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展覽會議策劃方案
一、展會名稱：2012第十九屆中國（上海）建筑裝飾及材料博覽會
二、展會地點(diǎn)：上海新國際博覽中心（上海浦東新區(qū)龍陽路2345號）
三、展會時(shí)間：2012年9月26日-28日
四：展位號：N4場館F32、F33號展位
四、參展目的：
1．國內(nèi)外營銷渠道拓展
2．打造公司品牌及知名度
五、參展安排
1、展前準(zhǔn)備
(1)工作安排（接待、洽談、資料發(fā)放以及后續(xù)等工作進(jìn)行分工）
(2)工作行程（工作時(shí)間，輪班安排，每日展臺會議等）
(2)檢查參展各項(xiàng)內(nèi)容是否到位（包括展品、產(chǎn)品資料、宣傳資料以及設(shè)備工具等）
2、展位準(zhǔn)備
（1）參展產(chǎn)品：1、種類2、規(guī)格3、數(shù)量4、樣品的分類及編號5、擺放
（3）展位的布置； 包括展臺總體設(shè)計(jì)和材料準(zhǔn)備。（宣傳視頻、樣品、宣傳冊等）
3、參展服飾：參展人員在展會期間必需穿著統(tǒng)一的正裝，佩戴好公司的工牌。
4、宣傳資料：1、宣傳冊2、宣傳單3、名片
5、展臺布置
6、參展人員：布展、撤展、展覽資料發(fā)放、參加展覽后勤，物品的分類，
保管，領(lǐng)取等，安排好職責(zé)，選擇人數(shù)，分配好！
（二）、展中：
1．產(chǎn)品促銷活動(dòng)：
①促銷政策的實(shí)施，當(dāng)場簽訂簽訂購合同的客戶給予一定的優(yōu)惠（待確定）。 ②當(dāng)場簽訂合同的客戶可以按條件獲得一份精美禮品譬如：MP3、交通卡、禮盒裝茶葉、數(shù)碼相機(jī)等贈(zèng)品。
2．媒體報(bào)導(dǎo)：
①公司網(wǎng)站進(jìn)行同步報(bào)道。
②國內(nèi)和國外行業(yè)媒體報(bào)道。
③釣-魚-島宣傳片（愛國主義）
3．調(diào)動(dòng)展位現(xiàn)場人氣的活動(dòng)策劃：
活動(dòng)之一：產(chǎn)品講座（熱鍍鋅方管、角鋼、槽鋼計(jì)算，產(chǎn)品特征） 活動(dòng)之二：有獎(jiǎng)知識問答
（三）、展后：
1．準(zhǔn)客戶追蹤跟進(jìn)。
2．把在展會上的火熱場面刻成光盤，進(jìn)行形象整合、再包裝。 3，網(wǎng)站的后續(xù)報(bào)道。
六、參展物料：
1．宣傳資料：
①準(zhǔn)客戶邀請函 √
②公司簡介
③產(chǎn)品宣傳冊 √
④海報(bào) √
⑤贈(zèng)品
2、洽談資料：
①名片 √
②相關(guān)合同書
3．現(xiàn)場用品：
①客戶資料統(tǒng)計(jì)表
②嘉賓簽到簿
③名片夾：一是放置本公司工作人員的名片，另外是放置嘉賓名片。
七、溫馨提示：
1．展示期間關(guān)注筆記本擺放和演示，防止被人偷竊。
2．關(guān)注被邀請客戶的行蹤，何時(shí)到達(dá)并及時(shí)接待。
3．在展會期間，參展工作人員不能在現(xiàn)場吃東西，要體現(xiàn)出一個(gè)尊超品牌的水平要求來，保持展廳干凈整潔。
4．每天閉館后要及時(shí)開總結(jié)會，總結(jié)一天的工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，重要的大客戶盡量當(dāng)天晚上或者第二天就約見。
5．參展工作人員要統(tǒng)一穿工裝，體現(xiàn)出公司的良好的精神面貌，和尊超品牌的操作要求。
一、活動(dòng)目的：
1．提高展會現(xiàn)場與觀展商的互動(dòng)機(jī)會；
2．為觀展商提供現(xiàn)場觀摩儀器檢測的機(jī)會；
3．為觀展商提供免費(fèi)檢測服務(wù)也是展會現(xiàn)場的宣傳炒作方案之一。
二、活動(dòng)時(shí)間：
慣穿整個(gè)展會期間
三、活動(dòng)地址：
展位內(nèi)
1．邀請函宣傳
①國外準(zhǔn)客戶邀請函宣傳
②國內(nèi)準(zhǔn)客戶邀請函宣傳
（二）、活動(dòng)的操作方案：
2．活動(dòng)現(xiàn)場分工：
①宣講、接待人員：2—4名，負(fù)責(zé)活動(dòng)的宣講、觀展商的接待、咨詢、資料派發(fā)、名片交換。
②市場銷售人員：5名，對上門客戶一一做詳細(xì)講解。
2．活動(dòng)操作流程：
①觀展商與宣講接待人員進(jìn)行溝通交流（首當(dāng)其沖的重要一環(huán)）； ②觀展商被引導(dǎo)到登記臺工作人員處（
③觀展商市場銷售人員進(jìn)行親密接觸（觀展商的“取經(jīng)”之地）。
3．注意事項(xiàng)：
①接待人員要收集客戶名片等資料以備會后跟蹤客戶，另外對被邀請客戶要進(jìn)行區(qū)分，視被邀請客戶為此次展會嘉賓，同時(shí)，對所有觀展商都應(yīng)當(dāng)有迎有送；
