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項(xiàng)目招標(biāo)檔案管理
一、 管理原則
“規(guī)范管理、規(guī)范流程、有效利用、服務(wù)經(jīng)營”。提供簡便、清晰的資料查詢。
二、歸檔范圍
本單位承擔(dān)代理的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、專業(yè)工程分包、重要材料和設(shè)備采購招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。
招標(biāo)投標(biāo)【招標(biāo)采購】檔案存檔內(nèi)容包括：
（一）招標(biāo)代理合同及招標(biāo)項(xiàng)目摘要
（二）工程報(bào)建資料及相關(guān)附件材料
（三）招標(biāo)【招標(biāo)采購】工作全過程資料
三、歸檔程序
（一）資料移交：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目招標(biāo)工作結(jié)束在 5個(gè)工作日內(nèi)，按要求整理完整的資料一份，向檔案資料員（各部門指定的人作為資料員）辦理移交手續(xù)（詳見附件一）。
（二）資料歸檔保存：檔案資料員從接收檔案資料后5個(gè)工作日內(nèi)，按要求進(jìn)行分類歸檔。（詳見附表二）
（三）涉及到以本公司名義簽訂的合同/協(xié)議需提交電子文檔和紙質(zhì)文檔交行政人事部統(tǒng)一編號(hào)和存檔，考慮到因履行合同進(jìn)行的款項(xiàng)結(jié)算事宜，由財(cái)務(wù)部存原件，各職能部門保留復(fù)印件
一份并建立電子文檔和紙質(zhì)文檔查閱表（詳見附件三）。
備注：合同編號(hào)規(guī)則：各職能部門名稱首字母+順序號(hào)（三位）。例：ZBB-001(招標(biāo)部第1號(hào)合同)。
（四）未中標(biāo)單位投標(biāo)文件作為短期保存資料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人清理之后移至檔案資料員，由檔案資料員指定位置上架存放。
以上部分資料進(jìn)行定期銷毀，銷毀前由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分別向部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)后以函件形式通知招標(biāo)人或采購人，待招標(biāo)人或采購人確認(rèn)（如函告送達(dá)15天無回復(fù)的）后，方可統(tǒng)一銷毀�！静⒈４驿N毀記錄】
四、保存期限
招標(biāo)投標(biāo)【招標(biāo)采購】檔案的保存期限，按照下列項(xiàng)目劃分，從工程竣工之日起至少保存十五年。
（一）大型基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)等關(guān)系社會(huì)公共利益、公眾安全的項(xiàng)目；
（二）全部或部分使用國有資金投資或者國家融資的項(xiàng)目；
（三）使用國際組織或者國外政府貸款、援助資金的項(xiàng)目。其他招標(biāo)項(xiàng)目的檔案保存期應(yīng)不少于五年。
五、檔案銷毀
檔案保存期滿后，由檔案管-理-員編制清單，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定后，經(jīng)質(zhì)量技術(shù)部審核后，按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。
建設(shè)項(xiàng)目在建期間的檔案不得銷毀。
六、檔案利用規(guī)定
1、利用者要維護(hù)檔案資料的完整與安全，不準(zhǔn)涂改、
污損、拆散，丟失和轉(zhuǎn)借。
2、借閱檔案、資料必須先完善登記手續(xù)后方可借閱，歸還時(shí)清點(diǎn)無誤后由檔案資料管理人員當(dāng)面銷號(hào)。
3、查閱檔案資料均由檔案管理人員負(fù)責(zé)查找，任何人員均不能在室內(nèi)自行查找。
4、未經(jīng)檔案管理人員同意，不可將任何檔案資料外借、復(fù)印、或發(fā)送電子檔給外單位人員，如違反本規(guī)定由此帶來的不利影響由檔案資料管理人員自行承擔(dān)。
七、檔案保密、防范
加強(qiáng)防范，做好檔案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盜、和火災(zāi)事故。加強(qiáng)對(duì)檔案室或柜的管理，杜絕腐蝕、潮濕、霉變和蟲蛀。
八、以上檔案管理制度自二〇一三年十月一日起執(zhí)行。
九、本制度解釋權(quán)歸招標(biāo)部。
編寫：招標(biāo)部 審核： 批準(zhǔn)：
建設(shè)工程招投標(biāo)檔案管理辦法2017-01-16 15:08 | #2樓
第一條 為規(guī)范我市房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)檔案管理，統(tǒng)一招標(biāo)投標(biāo)過程中檔案資料的收集、整理和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我市實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的招標(biāo)投標(biāo)檔案是指房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目等招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)過程中形成的，并能真實(shí)反映招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)內(nèi)容，具有保存價(jià)值的文字、數(shù)字、圖表、光盤等各種文件資料。
第三條 各級(jí)建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案管理和監(jiān)督檢查工作，具體工作由其所屬的建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)（以下簡稱“監(jiān)管機(jī)構(gòu)”）負(fù)責(zé)，各級(jí)監(jiān)管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照本辦法的規(guī)定建立招標(biāo)投標(biāo)檔案。
第四條 歸檔的招投標(biāo)文件資料，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、齊全完整、真實(shí)反映招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的過程。
