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采購(gòu)管理成功的5大要素
很多企業(yè)都把降低采購(gòu)成本作為節(jié)省企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的重要方法，下面就為大家介紹一下采購(gòu)管理成功的5大要素，歡迎閱讀!
一、數(shù)量就是力量
這是談判課程中基本的原理。買(mǎi)方的采購(gòu)批量是買(mǎi)方在談判中的最大優(yōu)勢(shì)，但具體如何合理運(yùn)用這個(gè)優(yōu)勢(shì)，卻取決于不同的采購(gòu)戰(zhàn)略。對(duì)于某些生產(chǎn)資料的采購(gòu)，其采購(gòu)批量上的優(yōu)勢(shì)是相當(dāng)明顯的。為了維持價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)性，同時(shí)也為了分散風(fēng)險(xiǎn)，常常要維持兩到三個(gè)供應(yīng)商。另外一方面，某些物料的采購(gòu)，尤其是品種繁多的低值物品，單項(xiàng)商品的采購(gòu)規(guī)模并不一定很大。如果仍然采取分散采購(gòu)，則是自己削減自己的優(yōu)勢(shì)。這種情況下可以將同類(lèi)商品，甚至不同類(lèi)的商品進(jìn)行合并采購(gòu)，從而提升談判的力量。試想，如果我們有近百項(xiàng)年采購(gòu)量在幾千元左右的商品，如果單獨(dú)采購(gòu)各項(xiàng)產(chǎn)品，將沒(méi)有一項(xiàng)可獲得采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，而且因?yàn)橐c數(shù)百個(gè)不同的供應(yīng)商交易，廠商的采購(gòu)成本也是相當(dāng)巨大的。但是如果能將這千項(xiàng)物品集中從一兩個(gè)供應(yīng)商那里采購(gòu)，該廠商就是年采購(gòu)量數(shù)十萬(wàn)元的大客戶，沒(méi)有一個(gè)供應(yīng)商會(huì)忽視我們的存在。
二、選擇綜合性供應(yīng)商
如果我們要合并采購(gòu)項(xiàng)目，有時(shí)一個(gè)具有綜合能力的中小型公司可能更能滿足我們買(mǎi)方的需要。對(duì)單一物料的制造商而言，單一客戶的采購(gòu)量未必很大。雖然他們具有成本優(yōu)勢(shì)，但其提供給我們買(mǎi)方的未必就是最好的價(jià)格，并且他們很少有為單獨(dú)為某一客戶儲(chǔ)備大量的庫(kù)存。相比之下，通過(guò)服務(wù)靈活的綜合性供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，買(mǎi)方龐大的采購(gòu)批量往往能夠獲得特別的折扣，我們買(mǎi)方可以要求供應(yīng)商儲(chǔ)備一定的庫(kù)存量，從而將自己的庫(kù)存削減到最小。而當(dāng)我們買(mǎi)方由于生產(chǎn)計(jì)劃波動(dòng)等原因而取消某些物料的采購(gòu)訂單時(shí)，因?yàn)榇蟛糠謳?kù)存放在供應(yīng)商那里，這部分損失可以和供應(yīng)商一起分擔(dān)，而且供應(yīng)商還可以通過(guò)自己的銷(xiāo)售渠道把這些多余的庫(kù)存銷(xiāo)售給其他客戶。在供應(yīng)商庫(kù)存管理的支持下，企業(yè)生產(chǎn)在物料供應(yīng)上也就有了保障。不僅如此，供應(yīng)商通過(guò)增加庫(kù)存和提供額外服務(wù)等手段，也可以與我們結(jié)成相當(dāng)緊密的伙伴關(guān)系。供應(yīng)商通過(guò)大批量的商品進(jìn)出，實(shí)現(xiàn)薄利多銷(xiāo)的目的;而當(dāng)客戶有其他的需求時(shí)，他們也往往會(huì)成為首選供應(yīng)商。這是實(shí)際上是一個(gè)雙贏的局面。
三、近地域采購(gòu)
運(yùn)輸?shù)臅r(shí)間和成本在物料采購(gòu)中的作用不可低估。物料的交貨期中大約有四分之一的時(shí)間是被用在了運(yùn)輸上。特別是一些低價(jià)值產(chǎn)品，長(zhǎng)途運(yùn)輸無(wú)疑將增加采購(gòu)的成本，有時(shí)甚至可能超過(guò)物料本身的價(jià)值。實(shí)際上很多廠商都注意到了這點(diǎn)。例如，諾基亞在建設(shè)北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)的星網(wǎng)工業(yè)園工程中，也邀請(qǐng)了他們的主板、電池、機(jī)殼等主要物料供應(yīng)商在開(kāi)發(fā)區(qū)建廠。在整個(gè)星網(wǎng)工業(yè)園中，諾基亞的物料可以做到隨用隨取，基本實(shí)現(xiàn)了零庫(kù)存。