②工作人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場人數(shù)靈活安排。
二、活動(dòng)時(shí)間：
展會期間每天上午和下午各一次，每次持續(xù)時(shí)間30分鐘，具體時(shí)間暫時(shí)確定為：上午10：30——11：00，下午3：30——4：00（具體時(shí)間可根據(jù)實(shí)
際情況臨時(shí)調(diào)整）
展覽會策劃方案
第一部分 展覽會前的準(zhǔn)備工作
展覽會的策劃過程是一個(gè)綜合而又復(fù)雜的過程,并不是簡單的等價(jià)交換。它是為賣家和買家提供一定的環(huán)境和場所，促使交易達(dá)成的過程。評價(jià)一場展覽會的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門的，因此我們在策劃展覽會的時(shí)候要充分考慮到各方面的因素。
一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調(diào)組織好這些部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路
從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)主動(dòng)權(quán)又完全掌握在展覽的組織策 劃者手中。作為一名有著豐富展覽經(jīng)驗(yàn)的組織者來說，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會達(dá)到圓滿的目的。否則其中一環(huán)沒有考慮到，都要付出很大的代價(jià)。因此要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。
二、項(xiàng)目經(jīng)理制
目前大多數(shù)展覽公司實(shí)行的是項(xiàng)目經(jīng)理制，即項(xiàng)目經(jīng)理從展覽會的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問題的負(fù)責(zé)制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個(gè)合格的舵手。
項(xiàng)目經(jīng)理策劃會議的前期工作
市場調(diào)研:市場調(diào)研對于策劃者來說，尤其第一屆展覽會的策劃特別重要。 對于首屆展覽會的開展具有以下缺陷：
1、沒有成功召開的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)有模式。
2、沒有創(chuàng)造出品牌
3、沒有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒有穩(wěn)定的顧客群
4、不了解行業(yè)市場的發(fā)展動(dòng)態(tài)
要求項(xiàng)目經(jīng)理
1、具有敏銳的市場調(diào)查能力和超前的市場知識，曾經(jīng)有一個(gè)會展界同行說：“當(dāng)別人已經(jīng)占領(lǐng)了山頭，我們沒有必要去搶這個(gè)山頭，我們可以另開辟路。占領(lǐng)別人沒有發(fā)現(xiàn)的山頭”。這是一個(gè)最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關(guān)心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業(yè)的展會成為我們的展會的成功典型，我們可以作為思考。項(xiàng)目經(jīng)理在準(zhǔn)備策劃這個(gè)展會時(shí)，不僅提前到實(shí)地考察,而且收集了大量的相關(guān)信息,確定未幾年中國發(fā)展趨勢,而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會的延續(xù)性。
2、可行性分析報(bào)告。展覽會的實(shí)地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會的召開與否。再匯報(bào)給上級主管，最終根據(jù)報(bào)告制定整體展覽會方案，因此書寫報(bào)告也是項(xiàng)目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因?yàn)闆Q策者在支持展覽會的召開是根據(jù)會議可行性報(bào)告和項(xiàng)目經(jīng)理對整個(gè)行業(yè)的了解程度來決定的。
項(xiàng)目場地的確定、規(guī)模及時(shí)間
