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英文商務(wù)信函寫作格式
引導(dǎo)語：商務(wù)英語是以適應(yīng)職場(chǎng)生活的語言要求為目的，內(nèi)容涉及到商務(wù)活動(dòng)的方方面面。商務(wù)英語課程不只是簡(jiǎn)單地對(duì)學(xué)員的英文水平、能力的提高，它更多地是向?qū)W員傳授一種西方的企業(yè)管理理念、工作心理，甚至是如何和外國(guó)人打交道，如何和他們合作、工作的方式方法，以及他們的生活習(xí)慣等，從某種程度上說是包含在文化概念里的。由此可見商務(wù)英語在我們的工作中十分重要。今天就由的小編帶大家了解一下英文商務(wù)信函寫作格式吧!
英文商務(wù)信函寫作格式
英文信函分為混合式和齊頭式。
混合式：每一段的首行縮進(jìn)兩格。落款在信末中間靠右下的位置。 齊頭式：信的所有內(nèi)容都靠左，段與段之間空一行。
英文信函的習(xí)慣用法，由以下幾個(gè)方面組成：
(1)信頭 The heading
信頭是指信紙上印刷或打印的企業(yè)名稱、廠稱、地址、電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、主管人姓名等。通常情況下，公司都會(huì)專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。
(2)編號(hào)和日期 The reference number and the date
方便以后查信使用。Your ref: (你方編號(hào)) Our ref: (我方編號(hào))
日期通常打印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年;美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數(shù)字表示，月份則用英文表示，第一個(gè)字母要大寫，也可用縮寫。比如May，1998(美式寫法);1，May，1998(英式寫法)。
(3)信內(nèi)地址 The inside address
與信封上的收信人名稱和地址相同，通常打印在信紙的左側(cè)，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。
書寫收信單位名稱時(shí)，應(yīng)特別尊重對(duì)方的習(xí)慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如Company與Co.之間不能互換，否則會(huì)被認(rèn)為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。
(4)稱謂 The salutation
在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs”;稱呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱呼收信者。
收信人是個(gè)人，就應(yīng)在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于稱呼市長(zhǎng)、部長(zhǎng)、大使等)，Pres.(總經(jīng)理、會(huì)長(zhǎng)、總統(tǒng)等)，Prof.(教授)等等。
(5)開頭語The open sentences
開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對(duì)方來信的日期，主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜
合敘述，使對(duì)方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡(jiǎn)單明了。
(6)正文 The body of the letter
正文的地位和內(nèi)容與中文書信相同。在英文商業(yè)信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。
(7)結(jié)尾語The closing sentences
結(jié)尾語一般用來總結(jié)文本所談的事項(xiàng)，提示對(duì)收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語。
(8)結(jié)束語 The complimentary close
英文商業(yè)信函的結(jié)尾是寫信人的謙稱，相當(dāng)于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者為個(gè)人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結(jié)尾的謙稱后必須加逗號(hào)。
(9)簽署 The signature
簽署由兩部分組成，
一是寫信人的簽名，
二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結(jié)尾謙稱下5行的位置內(nèi)。盡量不要用印章，用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。為易于辨認(rèn)，在簽名下還應(yīng)打印姓名，有時(shí)還將職銜一并打印。常見的職銜有：Chairman of the Board of directors(董事長(zhǎng))，President或Genera1 Manager(總經(jīng)理)，Director(董事)，Stand Director(常務(wù)董事)，Manager(經(jīng)理)，Head of Department(職員)，Manageress(女經(jīng)理)，Head of a Department(處長(zhǎng))，Section chief(科長(zhǎng))等。
需要指出的是，寫信人如要代表企業(yè)單位或代理簽署時(shí)，應(yīng)在結(jié)尾謙稱下打印出全部大寫的企業(yè)單位名稱，然后才簽署，以表明該信不是以寫信人個(gè)人身份寫的，信由所述事宜均由企業(yè)單位負(fù)責(zé)。
(10)、附件 Enclosure
如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。
例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading
(11)其它
商業(yè)信函除上述內(nèi)容外，還經(jīng)常遇到以下情況：
�、賹懶湃颂嵴�(qǐng)對(duì)方特定人員注意時(shí)，可在信內(nèi)姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側(cè)說明，并加上Attn.(Attention的縮寫)字祥，也可在字下劃?rùn)M線表示。
�、趯懶湃藶槭箤�(duì)方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內(nèi)列出“事由”項(xiàng)，記在信文的上方，并在Subject底下劃?rùn)M線，以提醒對(duì)方注意。
③為便于商業(yè)信函留存查閱并分清責(zé)任，書信下部注有發(fā)信人及打字員姓名的第一個(gè)字母，位于署名下兩行的左下方。
�、転檎f明信所附附件，便于收信人清點(diǎn)，可在發(fā)信人及打字員姓名的字母下行加注。
�、萑缧盼膶懲旰笮枰a(bǔ)充一點(diǎn)，或加附與信文主題無關(guān)的簡(jiǎn)短內(nèi)容時(shí)，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的縮寫)引導(dǎo)。
商務(wù)英文道歉信案例1：
Dear Mr/Ms,
We are sorry we cannot send you immediately the catalogue
and price list for which you asked in your letter of
March 10. Supplies are expected from the printers in two
weeks and as soon as we receive them, we will send you acopy.
Yours faithfully
Lily
尊敬的先生/小姐，
對(duì)三月十日來信所要目錄和價(jià)格單，很抱歉不能馬上寄去。
印刷商兩周后供貨，一旦收到，我們將給您寄去一份。
您誠摯的
莉莉
商務(wù)英文道歉信案例2：
Dear ms. grasso:
thank you for interviewing me at credit technologies. i was impressed with the company and the type of banking services the corporation provides.
your comments gave me a good understanding of the business and your expectations for the attorney you are seeking. i am confident that my background and experience in banking law and my ability to analyze statutes and regulations in detail could be useful to credit technologies.
if you were to offer me this position, i believe that i could provide services that would meet the high standards of your corporation.
i look forward to talking again with you soon.
very truly yours,
richard t. hamilton
親愛的格拉索女士：
謝謝你用信用技術(shù)面試我。這家公司和該公司提供的銀行服務(wù)給我留下了很深的印象。
你的評(píng)論使我對(duì)你所尋求的律師業(yè)務(wù)和你的期望有了很好的了解。我相信，我在銀行法方面的背景和經(jīng)驗(yàn)，以及我詳細(xì)分析法規(guī)和規(guī)章的能力，對(duì)信貸技術(shù)是有用的。
如果你能給我這個(gè)職位，我相信我能提供符合貴公司高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。
我期待不久能再次與您交談。
你真誠的朋友
李察-漢密爾頓
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