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關(guān)于檔案管理規(guī)章制度的細則
在網(wǎng)絡(luò)信息化快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)已經(jīng)很難適應(yīng)目前社會發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的檔案管理一方面增加了管理者的管理難度，另一方面對于需要檔案資料的群體來說，獲得所需要的檔案資料也是非常繁瑣的。下面愛匯小編整理的關(guān)于檔案管理規(guī)章制度，供你參考。
關(guān)于檔案管理規(guī)章制度范文一
一、適用范圍
1.1 采用手工編制或計算機輔助設(shè)計技術(shù)編制的產(chǎn)品電子文件資料、設(shè)計文件、各類產(chǎn)品標(biāo)準等;
1.2 各類正版的計算機輔助設(shè)計軟件及其它應(yīng)用軟件;
1.3 訂購的技術(shù)圖書、報刊及其它技術(shù)資料(簡稱為“書刊資料”);
1.4 有關(guān)的國內(nèi)外技術(shù)專題會議提供的重要資料及參加會議人員的回報等(簡稱“會議資料”)
1.5 公司或外部的專刊、專有技術(shù)等(簡稱專用技術(shù)資料);
1.6 顧客提供的各類技術(shù)資料(簡稱“顧客資料”)。
二、職責(zé)
公司檔案室負責(zé)保存、管理和控制各類技術(shù)檔案和資料。
三、工作程序
3.1 資料來源和歸檔
3.1.1 紙質(zhì)文件
標(biāo)準化提供的簽署完成、齊套、經(jīng)設(shè)計確認的產(chǎn)品紙質(zhì)、文字性文件歸檔，檔案室在《技術(shù)資料登記本》上按產(chǎn)品分類并進行登記，并填寫文件登記卡片。
3.1.2 電子文件
電子文件一般由標(biāo)準化人員對電子文件與紙質(zhì)文件一致性、有效性進行審查，由標(biāo)準化確認后統(tǒng)一歸檔并填寫設(shè)計文件履歷表。
3.1.3 書刊資料
a)技術(shù)資料的購買由申請部門填寫資料購買申請單，審批流程按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。由專人定期購買。
b)訂閱報刊、雜志由資料室定期訂閱。
3.1.4 顧客提供資料
顧客提供的各類技術(shù)資料，由公司相關(guān)部門轉(zhuǎn)交檔案室，由檔案室登記。
3.1.5 會議資料
有關(guān)國內(nèi)外技術(shù)專題會議印發(fā)國家的技術(shù)文件資料，一般由與會者自己保存。重要資料交檔案室管理，由檔案室在《技術(shù)資料登記本》上登記。
3.2 編號
檔案室保存的所有技術(shù)檔案和資料應(yīng)進行編號。
3.3 標(biāo)識與分類
適用范圍的資料，都應(yīng)在資料封面或首頁加蓋“資料專用章”并分類，資料編號、名稱、頁數(shù)、內(nèi)容簡介、登記日期都應(yīng)及時輸入計算機。
3.4 存放
3.4.1紙質(zhì)文件
紙質(zhì)文件的底圖，按幅面和十進分類編號的遞增順序保管，幅面為A1或小于A1的底圖，以展開形式保管，幅面大于A1的底圖以圓筒形式保管。
3.4.2 電子文件
電子文件的媒體存放在干燥箱內(nèi)。注意干燥箱內(nèi)的變色硅膠，應(yīng)經(jīng)常檢查其顏色，使其處于吸收濕氣的狀態(tài)，保持箱內(nèi)干燥，避免損壞。
3.4.3 書刊、雜志
書刊、雜志等文字資料開架陳列;
3.4.4 重要資料
重要的和專利、專有技術(shù)等文字資料存放在保密柜中;
3.4.5 其他資料
其他資料存放在資料柜中。
3.4.6 過期期刊、雜志
過期期刊一般按年裝訂成冊，以便于保存和查閱。
3.5 更改及作廢
3.5.1 紙質(zhì)文件
根據(jù)設(shè)計文件更改通知單作廢或被代替的底圖，由檔案室加蓋《作廢》印章，并與現(xiàn)行的底圖分開，按十進分類編號的順序排列存放。
3.5.2 電子文件
電子文件的修改，應(yīng)在設(shè)計更改手續(xù)齊全的.情況下，在原有文件存盤基礎(chǔ)上設(shè)計人員可在原版本基礎(chǔ)上進行修改，修改內(nèi)容應(yīng)作記錄。改好后重新歸檔，并按規(guī)定修改版本號。
3.6 查詢
3.6.1 有關(guān)人員可通過登記卡片查詢紙質(zhì)或電子文件目錄。
3.6.2 電子文件可通過網(wǎng)上查詢，任何電子文件不得擅自拷貝。
3.7 借閱
3.7.1 本公司工程技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、各部門主任以上人員如需要可以借閱，根據(jù)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
3.7.2 公司外部人員借閱資料，確因工作需要，經(jīng)部門副經(jīng)理以上人員書面擔(dān)保后，方可借出。
3.7.3 一般的技術(shù)資料如需借閱，每次限借兩本，借期為一個月;
a)VCD、DVD關(guān)盤借期為7天;
b)應(yīng)用軟件等借期為7天;
c)重要和專有技術(shù)資料要求辦理手續(xù);
d)如確實因工作需要，需長期限借閱某些資料。本人應(yīng)寫出專門報告，經(jīng)部門經(jīng)理、總工程師批準后，可以辦理。但借用者應(yīng)當(dāng)妥善保管，不得丟失、損壞等。
3.8 所借資料超期和丟失的處理
3.8.1 所借的資料在規(guī)定的期限超過后，如確實因工作需要，經(jīng)部門副經(jīng)理以上人員批準，說明延長期限，再到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。經(jīng)檔案室管理人員向借閱者催還一次仍不還者，視同丟失處理。
3.8.2 資料丟失罰原件的10倍，孤本20倍處理，由檔案管理人員書面通知財務(wù)部，從被罰者工資中扣除。處罰者屬公司外部人員，罰款從擔(dān)保者工資中扣除。
3.9 資料復(fù)印
確實因工作需要，有關(guān)人員要保留技術(shù)資料的復(fù)印件，經(jīng)審批后檔案室可提供復(fù)印。
3.10 電子文件的復(fù)制
為保障公司的知識產(chǎn)權(quán)，不得隨意復(fù)制產(chǎn)品電子文件。除缺因工作需要，經(jīng)本部門經(jīng)理審批確認后，經(jīng)總工程師批準，可以復(fù)制。
3.11 過期資料的處理
過期期刊，以年裝訂成冊，放入柜中，一般已無保存價值的資料，經(jīng)管理部部長批準，可予以報廢、銷毀。
關(guān)于檔案管理規(guī)章制度范文二
第一條 財務(wù)報告是財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性文件，包括財務(wù)報表和財務(wù)情況說明書。每年年終公司按期將年度財務(wù)報表及年審查賬報告一起報董事會。
