公司檔案管理制度合集15篇
在學(xué)習(xí)、工作、生活中，制度使用的頻率越來越高，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編精心整理的公司檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
公司檔案管理制度1
一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號(hào)，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)或放錯(cuò)位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。
(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。
四、人事檔案是全面應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料，構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳材料;報(bào)告?zhèn)�人有關(guān)事項(xiàng)的材料。
(3)各種鑒定;審計(jì)工作中形成的材料;
(4)各類考核、評價(jià)材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，更改或姓名認(rèn)定材料等。
(6)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的.材料。
(7)表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料
(8)執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個(gè)人的材料。
(9)任免呈報(bào)表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級(jí)別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時(shí)，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。
(6)查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。
(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí)，必須持縣級(jí)以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時(shí)要及時(shí)登記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。
六、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(1)檔案要通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時(shí)追收回執(zhí)，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時(shí)核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。
七、凡歸檔的材料，均應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關(guān)";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
(2)嚴(yán)禁在檔案庫吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
(3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。
(4)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
(5)堅(jiān)持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
公司檔案管理制度2
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的'密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案管理制度3
一、總則
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的'文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還，如需延長借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
公司檔案管理制度4
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
■在'無紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于光盤或移動(dòng)硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上,并對有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對設(shè)備的`依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、日期、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2文字說明的編寫要求:
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫文字說明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。
公司檔案管理制度5
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。
7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的.資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對，正確無誤時(shí)，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
公司檔案管理制度6
一、目的加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。四、職責(zé)1、行政人事部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。
4、各部門負(fù)責(zé)人1）負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。
五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b)檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門對各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見后。
c)檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募瑧�(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。
⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；
必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；
�、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；
�、冉铏n人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；
e)檔案銷毀⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。
⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等；
�、乒臼盏降墓�，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；
�、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；
�、芍匾臅�(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的.報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/ 總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿�(cái)務(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。
⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)�、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：
a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；
b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；
e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。
5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號(hào)a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
d)檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。
六、相關(guān)記錄1、 《文件（合同）管理記錄目錄》 2、 《文件檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類編號(hào)表》 6、 《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào):日期：
序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收原/復(fù)接收人備注部門移交目錄記錄編號(hào):日期：
序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。
記錄編號(hào):移交性質(zhì)檔案類別合計(jì)移交說明接收意見檔案移交清單表日期：
□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數(shù)量永久長期短期移交人：
接收人：
移交人（部門）接收人（部門）經(jīng)辦人：
經(jīng)辦人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日見證人：
日期：
年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。
檔案借閱審批單記錄編號(hào):借閱部門借閱人日期：
借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序號(hào)借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號(hào)：
目錄號(hào)：
部門：
日期：
公司檔案管理制度7
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：
貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；
統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的'檔案進(jìn)行鑒定。對確無保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會(huì)
有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)淸算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實(shí)施�！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。
公司檔案管理制度8
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡歷
員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1．1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的.性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。
1．5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。
1．6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1．9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，員工編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4．3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度9
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級(jí)來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
�、傥募牧淆R全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的'歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度10
1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機(jī)管，按圖紙資料、維修記錄、運(yùn)行記錄、設(shè)備臺(tái)帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。
4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實(shí)物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的.主管(工程師)以上人員批準(zhǔn)，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺(tái)帳、維修單、運(yùn)行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存。
公司檔案管理制度11
為明確管理責(zé)任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時(shí)歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門的工作職責(zé)
�。ㄒ唬┚C合管理部負(fù)責(zé)制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。
（二）財(cái)務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。
�。ㄈ┢渌块T由部門檔案專人對檔案進(jìn)行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責(zé)
�。ㄒ唬┴�(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時(shí)接收和移交檔案；
（二）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
�。ㄈ┳龅街矣诼毷�，遵守紀(jì)律，嚴(yán)格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
�。ㄒ唬┥霞�(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；
�。ǘ┍竟镜恼埵九c上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；
�。ㄈ┍竟緦ν獾恼桨l(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；
�。ㄋ模┍竟痉从持饕毮芑顒�(dòng)的報(bào)告、總結(jié)；
�。ㄎ澹┍竟局朴喌挠�(jì)劃、方案、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、工作總結(jié)；
�。┚C治工作材料；
�。ㄆ撸┍竟九c有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；
�。ò耍┍竟靖鞣N證照及所獲各種榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)資料；
�。ň牛┍竟韭毠趧�(dòng)、工資、福利方面的文件材料；
（十）具有保存價(jià)值的電子文本、圖片、音像、影像資料；
�。ㄊ唬⿻�(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)活動(dòng)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。
六、檔案的收集與歸檔
�。ㄒ唬┏修k部門或主辦人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。
�。ǘ┓彩侵苯佑浭龊头从彻尽⒉块T活動(dòng)的，具有現(xiàn)實(shí)的和長遠(yuǎn)查考價(jià)值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等)，均須歸檔保存。
（三）管理性檔案在分類立卷時(shí)應(yīng)做到：分年度、分類別、分級(jí)別。黨政文件要分別組卷，密級(jí)文件要單獨(dú)立卷。組卷時(shí)按內(nèi)部特征為主的六個(gè)特征進(jìn)行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。
�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
�。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。