項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)市場調(diào)查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規(guī)模及時(shí)間的確定根據(jù)國際慣例，一個(gè)成品版和規(guī)模的展會，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個(gè)過程而發(fā)展壯大的。當(dāng)然展會規(guī)模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風(fēng)險(xiǎn)和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據(jù)場館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識還遠(yuǎn)不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達(dá)的國家（以國家際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求： ⑴國外參展商必須要達(dá)到整體參展對象的20%
⑵展會召開期間，邀請的國外參觀者要達(dá)到整個(gè)參觀人數(shù)的20%
在國內(nèi)很多研展會，號稱國際但大多數(shù)達(dá)不到這個(gè)要求，因此并不算是一個(gè)真正的國際展會，而只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。
場館整體的因素：
1、硬環(huán)境的考慮：
Α、場館的交通是否便利；
Β、場館周圍的酒店、娛樂設(shè)施是否齊全
C、場館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的
①是否有貨運(yùn)電梯
②場館倉庫的庫容量有多大
D、場館的面積及場地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設(shè)備。
E、研討會的場地安排
2、軟環(huán)境的考慮
①場館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位
②場館的停車場及休息場所是否合理
③場館的水電供應(yīng)情況
④場館的衛(wèi)生清理工作
⑤會議期間場館提供的相應(yīng)服務(wù)
租賃方式一般分兩種情況：
1、以場館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方米/元/天來整體計(jì)算場地租金，國際上專業(yè)會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。
2、按場地實(shí)際搭建展位（標(biāo)準(zhǔn)3*3）即每個(gè)展位/天/元計(jì)算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場館租賃的規(guī)模來算大約為整個(gè)租金的30%，也就是說整個(gè)場館的費(fèi)用為一百萬，確定場地租賃合同后要求支付30萬的租金，因此這是策劃展覽的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。
建議：①首次展覽會場地不要太大。根據(jù)自己的實(shí)力做出預(yù)算。控制在一萬平方米以內(nèi)為宜，南方某展覽公開發(fā)中心在策劃展會時(shí)估計(jì)失誤，過于樂觀，預(yù)定了兩萬平方米，但最終只招了4000平米的場地，結(jié)果損失了將近1.6平方米定金。
②建議要充分考慮舉辦展覽會的時(shí)間，如果同期在同一個(gè)地方一個(gè)日期內(nèi)有2到3個(gè)展覽與其
發(fā)生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。
三、項(xiàng)目招展
展覽會議的招展工作中與展銷會有很大的不同：
A、展覽的展即展示——參展者構(gòu)成，覽即看——觀眾構(gòu)構(gòu)成的。如果是專業(yè)的展覽會，還需要邀請專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點(diǎn)：
①實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳；
②技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身；
③規(guī)模和檔次都要比較高；
④注重參觀對象
⑤注意展覽會議期間的相關(guān)行業(yè)研討會
⑹注意參展的同行
