合同登記管理制度

1. 目的

1.1規(guī)范合同的登記程序，保證所有合同在執(zhí)行過程中受控。

1.2規(guī)范合同的管理

2. 適用范圍

2.1適用公司對外簽訂的一切合同、協(xié)議、擔(dān)保等影響到我公司經(jīng)濟(jì)利益、形象等的所有需要加蓋公司合同章、公司章的對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同。

3. 職責(zé)

3.1每個(gè)部門設(shè)一名專責(zé)合同登記人員，負(fù)責(zé)本部門所有合同的統(tǒng)計(jì)、付款申請等合同管理工作。

3.2各部門每簽訂一個(gè)合同完善一個(gè)合同的登記表的更新。

3.3所有合同均為公司統(tǒng)一編號(hào)，簽訂部門、監(jiān)審部、辦公室、財(cái)務(wù)部分別存檔，并建立各自合同臺(tái)帳。

4. 實(shí)施內(nèi)容

4.1合同的登記內(nèi)容

4.1.1合同登記包括序號(hào)、合同名稱、簽訂單位（簽訂合同對方）、聯(lián)系方式、簽訂部門、合同金額、已付款、未付款、付款比例、履行情況、備注等內(nèi)容。

4.1.2簽訂部門在合同版本形成后，按部門、時(shí)間、序號(hào)編號(hào)（如：采購部-2017-1號(hào)），并完成所有簽訂合同的登記，實(shí)施合同的履行情況，根據(jù)執(zhí)行情況及時(shí)更新，保證合同登記內(nèi)同為最新內(nèi)容。

4.1.3所有合同、協(xié)議必須首先經(jīng)監(jiān)審部審核后，其它部門方可會(huì)簽，監(jiān)審部負(fù)責(zé)審核完成合同后,并負(fù)責(zé)所有合同的登記，并監(jiān)督所有合同的執(zhí)行情況。

4.1.4辦公司在進(jìn)行合同編號(hào)時(shí)在簽報(bào)和合同上編號(hào)并蓋章，檔案室負(fù)責(zé)所有合同的登記。

4.1.5財(cái)務(wù)部建立公司所有合同的登記，建立合同清冊，并實(shí)時(shí)掌握公司所

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有合同的付款情況，預(yù)付款情況、欠款欠款情況，掌握第一手合同付款實(shí)時(shí)信息，根據(jù)付款情況及時(shí)更新合同登記臺(tái)帳。

5合同執(zhí)行過程中因特殊原因無法履行時(shí)，應(yīng)寫出書面原因由監(jiān)審部會(huì)簽，報(bào)公司分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在合同登記臺(tái)帳上簡要注明原因。

6合同執(zhí)行完后在合同備注欄內(nèi)注明合同已履行完成字樣。

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合同臺(tái)賬登記管理制度2017-04-22 17:23 | #2樓

第一章 總 則

第一條 目的

為加強(qiáng)和細(xì)化合同臺(tái)賬資料，規(guī)范企業(yè)各類合同臺(tái)賬的管理，根據(jù)《宏信（鄭州）有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號(hào)規(guī)則》，特制定本辦法。

第二條 原則

凡以公司名義簽訂的合同，均應(yīng)由合同管理人員依照本辦法建立合同臺(tái)賬,按照“一合同、兩表格、一編號(hào)”的原則進(jìn)行整理。

第三條 適用范圍

本規(guī)則除特別指明外，適用于：

一、宏信（鄭州）置業(yè)有限公司合同管理制度和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號(hào)規(guī)則》所涉管理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同；

二、公司或者公司指定主體作為一方當(dāng)事人簽訂的所提交法務(wù)部審查的合同。

第四條 定義

各承辦部門所確定的管理人員負(fù)責(zé)的合同臺(tái)賬的登記、資料的收集、保管等工作。

第五條 組織和職責(zé)

一、各承辦部門是本制度的主導(dǎo)部門，負(fù)責(zé)確定人員，負(fù)責(zé)合同文檔管理，負(fù)責(zé)文檔的形成、積累、整理、歸檔，確保文檔的完整性和有效利用性。