第五條 監(jiān)管機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目經(jīng)辦人應(yīng)在監(jiān)督建設(shè)單位和招標(biāo)代理過程中及時(shí)收集、整理、保存依照有關(guān)法定程序備案招標(biāo)投標(biāo)過程中產(chǎn)生的各種文件資料，并應(yīng)當(dāng)在接受施工合同備案之日起五日內(nèi)，將有關(guān)收集齊全的歸檔招投標(biāo)文件材料交檔案管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好交接工作。
第六條 招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)專人管理。檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。
檔案管理人員在收到歸檔的招標(biāo)投標(biāo)文件材料后，應(yīng)及時(shí)登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、驗(yàn)收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應(yīng)符合建設(shè)部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。
第七條 招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)管機(jī)構(gòu)收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊(cè)：附件二（招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)管機(jī)構(gòu)卷內(nèi)目錄式樣）
中標(biāo)人的投標(biāo)文件副本，應(yīng)當(dāng)自施工合同接受備案之日起，保存六個(gè)月后方可處理。
第八條 工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)收集、整理、歸檔的招投標(biāo)文件材料應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊(cè)：附件三（工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)卷內(nèi)目錄式樣） 2
未中標(biāo)單位的資格預(yù)審申請(qǐng)材料、投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)自施工合同簽訂之日起，保存六個(gè)月后方可處理。
第九條 歸檔的招投標(biāo)文件材料應(yīng)字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個(gè)人簽章的，其簽章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水耐久性強(qiáng)的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。
所有存檔的文件材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4或A3紙（圖紙除外）。
第十條 招標(biāo)投標(biāo)文件材料的立卷與歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一項(xiàng)目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，可不必重復(fù)存檔，但應(yīng)在檔案備考表中注明相關(guān)材料的存檔信息；卷與卷之間應(yīng)保持系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案的利用、查詢和保管。
第十一條 歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄；并在歸檔文件材料尾頁之后附卷內(nèi)備考表。案卷封面、卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表（格式）見附件。
第十二條 監(jiān)管機(jī)構(gòu)可以將檔案的立卷、驗(yàn)收、歸檔和保存等工作委托建設(shè)工程交易中心承擔(dān)，并應(yīng)建立健全檔案的管理。
第十三條 招標(biāo)投標(biāo)檔案在監(jiān)管機(jī)構(gòu)（或建設(shè)工程交易中心）保管至合同備案后三年，即可移交當(dāng)?shù)爻墙n案館保存。
第十四條 對(duì)保存期已滿，須移交同級(jí)城建檔案館的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
第十五條 檔案管理人員離開工作崗位前，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定移交招投標(biāo)檔案資料，不得擅自處理或帶走。
禁止任何單位和個(gè)人倒賣、涂改、偽造招標(biāo)投標(biāo)檔案。
第十六條 檔案室的建設(shè)應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設(shè)施，不得在危險(xiǎn)和不安全的環(huán)境中保管檔案。對(duì)破損、霉變、散失的檔案，應(yīng)及時(shí)采取搶救、復(fù)制、搜集等補(bǔ)救措施，確保檔案的安全與完整。
第十七條 招投標(biāo)檔案只能當(dāng)場(chǎng)查閱，不能借閱。查閱、摘抄或復(fù)印招投標(biāo)檔案資
料，必須履行批準(zhǔn)、登記手續(xù)。查閱檔案時(shí)，必須精心愛護(hù)，不得拆卷、抽頁、涂改、銷毀。
第十八條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
附：案卷封面（式樣）、卷內(nèi)目錄（式樣）、卷內(nèi)備考表（式樣）
二○○七年八月三十日
附件一：案卷封面式樣
招投標(biāo)檔案
﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦﹦
招標(biāo)編號(hào)： 招標(biāo)方式：
第 冊(cè)共 冊(cè)
常州建設(shè)工程招投標(biāo)辦公室制
附件二： 卷內(nèi)目錄式樣（招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)管機(jī)構(gòu)）
附件三：
卷內(nèi)目錄式樣（工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)）
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