例如：在我國每兩年舉辦的汽車展，全球汽車廠商為搶占中國市場，在展覽會期間把上述6點(diǎn)展示得淋漓盡致，做到完美無缺的地步，因此策劃者在進(jìn)行招商策劃時(shí)，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)，進(jìn)行仔細(xì)而又深入的研究，才能做好招商工作的過程。
B、建議
①重點(diǎn)突破幾個(gè)知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動(dòng)小型企業(yè)的參展。要求特裝修，把整個(gè)展覽會場裝飾起來。
②以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費(fèi)用。
③取得國內(nèi)外行業(yè)協(xié)會的支持，通過行業(yè)協(xié)會邀請參展對象做招商工作。（因?yàn)樵趪夂芏嘈袠I(yè)協(xié)會是因各個(gè)行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn)）
④“以會帶展，以展帶會”突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會特別是專業(yè)性很強(qiáng)的展覽會，相應(yīng)召開的研討會將是展覽會的實(shí)質(zhì)性的東西，招展者在招商時(shí)可以利用自身的優(yōu)勢來通過會議的重要性來帶動(dòng)企業(yè)參加展覽會。把會議研討與展覽結(jié)合，是企業(yè)參展的積極性所在。
C、具體操作
①項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)展會情況制定好招展計(jì)劃（因?yàn)檫@樣有利于安排展會進(jìn)程，合理安排時(shí)間。） ②分配具體招展對象公關(guān)工作（按照業(yè)務(wù)員的各個(gè)優(yōu)勢，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶）。 ③資金運(yùn)作的到位（展覽是以展位租賃的形式進(jìn)行交易的。確定展位不一定確定的費(fèi)用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。）
④廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段
a.前期招商宣傳
b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳
Ⅰ、普通大眾的宣傳 Ⅱ?qū)I(yè)觀眾的宣傳
c.會期會場廣告宣傳
⑤展覽會的服務(wù)：企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個(gè)參展指南，介紹大會的具體安排即相關(guān)的運(yùn)輸、酒店住宿等相關(guān)的服務(wù)。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會的行程以使更加
合理的安排時(shí)間。
第二部分 展會期間的組織協(xié)調(diào)工作
一、展覽會布展期的工作安排
1、設(shè)立場地前臺接待
⑴負(fù)責(zé)參展企業(yè)報(bào)到登記
⑵根據(jù)參展報(bào)名情況落實(shí)參展證的派發(fā)和展品進(jìn)入場地確認(rèn)
⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會期間的參會指南
⑷進(jìn)行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢活動(dòng)，介紹展場的大體安排情況
2、酒店接待處
⑴設(shè)立前臺接待處
⑵進(jìn)行參展展商住宿登記
⑶住宿表要求 :a.企業(yè)名稱 b.房間號碼 c.酒店聯(lián)系電話 d.房主姓名
⒊場館現(xiàn)場協(xié)調(diào)工作
⑴負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修的展位施工
⑵對現(xiàn)場工作中注意防火、防電、防盜等工作
⑶為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場租賃業(yè)務(wù)
⑷根據(jù)企業(yè)報(bào)名表，布置安排會場場外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而設(shè)立的） ⒋交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作
⑴企業(yè)運(yùn)輸展品的接待及裝卸
⑵搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)
