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Excel輕松入門基礎(chǔ)知識(shí)

　　用圖解的方式從開始介紹Excel的基礎(chǔ)的知識(shí)、功能和操作，即使是完全沒有接觸過Excel的讀者，也可以輕松學(xué)習(xí)掌握。后面我們會(huì)通過大量的實(shí)際運(yùn)用實(shí)例來引導(dǎo)學(xué)習(xí)，用操作學(xué)習(xí)過渡到實(shí)例學(xué)習(xí)，這樣循序漸進(jìn)的學(xué)習(xí)方式過程將充滿樂趣，同時(shí)更容易獲得解決實(shí)際問題的能力。期待你的關(guān)注!

Excel輕松入門基礎(chǔ)知識(shí)

　　一、Excel可以做什么?

　　作為微軟Office家族的重要組件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常強(qiáng)大。它的基本職能是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、計(jì)算與分析。在實(shí)際應(yīng)用中，它小到可以充當(dāng)一般的計(jì)算器，或者記算個(gè)人收支情況，計(jì)算貸款或儲(chǔ)蓄等等;大到可以進(jìn)行專業(yè)的科學(xué)統(tǒng)計(jì)運(yùn)算，以及通過對(duì)大量數(shù)據(jù)的計(jì)算分析，為公司財(cái)政政策的制定，提供有效的參考。

　　在實(shí)際的行業(yè)運(yùn)用中，教師、企業(yè)辦公文秘人員、政府審計(jì)部門、統(tǒng)計(jì)部門和一般的工作人員等等那個(gè)都會(huì)或多或少的用到Excel。大量的實(shí)際應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)表明，如果能夠熟練地使用Excel，將會(huì)大大提高我們的學(xué)習(xí)和工作的效率，運(yùn)用于商業(yè)管理中，直接帶來的就是經(jīng)濟(jì)效益的提高，還是那句話，花些時(shí)間學(xué)習(xí)Excel是值得的。

　　二、基本概念

　　進(jìn)入具體的操作性學(xué)習(xí)之前，這里先說明幾個(gè)基本的概念，理解這個(gè)幾個(gè)概念是進(jìn)一步學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)。

　　(一)文件

　　用術(shù)語說，文件就是存儲(chǔ)在磁盤上的信息實(shí)體。用電腦，可以說我們幾乎天天都在和文件打交道。對(duì)我們初學(xué)者來說，要明白文件是有不同的類型的，我們可以通過它的后綴名來區(qū)分。就拿微軟Office家族來講，Word創(chuàng)建的文件文檔文件后綴名為DOC，Excel創(chuàng)建的工作薄文件后綴名為XLS，PowerPoint創(chuàng)建的演示文稿文件的后綴名為PPT等。

　　不過類型的文件，需要不同的應(yīng)用程序才能打開它，有的初學(xué)者從別的電腦上復(fù)制了一個(gè)用Excel創(chuàng)建的工作薄文件到自己的電腦上，可是無論如何也打不開它，后來才明白原因是自己的電腦上沒有安裝Excel應(yīng)用程序。

　　所以，要順利地進(jìn)行后面的學(xué)習(xí)，請(qǐng)現(xiàn)在你的電腦上安裝Excel2003，其它版本的Excel雖然可以仿照操作，但是由于本系列課程都是以Excel2003為藍(lán)本的，因此建議讀者朋友盡量使用Excel2003進(jìn)行學(xué)習(xí)。

　　(二)工作薄和工作表

　　學(xué)習(xí)和使用Excel，肯定要和兩個(gè)概念打交道，那就是"工作薄"和"工作表"。前面已經(jīng)說過，工作薄是一種由Excel創(chuàng)建的文件，而工作表則是工作薄的組成部分。可以這樣形象的理解，工作薄是一個(gè)筆記本，而工作表是這個(gè)筆記本里的每頁紙。操作和使用Excel，絕大部分工作是在工作表中進(jìn)行的。

　　三、Excel的工作環(huán)境和基本操作

　　(一)啟動(dòng)Excel

　　啟動(dòng)Excel2003之前，先要確定你的電腦上已經(jīng)安裝過它。

　　我們可以通過三種方式啟動(dòng)Excel。

　　1、通過開始菜單

　　操作步驟：依次單擊桌面上的"開始→所有程序→MircosoftOffice→MicrosoftOfficeExcel2003"命令，一會(huì)出現(xiàn)Excel2003的閃屏，隨即可啟動(dòng)Excel2003。

