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麥肯錫方法:管理好內(nèi)部溝通
信息對于你的團(tuán)隊(duì)的意義就像汽油對于汽車引擎一樣。如果阻礙了流動(dòng)，你就會(huì)停滯不前。
管理內(nèi)部溝通
以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)運(yùn)作，其成功與否取決于公開的溝通，這既包括自上而下的溝通，也包括自下而上的溝通。麥肯錫所采用的內(nèi)部溝通方法與任何現(xiàn)代組織所采用的方法完全一樣：聲音郵件、電子郵件、各種備忘錄、各種會(huì)議等等�？梢赃@么說，在內(nèi)部溝通方面，麥肯錫公司沒有什么新東西可以提供的。但另一方面，過去的麥肯錫顧問們?nèi)趨R多少年的經(jīng)驗(yàn)，積累了許多管理內(nèi)部溝通的有效方法，你大可在自己的工作中加以采用。
讓信息流動(dòng)起來
信息對于你的團(tuán)隊(duì)的意義就像汽油對于汽車引擎一樣。如果阻礙了流動(dòng)，你就會(huì)停滯不前。
在本書的其他地方，我提到過管理方面著名的“蘑菇法”：“讓它們呆在暗中，用肥料把它們埋上，看看能長出什么來。”大多數(shù)人沒有意識(shí)到，蘑菇法是可以雙向運(yùn)用的，它同樣可以把你的上司蒙在鼓里，讓他呆在暗中。但不管你把肥料倒在哪個(gè)方向，蘑菇法都是降低效率的。要想使團(tuán)隊(duì)運(yùn)作獲得成功，你就必須讓信息流動(dòng)起來。
至少要確保你的團(tuán)隊(duì)跟得上項(xiàng)目的大致框架，對于大型項(xiàng)目尤其如此。“在圈內(nèi)”有助于團(tuán)隊(duì)的同事理解他們的工作是如何對最終目標(biāo)做出貢獻(xiàn)的，他們的努力價(jià)值何在。相反，當(dāng)人們覺得自己工作在真空中的時(shí)候，他們會(huì)與更大的事業(yè)產(chǎn)生隔膜，他們的士氣也一定會(huì)受到影響。而且，如果你讓團(tuán)隊(duì)的同事跟上潮流，他們會(huì)對這種好意有所回報(bào)。就一般水平而言，他們比你更接近事情本身。良好的信息流動(dòng)會(huì)幫助你盡快發(fā)現(xiàn)問題(或機(jī)會(huì))。
要讓你的上司時(shí)刻跟上團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度。如果你把自己的上司蒙在鼓里，不要以為她會(huì)無動(dòng)于衷。當(dāng)她知道一切都在掌握之中的時(shí)候，她會(huì)相當(dāng)受用。如果事情不在控制之下，那么你就要讓上司確切地了解問題的性質(zhì)，以便她可以盡可能有效地運(yùn)用她的專長。
內(nèi)部交流有兩種基本的方法：消息(不管是聲音郵件、電子郵件還是備忘錄的形式)和會(huì)議。在下一部分我要提出成功地傳遞信息的一些訣竅�，F(xiàn)在讓我們先來集中關(guān)注一下會(huì)議。
會(huì)議是把團(tuán)隊(duì)結(jié)合在一起的凝固劑。團(tuán)隊(duì)的會(huì)議讓信息全方位地暢快流動(dòng)，而且提供了某種程度上的社會(huì)聯(lián)系。它有助于提醒出席會(huì)議的人：他們是團(tuán)隊(duì)的一個(gè)組成部分。前麥肯錫項(xiàng)目經(jīng)理蘇扎樂•托司尼現(xiàn)在是Freddie Mao公司的高級(jí)管理人員，他提出，會(huì)議成功的關(guān)鍵是確保每個(gè)人都到場。為了保證每個(gè)人都出席，要把團(tuán)隊(duì)會(huì)議作為每個(gè)人日程的固定項(xiàng)目。如果沒有什么值得討論的，那就取消會(huì)議(要盡可能地提前通知)，你的團(tuán)隊(duì)成員們總會(huì)發(fā)現(xiàn)這額外的45分鐘的用處的。
蘇扎樂認(rèn)為，舉行成功的會(huì)議的另外兩個(gè)關(guān)鍵是議程和領(lǐng)導(dǎo)。把議程的項(xiàng)目保持在所需要的最低數(shù)量，以確保每一個(gè)人都掌握重要事件、議題和問題的最新動(dòng)向。如果某件事情還可以緩一緩，也許就應(yīng)該緩一緩。要是你是領(lǐng)導(dǎo)，那就要確保你在概括議程時(shí)要盡可能地精練：頻繁開會(huì)沒有錯(cuò)，但沒必要的長會(huì)則不然。
內(nèi)部溝通的另一個(gè)方法是獨(dú)一無二的：通過四處走動(dòng)來了解情況。按照我的經(jīng)驗(yàn)，有些最有價(jià)值的談話是跟人隨便碰上時(shí)的結(jié)果——在走廊里、水冷卻器旁邊、去吃午飯的路上、在公司里或者是在客戶單位。只要四處走走，與人聊一聊，你就可以獲得許多信息，而且他們也可以從你那里了解到許多東西。千萬別低估這些隨機(jī)事實(shí)的價(jià)值。
無論你選擇哪一種方式與你的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通，一定要確保自己經(jīng)常而且公開地進(jìn)行這項(xiàng)工作。你會(huì)鼓舞起團(tuán)隊(duì)的效率和士氣，還有你的上司的平靜心態(tài)。記�。喊褵舸蜷_，把肥料清除掉!
