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CFO寫給同行的話：寫多一張記賬憑證
前言:本文作者在他非常豐富的財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,講述了他遇到的最平常的一個(gè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)問題，提出了自己的思考和觀點(diǎn)，值得引起大家的思考。小編就借鑒了一下發(fā)給大家一起看看。
這件事發(fā)生我剛剛參加工作的第一周：
我第一個(gè)會(huì)計(jì)崗位是材料成本會(huì)計(jì)，工作內(nèi)容是定期到材料倉(cāng)庫(kù)收取出入庫(kù)單據(jù)，整理入賬、辦理貨款結(jié)算，登記存貨二級(jí)分類賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等等。
剛一工作，我就發(fā)現(xiàn)那里有一個(gè)奇怪的財(cái)務(wù)手續(xù)安排：倉(cāng)單、發(fā)票單據(jù)收齊后，不直接安排付款的，填制轉(zhuǎn)賬憑證，登記應(yīng)付賬款、存貨，這符合正常要求，不怪;直接付款的，也要先做一張轉(zhuǎn)賬憑證登記應(yīng)付賬款、存貨，同時(shí)再做一份付款憑證登記應(yīng)付賬款、銀行存款。這就奇怪了。
這不是寫多了一份記賬憑證嗎?上學(xué)時(shí)考試時(shí)、會(huì)計(jì)教材的示例會(huì)計(jì)分錄，直接付款采購(gòu)業(yè)務(wù)都是要求直接編制一個(gè)付款憑證，借：存貨，貸：銀行存款。難道這里的會(huì)計(jì)安排錯(cuò)了?難道是他們故意多寫一張憑證自己給自己找事做?
看到這一工作方式，我當(dāng)時(shí)是滿腹疑惑。但是，因?yàn)閯倓倕⒓庸ぷ鞑桓颐ё�，因�(yàn)橄嘈艅e人都不是傻瓜，自己就沒有傻瓜一樣直接去提問，而是惦記在心里。又過兩天，一個(gè)供應(yīng)商交來(lái)對(duì)賬單要求對(duì)賬，我一處理，立刻明白了多寫一張轉(zhuǎn)賬憑證的安排，有多么實(shí)用，多么英明!
因?yàn)椴徽撌侵苯痈犊�，還是延后付款，全部采購(gòu)入賬事項(xiàng)都在應(yīng)付賬款戶頭登記過，所有付款都是從應(yīng)付賬款戶頭付出的，應(yīng)付賬款賬頁(yè)直接就是對(duì)賬單，不需要做任何整理。如果不是這樣，如果按照教材去工作，直接付款的事項(xiàng)在現(xiàn)金、銀行存款戶頭去查找，不直接付款的事項(xiàng)通過應(yīng)付賬款來(lái)查，整理對(duì)賬單就會(huì)是一件非常麻煩、費(fèi)時(shí)的工作。
平時(shí)的舉手之勞，多寫一張憑證，卻避免了一項(xiàng)麻煩的數(shù)據(jù)整理工作，這還不是英明，什么是英明?
進(jìn)一步思考后，我理解這一安排有以下好處：
1、保持應(yīng)付賬款信息的完整性，方便對(duì)賬，避免對(duì)賬數(shù)據(jù)整理工作量;
2、保證單據(jù)處理手續(xù)的統(tǒng)一性：延后付款的，記賬憑證后邊主要是倉(cāng)庫(kù)單據(jù)、發(fā)票;如果直接付款的用一張憑證處理，除了倉(cāng)庫(kù)單據(jù)、發(fā)票外，支票、付款申請(qǐng)單也要附在憑證后邊。分開兩張憑證處理，則所有轉(zhuǎn)賬憑證后邊的附件是統(tǒng)一的，所有付款憑證后的附件也是統(tǒng)一的。
也曾思考過：多寫一張記賬憑證違反會(huì)計(jì)原則嗎?我的結(jié)論是不違反：一位哲人說(shuō)過：人不能兩次踏進(jìn)同一條河，因?yàn)闀r(shí)空、水是時(shí)刻變化的;貨物總是先進(jìn)倉(cāng)，再付款的，有嚴(yán)格意義上的立即付款采購(gòu)事項(xiàng)嗎?沒有!所以，所謂直接付款，只是掛賬的時(shí)間短而已，這一環(huán)節(jié)是客觀存在的，轉(zhuǎn)賬憑證是客觀記載了入庫(kù)這樣一個(gè)環(huán)節(jié)，一點(diǎn)也不多。
通過這件事，在以后更長(zhǎng)的工作經(jīng)歷里，我逐漸體會(huì)和總結(jié)出更多關(guān)于結(jié)算賬戶使用的原則和體會(huì)：
1、記賬是為了用賬，不是為了記賬而記賬。賬簿的數(shù)據(jù)應(yīng)該方便使用，賬簿要為日常工作歸集所需要的數(shù)據(jù)、信息。
2、保持完整性是結(jié)算賬戶使用的重要原則。比如針對(duì)某一供應(yīng)商，根據(jù)付款時(shí)的狀態(tài)，分別登記預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款雖然可以準(zhǔn)確反映款項(xiàng)的發(fā)生性質(zhì)，但是這樣會(huì)讓結(jié)算信息分階段分散反映在多個(gè)賬戶中，也是違反了結(jié)算信息完整性的，因此，在實(shí)際工作中，預(yù)付款時(shí)我是直接登記到應(yīng)付賬款借方的。
3、合理分拆單據(jù)，讓單據(jù)反映的內(nèi)容更單一，讓后附單據(jù)、手續(xù)更統(tǒng)一，往往比混合、匯總編寫記賬憑證更劃算。
……
以上這些，具體去說(shuō)是一個(gè)會(huì)計(jì)工作方法。但是，推廣去想，卻與許多道理相通。生活中，少與多，簡(jiǎn)與繁，永遠(yuǎn)都是矛盾的統(tǒng)一體。很多時(shí)候，追求簡(jiǎn)單，得到的結(jié)果卻是繁瑣，前邊的投入少，后邊的麻煩就多。比如，活動(dòng)前的準(zhǔn)備工作做少了，活動(dòng)中的麻煩就會(huì)多;月初的工作不及時(shí)解決，月末就會(huì)忙得手忙腳亂。工作中，不要有怕麻煩的想法，你今天多做了一些看似麻煩的事，將來(lái)就可以少一些麻煩。
工作如此，人生何嘗不是一樣的道理。年輕時(shí)多一些努力、多一些積累，才可能多一份實(shí)力、少一份障礙，人生的路才能越走越寬，越走越踏實(shí)。反之，幻想不勞而獲，幻想投機(jī)取巧可以成功，看是捷徑，其實(shí)是懸崖絕壁。人生沒有捷徑，腳下鋪墊有足夠高，你的高度才會(huì)自然顯現(xiàn)出來(lái)。
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