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醫(yī)院學(xué)術(shù)會(huì)議策劃方案
【會(huì)議準(zhǔn)備】
一、會(huì)議地點(diǎn)：
要求：三星及以上酒店，酒店形象高端大氣，交通便利，停車方便，會(huì)議室可容納人數(shù)不低于400人，并且有貴賓休息室、宴會(huì)廳、住宿客房等價(jià)格合理的配套服務(wù)設(shè)施。
二、會(huì)議時(shí)間：
要求：提前2個(gè)月確定會(huì)議地點(diǎn)，確定會(huì)議地點(diǎn)后，確定會(huì)議時(shí)間。（初步定于12月底）
三、會(huì)議日程：
初步設(shè)定會(huì)議全程為2天（1個(gè)下午、1個(gè)全天、1個(gè)上午），第一天下午15:00—20:00是會(huì)議報(bào)道、安排住宿；第二天全天為學(xué)術(shù)會(huì)時(shí)間，晚上進(jìn)行歡迎晚宴；第三天上午為學(xué)術(shù)會(huì)總結(jié)及閉幕式。
四、材料準(zhǔn)備：
1、材料的內(nèi)容：重要文件、發(fā)言課件、參閱文件*、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、致辭稿、主持人詞、會(huì)議日程、醫(yī)院資料、參會(huì)證、工作證等。
2、材料準(zhǔn)備：學(xué)術(shù)會(huì)前最少1個(gè)月開(kāi)始收集、制作；并于會(huì)議前3天進(jìn)行文件袋分裝以便提供給參會(huì)人員，分裝資料和物品包括：（重要文件、發(fā)言課件、參閱文件*、會(huì)議日程、醫(yī)院資料、參會(huì)證、筆記本、筆）
五、專家及參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)安排：
1、專家和參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)：最少提前40天確定參會(huì)專家
2、迎接：專人負(fù)責(zé)迎接工作
3、住宿*：提前安排好住宿或臨時(shí)休息場(chǎng)所
4、報(bào)告或講話順序：
5、活動(dòng)安排（非報(bào)告期間）
6、小型會(huì)交流安排*：VIP小型交流會(huì)安排
7、就餐安排
8、支付講課費(fèi)、交通費(fèi)
六、參會(huì)代表安排：
1、人員名單確定：提前45天確認(rèn)參會(huì)人員名單
2、會(huì)議邀請(qǐng)：2次邀請(qǐng)程序，第一次提前1個(gè)月做口頭或通知單的方式邀請(qǐng)；第二次在會(huì)議前7-12天正式寄/送邀請(qǐng)函
3、邀請(qǐng)函：設(shè)計(jì)、制作、打印、寄送
4、報(bào)道：報(bào)到程序提示牌、提交相關(guān)材料、領(lǐng)取資料、餐卷、活動(dòng)及相關(guān)物品、填寫通訊錄等。
5、紀(jì)念品的準(zhǔn)備和發(fā)放
6、來(lái)賓接待：專門隊(duì)伍負(fù)責(zé)
7、交通安排
七、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)安排
1、音箱燈光投影設(shè)備：會(huì)前1-2天提前全面測(cè)試，并做好臨時(shí)停電緊急預(yù)案。
2、會(huì)議紀(jì)律要求
3、現(xiàn)場(chǎng)秩序維持及應(yīng)急人員
4、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)配：全場(chǎng)導(dǎo)演及專人負(fù)責(zé)各環(huán)節(jié)、各崗位的協(xié)調(diào)調(diào)配工作
八、禮品發(fā)放與非報(bào)告環(huán)節(jié)安排
1、禮品搬運(yùn)與存放
2、禮品發(fā)放專人負(fù)責(zé)
3、報(bào)告間隙瓜果零食*和飲用水的準(zhǔn)備與發(fā)放
4、就餐的安排與引導(dǎo)
九、媒體跟進(jìn)
1、合作媒體的確認(rèn)與聯(lián)系
2、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)當(dāng)天采訪稿和采訪人的確定和準(zhǔn)備
3、媒體相關(guān)費(fèi)用支付
十、安全問(wèn)題
1、食品衛(wèi)生責(zé)任落實(shí)（賓館方面）
2、熱水供應(yīng)（賓館方面）
3、住宿安保（賓館方面）
4、參會(huì)人員超員或不足的房間供應(yīng)保障（賓館方面）
5、賓館配合懸掛條幅、LED屏播放等宣傳工作
6、專家及重要領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求（小型交流、休息條件等）
【會(huì)務(wù)組成員及分工】