有效信息的三個(gè)關(guān)鍵
好的商業(yè)信息有三個(gè)特征：簡潔、完整、結(jié)構(gòu)。只要把所有這三個(gè)方面都包含在你所傳送的聲音郵件、電子郵件或備忘錄中，你就可以做到讓自己的信息被人理解。
一條信息，無論是電子郵件、聲音郵件、備忘錄，還是由字體難辨的筆跡寫成的便條，都是縮微的情況說明——一種把信息傳遞給受眾的手段。正因?yàn)槿绱�，有效的信息與有效的情況說明具有同樣的特征：它必須簡潔，即只包含受眾需要了解的觀點(diǎn);它必須完整，即要包括受眾需要了解的全部觀點(diǎn);它還必須具有結(jié)構(gòu)，即它要把這些觀點(diǎn)清晰地傳遞給受眾。
1.簡潔。簡潔，或者說是缺乏簡潔，在通過說話進(jìn)行溝通的時(shí)候比在通過書寫進(jìn)行溝通的時(shí)候還成問題。許多商界人士能夠書寫簡潔的備忘錄，但有多少人能夠記錄簡潔的聲音郵件呢?所以進(jìn)了特定的團(tuán)隊(duì)之后，在張口說話(或者動(dòng)手書寫)之前要三思。把你的信息削減到受眾需要了解的3到4點(diǎn)。如果必要，把這些內(nèi)容寫在紙上。在把聲音郵件傳遞給自己的項(xiàng)目經(jīng)理或是客戶服務(wù)經(jīng)理之前，麥肯錫的一些顧問會(huì)把整個(gè)信息像文本一樣寫下來。我覺得那樣也有一點(diǎn)過了，其實(shí)只要把要點(diǎn)列出來就行了。
2.完整。要保證在你的信息里包含有你的受眾需要了解的所有內(nèi)容。你的目的不是為了讓你的受眾滿腹狐疑。不要只對你的上司說：“我正在干這件事，我正在干那件事。如果你有什么問題，請給我打電話。”你不但要告訴她自己正在干什么，管理好內(nèi)部溝通還要告訴她到底是怎么一回事，你自己的看法是什么。不要只是打個(gè)招呼了事，那樣做只是浪費(fèi)你的上司的時(shí)間(也是浪費(fèi)你自己的時(shí)間)。如果你沒有什么有價(jià)值的東西值得一談，那就等到有的時(shí)候再說。
3.結(jié)構(gòu)。要想讓人容易理解，信息就必須符合一定的結(jié)構(gòu)，而這種結(jié)構(gòu)對受眾而言要顯而易見。即便你只是寫一份一頁紙的電子郵件或是留一個(gè)30秒的口信，簡單的結(jié)構(gòu)都會(huì)使你的信息容易被人理解�；拘问骄拖裣旅孢@樣：
我們在三個(gè)方面存在問題。依次為：
�、傥覀兊娘椘穬r(jià)格太高。
�、阡N售隊(duì)伍缺乏能力。
�、埏椘饭S剛剛受到過一次意外災(zāi)禍的破壞。
有時(shí)候，麥肯錫顧問在保持信息的結(jié)構(gòu)化方面又做過了頭。紐約辦事處的一位項(xiàng)目經(jīng)理因?yàn)榱凶约旱馁徫锴鍐螘r(shí)都是按麥肯錫公司的格式來進(jìn)行而出了名。另外一位老兄會(huì)在夫人的留言機(jī)上留下感情信息，當(dāng)然了，是按麥肯錫的結(jié)構(gòu)來留的。
盡管你不需要步這些過于熱心的麥肯錫顧問們的極端例子的后塵，但在進(jìn)行商業(yè)溝通的時(shí)候，只要你能記住有效信息的三個(gè)關(guān)鍵因素，就一定會(huì)獲得成功。
