： 一、嚴(yán)格會(huì)議考勤制度。
（一）會(huì)議召集人應(yīng)至少提前10分鐘、參會(huì)人員應(yīng)至少提前5分鐘到達(dá)會(huì)場并本人簽到，在指定位置就座。
（二）確有特殊情況不能參加會(huì)議的，必須提前向承辦部門請(qǐng)假，報(bào)告詳細(xì)事由，或明確相關(guān)人員代替參加會(huì)議。
二、嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)場紀(jì)律和要求。
（一）參會(huì)人員應(yīng)注意儀表整潔、著裝規(guī)范、精神飽滿。會(huì)議有特殊要求著裝的，應(yīng)按要求著裝。
（二）會(huì)議期間要集中精力聽取發(fā)言和參與討論，不得在會(huì)場抽煙、來回走動(dòng)、交頭接耳、打瞌睡等，不得從事與會(huì)議無關(guān)的事情；嚴(yán)禁隨意離開會(huì)場，特殊原因需要離開會(huì)場的，須報(bào)告會(huì)議主持人或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意。
（三）會(huì)議期間要關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑹謾C(jī)置于靜音、震動(dòng)狀態(tài); 不得隨意接打電話，不得玩手機(jī)游戲、上網(wǎng)等與會(huì)議無關(guān)事宜；如必須接聽的緊急電話，經(jīng)報(bào)告會(huì)議主持人或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，到會(huì)議室外接聽。
（四）會(huì)議發(fā)言人員在會(huì)前要準(zhǔn)備充分，做到發(fā)言思路清晰、條理清楚、重點(diǎn)突出、表述明白。
三、抓好會(huì)議的貫徹落實(shí)。
（一）會(huì)議明確主持人和會(huì)議記錄人，在會(huì)后下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議主持人、參會(huì)人員名單、會(huì)議議題、發(fā)言概要、工作要點(diǎn)及督辦工作時(shí)限要求等內(nèi)容。
（二）凡在會(huì)議議定的事項(xiàng)，相關(guān)部門或個(gè)人要切實(shí)貫徹落實(shí)。會(huì)議承辦部門要加強(qiáng)督查督辦，對(duì)落實(shí)不力的部門或個(gè)人，視情況予以處罰。
四、強(qiáng)化會(huì)議的保密工作。
（一）參會(huì)人員應(yīng)妥善保管會(huì)議文件材料，不得隨意擺放。
（二）不得向無關(guān)人員泄露會(huì)議內(nèi)容。在會(huì)議期間討論中發(fā)生的分歧意見以及未經(jīng)批準(zhǔn)或未形成的決議等信息，不得對(duì)外泄露，做好保密工作。
（三）凡發(fā)生會(huì)議內(nèi)容泄密事件，一經(jīng)查實(shí)，視情況從嚴(yán)處理。
五、提高對(duì)公司集體活動(dòng)的認(rèn)識(shí)程度。
（一）所有參會(huì)人員嚴(yán)格遵守會(huì)議的各項(xiàng)規(guī)定，保持良好的會(huì)風(fēng)，是公司員工素質(zhì)和精神狀態(tài)的重要體現(xiàn)，也是公司的一貫要求。
（二）每一位員工都應(yīng)該高度重視公司組織的各類會(huì)議、重要聚會(huì)、重大活動(dòng)的組織安排。今后凡有公司統(tǒng)一組織的集體活動(dòng)，相關(guān)紀(jì)律要求參照本通知處罰措施執(zhí)行，強(qiáng)化嚴(yán)格遵守紀(jì)律的意識(shí)，統(tǒng)一整頓工作作風(fēng)。
六、公司將根據(jù)實(shí)際情況，不斷制訂和完善整頓工作作風(fēng)的規(guī)章制度，深入查找和解決存在的問題，促進(jìn)工作作風(fēng)進(jìn)一步改善。
注：1、凡違反以上會(huì)議紀(jì)律的，以現(xiàn)金形式交納扣罰金額。
2、今后凡公司組織各類會(huì)議、重要聚會(huì)、重大活動(dòng)等集體活動(dòng)的，如有缺席、遲到等違反相關(guān)紀(jì)律要求的，參照本通知處罰措施執(zhí)行。
3、在實(shí)施過程中，公司將結(jié)合實(shí)際對(duì)相關(guān)集體活動(dòng)要求不斷進(jìn)行修訂和完善。
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