會(huì)務(wù)組成員主要包括：董事長(zhǎng)及院領(lǐng)導(dǎo)班子所有成員、企劃部、院辦、市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)科、各科主任、總務(wù)后勤科
各部門或人員主要分工：
1、董事長(zhǎng)及業(yè)務(wù)院長(zhǎng)：確定會(huì)議邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)（重要）、確定會(huì)議邀請(qǐng)專家（重要）、陪同參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)（重要）、確定年會(huì)主要準(zhǔn)備工作（次要）
2、各業(yè)務(wù)副院長(zhǎng)及其他院領(lǐng)導(dǎo)班子成員：協(xié)助董事長(zhǎng)及業(yè)務(wù)院長(zhǎng)邀請(qǐng)專家（重要）、陪同參會(huì)專家（重要）、確定年會(huì)主要準(zhǔn)備工作（按分工確定不同工作）
3、企劃部：
①主任：協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)議所在酒店進(jìn)行各項(xiàng)工作接洽對(duì)接、負(fù)責(zé)跟進(jìn)會(huì)議前后各項(xiàng)工作進(jìn)程、與會(huì)議相關(guān)各部門科室之間溝通協(xié)調(diào)、媒體對(duì)接與接待陪同。
②設(shè)計(jì)：準(zhǔn)備、搜集醫(yī)院各項(xiàng)素材、設(shè)計(jì)與會(huì)相關(guān)所有宣傳品和影音圖片材料、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)場(chǎng)布置和等音響設(shè)備投影的測(cè)試工作。
4、院辦：準(zhǔn)備與會(huì)相關(guān)的通知、向各科室征集科室文字和圖片資料供設(shè)計(jì)進(jìn)行宣傳資料設(shè)計(jì)、安排人員做好會(huì)場(chǎng)布置和現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作。
5、市場(chǎng)部：篩選和提供參會(huì)客戶名單、邀請(qǐng)參會(huì)客戶、現(xiàn)場(chǎng)維持秩序和對(duì)客戶
進(jìn)行必要的服務(wù)。
6、財(cái)務(wù)科：采購(gòu)會(huì)議所需物品（文件袋、筆記本、筆、禮品、會(huì)議所用瓜子糖零食*、宴會(huì)用酒等）
7、各科主任：準(zhǔn)備學(xué)術(shù)會(huì)講話資料、準(zhǔn)備科室相關(guān)宣傳文字和圖片素材給院辦及企劃部、部分科室做好衛(wèi)星會(huì)*或小型交流會(huì)*的交流題材的準(zhǔn)備。
8、總務(wù)后勤科：做好現(xiàn)場(chǎng)音響、燈光、投影燈水電的監(jiān)督工作，配合企劃部與會(huì)議承辦酒店做好現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急工作。
9、其他同事：對(duì)此次學(xué)術(shù)會(huì)充分了解，并隨時(shí)做好被抽調(diào)至?xí)⻊?wù)組工作的準(zhǔn)備。
【預(yù)算】
場(chǎng)地費(fèi)：1000—2000元/天，用1.5天，合計(jì)約1500—3000元。
參會(huì)人員住宿費(fèi)：按每間每晚120元計(jì)，每間住宿2人，參會(huì)人員400人，需200間（備20間），用2晚，合計(jì)約120元/間×200間×2晚=48000元
專家講課費(fèi)（含交通費(fèi)）：3000元/人，按2人計(jì)。合計(jì)約6000元。 禮品、筆記本、筆、文件袋等資料費(fèi)：按20元/人計(jì)，合計(jì)約8000元。
宣傳物料費(fèi)：新醫(yī)院介紹短片（3-5分鐘）約5000—10000元，醫(yī)院宣傳冊(cè)按3元/本計(jì)合計(jì)5000本共約15000元，其他物料（展架、條幅等）500元。合計(jì)約20500—25500元。
參會(huì)人員餐費(fèi)：按每人80元（含酒水）計(jì)，含本院人員420人算，合計(jì)約33600元。
媒體費(fèi)用：按3家（xx日?qǐng)?bào)、xx晚報(bào)、xx電視臺(tái)）每家500元，合計(jì)約1500元。
總合計(jì)：119100——125600元
備注：
1、以上費(fèi)用均按以大概估算范圍計(jì)，約有上下20%左右誤差，具體預(yù)算可在部分情況（會(huì)務(wù)地點(diǎn)、專家、參會(huì)客戶總數(shù)）落實(shí)后得到確切數(shù)字。
2、文中帶*號(hào)的為非必有項(xiàng)。
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