凡事留神
如果不能保守秘密，你就不可能成為一名合格的咨詢顧問。要清楚自己什么時(shí)候可以說，什么時(shí)侯不能說。在這方面不妨偏執(zhí)一點(diǎn)。
剛進(jìn)麥肯錫一個(gè)星期，我就跟其余的新同事一起參加了個(gè)短期培訓(xùn)課程。在一次關(guān)于保密問題的討論會(huì)上，主持討論的項(xiàng)目經(jīng)理提到，在女朋友家過夜的時(shí)候，他都會(huì)把公事包鎖上。當(dāng)時(shí)他的話很讓我吃驚，同時(shí)也覺得有一點(diǎn)極端。畢竟，要是連自己的女朋友都不能信任，你還可以信任誰?(當(dāng)然，當(dāng)時(shí)我還年輕，有一點(diǎn)幼稚。)只有在公司呆了比較長的一段時(shí)間之后，我才意識(shí)到麥肯錫對待保密問題的態(tài)度有多嚴(yán)肅。
麥肯錫的企業(yè)文化不斷地在強(qiáng)化保密意識(shí)，我們對此已經(jīng)牢記于心。要是坐在飛機(jī)上，我們不會(huì)從公事包里取出客戶的信息然后開始工作。因?yàn)槲覀儾恢雷谧约号赃叺氖鞘裁慈?mdash;—可能是競爭對手、記者，甚至還有可能是來自客戶的什么人。如果我們還需要在那3個(gè)小時(shí)進(jìn)行工作，那就該我們倒霉了。
我們決不會(huì)在辦公室之外提及客戶的名字，有時(shí)候在公司里也是這樣。麥肯錫往往為某一行業(yè)的多個(gè)客戶服務(wù)，所以有些信息即便是在同事面前也要保密。在討論客戶的問題時(shí)，我們常常使用代碼，當(dāng)然，這也不是什么時(shí)候都管用。有一位來自德國的項(xiàng)目經(jīng)理回憶到，有一次回到家里時(shí)看到女朋友(她替另外一家作為競爭對手的咨詢公司工作)留的一張便條，說是有人來電話請他在慕尼黑一家有名的餐館跟代碼為A的公司一起吃飯。實(shí)際上，客戶的名字是Coda，來電話的人用的是客戶的真實(shí)名稱。盡管來電話的人幸運(yùn)地被他的女朋友誤解了，但這位項(xiàng)目經(jīng)理仍然心有余悸。
在解決商業(yè)問題的時(shí)候，也許你不需要保守商業(yè)秘密，但也許需要。問自己幾個(gè)簡單的問題：如果你坐在飛機(jī)上，你的競爭對手之一看到了你的工作內(nèi)容，會(huì)發(fā)生什么情況?如果是你所在的公司與此事無關(guān)的人看到了呢?如果是你的上司看到了呢?
如果你的工作內(nèi)容是某些比較敏感的事情，最好還是謹(jǐn)慎一點(diǎn)。不要把重要的文件隨處亂扔。晚上離開之前把桌子和文件柜鎖上。不要在團(tuán)隊(duì)之外談?wù)摴ぷ髦械奶厥鈫栴}(只有在不會(huì)造成安全問題的前提下，你才可以告訴人們你的重要性)。不要把具有敏感性的材料帶到公開場合去——敏感性的意思是競爭對手或者是記者有可能感興趣的任何東西。對于你在電話中的說話內(nèi)容要留一點(diǎn)神，在發(fā)傳真、電子郵件或聲訊郵件的時(shí)候尤其要注意：它們很容易落入他人之手。
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