二、展覽會的開幕式組織工作
在開幕式前要求所有的室內(nèi)、室外的布展工作完成，準(zhǔn)備迎接參觀者的參觀，如何做好開幕式也是項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)調(diào)體現(xiàn)。
1、確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單
2、確定邀請參展企業(yè)的記者名錄
3、開幕式的場地搭建要求
⑴挑選突出的位置；一般設(shè)為展廳大門正前方
⑵要求布展的莊重大方
⑶要求放音設(shè)備到位
⑷相關(guān)的禮儀及場地氛圍設(shè)計(jì)要求
⒋開幕式主持人講話內(nèi)容的審定，及參加嘉賓講話內(nèi)容的審定要求：簡單明了，突出主題，在最短的時(shí)間內(nèi)表達(dá)中心
⒌開幕式時(shí)間建議為10-15分鐘
⒍開幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安排工作
三、展覽會召開期間的組織工作
展覽會召開期間的所有工作進(jìn)入最后結(jié)束的倒計(jì)時(shí)工作，前期大量的組織工作得到體現(xiàn)在
于幾閏的展覽會效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說明展會的成功。
要求：
⒈做好大會的參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、分類。
⒉發(fā)放大會的展覽會刊（每天定時(shí)發(fā)放，要根據(jù)參觀對象的身份發(fā)放）
⒊協(xié)調(diào)展會期限研討會會議組織安排工作，做好研討會與展覽會有機(jī)結(jié)合
⒋做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù)
⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室）
⑵為企業(yè)提供簽訂合同場所
⑶及時(shí)將參觀者的信息反饋給企業(yè)
⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求
⒌統(tǒng)計(jì)大會的成交額做好記錄
⒍積極聽取參會代表對大會的意見和建議
⒎根據(jù)參會信息，再次邀請參會企業(yè)參加第二年的展會
四、撤展
展會的撤展工作一般為大會的最后一天下午提前一個(gè)小時(shí)，進(jìn)行會場登記情況工作和出訪工作。
派送撤館通知要求：
1、保持館內(nèi)秩序
2、要求每個(gè)參展商清理自己的展品，并保管好
3、按照先后有序的組織出館工作
4、進(jìn)行最后的清理工作
五、會后總結(jié)
展覽會的會后總結(jié)，是以后展覽會的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此項(xiàng)目經(jīng)理在結(jié)束整個(gè)展會后，要求對整個(gè)展覽會工作及整體情況進(jìn)行一個(gè)整體分析，以便今后工作的合理開展。 第三部分 展覽會的策劃
會議，無論是國際性會議還是國內(nèi)會議，包括兩種情況：
1、以技術(shù)交流為主的學(xué)術(shù)會議（內(nèi)容主要是從技術(shù)的角度探討，交流某一領(lǐng)域的最新技術(shù)）
2、以產(chǎn)業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)為主題的會議（政府的導(dǎo)向性比較濃厚，以政府對產(chǎn)業(yè)政策的發(fā)展動(dòng)向進(jìn)行交流探討，以什么樣的宏觀形式促進(jìn)某領(lǐng)域的發(fā)展）
會議的策劃者，首先要給自己的會議進(jìn)行定位，這里就會議策劃流程作如下圖表：
一、策劃會議前應(yīng)考慮的因素
㈠組織者自身的實(shí)力
1、與政府間的交流及所處的位置
目前在我國，很多會議的召開是得到政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會的審指和支持的（企業(yè)自身組織的本企業(yè)技術(shù)研討會除外），行政主導(dǎo)占有很大比重，在未來幾年即使中國展覽市場有所改觀，
也不會出現(xiàn)較大的變化的。而會議的召開（特別是產(chǎn)業(yè)動(dòng)態(tài)的會議），如果得不到這一領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)的認(rèn)可和支持，其收效就很難估計(jì)了。因此在策劃會議無論是技術(shù)會議還是策劃政府民向會議必須權(quán)衡自己的對外實(shí)力，如上�！柏�(cái)富論壇”得到上海市政府的支持，因此，會議的召開在很大程度上支配地位還處在政府行為之中。