�。└鞑块T在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點(diǎn)核對，并履行簽字手續(xù)。
七、檔案的保管
�。ㄒ唬┕荆ɑ虿块T）管理的檔案應(yīng)有專柜保存，確保完好不丟失。
�。ǘ┳龊秒娮訖n案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；
�。ㄈn案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
�。ㄋ模┕揪C合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)組織整改。
（五）每年對檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
八、檔案的借閱
必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時(shí)驗(yàn)收注銷。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機(jī)密以上級(jí)檔案，需經(jīng)公司（部門）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，原則上不外借，確因工作需要，應(yīng)當(dāng)天歸還。
�。ㄒ唬n案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)；
�。ǘ┙璩龊蜌w還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當(dāng)面核對清楚；
�。ㄈn案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當(dāng)事者責(zé)任；
�。ㄋ模┱{(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；
（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。
�。w還檔案時(shí)應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。
（七）傳真件需存檔時(shí)，應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。
�。ò耍┪唇�(jīng)公司董事長授權(quán)，任何部門或個(gè)人無權(quán)公開檔案。
九、檔案室保密制度
（一）檔案工作人員必須嚴(yán)格按照檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。
�。ㄈ┓步栝啞敖^密”“機(jī)密”級(jí)檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借出。
�。ㄋ模┩鈫挝徊殚啞⒔栝喢芗�(jí)檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可提供。
（五）秘密檔案不得私自存放，贈(zèng)送并轉(zhuǎn)借他人，個(gè)人外出攜帶機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)妥善保管，若泄密要追究泄密者責(zé)任。
�。n案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得在公開場所談?wù)摫Ｃ軝n案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的`鑒定與銷毀
鑒定檔案保存價(jià)值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：
�。ㄒ唬┓从彻局饕毮芎椭匾�(jīng)營管理活動(dòng)的，具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案定為永久保存；
�。ǘ┓从彻疽话憬�(jīng)營活動(dòng)，具有較長時(shí)間利用價(jià)值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；
（三）對公司在一定時(shí)期內(nèi)有參考利用價(jià)值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內(nèi)。
（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員修改、補(bǔ)充。
�。ㄎ澹┙�(jīng)過一定時(shí)間后確無保存價(jià)值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可銷毀。
�。┙�(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
公司檔案管理制度12
一、目的
加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。
2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。
三、術(shù)語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。
四、職責(zé)
1、行政部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。
4、各部門負(fù)責(zé)人
1）批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；
2）負(fù)責(zé)對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。
5、各公司總監(jiān)/副總
1）負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b)檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。
c)檔案資料的`日常管理：
�、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募�，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存；
�、莆募�、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱
⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；
�、茩n案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；
�、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；
�、冉铏n人必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
�、煞潜竟韭毠せ騿挝恍璨殚啓n案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷毀
�、艑σ咽ダ脙r(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。
�、茍�(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細(xì)則
1）檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；
�、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；
�、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；
�、芍匾臅�(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿�(cái)務(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、入娮游募�(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)�、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：
a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；
b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；
e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。
5、檔案交接
�、挪块T內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政部見證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應(yīng)對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。
c)結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
結(jié)論在前，依據(jù)在后。
d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
�、艡n案編號(hào)
a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
d)檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。
公司檔案管理制度13
1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工作的科（股）室起草，局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān)，登記編號(hào)后報(bào)局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長同意，明確印制數(shù)量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理，并做好登記。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級(jí)機(jī)關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報(bào)局長批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理。
7、辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
9、辦公室對上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的`具體領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當(dāng)時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)落實(shí)。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準(zhǔn)確科學(xué)有效。
14、嚴(yán)把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴(yán)格執(zhí)行借閱，保密等項(xiàng)規(guī)章制度。
16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長簽轉(zhuǎn)。
17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎(jiǎng)勵(lì)等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統(tǒng)一管理。
18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類卷分類科學(xué)，有利用價(jià)值。
公司檔案管理制度14
一、目的
加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。
四、職責(zé)
1、行政人事部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
負(fù)責(zé)部門檔案的管理。
4、各部門負(fù)責(zé)人
1）負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b）檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門對各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見后。
c）檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募�，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。
�、莆募�、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。
d）檔案借閱
�。�1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；
�、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；
�、冉铏n人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；
e）檔案銷毀⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。
�、茍�(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細(xì)則
1）檔案資料的歸檔范圍
�、殴緦ν獍l(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等；
�、乒臼盏降墓模缯毮懿块T發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；
�、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；
⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；
�、芍匾�.會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/ 總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；
⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿�(cái)務(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實(shí)物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募�(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)�、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：
a）公司規(guī)定的密級(jí)文件；
b）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；
c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；
d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；
e）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔
a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。
5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程
a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
�、艡n案編號(hào)
a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
d）檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。
六、相關(guān)記錄
1、 《文件（合同）管理記錄目錄》
2、 《文件檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類編號(hào)表》
6、 《檔案管理流程》
公司檔案管理制度15
一、制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三、適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的.資料：
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3.客戶裝修工程文件
4.客戶遷入時(shí)填具之資料
5.客戶資料補(bǔ)充
6.客戶聯(lián)絡(luò)資料
7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的`資料
8.客戶與管理處往來文件
9.客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10.客戶維修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四、注意事項(xiàng)
1.及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；
3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn)；
4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴；
5.接聽客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。
4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度
1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱;
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認(rèn)真填寫各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的準(zhǔn)確性;
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。
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