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企業(yè)內(nèi)部如何實現(xiàn)快速溝通
目前在許多現(xiàn)代企業(yè)組織里，越來越多的運(yùn)用各種電子設(shè)備來改進(jìn)溝通，如大型計算機(jī)、微型計算機(jī)、個人終端、電子郵件系統(tǒng)、手機(jī)、對講機(jī)等都是非常好的溝通工具，這些都將使組織的快速溝通成為現(xiàn)實和可能。
一、溝通的目的和作用
溝通的目的在于解決沖突、實施變革，即對有助于企業(yè)利益的行動施加影響。在管理過程中沒有什么沖突是溝通所解決不了的。由于溝通把各項管理職能聯(lián)成一體，所以溝通對企業(yè)內(nèi)部職能的行使至關(guān)重要。尤其是，企業(yè)需要通過溝通來：(1)建立并且宣傳企業(yè)管理目標(biāo);(2)制定實現(xiàn)目標(biāo)的戰(zhàn)略與計劃;(3)以最有效果和效率的方式配置各種資源;(4)選拔、培養(yǎng)、考評組織成員;(5)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和激勵員工，營造最大限度調(diào)動全體員工積極性的氛圍;(6)控制績效。
溝通不僅促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各項管理職能，而且也能夠把企業(yè)同其外部環(huán)境聯(lián)系起來。管理者通過信息交流了解客戶需要、供應(yīng)商的供貨能力、股東的要求、政府的法律法規(guī)以及所在社區(qū)關(guān)注的事項等等。任何一個組織只有通過溝通才能成為一個與其外部環(huán)境發(fā)生交互作用的開放系統(tǒng)。
二、溝通過程
利用電子媒介方式溝通的過程涉及信息的發(fā)送者、通過選定的渠道傳遞信號以及信號接收者。即信息在發(fā)送者大腦形成想法、通過編碼發(fā)送給傳遞者，接收者接收后通過識別、解碼、理解，達(dá)成溝通。在溝通過程中還有一個排除信息傳遞中的“噪聲”干擾問題，最后溝通信息反饋得知溝通效果。
信號發(fā)送者。溝通開始于某種“思想”或者想法的發(fā)送者，然后以發(fā)送者和接收者雙方都能理解的方式進(jìn)行編碼、發(fā)出、接收，最終完成溝通。信號傳遞渠道 信號通過聯(lián)系發(fā)送者和接收者的渠道進(jìn)行傳遞，這種信號可以是口頭的和書面的，可以通過備忘錄、計算機(jī)、電話、電報(某種特定編碼)、電子郵件、視頻或者其他媒介來傳遞。各種傳遞方式有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，需要管理者、發(fā)送者根據(jù)不同要求選擇使用。接收者 信號接收者要隨時準(zhǔn)備接收信號，渠道要保持暢通。接收后要盡快地把信號回譯成思想，同時接收者還要排除信號的干擾，減少溝通故障發(fā)生的概率。溝通的下一步是解碼，只有當(dāng)接收者與發(fā)送者的信號思想和意思完全相同或者至少類似的理解時，準(zhǔn)確的溝通才可以完成。在有效溝通時還要注意編碼語言的相互溝通和專業(yè)術(shù)語的溝通。
三、溝通信號的流向和方法
在一個有效的組織中，溝通信息是全方位流動的：自下而上、自上而下、橫向、縱向、橫向交叉。傳統(tǒng)的管理模式下，溝通都是自上而下的，然而在今天所處的信息時代，有效的溝通必須從下屬開始，這就意味著溝通方式發(fā)生了轉(zhuǎn)換，主要是自下而上的溝通。溝通的信息可以是橫向流動的，也可以是斜向流動的。自上而下的溝通是指信息從高層成員向低層成員的流動，這種溝通在權(quán)力相對集中、專制式、家長式的組織中多見。溝通方式多采用口頭溝通，包括指示、談話、會議、電話、廣播，甚至小道消息等;也可采用書面溝通方式，一般包括備忘錄、信函、手冊、小冊子、公司政策聲明、工作程序以及電訊新聞?wù)故镜�。在這種溝通中很容易發(fā)生信息遺失或者信息被曲解等，不能形成有效的溝通。這就要靠必需的反饋系統(tǒng)來校正溝通信息。
自下而上的溝通方式是指從下屬向上級逐級流動的溝通。這種方式的溝通能夠比較多的使管理者掌握信息，但容易出現(xiàn)溝通環(huán)節(jié)上的人為的阻礙、過濾、失真截留等狀況，不能客觀的傳遞信息，達(dá)成有效溝通。自下而上的溝通是非指示性的，它取決于溝通環(huán)境、民主參與程度、民主氛圍的形成、溝通渠道的制度性暢通程度、門戶開放程度等。
