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文員打電話禮儀常識
文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，文員打電話禮儀常識有哪些呢?這是愛匯網(wǎng)小編整理的文員打電話禮儀常識，希望你能從中得到感悟!
文員打電話禮儀常識：打電話的禮儀
1、時間選擇：和私人通話要選擇效率高的時間，晚上10點后，早上7點之前不打電話，就餐的時候別打電話，節(jié)假日不要打電話。
2、空間選擇：私人電話最好在家里打，工作電話在單位打。不亂用單位電話談私事，不在公眾場所打電話。
3、喜悅的心情：打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。
4、打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
5、通話時長：宜短不宜長。長話短說，廢話不說。把最重要的事放在前面，自我介紹開頭。
6、打錯電話要主動道歉，發(fā)短信祝福最好帶署名。
文員打電話禮儀常識：接電話的禮儀
1、接聽時間：聽到電話鈴聲，不要過早過晚接，鈴聲響三聲內(nèi)接;不隨便讓別人代替自己接電話。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。
2、代接電話：首先告訴對方他找的人不在，然后再問對方是誰。
3、如果有外人在和你談話，來電話也要接，接電話時要說明身邊有誰在，暗示對方不能說深層次問題，然后主動提出要讓對方選擇一個時間打給他。
4、對方打錯電話：遇到撥錯電話：首先提示對方撥錯了，其次可以重復(fù)自己的號碼。
文員打電話禮儀常識：電話常識
1、如果想暗示對方結(jié)束通話：可以重復(fù)說一次要點。
2、誰先掛電話：地位高者先掛，如長輩先掛，求人的時候，被求人的先掛。
3、不用移動電話傳送重要信息，重要信息最好面談。
4、不要在醫(yī)院或者是在機場用手機，以免影響機場及醫(yī)院的電子設(shè)備。
5、打電話時，請注意一下，有些地方是不允許使用手機的。如加油站，一些餐館，酒吧，劇院，電影院以及火車行李站都禁止使用手機。
6、當(dāng)不使用手機時，請鎖住手機按鈕，以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號碼。
7、不是萬不得以，不要借用別人的手機。
文員打電話禮儀常識
一、接聽電話前
1、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。
2、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。
3、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。
4、帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
二、接聽電話
1、三聲之內(nèi)接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：注意接聽電話的語調(diào)，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑；
2、注意語調(diào)的速度；注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎；
3、注意雙方接聽電話的環(huán)境；注意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時，必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因；注意打電話雙方的態(tài)度。當(dāng)聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
三、主動問候，報部門介紹自己；
1、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎？”；
2、須擱置電話時或讓賓客等待時；應(yīng)給予說明，并至歉。每過20秒留意一下對方，向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>
3、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機上，并要讓對方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。
4、對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客，對于每一個電話都能做到以下事情：
�、�、問候。
�、�、道歉。
�、邸⒘粞�。
④、轉(zhuǎn)告。
�、�、馬上幫忙。
⑥、轉(zhuǎn)接電話。
�、摺⒅苯踊卮穑ń鉀Q問題）。
�、�、回電話。
5、感謝對方來電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時，應(yīng)用積極的態(tài)度，同時要使用對方的名字來感謝對方。要經(jīng)常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。
文員打電話禮儀常識
一、及時接聽
如果電話鈴聲一響起，就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽。
如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態(tài)度，而且應(yīng)該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話時，我們提倡“鈴響不過三”：接聽電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。
不要鈴響許久，才姍姍來遲。
也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。
這樣會讓打電話的**吃一驚，如有持殊原因，致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話時向?qū)Ψ秸f明情況，棱示歉意。
正常情況下，不允許不接聽來電，特別是“應(yīng)約而來”的電話。
就像敲門一樣。
如果剛敲第一聲門你就開門，就會讓對方嚇一跳，而且還會認(rèn)為你清閑得聚精會神地等著別人來敲門。
如果門被敲了很多省還沒有回答，又會被認(rèn)為沒有人在，或者是不想理。
二、確認(rèn)對方
一般情況下，對方打來電話后都會主動介紹自己。
如果對方打來電話，沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應(yīng)該主動問；“請問您是哪位價 我能為您做什么？您找哪位？”但是，人們習(xí)慣性的做法是，拿起電話聽筒后便會向?qū)Ψ奖P問：“喂：哪位 ”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。
接起電話。
拿起聽筒后應(yīng)首先自我介紹：“您好，我是某某某”
三、非常規(guī)電話的處理
如果接到打錯的電話，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向?qū)Ψ秸f明情況后掛斷電話。
有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皂白，認(rèn)為是惡
意騷擾電話而破門大罵。
因為，這種情況極可能由電話線路問題引起。
使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。
萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什么樣的后果。
如果對方是惡意騷擾的話，應(yīng)簡短而嚴(yán)歷地批評對方。
不必長篇大淪，更不應(yīng)該說臟話；如果問題嚴(yán)重，可以考慮報警解決。
四、分清主次
1、接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。
2、如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。
3、接聽電話時如果有別的電話打進來，千萬不要不理睬，因為很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻，并對其講明原因，然后立即去接另一個電話，問清情況后先訪對方稍候，或晚會兒再打進來，之后再繼續(xù)和前者通話。
4、不能因為圖清凈隨便撥下電話線。
五、規(guī)范地代接電話
代別人接電話時。
要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所為何事，但不要詢問對方和所找人的關(guān)系。
1、尊重別人隱私。
代接電話時，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。
不要旁聽別人通話、更不要插嘴。
不要隨意擴散對方托你轉(zhuǎn)達的事情。
2、記憶準(zhǔn)確要點：如果對方要找的人不在，應(yīng)先詢問對方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。
如對方有此意愿，應(yīng)照辦。
最好用筆記下對方要求轉(zhuǎn)達的具體內(nèi)容，如對方姓名、單位、電話、通話要點等，以免事后忘記，對方講完后，應(yīng)再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。
3、及時傳達內(nèi)容。
代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不愿問答自己是誰，也不要勉強。
如果對方要找的人不在，要如實相告，然后再詢問對方“還有什么事情？”這二者不能顛倒先后次序。
之后要在第一時間把對方想要傳達的內(nèi)容傳達到位。
不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達的內(nèi)容，托他人轉(zhuǎn)告。
六、錄音電話
1、留言制作要規(guī)范。
留言內(nèi)容一般包括這么幾項：問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。
2、如非很必要，盡量少使用錄音電話，要及時處理錄音電話上打進來的電話。
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