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管理工作中溝通的關(guān)鍵點(diǎn)
一項(xiàng)調(diào)查表明，管理者70%的時(shí)間都是用在溝通上，例如開會(huì)、做報(bào)告、討論問題、交代工作等，而70%的問題又都是由于溝通不暢引起的。上司與下屬之間只有達(dá)成共識(shí)，才能相向而行，下屬做出來的正是上司希望得到的。下面是yjbys小編為大家?guī)淼墓芾砉ぷ髦袦贤ǖ年P(guān)鍵點(diǎn)的知識(shí)，歡迎閱讀。
1.清晰地闡明你對(duì)下屬的期望
抽個(gè)時(shí)間，逐一找你的每一個(gè)下屬談一談，先讓下屬談?wù)勊麑?duì)自己的崗位是如何理解的，比如對(duì)于崗位責(zé)任、界限、標(biāo)準(zhǔn)，做到什么樣才算做好了，做到什么樣才算優(yōu)秀了，談?wù)勊男哪恐心銓?duì)他的要求是什么。
之后，你對(duì)照一下，他對(duì)這個(gè)崗位、職位、職責(zé)的理解與你的理解一致嗎?有出入嗎?他心目中理解的你對(duì)他的期望與你想的是一致的嗎?如果你們雙方比較一致，說明你們之間的溝通比較好，自然工作效率就會(huì)比較高，大家相處也比較順當(dāng)。
下屬不清楚上司對(duì)自己的期望標(biāo)準(zhǔn)，這是上司的失職。如果是這樣，你首先要補(bǔ)上這一課，找你的下屬做一次深刻的溝通吧，清晰地表明你對(duì)他的期望和要求，把話說白了，說通了，大家都痛快。
2.確保說清楚了
下屬工作沒做好有時(shí)候責(zé)任不在下屬，是因?yàn)楣芾碚邲]有交代清楚。安排工作要清晰具體對(duì)于下屬完成任務(wù)很重要，不要讓下屬干著活還要猜測(cè)上司的心思，這樣太累了。
給下屬布置任務(wù)時(shí)，作為上司，必須清楚地了解工作任務(wù)：需要完成什么任務(wù)?任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)是什么?哪些是完成工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?下屬工作完成過程會(huì)遇到哪些困難?自己能提供怎樣的支持?布置工作時(shí)員工會(huì)有什么反應(yīng)?等。
而現(xiàn)實(shí)中，很多管理者用簡(jiǎn)單的、籠統(tǒng)的幾句話來布置任務(wù)，似乎有意要考驗(yàn)下屬的領(lǐng)悟能力，結(jié)果是下屬?zèng)]聽清沒聽懂，卻又不好意思反問，只好靠自己的臆想來猜測(cè)，致使任務(wù)難以有效完成。建議將任務(wù)以書面化的形式確認(rèn)，如用電子版文件、手寫、郵箱或即時(shí)通訊等方式，讓你的下屬對(duì)任務(wù)一目了然。
3.確保下屬聽明白了
你說得清楚并不一定保證你的下屬聽得明白。即使你將工作任務(wù)詳細(xì)的打印出來，你的下屬仍然會(huì)對(duì)工作任務(wù)有不明白和不理解的地方。一方面，是你說的不夠細(xì)致不夠周到，另一方面也可能是下屬理解有差異。
因此，為了確保工作任務(wù)的有效完成，上司必須讓下屬有機(jī)會(huì)將工作任務(wù)疑惑、疑問或不明白表達(dá)出來，并得到你的具體回復(fù)和解決，使得工作任務(wù)更加細(xì)致、清晰。使得下屬接受工作任務(wù)時(shí)明明白白：知道要做什么?怎么做?做成怎樣?當(dāng)工作部署完了之后，管理者可以用復(fù)述和詢問來了解下屬是否真的明白了工作要求：
——“好的，我要說的就這些，為了防止偏差，請(qǐng)你復(fù)述一下我剛才的要點(diǎn)好嗎?”
——“好的，我要說的就這些，對(duì)這項(xiàng)任務(wù)，你有什么意見或建議嗎?”
——“好的，我要說的就這些，你有什么不清楚的地方嗎?”
4.明確時(shí)間和進(jìn)度
沒有最后期限的工作就等于永遠(yuǎn)不可能完成的工作。在你布置工作的同時(shí)，要明確告訴下屬什么時(shí)候必須完成，關(guān)鍵的時(shí)間節(jié)點(diǎn)在哪里、在不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)都要完成哪些階段成果。
執(zhí)行過程中還要委派他人或親自檢查進(jìn)展情況，時(shí)刻提醒下屬要按時(shí)、按質(zhì)、按量完成工作，只有保證過程的完美，才能得到滿意的結(jié)果。一般來講，按照5W2H的方法，就可以讓工作布置變得明確具體。
(1)WHAT——是什么?做什么工作?目的是什么?
(2) WHY——為什么?為什么要這么做?理由何在?原因是什么?
(3) WHERE——何處?在哪里做?從哪里入手?