　　2、通過桌面快捷方式

　　操作步驟：如果在桌面上建立過Excel2003的快捷方式，則雙擊該快捷方式的圖標(biāo)即可啟動(dòng)。

　　3、通過Excel工作薄文件

　　操作步驟：如果你的電腦中存儲(chǔ)有由Excel創(chuàng)建的工作薄文件，則可雙擊該文件啟動(dòng)Excel。

　　(二)認(rèn)識(shí)Excel的工作環(huán)境

　　啟動(dòng)Excel2003后，我們將看到Excel的工作窗口。如果你完全是一個(gè)新手，那么可能會(huì)這個(gè)工作環(huán)境感覺有點(diǎn)復(fù)雜。如有你有使用Office家族中如Word等應(yīng)用程序的經(jīng)驗(yàn)，那么應(yīng)該有點(diǎn)似曾相識(shí)的感覺。因?yàn)樗鼈兊牟藛�、工具欄、任�?wù)窗格和編輯窗口的布局是大體相同的。

　　下面我們來介紹一下這個(gè)工作環(huán)境的情況。了解各部分的稱呼(名稱)，如菜單、工具欄、任務(wù)窗格等等都是必要的，因?yàn)槲覀兒竺娴牟僮鲗⑹褂眠@些稱呼。

　　(1)標(biāo)題欄這里顯示程序的名稱，以及當(dāng)前工作薄文件的名稱。

　　(2)菜單欄可以通過選擇相應(yīng)的菜單命令來向Excel發(fā)出命令。Excel為了用戶便于記憶，將類似的命令分門別類地放到同一菜單項(xiàng)目中，菜單可以根據(jù)自己的習(xí)慣定制。

　　(3)工具欄可以通過單擊相應(yīng)的按鈕來向Excel發(fā)出相應(yīng)的命令。工具欄可以根據(jù)自己的習(xí)慣定制。

　　(4)公式欄在單元格中輸入數(shù)據(jù)或公式后，將在這里顯示輸入的內(nèi)容。對(duì)輸入數(shù)據(jù)或公式的編輯在這里進(jìn)行相當(dāng)方便。

　　(5)列標(biāo)題從A到IV的256個(gè)字母。每個(gè)字母代表工作表256列中的一列，從按英文字母順序A開始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此類推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此類推到BZ，最后一列是IV。單擊列標(biāo)題可以選中整列。

　　(6)活動(dòng)單元格指示器這個(gè)黑色邊框的指示器代表當(dāng)前活動(dòng)的單元格，所謂活動(dòng)，即當(dāng)前被選中的單元格。

　　(7)行標(biāo)題從1到65536的數(shù)字，每個(gè)數(shù)字代表工作表的一行。單擊行標(biāo)題可選中整行的單元格。同時(shí)，由于有256列，則Excel工作表的單元格總數(shù)為256×65536=16777216個(gè)，我們用列標(biāo)題和行標(biāo)題就可以確定一個(gè)單元格，如A4，代表第A列，第4行那個(gè)單元格，其余依次類推。

　　(8)任務(wù)窗格這是2002版本開始出現(xiàn)的新特性，方便快速選擇相關(guān)的任務(wù)，例如新建工作薄、使用剪貼板等。

　　(9)垂直滾動(dòng)條使用該滾動(dòng)條可以垂直滾動(dòng)工作表。

　　(10)水平滾動(dòng)條使用該滾動(dòng)條可以水平滾動(dòng)工作表。

　　(11)工作表標(biāo)簽每個(gè)標(biāo)簽代表工作薄中不同的工作表，每個(gè)工作表的名稱都顯示在標(biāo)簽上，選擇單擊標(biāo)簽即可切換到相應(yīng)工作表。一個(gè)工作薄可以包含任意數(shù)量的工作表，但是為了方便管理，工作表數(shù)量最好不要太多。

　　(三)使用Excel的菜單和工具欄

　　要想熟練地使用Excel完成自己的任務(wù)，菜單和工具欄是必須掌握的。

　　我們要讓Excel做事，必須向它發(fā)出命令。發(fā)出命令的方法通常有四種：使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。