四、采購(gòu)管理系統(tǒng)的運(yùn)用
采購(gòu)管理系統(tǒng)的應(yīng)用無(wú)疑可以提高企業(yè)使用各種資源的效率。
對(duì)于我們目前的情況來(lái)看，雖然沒(méi)有實(shí)現(xiàn)完全的電子化管理，但是已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了電腦信息化管理，部門(mén)內(nèi)部通過(guò)局域網(wǎng)的信息和資源互通互享，可以提高運(yùn)作的速度，減少出錯(cuò)率，增強(qiáng)計(jì)劃的準(zhǔn)確性，從而帶來(lái)采購(gòu)成本的相應(yīng)下降。
五、誠(chéng)信的工作態(tài)度
“動(dòng)蕩經(jīng)濟(jì)”的到來(lái)使競(jìng)爭(zhēng)法則從公司之間的競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)為供應(yīng)鏈聯(lián)盟之間的競(jìng)爭(zhēng)。良好的供應(yīng)商關(guān)系是構(gòu)建供應(yīng)鏈聯(lián)盟的基礎(chǔ)，供應(yīng)商關(guān)系管理因而成為決定企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。良好的供應(yīng)商關(guān)系是通過(guò)誠(chéng)信互利的合作達(dá)到的。良好的信用紀(jì)錄可以極大地提升采購(gòu)方在談判中的地位，采購(gòu)員在向供應(yīng)商要求更合理的采購(gòu)條件時(shí)也不會(huì)難于啟齒。
同時(shí)，良好的供應(yīng)商關(guān)系常�？梢允官I(mǎi)方在物料短缺時(shí)仍能以相對(duì)合理的價(jià)格及時(shí)得到供貨，在供應(yīng)充裕時(shí)又可以獲得相當(dāng)優(yōu)惠的價(jià)格。
采購(gòu)要求一般來(lái)說(shuō)有五大原則
1.適時(shí)（Right Time）
企業(yè)已安排好生產(chǎn)計(jì)劃，如果原材料不能如期到達(dá)，往往會(huì)引起企業(yè)內(nèi)部混亂，生產(chǎn)線必須停工待料，不能完成生產(chǎn)計(jì)劃，并延遲交貨期，引起客戶不滿
如果原材料提前太久購(gòu)回放在倉(cāng)庫(kù)里等著生產(chǎn)，又會(huì)造成庫(kù)存太多，大量積壓采購(gòu)資金，這是企業(yè)很忌諱的事情。所以，采購(gòu)人員要扮演協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色，去促使供應(yīng)商按預(yù)定時(shí)間交貨。對(duì)企業(yè)來(lái)講，交貨時(shí)機(jī)很重要。
2.適質(zhì)（Right Quality）
一個(gè)優(yōu)秀的采購(gòu)人員，應(yīng)該是精明的商人和合格的品質(zhì)管理人員這樣一個(gè)雙重的角色。因?yàn)橐环矫�，采�?gòu)人員要以最便宜的價(jià)格購(gòu)買(mǎi)到企業(yè)生產(chǎn)所需要的最佳品質(zhì)的物料
另一方面，采購(gòu)人員要不斷地去推動(dòng)那些長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商去完善其品質(zhì)管理體系，來(lái)提供質(zhì)量更加穩(wěn)定的物料。
3.適量（Right Quantity）
物料采購(gòu)，是一次性采購(gòu)還是分批量采購(gòu)？
采購(gòu)人員要對(duì)生產(chǎn)需求、物料損耗、搬運(yùn)和倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等進(jìn)行仔細(xì)地計(jì)算，來(lái)制定周密的采購(gòu)計(jì)劃，最終確定究竟采用哪一種采購(gòu)方式。
