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電話管理制度_電話管理制度條例
電話是公司內(nèi)所有工作人員的重要聯(lián)絡(luò)方式，為保證通訊聯(lián)絡(luò)的暢通，應(yīng)制定規(guī)范的電話管理制度。下面小編為大家整理了有關(guān)電話管理制度的范文，希望對(duì)大家有幫助。
電話管理制度篇1
1.目的
規(guī)范公司電話管理與使用，提高電話使用率，降低辦公費(fèi)用。
2.范圍
本規(guī)定適用于集團(tuán)各公司辦公室電話管理。
3.職責(zé)
3.1人力資源及行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司所有電話的管理監(jiān)督。
3.2財(cái)務(wù)部對(duì)電話費(fèi)用行使稽查權(quán)。
3.3各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)部門所屬的電話使用進(jìn)行監(jiān)督。
3.4信息部負(fù)責(zé)公司辦公電話整體規(guī)劃、配布及日常維護(hù)。
4.公司電話配布
4.1總經(jīng)理或以上高層管理人員開通國(guó)際直拔電話功能。
4.2副經(jīng)理、經(jīng)理、高級(jí)經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理秘書等開通國(guó)內(nèi)直拔電話功能。
4.3其他各分機(jī)開通本市市話功能，如需拔打長(zhǎng)途可通過前臺(tái)轉(zhuǎn)接。
4.4其他人員因工作需要開通國(guó)內(nèi)或國(guó)際長(zhǎng)途直拔專線的，須由總經(jīng)理(副總裁)批準(zhǔn)。
5.使用規(guī)定
5.1所有直線電話分別設(shè)立責(zé)任人，責(zé)任人職責(zé)包括呼出控制、密碼控制及電話機(jī)/傳真機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)。
5.2通話內(nèi)容應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、長(zhǎng)話短說，如遇事情復(fù)雜、內(nèi)容較多，可事先擬好相應(yīng)提綱。
5.3傳真機(jī)不能作電話使用，傳真內(nèi)容較多時(shí)應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。
5.4當(dāng)電話機(jī)或傳真機(jī)發(fā)生故障時(shí)應(yīng)通知信息部派人維修，嚴(yán)禁擅自拆卸。
5.5直拔長(zhǎng)途電話前應(yīng)加拔IP號(hào)(17909或96688)。
5.6各分機(jī)拔打長(zhǎng)途電話均由總機(jī)轉(zhuǎn)撥，通話時(shí)間原則上要求不超過五分鐘;轉(zhuǎn)接國(guó)際長(zhǎng)途需說明事由，
否則總機(jī)有權(quán)不予授話。
5.6接聽電話一般最遲不得超三聲鈴響。
5.7傳真機(jī)不能作電話使用，傳真內(nèi)容較多時(shí)應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。
5.8當(dāng)電話機(jī)或傳真機(jī)發(fā)生故障時(shí)應(yīng)通知信息部派人維修，嚴(yán)禁擅自拆卸。
5.9各分機(jī)拔打長(zhǎng)途電話均由總機(jī)轉(zhuǎn)撥，通話時(shí)間原則上要求不超過五分鐘;轉(zhuǎn)接國(guó)際長(zhǎng)途需說明事由，
否則總機(jī)有權(quán)不予授話。
6.前臺(tái)電話管理
6.1樹立良好的.企業(yè)形象，對(duì)外來(lái)電話應(yīng)及時(shí)接聽，最遲不得超三聲鈴響，規(guī)范用語(yǔ)：“您好!****，請(qǐng)
問您找哪位?請(qǐng)問哪里找?好的，請(qǐng)稍等”;如遇當(dāng)事人不在，應(yīng)問明對(duì)方需要轉(zhuǎn)告與否。
6.2無(wú)特殊情況，不準(zhǔn)他人在前臺(tái)撥打及接聽電話。
6.3所撥出的長(zhǎng)途電話一律造冊(cè)登記，必須照實(shí)填寫。
6.4對(duì)需撥打的外線電話，按登記先后順序撥出，同時(shí)盡量保持一條線空置，以便外線打入。
6.5嚴(yán)禁利用前臺(tái)電話拔打私人電話;
6.6前臺(tái)工作人員下班時(shí)應(yīng)將前臺(tái)電話用密碼控制呼出功能，調(diào)至自動(dòng)轉(zhuǎn)接功能。
6.7前臺(tái)文員定于每月5日前匯總上月各長(zhǎng)途電話登記表交人力資源及行政經(jīng)理審核。
7.對(duì)擅自拔打與公司無(wú)關(guān)的電話或聲訊臺(tái)(聊天)電話的，將相關(guān)追究責(zé)任人，由責(zé)任人承擔(dān)該部分話費(fèi)。
電話管理制度篇2
1、目的：加強(qiáng)公司辦公電話電話使用的管理
2、適用范圍。公司所有座機(jī)電話
3、責(zé)任：保證信息暢通，有效地控制管理成本。
4、管理規(guī)定：
(1) 根據(jù)工作需要由綜合辦公室統(tǒng)一安裝。
(2) 綜合辦公室負(fù)責(zé)電話安裝及線路的`檢修。
(3) 未經(jīng)綜合辦公室的批準(zhǔn)，各部門或個(gè)人不得自行私接、拆移電話或附加分機(jī)。
