安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院公文管理辦法

　　為幫助大家了解安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院公文管理的相關(guān)信息，下面，小編為大家提供安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院公文管理辦法，全文如下：

　　第一章 總則

　　第一條 為進(jìn)一步做好公文處理工作，促進(jìn)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理的質(zhì)量與效率，根據(jù)國家關(guān)于公文處理的規(guī)范及格式要求，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于學(xué)院級(jí)公文處理，各教學(xué)單位、部門公文處理參照本辦法執(zhí)行。

　　第三條 院長辦公室(以下簡(jiǎn)稱院辦)為學(xué)院公文歸口管理部門，對(duì)全院各部門的公文處理工作進(jìn)行規(guī)范性指導(dǎo)、檢查。

　　第二章 公文種類

　　第四條 學(xué)院公文種類主要有：

　　(一)決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

　　(二)決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)部門和人員、變更或者撤銷下級(jí)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

　　(三)公告、公示。適用于向校內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。

　　(四)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

　　(五)意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

　　(六)通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

　　(七)通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

　　(八)報(bào)告。適用于向上級(jí)主管部門匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)單位的詢問。

　　請(qǐng)示。適用于向上級(jí)主管部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

　　(十)批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　(十一)函。適用于向相關(guān)政府部門以及與學(xué)院合作單位等商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

　　(十二)紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。具體紀(jì)要行文格式及要求參照《安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院會(huì)議管理制度》(院字〔2014〕55號(hào))執(zhí)行。

　　第三章 公文構(gòu)成

　　第五條 5公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等組成。

　　(一)份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。

　　(二)密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”。涉密公文應(yīng)標(biāo)志密級(jí)和保密期限，保密期限根據(jù)保密需要標(biāo)注。

　　(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。公文緊急程度分為“特急”、“加急”，各類院級(jí)公文緊急程度在擬稿封面和來文承辦處理單上標(biāo)識(shí)。

　　(四)文頭標(biāo)志。學(xué)院各類公文的文頭標(biāo)志為“安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院文件”。

　　(五)發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成(編號(hào)示例：院字〔2015〕1號(hào)、院辦字〔2015〕1號(hào))。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦單位的發(fā)文字號(hào)。學(xué)院發(fā)文單位代字根據(jù)等級(jí)分為一級(jí)發(fā)文代字和二級(jí)發(fā)文代字：

　　1.一級(jí)發(fā)文代字根據(jù)涉及的內(nèi)容分為：

　　(1)院董字，適用于學(xué)院重大戰(zhàn)略決策、重要事項(xiàng)審議、院領(lǐng)導(dǎo)任免、董事會(huì)決議等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為學(xué)院董事會(huì);

　　(2)院字，適用于除董事會(huì)以外的全局性和重大事項(xiàng)工作部署、發(fā)布重要決定和全院性規(guī)章制度、通報(bào)重要事項(xiàng)、請(qǐng)示、報(bào)告等上行文、學(xué)院中層干部任免等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為院長辦公室;

　　(3)院函字，適用于學(xué)院向相關(guān)政府部門以及與學(xué)院合作單位等商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為院長辦公室;

　　2.二級(jí)發(fā)文代字根據(jù)涉及的內(nèi)容分為：

　　(1)院黨字，適用于學(xué)院黨組織建設(shè)、黨員發(fā)展、黨校等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為黨委;

　　(2)院辦字，適用于學(xué)院行政、全局性事項(xiàng)工作具體落實(shí)等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位院長辦公室;

　　(3)院教字，適用于學(xué)院教學(xué)、學(xué)籍、圖書館、信息化、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為教務(wù)處;

　　(4)院科字，適用于學(xué)院教科研等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為科技處(籌);

　　(5)院學(xué)字，適用于學(xué)生管理、資助、團(tuán)委工作等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為學(xué)生處;

　　(6)院招就字，適應(yīng)于學(xué)院招生、就業(yè)等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為招就處(籌);

　　(7)院財(cái)字，適用于學(xué)院財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、審計(jì)類等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為財(cái)務(wù)處;

　　(8)院后保字，適用于學(xué)院后勤保障、安全保衛(wèi)等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為后勤保衛(wèi)處;

　　(9)院外字，適用于學(xué)院對(duì)外合作有關(guān)工作行文，發(fā)文及文件管理主體單位為對(duì)外合作處;

　　(10)院素拓字，適用于大學(xué)生綜合素質(zhì)教育等工作行文。發(fā)文及文件管理主體單位為大學(xué)生綜合素質(zhì)拓展中心;

　　(11)院監(jiān)審字，適用于學(xué)院監(jiān)察與審計(jì)委員會(huì)工作行文，發(fā)文及文件管理主體單位為監(jiān)察與審計(jì)委員會(huì);

　　(12)其他尚未設(shè)置的機(jī)構(gòu)(含中心、委員會(huì)等)，在產(chǎn)生具體發(fā)文需求后由院長辦公室參照上述規(guī)范明確發(fā)文字號(hào);

　　(13)以上所有發(fā)文代號(hào)僅指學(xué)院內(nèi)部工作行文，凡涉及對(duì)外報(bào)送的有關(guān)文件，或者涉及學(xué)院內(nèi)部重大事宜的，不得以二級(jí)發(fā)文代字報(bào)送或者發(fā)文，應(yīng)提交一級(jí)發(fā)文代字報(bào)送或者發(fā)文。

　　(六)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

　　(七)標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。

　　(八)主送單位。公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

　　(九)正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

　　(十)附件說明。公文附件的順序號(hào)和名稱。

　　(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱。

　　(十二)成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

　　(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。

　　(十四)附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。

　　(十五)附件。公文正文的.說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件如包含規(guī)章制度、方案等需標(biāo)明版本信息的應(yīng)在該附件封面標(biāo)注版次。版次標(biāo)注格式為“年度信息-版本信息”，如“2015(1.0)版”。

　　(十六)抄送單位。除主送單位外需執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

　　(十七)印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。

　　(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號(hào)。

　　第四章 公文格式

　　第六條 頁邊與版心尺寸。公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm,公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm,版心尺寸為156mm×225mm。

　　第七條 字體字號(hào)。一般采用3號(hào)仿宋。特殊情況可適當(dāng)調(diào)整。

　　第八條 行數(shù)和字?jǐn)?shù)。一般每面排22行，每行28個(gè)字，并撐滿版心。特殊情況可適當(dāng)調(diào)整。

　　第九條 文字顏色。如無特殊說明，公文中文字顏色均為黑色。

　　公文各要素具體格式規(guī)范見附件1：安徽工程大學(xué)機(jī)電學(xué)院公文格式(GB/T 9704-2012)

　　第五章 行文規(guī)則

　　第十條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的單位。

　　第十一條 向上級(jí)單位行文。向上級(jí)單位行為應(yīng)注意：

　　(一)原則上主送一個(gè)上級(jí)單位，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位和同級(jí)單位，不抄送下級(jí)單位。

　　(二)請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　(三)領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個(gè)上級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)單位。

　　第十二條 向下級(jí)單位行文。主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位。

　　第十三條 聯(lián)合行文。同級(jí)單位必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于單一部門職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。

　　第十四條 平行文。同級(jí)別單位間的互相行文。