(4) WHEN——何時(shí)?什么時(shí)間完成?什么時(shí)機(jī)最適宜?
(5) WHO——誰?由誰來承擔(dān)?誰來完成?誰負(fù)責(zé)?與誰一起做?誰來協(xié)助?
(6) HOW——怎么做?如何提高效率?如何實(shí)施?方法、步驟怎樣?
(7) HOW MUCH——多少?做到什么程度?達(dá)到什么樣的數(shù)量、質(zhì)量、效率、成本標(biāo)準(zhǔn)?
5.做好事前、事中的跟進(jìn)溝通
(1 )傾聽下屬的想法。
華為總裁任正非說：“要讓聽得見炮聲的人做決策”。員工工作在第一線，他們也許更了解實(shí)際情況，更知道用什么樣的方法是最好的。
(2 )引導(dǎo)下屬的想法。
有時(shí)候下屬?gòu)淖约旱慕嵌瘸霭l(fā)，看問題找方法可能是片面的，可能會(huì)與團(tuán)隊(duì)的整體工作或者長(zhǎng)遠(yuǎn)利益有沖突，這時(shí)候，上司應(yīng)該積極鼓勵(lì)，耐心引導(dǎo)，分析他們意見的利弊，讓下屬認(rèn)識(shí)到自己的局限性。
(3 )告訴原因。
不僅要告訴下屬做事的方法，還要告訴下屬為什么這樣的方法是對(duì)的，是好的。如果不按照這樣的方法做會(huì)產(chǎn)生什么樣的不利后果。
(4 )適時(shí)檢查反饋。
把工作任務(wù)分解為幾個(gè)小的階段，與下屬一起明確工作過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，以及在這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)的溝通要求，通過了解進(jìn)展情況，及時(shí)輔導(dǎo)，使之朝期望的方向前進(jìn)。
(5 )確定優(yōu)先順序。
如果下屬手頭的工作比較多、比較雜，要與下屬一起確定他工作的優(yōu)先順序，確保上下之間的對(duì)工作優(yōu)先順序的一致認(rèn)可。
6.先征求意見，再下命令
運(yùn)用5W2H的方法可以清晰地下達(dá)指示，但是也有弊端，這會(huì)給員工一種被迫的感覺，被壓制的感覺，所以，這種方法應(yīng)該區(qū)別使用。比如對(duì)熟練的、素質(zhì)高、領(lǐng)悟力強(qiáng)的下屬只需交代一下任務(wù)、時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)等就可以了，如何做，采取什么樣的方法可以征求下屬的意見或者“只問結(jié)果，不問過程”;而對(duì)于新員工、新任務(wù)、不熟練的員工則需要交代詳細(xì)一些。
在下達(dá)命令之前是否和下屬商量一下，是否征求了他們的意見，對(duì)下屬來說感受是不一樣的。不與下屬商量就直接下達(dá)命令，下屬就會(huì)感覺這是在為上司完成任務(wù)，是上司交代的，即使有一定的積極性，但員工不會(huì)發(fā)揮潛能，只是機(jī)械地奉命行事。而且，從管理的角度來看，上司是不是有向下越位的嫌疑，也就是越俎代庖，一竿子插到底，剝奪了下屬自主決策的工作權(quán)。
但是，在一項(xiàng)任務(wù)之前，管理者先征求一下下屬的意見，下屬就會(huì)有一種參與感，感到自己是這項(xiàng)工作的主人，感到上司對(duì)自己的信任和認(rèn)可，是按照自己的想法去做事，做得好不好關(guān)系著自己在上司心目中的形象，所以就必須做好。這樣一來，下屬工作的積極性就調(diào)動(dòng)起來了。
管理者在安排下屬去做事時(shí)，最好多用一些協(xié)商的語氣與下屬溝通，讓下屬知道他們才是工作中的主人翁，你尊重他們的意見，這樣下屬就能愉快地接受，并快速有效地完成。否則，下屬工作起來也是心不甘情不愿的，自然就會(huì)影響工作的積極性。
7.善用即時(shí)溝通工具
微信、QQ群、各種網(wǎng)絡(luò)圈子等網(wǎng)絡(luò)媒體，是日常管理溝通工作的有效補(bǔ)充，是另外一個(gè)平臺(tái)，能讓管理者看問題更全面，并實(shí)現(xiàn)超越時(shí)空的互聯(lián)互通。就團(tuán)隊(duì)溝通來說，沒有一個(gè)渠道或辦法可以完全解決溝通的所有問題。所以，管理者應(yīng)該充分利用多種渠道和方式去交流，以達(dá)成有效管理。
同時(shí)，管理者應(yīng)該用平常心看待微博、微信這樣的溝通平臺(tái)，有的員工在這上面發(fā)泄情緒和抱怨，而這恰恰給了員工一個(gè)情緒疏通、發(fā)泄的通道，而且借助這樣的平臺(tái)也可以多多了解基層員工的想法、狀態(tài)、意見、牢騷，并采取及時(shí)管理措施。
通用管理溝通技巧
1.明確發(fā)送什么以及發(fā)送的目的——What、Why