(4) 打電話時(shí)提前列好提綱，縮短時(shí)間。
(5)辦工電話系工作使用電話，盡量減少撥打私人電話，確有必要時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。
(6)杜絕褒電話粥等長(zhǎng)時(shí)間占用電話現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)此行為予以口頭警告，再次發(fā)現(xiàn)取消當(dāng)月話補(bǔ)，如造成公司損失后果自負(fù)。
(7) 各部門員工應(yīng)自覺愛護(hù)電話設(shè)備，以便保證通訊線路的暢通。
(8) 蓄意破壞電話設(shè)備的行為，除按國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)處罰外，將給予責(zé)任人經(jīng)濟(jì)處罰和行政處分。
(9)接聽電話要用文明語(yǔ)言，并有興奮度。
(10) 傳真機(jī)用于收發(fā)傳真用，任何員工不得以任何理由占用。
(11)嚴(yán)禁撥打私人長(zhǎng)途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)取消話補(bǔ)。
電話管理制度篇3
1.辦公電話用于正常公務(wù)，各部門必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，部門領(lǐng)導(dǎo)要指派專人負(fù)責(zé)或自
親自管理。
2.內(nèi)線電話用于各部門之間的聯(lián)絡(luò)，員工不得用內(nèi)線電話聊天、談笑。
3.辦公電話不得作私人電話使用。
4.打長(zhǎng)途電話必須目的明確、語(yǔ)言簡(jiǎn)煉。因公務(wù)需掛國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)履行登記手續(xù)，詳細(xì)登記聯(lián)系人姓名、通話內(nèi)容、通話時(shí)間，以便于電信局核對(duì)。
5.辦公電話一律不得掛撥聲訊臺(tái)。如有違反者，由部門領(lǐng)導(dǎo)追查當(dāng)事人責(zé)任并罰款100元人民幣;追查未果則由部門人員共同承擔(dān)電話費(fèi)用。
6.非本部門員工不得擅自使用該部門辦公電話。
7.公司員工要愛護(hù)電話，妥善保管，不得損壞。如發(fā)現(xiàn)話機(jī)、線路等故障要及時(shí)報(bào)修，確保線路暢通。內(nèi)線電話如增加和更改號(hào)碼，維修科要及時(shí)通知人事行政部。
8.電話在響鈴三聲之內(nèi)必須接聽，并使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)“您好，大地裝飾!”語(yǔ)速不急不燥， 彬彬有禮。
9.來(lái)電如非本部門電話，則須耐心規(guī)范用語(yǔ)“這是X X部，我?guī)湍D(zhuǎn)接，請(qǐng)稍等!”同時(shí)按照部門分機(jī)號(hào)碼進(jìn)行轉(zhuǎn)接(輕輕切換電話接聽鍵，撥按轉(zhuǎn)接部門分機(jī)號(hào)碼之后掛斷電話即接通)。
10.如非找本人，則應(yīng)熱情用語(yǔ)“這是X X 部 X X ，我?guī)湍宜勇�，�?qǐng)稍等!”，找到接聽人后，接聽人也應(yīng)規(guī)范用語(yǔ)，“您好，我是X X!”當(dāng)發(fā)現(xiàn)來(lái)電所找的接聽人不在時(shí)，應(yīng)規(guī)范用語(yǔ)，“您好，X X 現(xiàn)在正忙，有什么需要我?guī)兔Φ膯?”來(lái)電人有幫助需求時(shí)，則應(yīng)盡可能的幫助來(lái)電人，并耐心回答來(lái)電問題;若來(lái)電人不需要幫助時(shí)，則應(yīng)在來(lái)電人表示告別后及時(shí)回應(yīng)“感謝您的來(lái)電，再見”。
11.公司對(duì)外宣傳和前臺(tái)電話只能接聽，不能撥打。
12.在家裝夢(mèng)工場(chǎng)有營(yíng)銷活動(dòng)時(shí)，應(yīng)在接聽咨詢電話時(shí)準(zhǔn)確、有效的將信息傳達(dá)給客戶，對(duì)于不確定的`咨詢，應(yīng)先記錄客戶來(lái)電信息，并在確認(rèn)后及時(shí)給予回復(fù)。
13.在接聽完電話后對(duì)電話信息進(jìn)行處理，分類登記。有關(guān)裝修信息的咨詢電話應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通分配，有關(guān)裝修投訴的電話應(yīng)及時(shí)反饋給負(fù)責(zé)來(lái)電客戶的客戶經(jīng)理，并跟蹤處理。
14.在非本部門電話響起而無(wú)人接聽時(shí)，則由離呼叫電話最近的部門進(jìn)行切換接聽. 15.對(duì)所有來(lái)電，接聽人必須在來(lái)電方掛斷電話后方可掛上電話。
此制度以人事行政部為第一責(zé)任人監(jiān)督執(zhí)行，對(duì)違反接聽規(guī)范和相關(guān)制度、對(duì)接聽來(lái)電態(tài)度惡劣的員工視情節(jié)進(jìn)行處罰，并對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行20%連帶處罰。
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