會(huì)議組織程序的方案

一、集團(tuán)會(huì)議類型

人力行政中心行政部組織會(huì)議分別為集團(tuán)高管會(huì)議、年度工作會(huì)議、月度工作會(huì)議、周工作會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、及臨時(shí)性會(huì)議。

1、集團(tuán)高管會(huì)議由總裁辦負(fù)責(zé)并記錄，行政部通知、保障及協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)人總裁辦主任。

2、年度工作會(huì)議由總裁辦牽頭，人力行政中心主辦及通知、記錄、保障，負(fù)責(zé)人人力行政中心總監(jiān)。

3、月度工作會(huì)議由人力行政中心行政部主辦，并做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人人力行政中心總監(jiān)助理。

4、周工作會(huì)議由人力行政中心行政部經(jīng)辦，并做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人人力行政中心行政部經(jīng)理。

5、部門(mén)工作會(huì)議由體系主管經(jīng)辦、后勤主管保障，做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人體系主管。

6、其他臨時(shí)性會(huì)議參照參會(huì)人員級(jí)別分別由各層級(jí)負(fù)責(zé)人經(jīng)辦，并做好會(huì)議保障。

二、會(huì)前準(zhǔn)備

1、確定會(huì)議議題。

根據(jù)管理需要和領(lǐng)導(dǎo)安排，確需要通過(guò)會(huì)議解決和傳達(dá)，精簡(jiǎn)會(huì)議參加人員，同時(shí)要明確會(huì)議的議題和主旨。

2、制定會(huì)務(wù)方案。

根據(jù)確定的會(huì)議議題，人力行政中心行政部（以下簡(jiǎn)稱行政部）制定會(huì)議組織的會(huì)務(wù)方案，一般包括以下要素：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議程序。

（1）時(shí)間：要明確到時(shí)間點(diǎn)，詳細(xì)標(biāo)示出上午、下午或晚上，必要時(shí)標(biāo)示出星期幾。比如：×月×日（星期×）日上午8:00。

（2）地點(diǎn)：要明確標(biāo)示出樓座和會(huì)議室名稱。比如：四樓基金公司會(huì)議室。

（3）參加人員：要明確標(biāo)示出參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人員名單；其他參會(huì)人員較多時(shí)，指出參會(huì)人員范圍和人數(shù)。

（4）準(zhǔn)備方案：根據(jù)會(huì)議需要，進(jìn)行會(huì)議室落實(shí)，人員通知、物品準(zhǔn)備等工作。詳見(jiàn)下列的會(huì)議準(zhǔn)備。

3、責(zé)任到崗

根據(jù)會(huì)議要求，行政部要把會(huì)議涉及到各個(gè)事項(xiàng)，責(zé)任分解落實(shí)到崗到人，行政部經(jīng)理對(duì)進(jìn)行過(guò)程控制，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)問(wèn)題。需要部門(mén)負(fù)責(zé)人解決的，要及時(shí)匯報(bào)，避免誤事。

（1）提前預(yù)約，提前落實(shí)會(huì)議室，看是否與確定的時(shí)間相沖突，否則及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

（2）會(huì)議通知。

①擬定通知。題目要明確會(huì)議議題，關(guān)于召開(kāi)××××的通知，首先發(fā)送郵件至各參會(huì)人員郵箱。明確會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議目的、內(nèi)容、程序，便于參會(huì)人員準(zhǔn)備相關(guān)資料。

②參會(huì)告知。通過(guò)短信通知到參會(huì)本人，參照“會(huì)議通知”內(nèi)容但要注意簡(jiǎn)潔明了，并注明“聯(lián)系人、聯(lián)系方式、收到請(qǐng)回復(fù)”，上午召開(kāi)的會(huì)議，前天下午下班前短信提醒；下午召開(kāi)的會(huì)議，當(dāng)日上午上班后提醒；晚上召開(kāi)的會(huì)議，當(dāng)日下午上班后

提醒，提前核實(shí)通訊錄及人員姓名和號(hào)碼，并做好人員名單標(biāo)示，防止內(nèi)容及人員遺漏、偏差。

③參會(huì)確認(rèn)。在短信通知后電話確認(rèn)是否收到會(huì)議告知短信及郵件，提醒參會(huì)準(zhǔn)備相關(guān)資料。

④變動(dòng)通知。如出現(xiàn)會(huì)議和人員變動(dòng)，采取電話和短信的方式，及時(shí)給予告知。

（3）會(huì)場(chǎng)布置。

①桌椅擺放。根據(jù)會(huì)議需要，提前要進(jìn)行桌椅擺放，公司領(lǐng)導(dǎo)和預(yù)知發(fā)言席要擺放和試用話筒。公司領(lǐng)導(dǎo)參加的，要擺放桌簽，確保會(huì)議秩序。