批量采購(gòu)雖有可能獲得數(shù)量折扣，但會(huì)積壓采購(gòu)資金，太少又不能滿足生產(chǎn)需要，所以合理確定采購(gòu)數(shù)量相當(dāng)關(guān)鍵，一般應(yīng)按經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)量訂購(gòu)，采購(gòu)人員不僅要監(jiān)督供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交貨，還要強(qiáng)調(diào)按訂單數(shù)量交貨。
5.適價(jià)（Right Price）
適價(jià)是指采購(gòu)所需的物料，在滿足數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)機(jī)的前提條件下，支付最合理的價(jià)格。
價(jià)格永遠(yuǎn)是采購(gòu)活動(dòng)中心的敏感焦點(diǎn)，企業(yè)在采購(gòu)管理中最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是采購(gòu)能節(jié)省多少采購(gòu)資金，所以，采購(gòu)人員必須把相當(dāng)多的時(shí)間和精力放在跟供應(yīng)商的“砍價(jià)”上。
物品的價(jià)格與該物品的種類(lèi)、是否長(zhǎng)期購(gòu)買(mǎi)、是否為大量購(gòu)買(mǎi)及市場(chǎng)供求有關(guān)系，同時(shí)與采購(gòu)人員對(duì)該物品的市場(chǎng)狀況熟悉程度也有關(guān)系，如果采購(gòu)人員未能把握市場(chǎng)脈搏，供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)就有可能“蒙騙”采購(gòu)人員。
采購(gòu)方法
1. 按采購(gòu)地區(qū)分類(lèi)
A國(guó)內(nèi)采購(gòu)：當(dāng)國(guó)內(nèi)材料價(jià)格、品質(zhì)、性能相差無(wú)幾時(shí)，應(yīng)選擇國(guó)內(nèi)采購(gòu)，國(guó)內(nèi)采購(gòu)機(jī)動(dòng)國(guó)性強(qiáng)，手續(xù)簡(jiǎn)單方便
B國(guó)外采購(gòu)：當(dāng)國(guó)外材料價(jià)格低，品質(zhì)高，性能好，綜合成本上升比國(guó)內(nèi)采購(gòu)低時(shí)，可考慮國(guó)外采購(gòu)。但在某些關(guān)系于民族前途的企業(yè)，如信息產(chǎn)業(yè)，通信產(chǎn)業(yè)等等，應(yīng)當(dāng)不僅僅考慮到當(dāng)前利益，還應(yīng)為長(zhǎng)遠(yuǎn)著遠(yuǎn)，盡量在國(guó)內(nèi)采購(gòu)或支持有能力的供應(yīng)商共同開(kāi)發(fā)。
2.按采購(gòu)方法可分為：
A直接采購(gòu)：直接向物料生產(chǎn)廠商進(jìn)行采購(gòu)。
B委托采購(gòu)：委托某代理商或貿(mào)易公司向物料生產(chǎn)廠商進(jìn)行采購(gòu)
C調(diào)撥采購(gòu)：在幾個(gè)分廠或協(xié)力廠商和顧客之間，將過(guò)剩物料互相調(diào)撥支援進(jìn)行采購(gòu)
3. 按采購(gòu)政策可分為：
A集中采購(gòu)：由公司總部采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)，如醫(yī)藥連鎖藥店、連鎖超市等由總部進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)
4.按采購(gòu)性質(zhì)可分為：
A公開(kāi)采購(gòu)：采購(gòu)行為公開(kāi)化
B秘密采購(gòu)：采購(gòu)行業(yè)秘密進(jìn)行
C大量采購(gòu)：采購(gòu)數(shù)量極多的采購(gòu)行為
D零星采購(gòu)：采購(gòu)數(shù)量零星化的采購(gòu)行為
E特殊采購(gòu)：采購(gòu)項(xiàng)目特殊，采購(gòu)人員事先須花很多時(shí)間進(jìn)行采購(gòu)情報(bào)搜集的采購(gòu)行為
F普通采購(gòu)： 采購(gòu)項(xiàng)目普通的采購(gòu)行為
G正常性采購(gòu)：采購(gòu)行業(yè)正�；粠稒C(jī)性質(zhì)的采購(gòu)行為