橫向溝通包括信息的橫向流動，也包括信息的斜向流動。橫向溝通是指同類或者相同層次成員之間的溝通;斜向溝通是非同類、不同層次、沒有直接隸屬關(guān)系之間的溝通。這種溝通方式對加速信息流動、促進(jìn)理解、協(xié)調(diào)關(guān)系等非常的有效，特別是跨系統(tǒng)的溝通對組織的有效管理尤其重要。
書面、口頭、非語言等方式的溝通等都是經(jīng)常性被管理者使用的溝通方式。也有的管理者、需要溝通的信息發(fā)送者混合使用、結(jié)合使用各種溝通方式。他們各有利弊、各有優(yōu)缺點(diǎn)，混合、交互使用可以彌補(bǔ)單一方式溝通帶來的不足。
不同的管理者、不同的溝通成員，采取不同的溝通渠道和方法。采用什么樣的溝通方法、方式，要看溝通的性質(zhì)和作用。采用技術(shù)性的手段和方式是最有效、最簡捷、最經(jīng)濟(jì)的溝通方法。如有線無線電話、傳真、音頻視頻、電子郵件、電話會議、視頻會議等這些正式和非正式的溝通方式都是目前一般組織可以充分利用的方式。
四、溝通的障礙
溝通和其他事務(wù)一樣，沒有完全暢通的。不了解溝通的障礙就沒有辦法使得溝通成為有效地的溝通。一般構(gòu)成溝通障礙的因素有以下幾種：
1.缺乏計劃性
良好的溝通不是偶然的，多數(shù)情況下人們對口信傳遞的信息的目的還是沒有完全思考、計劃和說明就開始議論和動作起來了，使得溝通沒有完整的機(jī)會。通常對于一個下達(dá)的指令說明理由，選擇最合適的溝通渠道和適宜的時間在很大程度上可以增進(jìn)信息的理解，并且減少溝通的阻力。
2.語義的曲解 有效溝通的另外一個障礙是對信息的語義的曲解，這種現(xiàn)象可能是故意的也可能是偶然的。比如企業(yè)的一則“低價出售”的廣告本身就有意含糊不清，引發(fā)的問題就是：究竟比什么低呀?有些言辭還可能引發(fā)不同的反應(yīng)，比如“政府”這個詞對于某些人來說可能意味著干預(yù)或者是財政赤字，而對另一些人來說則可能意味著獲得幫助、得到公平和公正。
3.表述不清楚
不管信息發(fā)送者自己頭腦里的想法是多么的清晰，但仍然有可能受措辭不當(dāng)、疏忽遺漏、缺乏條理、表達(dá)紊亂、句法笨拙、陳詞濫調(diào)、亂用行話術(shù)語以及未能闡明信息涵義等問題的影響。信息表達(dá)不清、表達(dá)不完整、不準(zhǔn)確都會使得溝通無法徹底進(jìn)行，這就需要信息發(fā)送者在信息編碼時高度重視。
4.信息傳遞過程中的失真
俗話說“話帶多，貨帶少”。發(fā)送者發(fā)送的信息從一個人傳遞到另外一個人的一系列過程中會出現(xiàn)失真，另外還有問題就是可能被截留，這些問題也是信息傳遞和溝通中經(jīng)常性出現(xiàn)的。因此獲取信息要運(yùn)用多種渠道反復(fù)的溝通信息、識別信息的真?zhèn)�，最大限度地減少信息的失真。
5.猜疑、威脅和恐懼
猜疑和威脅、恐懼都有害于溝通。溝通需要在一個公開坦誠和相互信任的、民主的環(huán)境和氛圍中進(jìn)行。在猜疑、威脅、恐懼和不信任的環(huán)境中任何信息都可能受到懷疑。造成這些后果的原因可能是上司行為的矛盾，也可能是曾經(jīng)的不實反映，也可能是真實的反映反而受到懲罰等因素所致。不管是真實存在的還是想象中的猜疑、威脅、恐懼都要溝通者去真誠的面對。因為人們需要一種相互信任的氛圍，以此促進(jìn)公開而真誠的溝通。
在溝通障礙中還有一些其他障礙，如信息量超載的問題，缺乏適應(yīng)變化的充裕的溝通時間問題，溝通者之間缺乏真誠的問題，溝通的認(rèn)知程度問題，溝通者之間、信息發(fā)送者與接收者之間地位、權(quán)力上的差異問題等，都將使溝通遭到扭曲。
溝通是管理者實行有效管理的重要手段和方法，沒有什么問題和沖突是不能通過溝通可以解決的。管理者在溝通過程中最重要的是要處于公心、處于良好的溝通動機(jī)，要真誠的去聆聽和溝通，要有明確的溝通目的，還要有一定的溝通技巧和技術(shù)。要溝通就必然要明白溝通的效果，要建立暢通的溝通效果反饋渠道和系統(tǒng)。
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