第二條 按公司的規(guī)定，公司應(yīng)上報的年度報表有下列幾種：資產(chǎn)負債表、管理費用表、財務(wù)狀況變動表、損益表、營業(yè)費用表、投資收益表、固定資產(chǎn)及累計折舊表、營業(yè)外收支情況表、利潤及利潤分配表、應(yīng)交稅金明細表、存貨結(jié)存表、財務(wù)狀況比率分析表等，各報表上報前財務(wù)部應(yīng)認真逐級復(fù)核，減少差錯，確保各類報表的正確性。
第三條 綜合反映評價本企業(yè)財務(wù)狀況的指標(biāo)體系包括：“流動比率”、“速動比率”、“應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率”、“存貨周轉(zhuǎn)率”、“資產(chǎn)負債率”、“費用率”、“銷售利潤率”、“資本金利潤表”、“營業(yè)收入利稅表”、“利息償還倍數(shù)”等。
第四條 按照企業(yè)行業(yè)的'特點，將所有的會計檔案按其重要性分為三類，分別存檔、保管。
1. 會計報表、財務(wù)程序軟件、會計賬簿、“物料、材料收發(fā)結(jié)存明細賬”、“會計人員交接單”、財務(wù)計劃、“會計師事務(wù)所年審、驗資報告”、“賬戶余額表”等為第一類;
2. 借款、裝修、訂貨合同，經(jīng)濟合同分析資料，工資資料、成本報表、材料價目表以及下發(fā)文件，年度、月度財務(wù)數(shù)據(jù)備份等為第二類;
3.產(chǎn)品還原表、日報表、驗收單、領(lǐng)用單、各類賬單、轉(zhuǎn)撥單、工作底稿等為第三類。
第五條 企業(yè)財務(wù)部設(shè)兩個兼職檔案員分管本部門各類檔案。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)歸檔的資料平時自行管理備查，到年終列出清單，統(tǒng)一交兼職檔案員保管，其余屬自行保管的資料應(yīng)按月份整理，于次月初登記、造冊。各檔案應(yīng)分類裝訂成冊、存放有序、方便查找，并應(yīng)嚴格執(zhí)行安全保密制度。
關(guān)于檔案管理規(guī)章制度范文三
一、立卷、歸檔
第一條 各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務(wù)，必須認真做好。
第二條 各類文件材料由辦公室負責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。
第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。
第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。
2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
(1)永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文、社團成立申請書等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
(2)長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)部門、社團需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
(3)短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門、社團需要查考的各種文件，劃為短
期保存。短期保存為15年以下。
第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。
2、會議文件應(yīng)單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。
4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。
第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第九條 歸檔時間。部門或社團應(yīng)于活動后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條 歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。
二、檔案的管理和利用
第十二條 辦公室按照社團聯(lián)合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。 第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。
第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的`進行修補、復(fù)制，保護檔案的安全與完整。
第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時歸還。
第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時向分管主席報告，按有關(guān)規(guī)定處理。
第十七條 檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條 平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。
第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。
為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際，制定本制度：
歸檔范圍
一、市信息辦機關(guān)及各處室在公務(wù)活動中反映本機關(guān)職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負責(zé)收集、整理和歸檔。
二、各處室公文辦完后，應(yīng)及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。
三、財會、統(tǒng)計和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會計、統(tǒng)計年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。
四、市信息化建設(shè)項目全過程檔案。
檔案保管
五、所存檔案應(yīng)當(dāng)分門別類、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。
六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應(yīng)以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。