　　下面通過一個(gè)具體任務(wù)的操作進(jìn)行說明。

　　任務(wù)：在A1單元格中輸入字符"語文"，并把該內(nèi)容復(fù)制到A5單元格。

　　1使用菜單

　　操作步驟：

　　(1)選中A1單元格在其中輸入"語文"，可以看到單元格中的插入點(diǎn)光標(biāo)還處于閃動(dòng)狀態(tài)，Excel等待我們輸入其它的內(nèi)容，因?yàn)榇_認(rèn)輸入完畢，則按下鍵盤回車鍵，可以看到活動(dòng)單元格指示器跳到B1單元格。

　　(2)現(xiàn)在用鼠標(biāo)單擊A1單元格，可以看到活動(dòng)單元格指示器重新回到A1單元格，這時(shí)單擊菜單"編輯"，在展開的菜單選項(xiàng)中選擇"復(fù)制"命令，可以看到A1單元格周圍出現(xiàn)黑白相間的滾動(dòng)條，表示復(fù)制命令已被執(zhí)行。

　　(3)然后選中A5單元格，再單擊菜單"編輯"，在展開菜單選項(xiàng)的中選擇"粘貼"命令�？梢钥吹紸1單元格中的內(nèi)容被復(fù)制到了A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。

　　說明：在第1步中，為什么輸入"語文"后，要按下回車，再重新選擇A1單元格呢?這是因?yàn)�，�?dāng)輸入"語文"后，插入點(diǎn)光標(biāo)在單元格中閃動(dòng)，這時(shí)如果直接通過菜單執(zhí)行復(fù)制命令，那么該命令是針對(duì)單元格中的插入點(diǎn)光標(biāo)的，由于該光標(biāo)什么也沒選中，因此相當(dāng)于沒有復(fù)制任何內(nèi)容。而按下回車后重新選擇A1單元格，可以看到A1單元格中沒有插入點(diǎn)光標(biāo)，所以這時(shí)通過菜單執(zhí)行復(fù)制命令，就是復(fù)制A1單元格中的內(nèi)容"語文"。

　　值得注意的一個(gè)區(qū)別是：?jiǎn)螕鬉1單元格是激活它，讓它成為活動(dòng)單元格，可以直接輸入數(shù)據(jù)或公式，執(zhí)行復(fù)制粘貼等命令;而雙擊A1單元格是編輯它，可以在內(nèi)部修改數(shù)據(jù)或公式。其它單元格依此類推。

　　2使用快捷鍵

　　如果你認(rèn)為展開層層菜單操作比較麻煩，那么可以通過快捷鍵操作。大部分常用的命令都有快捷鍵。比如復(fù)制的快捷鍵為"Ctrl+C"，Excel把常用命令的快捷鍵放在了菜單列表中對(duì)應(yīng)命令的右邊。

　　操作步驟：

　　(1)先刪去A5單元格中的"語文"，然后用鼠標(biāo)單擊一下A1單元格，按下鍵盤組合鍵"Ctrl+C"，和前面一樣，A1單元格周圍出現(xiàn)黑白相間的滾動(dòng)條，表示復(fù)制命令已被執(zhí)行。

　　(2)選中A5單元格，按下鍵盤組合鍵"Ctrl+V"，可以看到"語文"已被貼貼到A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。

　　3使用快捷菜單

　　操作步驟：

　　(1)先刪除A5單元格中的"語文"，然后選中A1單元格，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單選項(xiàng)中選擇"復(fù)制"命令。

　　(2)然后選中A5單元中，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇"粘貼"命令，按下鍵盤回車完成操作。

　　4使用工具欄

　　操作步驟：

　　(1)先刪除A5單元格中的"語文"，然后選中A1單元格，單擊工具欄"復(fù)制"圖標(biāo)。

　　(2)選中A5單元格，單擊工具欄的"粘貼"圖標(biāo)，按下鍵盤回車鍵即可完成操作。

　　上面通過一個(gè)簡(jiǎn)單的任務(wù)，初步介紹了一下向Excel發(fā)出命令的常用方式，大家可不要小看了這些基本技能的學(xué)習(xí)，以后完成更復(fù)雜的任務(wù)，都要靠它們哦。

　　(四)了解對(duì)話框

　　如果你夠仔細(xì)，應(yīng)該會(huì)發(fā)現(xiàn)有的菜單選項(xiàng)中的命令后帶有省略號(hào)(三個(gè)小黑點(diǎn))，當(dāng)你單擊這種命令時(shí)，將會(huì)顯示一個(gè)對(duì)話框。