1)明確發(fā)送信息的目的
溝通要有一個(gè)明確的目標(biāo)，這就是溝通成功是否重要的前提，在與他人溝通的時(shí)候，見面的第一句話應(yīng)該說：“這次我找你的目的是……”“今天我們開會(huì)的目的是……”。明確發(fā)送信息的目的，可以使管理者更好地把握與他人的交往。例如：批語對(duì)方的目的是為了使其更正。某個(gè)員工在工作中出了差錯(cuò)，經(jīng)理找他談話的目的是幫助他找出原因，共同商討如何在今后的工作中避免類似的差錯(cuò)出現(xiàn)。明確了這一目的，經(jīng)理可以通過各種方式與員工交流，達(dá)到目的。如果目的不明確就可能會(huì)無休止的批評(píng)，抱怨下屬，其結(jié)果只會(huì)使下屬感到自卑或產(chǎn)生抵觸情緒，而問題則由一個(gè)變?yōu)槎鄠�(gè)。
2)對(duì)于自己要表達(dá)的內(nèi)容了然于心
在信息交流之前，經(jīng)理應(yīng)該考慮好自己將要表達(dá)的意圖，要抓住中心思想，使用雙方都理解的用語和示意動(dòng)作，并恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用語氣和表達(dá)方式。
2.考慮接受者的情況(Who)
并非所有的經(jīng)理或主管都能意識(shí)到溝通過程的另一半——信息的接受者的重要性。在工作中，我們常常聽到主管這樣的抱怨：“這件事情我說了多少遍，他們(員工)就是不聽�！逼鋵�(shí)信息的接收者往往擁有與發(fā)送者不同的參照系，你認(rèn)為重要的，他可能覺得無所謂。但多數(shù)經(jīng)理都認(rèn)為工資收入是員工工作最重要的動(dòng)因，于是動(dòng)不動(dòng)就告訴員工：“你再這樣，我就要扣你的工資�！边@樣很難到達(dá)預(yù)期的效果。主管在發(fā)送信息時(shí)，必須要考慮到接受者的觀念、需要和情緒而區(qū)分對(duì)象，因人而異。例如對(duì)水平不高的一線員工，用他根本聽不懂的專業(yè)語言來傳遞信息，你可能認(rèn)為“非常明確”，可是他們卻一點(diǎn)也聽不懂，結(jié)果只能是接受不良，溝通無效。
3.選擇恰當(dāng)?shù)陌l(fā)送方式(How)
為求得良好的溝通效果，督導(dǎo)在發(fā)送信息時(shí)應(yīng)根據(jù)發(fā)送的具體內(nèi)容，選擇最合適的溝通方式。
電話：溝通速度快，適用于短小信息，表達(dá)簡(jiǎn)單思想和情感。
開會(huì)或面對(duì)面：傳遞思想，情感最全面，信息量最大。
書面：溝通具有相對(duì)持久且便于使用，也可以傳遞準(zhǔn)確的信息，但傳遞速度較慢。
4.選擇合適的時(shí)間(When)
溝通要選擇有利的時(shí)機(jī)，常見的情況是，主管或督導(dǎo)常常一上班就訓(xùn)斥下屬，搞得下屬一天情緒不好。假如不是緊急的事，最好在員工下班時(shí)批評(píng)員工。又如，獎(jiǎng)罰要及時(shí)，否則，時(shí)過境遷，效果就大打折扣。
5.選擇合適的地點(diǎn)(Where)
選擇在自己的辦公室與下屬談話或者選擇在公共區(qū)域與下屬談話，對(duì)下屬的心理影響是有明顯區(qū)別的，也會(huì)直接影響談話效果。
做什么事都要講究方法，溝通也不例外，在與員工溝通前先要理清思路，抓住重點(diǎn)，并能換位思考，選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)用適當(dāng)?shù)姆绞脚c員工溝通，才能達(dá)到目的，一擊即中的解決問題，既完成了上級(jí)下達(dá)的指令又能保持工作的協(xié)調(diào)一致性，使我們基層的員工能更出色的完成工作，為企業(yè)創(chuàng)造效益。
總之，我們?cè)诠ぷ�、生活中可能�?huì)遇到各種各樣的人、各種各樣的情況，需要及時(shí)采取最佳的方式進(jìn)行溝通交流，以期調(diào)整不利因素而達(dá)到我們的目標(biāo)。永遠(yuǎn)不要忘記溝通的目標(biāo)是什么，也不要輕視溝通的每一個(gè)細(xì)節(jié)。
溝通也是一個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)閱歷等等綜合的體現(xiàn)，我們每個(gè)人都很難說自己已經(jīng)能很好的掌握溝通這門藝術(shù)了，我們都需要在今后的工作和生活中不斷的總結(jié)，不斷的思考，不斷的提高來完善它，良好的溝通技巧，能事半功倍。因此，我們?cè)诠ぷ髦屑匆岣呃斫鈩e人的能力，也要增加別人理解自己的可能性。
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