2、是否有承辦組織會議的資格
主辦出國展需要貿(mào)促會，國家經(jīng)貿(mào)委等的審批。會議召開也同樣經(jīng)過審批，核定才能最終確定能否召開。舉辦會議的組織者本身是否合法。有權(quán)組織會議必須要有展覽經(jīng)營許可證�，F(xiàn)在有很多民營公司也在參與國際會議的策劃，因此在策劃會議的時(shí)候，要審視自己的公司或組織是否有辦會的業(yè)務(wù)。
㈡組織者內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)
1、審視自己的機(jī)構(gòu)是否有優(yōu)秀的組織策劃者。會議成功的召開在很大程度上取決于策劃者的策劃及組織工作，一名優(yōu)秀的策劃者一般應(yīng)具備幾下幾個(gè)基本素質(zhì)：
a.經(jīng)驗(yàn)豐富 b.思維開闊 c.興趣廣泛 d.會展工作的積極性 e.較強(qiáng)的文字組織水平
d.較強(qiáng)的組織能力
策劃者不僅僅要做好策劃工作還要了解整個(gè)會議的流程，才能更好地把握會議，開創(chuàng)新思咱，創(chuàng)造更大的利潤。
⒉資金是否到位
會議召開的前期準(zhǔn)備工作是需要一定的費(fèi)用的，如果在整個(gè)策劃過程中費(fèi)用得不到保證，在很大程度上會影響會議的成功召開，那么策劃一場會議的費(fèi)用需要多少？必需要做一個(gè)大會整體預(yù)算。
⒊主題思路是否鮮明
對會議主題，思路的要求，緊跟時(shí)代肪博，并預(yù)測某一領(lǐng)域的發(fā)展趨勢和走向。如我們前幾年探討的第三代移動(dòng)通信技術(shù)的研討會，生命工程的研討會，環(huán)保技術(shù)的研討會等等。它們都具有共同的特點(diǎn)：主題鮮明，對未來的發(fā)展趨勢具有一定的導(dǎo)向作用。
三、在會議策劃中應(yīng)考慮的問題
1、會議籌備期的評估
預(yù)計(jì)籌備會議（定期召開國際會議），首屆會議籌備期估計(jì)要用6-8個(gè)月；第二屆會議估計(jì)為4-6個(gè)月。
會期一般為1天、2天、2.5天或3天，筆者建議會議最好是開兩天，這樣有利于會議內(nèi)容及聽眾得到延續(xù)。如果召天一天會議，會議內(nèi)容不一定能講透徹；如果3天時(shí)間，多數(shù)參會代表無法聽下去（由于身理方面，心理方面及其它外在因素等等的制約，當(dāng)然也要根據(jù)具體情況而定，不能一概而論）。
2、對會議主題內(nèi)容的評估
評估研討會的內(nèi)容框架是整個(gè)會議在招展過程式中的靈魂，要做到以下幾點(diǎn)：
a.新 b.吸引人 c.務(wù)實(shí) d.要有論據(jù)
大型展會策劃方案
一、確定舉辦目的
舉辦一場展覽會，首先要確定其目標(biāo)�；顒�(dòng)項(xiàng)目能準(zhǔn)確達(dá)到目標(biāo)的展覽會才是成功的。通常我們的目標(biāo)為：宣傳公司形象、促進(jìn)產(chǎn)品的銷售、展示新產(chǎn)品、密切聯(lián)系用戶、對市場的信息動(dòng)態(tài)和市場需求的深度把握等。
二、選擇適合場地
選擇合適的場地是參展計(jì)劃中重要的一部分，首先須考慮的是人群流動(dòng)的方式，了解人潮在整個(gè)展覽會場移動(dòng)的方向，再依此挑選攤位。
是否將攤位設(shè)在競爭對手隔壁引起頗多廠商的爭論，廠商可將這樣的攤位有效利用，積極展示自己產(chǎn)品優(yōu)于競爭者的地方。如果在展覽期間須要使用懸掛牌示或罩蓋，則須選擇有足夠高度的地點(diǎn)，避免擋住可見度。
三、參展背景分析
例如：專業(yè)性、品牌性、權(quán)威性、國際性
四、參展安排
（一）、展前準(zhǔn)備：
1.參展主題的確定；
2.展位的確定；
3. 展臺設(shè)計(jì)與搭建；
明確的參會主題、優(yōu)質(zhì)的展位就一定能達(dá)到我們預(yù)期的效果嗎？如果沒有專業(yè)細(xì)致的展位布置，怎樣體現(xiàn)出專業(yè)性、品牌性、權(quán)威性、國際性？
大家參展的目的都是一樣的,參加展覽會是提升企業(yè)知名度，宣傳與推介新產(chǎn)品或服務(wù)的好機(jī)會，而參加展覽會也已成為部分企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的一部分，如何有效地充分利用展覽會，讓展覽會成為現(xiàn)代企業(yè)最佳的銷售與營銷工具，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長期經(jīng)營目標(biāo)，則是許多企業(yè)關(guān)注的核心問題。
在展臺設(shè)計(jì)與搭建時(shí)就要圍繞這個(gè)中心，總結(jié)如下：