②準(zhǔn)備茶水。公司領(lǐng)導(dǎo)參加、預(yù)計(jì)會(huì)議一個(gè)小時(shí)以上的，要求準(zhǔn)備茶水，其余人員可準(zhǔn)備礦泉水。根據(jù)會(huì)議需要和領(lǐng)導(dǎo)指示準(zhǔn)備會(huì)標(biāo)。

（4）整理資料。

①根據(jù)需要，收集與會(huì)議有關(guān)的信息和資料，

②會(huì)議所需資料原則上要提前發(fā)放，不易提前發(fā)放的可會(huì)前擺放到相關(guān)人員的桌牌位置處。

二、會(huì)時(shí)安排。

1、組織簽到。

根據(jù)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議簽到表。組織簽到人員要提前20分鐘到場(chǎng)，簽到時(shí)要在會(huì)議室外或門(mén)口，同時(shí)發(fā)放相關(guān)資料和表格，主要公司領(lǐng)導(dǎo)劃到既可。對(duì)遲到或未到會(huì)人員做出標(biāo)示，會(huì)后落實(shí)并提出考核意見(jiàn)。會(huì)議時(shí)間將到1-2分鐘時(shí)，組織簽到人將人員到會(huì)情況匯報(bào)給會(huì)議主持人，由會(huì)議主持人征詢主要領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，決定是否開(kāi)始會(huì)議。

2、會(huì)議組織

主持人根據(jù)會(huì)議議程主持會(huì)議，需要臨時(shí)要求其他人員參會(huì)時(shí)，服務(wù)人員及時(shí)聯(lián)系并通知。

3、會(huì)議服務(wù)

提醒會(huì)議服務(wù)人員及時(shí)倒水。倒水頻次要遵循先緊后松的原則辦理，其它根據(jù)會(huì)議要求和領(lǐng)導(dǎo)需要，積極做好相關(guān)服務(wù)。

4、做好記錄

指派專人做好會(huì)議記錄，防止會(huì)議安排的事項(xiàng)遺漏，必要時(shí)做好會(huì)議錄音。

三、會(huì)后工作

1、收集資料

根據(jù)會(huì)議要求，收集整理會(huì)議上所用資料及相關(guān)表格，確保人員離場(chǎng)秩序。

2、整理會(huì)場(chǎng)

根據(jù)要求，收集整理相關(guān)物品：橫幅和桌牌收集，話筒退出電池，桌椅歸位，衛(wèi)生清掃，滅燈斷電。

3、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議結(jié)束后，兩天之內(nèi)整理完成會(huì)議紀(jì)要，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后上網(wǎng)發(fā)布或傳閱。

4、事項(xiàng)落實(shí)

根據(jù)會(huì)議紀(jì)要要求，進(jìn)行會(huì)議確定事項(xiàng)的落實(shí)工作，并按期反饋落實(shí)情況，確保會(huì)議精神貫徹落實(shí)到位。

四、月度工作會(huì)議要求

1、每月20日以電子郵件形式發(fā)送收集工作計(jì)劃及總結(jié)的通知，并短信提醒交付時(shí)間，電話聯(lián)系確認(rèn)。

（1）電子郵件通知范文：尊敬的領(lǐng)導(dǎo)及各位同事大家好：現(xiàn)通知你本月28日前提交本月工作總結(jié)及下月工作計(jì)劃與人力行政中心孫俞燕企業(yè)郵箱，感謝您的支持，祝工作愉快！

（2）短信通知范文：尊敬的領(lǐng)導(dǎo)及各位同事：請(qǐng)你于本月28日前提交本月工作總結(jié)及下月工作計(jì)劃到人力行政中心孫俞燕企業(yè)郵箱，收到請(qǐng)回復(fù)，謝謝！

2、每月25日--28日收集工作計(jì)劃及上會(huì)資料并校對(duì)文字，調(diào)整格式，28日確定會(huì)議議程。

3、28日--31日確認(rèn)參會(huì)人員是否到會(huì)，如特殊原因不能按時(shí)參會(huì)者需向相關(guān)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假并在行政部報(bào)備。

4、提前半天調(diào)正文件資料是否可以順利播放。

5、擔(dān)保公司負(fù)責(zé)人會(huì)前安排會(huì)議服務(wù)人員，做好后勤工作。

6、會(huì)后工作計(jì)劃收集、打印、確認(rèn)簽字。

五、責(zé)任與考核

會(huì)議責(zé)任人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程方案、會(huì)議室及人員通知落實(shí)、會(huì)議安排準(zhǔn)備、會(huì)議紀(jì)要及會(huì)后事項(xiàng)落實(shí)。不按規(guī)范組織會(huì)議，出現(xiàn)失誤扣責(zé)任人50元～100元。會(huì)議確定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督辦不到位扣責(zé)任人100元～200元。

人力行政中心 2015年5月8日

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