　　對(duì)話框的用途是，Excel可以通過它獲得更多的信息，以便能夠完成更為復(fù)雜的命令。比如我們選擇"文件→頁面設(shè)置"命令，顯示"頁面設(shè)置"對(duì)話框，在這里可以設(shè)置頁面的方向、縮放的比例、頁面的大小等等參數(shù)，Excel通過這個(gè)對(duì)話框接受這些信息后，才能準(zhǔn)確執(zhí)行我們的命令。通過對(duì)話框操作是相當(dāng)方便的。

　　關(guān)于使用對(duì)話框的細(xì)節(jié)，會(huì)在后面的具體任務(wù)中詳細(xì)介紹，在實(shí)踐中掌握對(duì)話框的操作方法是非常好的途徑。

　　(五)創(chuàng)建新的工作薄

　　用Excel工作，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作薄，啟動(dòng)Excel后，它會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建創(chuàng)建一個(gè)工作薄，名稱為Book1。默認(rèn)情況下，它包含三個(gè)工作表，名稱分別為Sheet1、Sheet2和Sheet3。如果我們要開始一個(gè)新的項(xiàng)目，可以通過下面的三種方法創(chuàng)建新的工作薄。

　　方法一：使用菜單

　　操作方法：選擇菜單"文件→新建"命令，Excel將在窗口的右邊打開"新建工作薄"任務(wù)窗格，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。

　　方法二：使用工具欄

　　操作方法：?jiǎn)螕舫Ｓ霉ぞ邫谏系?quot;新建"按鈕，即可新建一個(gè)工作薄。

　　方法三：使用快捷鍵

　　操作方法：按下鍵盤組合鍵"Ctrl+N"即可新建一個(gè)工作薄。

　　(六)打開已有的工作薄

　　在實(shí)際工作中，我們肯定會(huì)常常打開已有的工作薄，進(jìn)行修改、添加等操作，因此學(xué)會(huì)打開已有工作薄是必須的。

　　打開已有的工作薄，可以通過下面的五種方法。

　　方法一：使用任務(wù)窗格

　　操作方法：在"開始工作"任務(wù)窗格面板上的"打開"區(qū)單擊要打開的工作薄。

　　方法二：使用文件菜單列表

　　操作方法：?jiǎn)螕?quot;文件"菜單，在下面的列表中選擇需要打開的工作薄。

　　說明：以上兩種方法適用于打開最近幾次使用過的工作薄的情形。

　　方法三：使用文件菜單打開命令

　　操作方法：?jiǎn)螕舨藛?quot;文件→打開"命令，彈出"打開"對(duì)話框，通過該對(duì)話框定位到工作薄文件的存儲(chǔ)位置，選中要打開的工作薄文件，單擊"打開"按鈕即可。

　　方法四：使用工具欄按鈕

　　操作方法：?jiǎn)螕舫Ｓ霉ぞ邫谏系?quot;打開"按鈕，彈出"打開"對(duì)話框，其余操作和方法三相同。

　　方法五：使用快捷鍵

　　操作方法：按下鍵盤組合鍵"Ctrl+O"，彈出"打開"對(duì)話框，其余操作和方法三相同。

　　(七)保存工作薄

　　從學(xué)習(xí)的開始就要重視保存工作薄的重要性，不管是人為的疏忽還是碰到意外的情況而沒有保存工作薄，那么花費(fèi)巨大心血的勞動(dòng)成果就可能付諸東流。

　　保存工作薄的操作非常簡(jiǎn)單，可以通過下面三種方法。

　　方法一：使用菜單"文件→保存"命令。

　　方法二：?jiǎn)螕舫Ｒ?guī)工具欄上的保存按鈕。

　　方法三：按鈕鍵盤組合鍵"Ctrl+S"。

　　如果是第一次保存，三種方法都將打開"另存為"對(duì)話框，先選擇文件要保存的位置，然后在文件名欄內(nèi)輸入文件的名稱，單擊"保存"按鈕即可。

　　(八)關(guān)閉工作薄和退出Excel

　　當(dāng)工作全部完畢后，我們應(yīng)該關(guān)閉工作薄，以釋放內(nèi)存。

　　關(guān)閉工作薄可以使用以下二種方法：

　　方法一：使用菜單"文件→關(guān)閉"命令。

　　方法二：?jiǎn)螕艄ぷ鞅?biāo)題欄上的"關(guān)閉窗口"按鈕。

　　說明：以上方法只是關(guān)閉了工作薄，并沒有退出Excel程序，如果還要進(jìn)行新的項(xiàng)目，可以根據(jù)前面介紹的新建工作薄的方法創(chuàng)建新的工作薄進(jìn)行新的工作。

