會展招展應(yīng)該注意什么

　　在的招展過程中，如果能夠?qū)ふ业街С旨皡f(xié)助單位作為對口的合作單位，組團(tuán)作為展覽會的招展代理，將是一個非常不錯的選擇，也是招展成功的重要環(huán)節(jié)。下面是小編精心整理的會展招展應(yīng)該注意什么，歡迎閱讀與收藏。

　　計劃立項

　　1、工作時段安排；包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費(fèi)用計劃表

　�。�1）包括可行性報告分析立項的條件；進(jìn)行市場調(diào)查對行業(yè)而言項目的利潤增長點(diǎn)是否夠大地域性的考慮。要結(jié)合本地的實際特點(diǎn)，立項要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。時間性或者季節(jié)性的考慮。項目內(nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類的。同時時間上要考慮避免國內(nèi)知名展會的沖突。

　�。�2）實施的具體方案

　　（3）宣傳費(fèi)用計劃表

　　A、廣告時間段的投入

　　以4—6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始（前兩個月）為總宣傳費(fèi)用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入]；三個月左右，重點(diǎn)投入為總宣傳費(fèi)用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費(fèi)用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業(yè)媒體]

　　B、廣告投放的形式

　　戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間）

　　雜志報紙媒體廣告（主要是專業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行）

　　2、找主辦單位

　�。�1）主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾�有�?quán)威性、知名度等

　　（2）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務(wù)，費(fèi)用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。

　　3、申請各種批文

　　4、場地聯(lián)系

　　以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會，主要是引起百姓關(guān)注的；而國際會展中心主要進(jìn)行專業(yè)性的展會。

　　5、聯(lián)系宣傳媒體

　�。�1） 對象

　　專業(yè)媒體和大眾媒體

　�。�2） 方式

　　直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。

　　6、制作邀請函

　　7、建立客戶名錄（通過會刊收集和雜志、網(wǎng)站等）

　　實施招展

　　1、招展方式

　　主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E—MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

　　2、招展的步驟

　�。�1）發(fā)布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發(fā)給客戶名錄中的單位）

　�。�2）跟蹤拜訪（找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人）

　　A、在對方收到邀請函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產(chǎn)生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）； 針對第一種客戶： 問清客戶需求 要求進(jìn)一步促成購買 愉快地答應(yīng)客戶的 針對第二種客戶： 了解客戶拒絕的原因 為面談作好準(zhǔn)備二次面談向客戶推薦下一屆展覽會要求客戶介紹其它客戶保持關(guān)系，待以后聯(lián)系針對第三種客戶：問清客戶需求和異議進(jìn)行第二次拜訪消除顧客顧慮

　　3、招展中用到的文書

　　項目邀請函、展位確認(rèn)書、參展商指南

　　實施招商

　　（1） 在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商

　�。�2） 通過媒體可以間接招來一些參觀商

　�。�3） 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場進(jìn)行專業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請；打電話邀請。

　�。�4） 組辦單位為展會提供的工作

　　相關(guān)活動

　　展覽會的相關(guān)活動，是指研討會、技術(shù)交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會的形象與檔次。

　　展會現(xiàn)場

　�。�1） 布展

　　參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運(yùn)輸?shù)?/p>

　　（2） 開展

　　現(xiàn)場的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的服務(wù)等

　　展會后的控制工作

　　包括參觀參展的意見反饋等，后期了解工作。

　　展會進(jìn)行招展需要注意什么

　　組團(tuán)的優(yōu)勢表現(xiàn)在：

　　第一，能提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞；第二，善用資源，優(yōu)勢互補(bǔ)，加快資源整合；第三，最大限度地挖掘新客戶，壯大參展隊伍；第四，最大限度地降低招展成本。

　　招展合作單位的要求與條件

　　1．能切實有效地開展組團(tuán)工作；

　　2．在該行業(yè)有較高的信譽(yù)和威望；

　　3．有一定的組團(tuán)招展經(jīng)濟(jì)實力；

　　4．能指派專職人員負(fù)責(zé)該項工作；

　　5．有豐富的招展組團(tuán)工作經(jīng)驗。

　　建立展覽營銷網(wǎng)絡(luò)

　　合作招展（組團(tuán)）單位一般包括：行業(yè)的政府主管部門、行業(yè)的權(quán)威協(xié)會、具有廣泛影響力的行業(yè)媒體、主辦單位的分支機(jī)構(gòu)、辦展機(jī)構(gòu)（公司），還有是海外的代理機(jī)構(gòu)（國際展）的建立。