二、公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)在該過程中，協(xié)助各承辦部門對合同登記臺(tái)賬的管理工作，進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。

第二章 具體實(shí)施

第六條 登記模式

合同臺(tái)賬采用總分帳的表格式管理，所有合同建立總賬、各承辦人建立分賬，每份合同都要填寫建立檔案，填寫表格。

第七條 總分臺(tái)賬的具體登記主體

一、合同總賬登記

1、開發(fā)公司由本公司綜合部負(fù)責(zé)管理登記；

2、新星建筑公司由本公司綜合部負(fù)責(zé)登記管理；

3、商都公司、滿園紅木、萬興珠寶由本公司辦公室負(fù)責(zé)登記管理；

4、物業(yè)公司由總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)登記管理；

5、財(cái)務(wù)中心由本中心工程服務(wù)部負(fù)責(zé)登記管理；

6、行政中心由本中心人力資源部負(fù)責(zé)登記管理。

二、部門、項(xiàng)目臺(tái)賬管理

1、開發(fā)公司分別由本公司各部門經(jīng)理、總工程師登記管理；

2、新星建筑公司分別由本公司各部門經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理登記管理；

3、商都公司、滿圓紅木、萬興珠寶由各部門經(jīng)理登記管理；

4、物業(yè)公司由本公司總經(jīng)理助理或項(xiàng)目主任負(fù)責(zé)登記管理；

5、財(cái)務(wù)中心由中心各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)登記管理；

6、行政中心由本中心各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)登記管理。

第八條 合同臺(tái)帳應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（一）合同名稱；

（二）合同主體、簽約方名稱；

（三）合同實(shí)質(zhì)內(nèi)容（含標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款或者酬金、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法及其他須注明的事項(xiàng)）；

（四）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時(shí)間）；

（五）合同承辦部門、承辦人；

（六）合同簽訂時(shí)間；

（七）其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。

第九條 合同臺(tái)帳應(yīng)附以下資料：

1、合同正本或副本；

2、對方《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和資質(zhì)等級證明等資料的復(fù)印件；

3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權(quán)委托書及代理人身份證明；

4、合同相對方報(bào)價(jià)單、補(bǔ)充合同、會(huì)議紀(jì)要、往來函電；

5、驗(yàn)收單、驗(yàn)收報(bào)告、分批分期履行情況記錄、合同履行結(jié)算單等。

6、有關(guān)的重要資料。

第十條 登記時(shí)間

各部門的登記管理人員應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺(tái)賬，并對重大合同進(jìn)行備案審查。

第十一條 資料補(bǔ)充

各承辦部門的合同臺(tái)帳管理人員，有權(quán)對合同及所附資料進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補(bǔ)充資料。

第十二條 合同登記編號(hào)規(guī)則和移交

本辦法所涉及的合同文檔以《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號(hào)規(guī)則》所規(guī)定的辦法進(jìn)行分類編號(hào)。

移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號(hào)不予改變。

合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。

第十三條 本規(guī)則作為《宏信（鄭州）有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號(hào)規(guī)則》的支持文件。

第十四條 本辦法發(fā)布后提交審查的合同一律適用本辦法。

第十五條 各公司可根據(jù)經(jīng)營管理需要，增加有關(guān)表格和完善內(nèi)容，如不適用，請將管理辦法報(bào)公司備案。

第十六條 支持文件：《宏信（鄭州）置業(yè)有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號(hào)規(guī)則》。

第四章 附 則

第十七條 實(shí)施細(xì)則

本制度的未盡事宜，由各部門補(bǔ)充，提請董事長、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

第十八條 解釋 修改 廢除

本制度的解釋權(quán)屬法務(wù)部，修改、廢除權(quán)屬公司董事長辦公會(huì)。 第十九條 實(shí)施時(shí)間：本制度實(shí)施時(shí)間為2017年4月10日。

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