　　下面介紹兩種退出Excel程序的方法。

　　方法一：選擇菜單"文件→退出"命令。

　　方法二：按下鍵盤組合鍵"Alt+F4"。

　　四、小結(jié)

　　介紹了學(xué)習(xí)和使用Excel必須的最基本知識(shí)，即使是完全沒有接觸過Excel的讀者來說，也是可以輕松學(xué)習(xí)的。不過本節(jié)的缺點(diǎn)是沒有介紹具有實(shí)際意義的任務(wù)，難免讓學(xué)習(xí)的過程有點(diǎn)枯燥。

　　Excel基礎(chǔ)知識(shí)

　　一、創(chuàng)建圖表連接符

　　首先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工具欄上單擊“自選圖形”按鈕，選擇“連接符”，并選中需要使用的連接符類型。鼠標(biāo)指針將變成帶有4條放射線的方形，當(dāng)鼠標(biāo)停留在某個(gè)形狀上，形狀上預(yù)先定義的連接點(diǎn)將變成邊界上彩色的點(diǎn)，單擊希望連接符連接的點(diǎn)。然后在另一形狀的連接點(diǎn)上重復(fù)這個(gè)過程。

　　二、將Excel單元格轉(zhuǎn)換成圖片形式插入到Word中

　　選中要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域，然后按住Shift鍵，單擊“編輯→復(fù)制圖片”命令，在彈出的“復(fù)制圖片”對(duì)話框中，選擇“如屏幕所示”，這里可以進(jìn)一步選擇“圖片”和“位圖”兩種格式。選擇“如屏幕所示”和“圖片”單選按鈕，單擊“確定”按鈕。然后進(jìn)入Word中，單擊“編輯→粘貼”命令，即可。

　　三、給圖表增加新數(shù)據(jù)系列

　　使用“數(shù)據(jù)源”對(duì)話框激活圖表，單擊“圖表→源數(shù)據(jù)→系列”，單擊“添加”按鈕，在“名稱”欄中指定數(shù)據(jù)系列的名稱，在“值”欄中指定新的數(shù)據(jù)系列，單擊“確定”按鈕即可。

　　四、快速修改圖表元素的格式

　　雙擊圖表元素，將會(huì)調(diào)出此圖表元素的格式對(duì)話框。根據(jù)選擇的圖表元素不同，此對(duì)話框會(huì)有所不同。

　　五、旋轉(zhuǎn)三維圖表

　　使用“設(shè)置三維視圖格式”對(duì)話框激活三維圖表，單擊“圖表→設(shè)置三維視圖格式”命令，選擇合適的控制命令或數(shù)據(jù)來旋轉(zhuǎn)和進(jìn)行透視改變。

　　六、拖動(dòng)圖表數(shù)據(jù)點(diǎn)改變工作表中的數(shù)值

　　選擇圖表數(shù)據(jù)系列中的一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，然后按照數(shù)值增大或減少的方向拖動(dòng)數(shù)據(jù)點(diǎn)，工作表中的相應(yīng)數(shù)值就會(huì)隨著圖中數(shù)據(jù)點(diǎn)的新位置改變而改變。

　　Excel中的快捷鍵操作：

　　一、選定單元格、行和列以及對(duì)象

　　Ctrl+空格鍵　　選定整列。

　　Shift+空格鍵　　選定整行。

　　Ctrl+A　　選定整張工作表。

　　Shift+Backspace　　在選定了多個(gè)單元格的情況下，只選定活動(dòng)單元格。

　　Ctrl+Shift+空格鍵　　在選定了一個(gè)對(duì)象的情況下，選定工作表上的所有對(duì)象。

　　Ctrl+6　　在隱藏對(duì)象、顯示對(duì)象和顯示對(duì)象占位符之間切換。

　　二、輸入數(shù)據(jù)

　　Enter　　完成單元格輸入并選取下一個(gè)單元格。

　　Alt+Enter　　在單元格中換行。

　　Ctrl+Enter　　用當(dāng)前輸入項(xiàng)填充選定的單元格區(qū)域。