　　1主要的媒介合作伙伴

　�。�1）行業(yè)協(xié)會和商會

　　行業(yè)協(xié)會和商會在行業(yè)里有重要的影響和強(qiáng)大的號召力，它們一般擁有自己擅長的領(lǐng)域和自己的營銷渠道，也有自己獨(dú)特的營銷技巧和營銷手段，與這些單位合作，能很好地優(yōu)勢互補(bǔ)。

　�。�2）國內(nèi)外著名展覽機(jī)構(gòu)

　�。�3）專業(yè)報刊雜志

　　行業(yè)內(nèi)的專業(yè)報刊雜志對本行業(yè)有一定的影響，也有一批熟悉的客戶，對行業(yè)發(fā)展趨勢比較了解，聯(lián)系比較廣泛，不僅可以充當(dāng)營銷宣傳的喉舌，還可以直接招展。

　�。�4）國際組織

　　一些相關(guān)的國際組織具有一定的權(quán)威性，在國際上有較強(qiáng)的號召力，與他們合作往往能很好地帶動國外企業(yè)參展。

　　（5）各種招展代理

　　所謂代理，即對某一地區(qū)、某個專業(yè)擁有一定客戶的中介機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、咨詢機(jī)構(gòu)等。招展代理是與辦展機(jī)構(gòu)緊密合作的專門的招展單位，適當(dāng)?shù)匕l(fā)展招展代理對展會招展很有好處。主辦方可以委托他們代理招展，當(dāng)然，按照國際慣例是有償代理的。

　�。�6）行業(yè)知名企業(yè)

　　行業(yè)知名企業(yè)在行業(yè)里有一定的號召力，它們的參展對其他企業(yè)有很好的示范效應(yīng)，會帶動一批企業(yè)參展。

　�。�7）國外同類展會

　　與國外同類展會合作，在各自的展會上推廣對方的展會，或采取其他合作方式爭取彼此合作、營銷互贏。

　　（8）外國駐華機(jī)構(gòu)

　　外國駐華使館和領(lǐng)事館以及其他機(jī)構(gòu)，如貿(mào)易代表處、辦事處等，它們不僅對該國比較熟悉，聯(lián)系方便，而且對所在國也很了解，它們向該國企業(yè)推薦的展會一般能取得該國企業(yè)的信任。

　�。�9）政府有關(guān)部門

　　與政府部門合作不僅有利于招展，還能取得很多其他便利條件。

　　（10）網(wǎng)絡(luò)

　　基于網(wǎng)絡(luò)的展覽營銷具有全天候、跨國界、即時性、交互式、多媒體甚至媒體拉式與推式功能兼?zhèn)涞让黠@優(yōu)于傳統(tǒng)營銷方式的特點(diǎn)。企業(yè)以網(wǎng)絡(luò)為平臺在產(chǎn)品售前、售中、售后各環(huán)節(jié)展開全程市場營銷活動，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢和功能，最大限度地滿足客戶需求，以達(dá)到開拓市場、樹立形象、促進(jìn)銷售和增加盈利的經(jīng)營目的。

　　從展覽機(jī)構(gòu)利用網(wǎng)絡(luò)資源和技術(shù)的深度和廣度來分，網(wǎng)絡(luò)營銷的基本形式包括利用網(wǎng)絡(luò)媒體登載廣告、利用電子郵箱進(jìn)行郵件營銷和利用網(wǎng)站進(jìn)行全方位網(wǎng)絡(luò)營銷三種基本形式。從展覽機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)營銷的具體功能來分，網(wǎng)絡(luò)營銷包括網(wǎng)上調(diào)查、網(wǎng)上形象塑造、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品展示、網(wǎng)絡(luò)促銷、網(wǎng)絡(luò)分銷、網(wǎng)絡(luò)公關(guān)、網(wǎng)絡(luò)客戶服務(wù)等形式。

　　網(wǎng)絡(luò)營銷的發(fā)展經(jīng)過三個階段：試探營銷階段、電子郵件營銷階段、網(wǎng)站營銷階段。目前在會展業(yè)的網(wǎng)絡(luò)營銷領(lǐng)域工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到了網(wǎng)站建設(shè)，包括域名申請、網(wǎng)站規(guī)劃、網(wǎng)頁制作、網(wǎng)站發(fā)布、網(wǎng)站推廣以及網(wǎng)站的管理和維護(hù)。一般大型展會都有自己的網(wǎng)站來宣傳展會，在網(wǎng)絡(luò)上宣傳也是一個不錯的選擇。