H投機(jī)性采購(gòu)：物料價(jià)格低廉時(shí)大量買(mǎi)進(jìn)以期漲價(jià)時(shí)轉(zhuǎn)手圖里的采購(gòu)行為。
5. 按采購(gòu)時(shí)間分為
A長(zhǎng)期固定性采購(gòu)：采購(gòu)行為長(zhǎng)期固定性的采購(gòu)。
B非固定性采購(gòu)：采購(gòu)行為不固定，需要時(shí)就采購(gòu)。
C計(jì)劃性采購(gòu)，根據(jù)材料需求計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)
D緊急采購(gòu)：物料急用時(shí)毫無(wú)計(jì)劃的緊急采購(gòu)行為
E預(yù)定采購(gòu)：預(yù)先將物料購(gòu)進(jìn)而持付款的采購(gòu)
F現(xiàn)金采購(gòu)：現(xiàn)金購(gòu)買(mǎi)物料的采購(gòu)。
6. 按采購(gòu)訂約方式可分為：
A訂約采購(gòu)：買(mǎi)賣(mài)雙方根據(jù)訂立合約的方式進(jìn)行的采購(gòu)。
B口頭電話采購(gòu)：買(mǎi)賣(mài)雙方不經(jīng)過(guò)訂閱方式而是以口頭或電話洽談方式而進(jìn)行的采購(gòu)行為
C書(shū)信電報(bào)采購(gòu)：買(mǎi)賣(mài)雙方借書(shū)信或電報(bào)的往返而進(jìn)行的采購(gòu)行為
D試控性訂單采購(gòu)：采購(gòu)方在進(jìn)行采購(gòu)事項(xiàng)時(shí)因某項(xiàng)原因不敢大量下訂單，先以試探方式下少量訂單，進(jìn)行順利時(shí)才大量下訂單
7.按采購(gòu)價(jià)格方式可分為：
A招標(biāo)采購(gòu)：將物料采購(gòu)的所有條件（如物料名稱(chēng)、規(guī)格、品質(zhì)要求，數(shù)量、交貨期、付款條件）處罰規(guī)則，投票押金、投標(biāo)資格等等）詳細(xì)列明，刊登公告。投標(biāo)廠商從事報(bào)價(jià)投標(biāo)方得開(kāi)標(biāo)，開(kāi)標(biāo)后原則上以報(bào)價(jià)最低的廠商得標(biāo)，但得標(biāo)的報(bào)價(jià)仍高過(guò)標(biāo)底時(shí)，采購(gòu)人員有權(quán)宣布廢標(biāo)，或征得監(jiān)辦人員的同意，以議價(jià)方式辦理
B詢價(jià)現(xiàn)購(gòu)：采購(gòu)人員選取信用可靠的廠商將采購(gòu)條件講明，并詢問(wèn)價(jià)格或寄以詢價(jià)單并促請(qǐng)對(duì)方報(bào)價(jià)，比較后限價(jià)采購(gòu)。
C比價(jià)采購(gòu)：采購(gòu)人員請(qǐng)數(shù)家廠商提供價(jià)格后，從中加以價(jià)后，決定廠商進(jìn)行采購(gòu)
D議價(jià)采購(gòu)：采購(gòu)人員與廠商議價(jià)后，一定價(jià)格進(jìn)行了采購(gòu)，一般來(lái)講，詢價(jià)，比價(jià)或議價(jià)是結(jié)合使用的，很少單獨(dú)進(jìn)行的。
E定價(jià)收購(gòu)：購(gòu)買(mǎi)物料數(shù)量巨大，非幾家廠商所能全部提供的，如紡織廠購(gòu)棉花，糖廠訂購(gòu)甘蔗，或當(dāng)市場(chǎng)上該料匱乏時(shí)，則訂定價(jià)格現(xiàn)款收購(gòu)，
F公開(kāi)市場(chǎng)采購(gòu)：采購(gòu)人員在公開(kāi)交易或拍賣(mài)時(shí)隨時(shí)機(jī)動(dòng)的采購(gòu)，因此大宗需要物料時(shí)，價(jià)格變動(dòng)頻繁
采購(gòu)協(xié)議通常涵蓋哪些重要內(nèi)容？
交貨地點(diǎn)：
明確交貨地點(diǎn)的遠(yuǎn)近對(duì)于采購(gòu)價(jià)格、交貨時(shí)長(zhǎng)、運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)以及付款驗(yàn)收的便捷性都具有重要影響，因此需在協(xié)議中事先明確。
包裝及運(yùn)輸方式：
是否規(guī)范直接影響物料進(jìn)廠品質(zhì)及驗(yàn)收流程。協(xié)議中應(yīng)詳細(xì)規(guī)定包裝材料、襯墊及標(biāo)識(shí)要求，同時(shí)明確運(yùn)輸工具（如汽車(chē)、火車(chē)、輪船或飛機(jī)）和運(yùn)輸路線的選擇，以確保運(yùn)輸成本、交貨時(shí)間及安全性得到合理控制。