七、檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好以下工作：
1、維護好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時采取修補、復(fù)制、收集等補救措施。
2、每季度對檔案進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,確保檔案安全與完整。
3、嚴格按規(guī)定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。
4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時通風(fēng)透光，保持適宜的溫、濕度。
八、檔案管理員工作調(diào)整時，應(yīng)履行交接手續(xù)。
檔案查閱
九、查閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴格履行批準登記手續(xù)。
1、機關(guān)各處室、二級機構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準;
2、外單位查閱檔案的，應(yīng)持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查詢。
十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進行，檔案材料不外借。
十一、查閱檔案的單位和個人不得擅自復(fù)印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可復(fù)印、拍照。
十二、凡查閱檔案,不準在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準在檔案材料上標(biāo)注任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)追究查閱者的責(zé)任。
檔案保密
十三、認真貫徹實施 《保密法》，嚴格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。
十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進入文檔室,不得翻閱檔案案卷。
十五、查閱涉密文件資料時，應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱，不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的，須報單位主要負責(zé)同志審批，并嚴格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時,不得翻閱其它無關(guān)檔案。
十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當(dāng)隨時加鎖，確保檔案的安全。
十八、未經(jīng)批準, 文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。
檔案登記統(tǒng)計
十九、建立檔案統(tǒng)計臺帳，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統(tǒng)計，做到及時準確無誤。
二十、按照有關(guān)規(guī)定，按時向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計年報。
二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀
二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標(biāo)準對本單位的所有行文進行鑒定。
二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價值的文件 (即不歸檔的文件)和保存期滿的檔案才能進行銷毀。
二十四、凡需銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊,由辦領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。
二十五、批準銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。
二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。
市信息化項目檔案管理
二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(GB/T11822-2000)和《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)相關(guān)規(guī)范。
二十八、綜合處統(tǒng)一受理項目建設(shè)單位的文檔報送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報、瞞報。對不按規(guī)定提交項目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項目后續(xù)工作，所有后果由項目建設(shè)單位負責(zé)。
二十九、根據(jù)《合肥市信息化項目管理實施細則》規(guī)定，信息化項目建設(shè)檔案包括：
1、項目申報材料：財政預(yù)算“一上”截止前，向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設(shè)計劃和項目預(yù)算;申請立項報告及項目建設(shè)方案。
2、項目論證材料：項目建設(shè)方案。
3、項目立項材料：項目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡表;項目正式批復(fù)。
4、項目實施材料：項目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項目執(zhí)行情況表》
5、項目驗收材料：技術(shù)報告、開發(fā)工作報告、測試報告、監(jiān)理報告、用戶報告、經(jīng)費使用報告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項目驗收意見書。
6、經(jīng)費支付材料：工程款支付情況
7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告
三十、信息化項目建設(shè)單位在報送項目紙質(zhì)材料時，應(yīng)一并提供電子版以供存檔。
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