展臺的設(shè)計(jì)要突出主題、強(qiáng)調(diào)個(gè)性，同時(shí)要在空間和氣氛上給觀眾一種親和力而且要方便交談。充分利用各種可能的要素，例如，展臺的形成、材料、音響、光線、色彩和其他裝潢用品，不斷給觀眾以新鮮感，刺激其好奇心，使他們對展臺產(chǎn)生興趣，進(jìn)而產(chǎn)生與展覽者談話的愿望。通常，“展位布置”我們會外包給專業(yè)的AV設(shè)備租賃公司，選擇信譽(yù)好、責(zé)任心強(qiáng)、價(jià)格合理的租賃公司會給我們減少很多工作量。我們公司通常外包給光點(diǎn)（北京）傳媒，010-52472633可以咨詢一下。
4．如何有效的邀請準(zhǔn)客戶：
①盡量早一些通過發(fā)送邀請函的方法約準(zhǔn)客戶參加，便也對方安排日程。會展開始前一天進(jìn)行提醒。
②準(zhǔn)備一些可以一分為二的禮品，并印有公司標(biāo)志（等于許多流動(dòng)的廣告牌在免費(fèi)為公司作宣傳），把其中之一在展前先隨邀請函寄給準(zhǔn)客戶，讓他們必須到展位上才能湊成完整的一份禮品。
（二）、展中促銷
1．產(chǎn)品促銷活動(dòng)：
當(dāng)場簽訂合同的客戶給予一定的優(yōu)惠或給予有分量的禮品，促使有意向（猶豫）的客戶當(dāng)場簽單，畢竟夜長夢多。
2．展中的注意事項(xiàng)
細(xì)節(jié)決定成敗，在參展過程度需要注意一些細(xì)節(jié)。
①參展人員除統(tǒng)一著裝和佩帶公司標(biāo)識的胸牌外，需特別注重自己的形象。給客戶不好的印象。只要能到你展位駐足一下，起碼他還是有一定的興趣，你就應(yīng)主動(dòng)表示歡迎。
②主動(dòng)拜訪一下這些同行，這里指的同行，并非指同一種產(chǎn)品的企業(yè)，而是指同一類產(chǎn)品的企業(yè)。向他們推薦你的產(chǎn)品，將樣本留給他們幾份，也向他們索取樣本，起到資源互補(bǔ)共享的效果。
③展會上經(jīng)常會碰到同行中的探子，他們扮作客戶來套你的價(jià)格和技術(shù)甚至客戶資料，所以要保持警惕。
④每天參展結(jié)束后，要對當(dāng)天的客戶進(jìn)行歸類整理，并將談話要點(diǎn)記錄下來。另外，根據(jù)客戶談話中所提出的需求判斷今年的產(chǎn)品流
行趨勢，展后和公司決策層討論新產(chǎn)品的開發(fā)及推廣。
3．每日工作流程
7:30：早飯后，負(fù)責(zé)人安排當(dāng)日工作，各人領(lǐng)取當(dāng)日所用物質(zhì) 8:30：準(zhǔn)時(shí)到達(dá)布展地點(diǎn)
9:00--11:30：招商工作進(jìn)展
11:30--13:00：負(fù)責(zé)人安排輪值午餐
13:00--17：00：招商工作進(jìn)展
17:00：清理物資及時(shí)遞交日總結(jié)報(bào)告，填寫報(bào)表
18:30：自由活動(dòng)，或根據(jù)公司安排其他工作
4．展示會中的接待步驟
1、登記（客戶的姓名、單位部門、聯(lián)系電話、落實(shí)責(zé)任人等）
2、現(xiàn)場演示
3、介紹公司及產(chǎn)品背景
4、展示其他樣機(jī)
5、將意向客戶請至洽談區(qū)促成成交
6、如有客戶當(dāng)場簽單，盡力渲染，制造高-潮
7、發(fā)放資料、禮品
8、禮貌周到地送客戶出門，并預(yù)約下次拜訪時(shí)間
9、到簽到處記下客戶意向及責(zé)任人
5．媒體報(bào)導(dǎo)：
①公司網(wǎng)站進(jìn)行同步報(bào)道。
②深圳、北京等國內(nèi)和國外行業(yè)媒體報(bào)道。
③各大行業(yè)網(wǎng)站論壇/BBS/博客的宣傳。
6．調(diào)動(dòng)展位現(xiàn)場人氣的活動(dòng)策劃：
展會上人流量大，加上人都有喜歡向人多的地方聚集的習(xí)慣，好的現(xiàn)場造勢能吸引人群進(jìn)入展廳，增加展廳人氣，有人氣才有財(cái)氣。例如烤面包、抽獎(jiǎng)、發(fā)放小禮品、免費(fèi)樣品檢測、有獎(jiǎng)知識問答、成交鑼、文藝表演、LED廣告宣傳片+活動(dòng)主題播放、拍賣等。因展會是眾多品牌聚集在一起“打擂臺”，進(jìn)行終端攔截就顯得尤為必要和重要，展會期間要做到及時(shí)掌握競爭對手動(dòng)態(tài)，確保1-2小時(shí)更新一次，并迅速做出調(diào)整。如聘請臨時(shí)導(dǎo)購在展館入口處、競爭對手展廳附近派發(fā)單張與舉牌游-行進(jìn)行攔截效果十分明顯。
（三）、展后
1．代理商的追蹤跟進(jìn)。
2．把在展會上的火熱場面刻成光盤，進(jìn)行形象整合、再包裝。
3.網(wǎng)站的后續(xù)報(bào)道。
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