人事檔案是干什么用的

　　隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和干部人事制度的改革,人事檔案管理的 終身 制已越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。這是愛尚網(wǎng)小編整理的人事檔案是干什么用的，希望你能從中得到感悟!

　　人事檔案是干什么用的

　　人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。 目前，畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象是對檔案不了解，也不關(guān)心;甚至已經(jīng)畢業(yè)幾年，但檔案還放在學(xué)校;還有的將檔案放在家里，更甚者檔案早已丟失，似乎“檔案沒什么用了”。其實(shí)不然，在國家公務(wù)員的選拔,國有企事業(yè)單位的招聘，成熟的民企在招聘時(shí)都要審查相關(guān)人員的檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人才的重要證據(jù)，另外，如辦理社會保險(xiǎn)、職稱評定、出具各種相關(guān)證明等也都需要本人的人事檔案。總之，現(xiàn)實(shí)生活中，人事檔案具有不可替代的作用，應(yīng)給予足夠的重視，在參加工作以后，真正發(fā)揮作用的恰恰就是人事檔案，如轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜。所以在高校畢業(yè)生在畢業(yè)的當(dāng)年一定要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到各地人力資源和社會保障局人事檔案管理科去存放檔案(或者有人事檔案管理權(quán)的單位落下檔案，這種情況集中在國有企業(yè)，國有事業(yè)單位，公務(wù)員單位，學(xué)�；�本是把學(xué)生檔案直接寄送到這些部門)，存放之后學(xué)籍檔案就轉(zhuǎn)化成了人事檔案!人事檔案在當(dāng)年沒有落下的話會在以后的工作中存在很大的問題，例如有的評定是需要把人事檔案落在工作單位所在地幾年才可以!

　　真正能證明學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是該學(xué)生的學(xué)籍檔案，而工作經(jīng)歷的證明就是該檔案袋里面的工作檔案!

　　學(xué)籍檔案里面有本人在各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有本人的黨團(tuán)材料，全部屬于原始材料，不可復(fù)制。(學(xué)籍檔案一般是從高中算走，也就是從你的高考檔案開始計(jì)算，黨團(tuán)關(guān)系的一般是由有黨組織部門來接收，有的.學(xué)校是把學(xué)籍檔案和黨員關(guān)系檔案一起轉(zhuǎn)檔，有的學(xué)校是分開轉(zhuǎn)檔，即學(xué)籍檔案一個(gè)袋交由自己遞交于各地的人事檔案管理科或者由關(guān)部門遞交于各地的人事檔案管理科，黨員關(guān)系則是由自己轉(zhuǎn)交在戶籍所在地或者工作所在地的黨委組織。工作檔案就是工作之后的評級、獲獎、晉升等這些材料!)所以，保存好自己的檔案是一項(xiàng)重中之重的工作。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，是要把檔案轉(zhuǎn)遞給各地人力資源和社會保障局人事檔案管理科和有人事檔案管理權(quán)的單位!

　　人事檔案的管理制度

　　一、人事檔案保管制度

　　1.目的 第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報(bào)戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

　　第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

　　第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

　　2.人事檔案保管制度的'基本內(nèi)容

　　建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)�，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

　　(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

　　人事檔案的利用制度

　　1.目的

　　第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

　　2.人事檔案利用的方式

　　(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方， 以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

　　(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。

　　(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的`功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。

　　3.人事檔案利用的手續(xù) 在通過以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。

　　(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

　　(2)外借手續(xù)。借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。

　　(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章;其次，人事 檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

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