付款方法：
付款方式是采購(gòu)協(xié)議中的關(guān)鍵內(nèi)容。公司資金狀況良好時(shí)，可選擇現(xiàn)金購(gòu)買(mǎi)以獲取價(jià)格、交期或其他條件上的優(yōu)惠。對(duì)于資金較為緊張的情況，可采用月結(jié)30日或月結(jié)60日等方式。此外，付款方法也可用于管理供應(yīng)商，優(yōu)秀供應(yīng)商可享受較短的轉(zhuǎn)賬支票到期日，而新合作或較難采購(gòu)的物料可能涉及預(yù)付訂金。
采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)：
協(xié)議中應(yīng)明確品質(zhì)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交期規(guī)定等，以確保采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范性和一致性。
不可抗力因素處理：
針對(duì)天災(zāi)等不可抗力因素導(dǎo)致的違約情況，協(xié)議中應(yīng)預(yù)先規(guī)定處理方式，以減輕潛在風(fēng)險(xiǎn)。
違約責(zé)任：
對(duì)于品質(zhì)不達(dá)標(biāo)、交期延誤、交貨數(shù)量不足、服務(wù)水準(zhǔn)低等問(wèn)題，協(xié)議中應(yīng)明確相應(yīng)的違約責(zé)任和處理方式。
其他條款：
長(zhǎng)期合約的有效期、是否需要公證、采購(gòu)方提供給供應(yīng)商的物品保管（如模具、圖紙）等，均可作為協(xié)議條款予以規(guī)定，以確保雙方權(quán)益得到充分保障。
采購(gòu)管理的重點(diǎn)目標(biāo)有哪些？
正確計(jì)劃用料：
配合銷(xiāo)售目標(biāo)與銷(xiāo)售計(jì)劃，確保物料需求與市場(chǎng)需求相匹配。
預(yù)防呆滯廢料的發(fā)生，減少庫(kù)存積壓和浪費(fèi)。
加強(qiáng)用料支出的控制，提高成本效益。
適當(dāng)適量管理：
強(qiáng)化重點(diǎn)管理，如采用ABC物料法，對(duì)關(guān)鍵物料進(jìn)行精細(xì)化管理。
提高存貨周轉(zhuǎn)率，降低庫(kù)存成本。
保持適當(dāng)有計(jì)劃的庫(kù)存水平，確保生產(chǎn)連續(xù)性和供應(yīng)穩(wěn)定性。
提高庫(kù)位的使用率，優(yōu)化倉(cāng)庫(kù)空間布局。
強(qiáng)化采購(gòu)管理：
遵循適價(jià)、適質(zhì)、適量、適時(shí)、適地的采購(gòu)五原則。
深入了解市場(chǎng)行情，把握價(jià)格動(dòng)態(tài)，確保采購(gòu)價(jià)格合理。
與供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。
發(fā)揮盤(pán)點(diǎn)功效：
消除料帳差異，確保材料數(shù)量的準(zhǔn)確性。
通過(guò)盤(pán)點(diǎn)調(diào)整庫(kù)存，保持材料存量合理。
確保產(chǎn)品品質(zhì)：
加強(qiáng)進(jìn)貨驗(yàn)收控制，防止不良品流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。
提高材料使用性，降低生產(chǎn)過(guò)程中的損耗。
發(fā)揮儲(chǔ)存運(yùn)輸功能：
確保材料品質(zhì)在儲(chǔ)存和運(yùn)輸過(guò)程中不受損害。
維護(hù)倉(cāng)庫(kù)安全，防止火災(zāi)、盜竊等安全事故發(fā)生。
控制合理的儲(chǔ)存成本，提高倉(cāng)儲(chǔ)效率。
確保收發(fā)作業(yè)的準(zhǔn)確性，避免物料錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)等問(wèn)題。
降低成本：
推行以舊換新制度，減少新材料的采購(gòu)需求。
積極開(kāi)發(fā)替代品，降低采購(gòu)成本。
余料再利用，減少浪費(fèi)。
降低采購(gòu)儲(chǔ)存成本，提高整體經(jīng)濟(jì)效益。
提高人員工作效率，減少人力成本。
合理處理呆滯廢料，降低庫(kù)存成本。
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