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秘書辦公室事務(wù)與管理
今天人們談到秘書，往往與文牘，領(lǐng)導(dǎo)的助手、智囊、參謀等聯(lián)系在一起，有的聯(lián)系得更廣泛一些。下面是yjbys小編為大家?guī)淼年P(guān)于秘書辦公室事務(wù)與管理的知識(shí)，歡迎閱讀。
秘書辦公室事務(wù)與管理
一、鑒定要點(diǎn)
掌握對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查的方法;做好信息的保密工作;能夠處理日常辦公事務(wù)，如安排值班、履行報(bào)銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理;辦公設(shè)備和辦公用品的發(fā)放和管理;編制時(shí)間表的方法;管理領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日志;熟悉文書形成與處理的基本程序。
二、重點(diǎn)提示
1.對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境
(1)安全檢查的方法
1)確定檢查周期。
2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險(xiǎn)。
3)發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決。
4)發(fā)現(xiàn)隱患，認(rèn)真填寫“隱患記錄及處理表”。
(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求
1)建筑堅(jiān)固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。
2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。
3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。
4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。
5)飲用水符合健康安全要求。
2.做好信息的保密工作
(1)口頭信息的安全保密工作
1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。
2)在沒有確認(rèn)對(duì)方身份前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)等給出保密信息。
3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。
4)按會(huì)議要求傳達(dá)會(huì)議信息。
(2)紙面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要?dú)w類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。
2)離開辦公室時(shí)，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級(jí)信息由工作人員親自送交收件人。
3)當(dāng)傳真保密信息時(shí)，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機(jī)旁。
4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里;不再需要的保密文件要銷毀。
(3)電子信息的安全保密工作
1)計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時(shí)要人不離機(jī)。
2)在提交電子信息前要向上級(jí)核對(duì)，不能給未被授權(quán)的人;有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。
3)使用密碼保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換;不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒;重要文件要做備份。
3.安排值班工作，編制值班表
(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。
(2)值班表包括的內(nèi)容
1)列出值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。
2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。
3)用簡(jiǎn)短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。
(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。
4.零用現(xiàn)金的管理
辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量的辦公用品。
(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。
(2)需要使用零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認(rèn)真核對(duì)零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。
(3)秘書要認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。
(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。
(5)當(dāng)支出的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返還進(jìn)行周轉(zhuǎn)。
5.商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷
(1)申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。
(2)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款;另一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。
(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請(qǐng)者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。
(4)如計(jì)劃的費(fèi)用需要超出時(shí)，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報(bào)銷。
秘書辦公室事務(wù)與管理
一、辦公室工作的主要職責(zé)、地位和作用
首先辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)地稅工作帶來被動(dòng)或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開展和各項(xiàng)稅收任務(wù)的完成。
其次辦公室工作能不能得到加強(qiáng)，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)，在于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的認(rèn)識(shí)和重視，如果把辦公室單純地作為后勤服務(wù)單位而忽視其參謀、助手作用來認(rèn)識(shí)，辦公室就變成了勤雜室，辦公室工作人員每天就會(huì)沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時(shí)間去抓信息工作和搞調(diào)查研究。下情不了解，談不上給領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。如果領(lǐng)導(dǎo)重視、關(guān)心、支持辦公室工作，從政治上關(guān)心他們，給他們提供盡可能多的學(xué)習(xí)提高機(jī)會(huì)，盡可能地改善他們的工作環(huán)境和條件，從工作上支持他們，從生活上關(guān)心他們，從心靈上理解他們，肯定會(huì)使辦公室不僅能夠穩(wěn)定住隊(duì)伍，而且還會(huì)有很大的吸引力，達(dá)到其充分調(diào)動(dòng)他們努力工作的積極性。
二、具備擔(dān)當(dāng)辦公室主任的條件
(一)辦公室工作有利于提高自己的綜合素質(zhì)，全面發(fā)展自己。能否有效發(fā)揮辦公室的.整體作用，關(guān)鍵在于辦公室主任，因?yàn)檗k公室主任的職責(zé)是主持辦公室的全面工作，既要參與領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)重大問題的討論與決策，又要組織參與日常的瑣碎事務(wù)，要帶領(lǐng)和組織辦公室人員努力完成承擔(dān)的各項(xiàng)工作任務(wù)，一個(gè)稱職的辦公室主任必須具備與相適應(yīng)的政治理論水平、文化知識(shí)、專業(yè)知識(shí)和管理水平。
(二)從我從事眾多工作崗位來看，越是雜務(wù)事情多，工作煩瑣的工作崗位和工作環(huán)境越富有吸引力和挑戰(zhàn)性，越是能夠?qū)W到新知識(shí)、新經(jīng)驗(yàn)，增長(zhǎng)新才干，開拓新視野，挖掘新潛力，辦公室崗位就是用武之地和鍛煉的最好場(chǎng)地。對(duì)人生閱歷的增長(zhǎng)和能力的培養(yǎng)都是一次難得的鍛煉機(jī)遇。但是，挑戰(zhàn)與機(jī)遇同在，壓力與動(dòng)力并存，在辦公室工作將會(huì)嘗到更多的酸甜苦辣。但是辦公室主任崗位能夠鍛煉自己，獲取多方面知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高自身綜合素質(zhì)。
(三)要具備擔(dān)當(dāng)辦公室主任所必須的政治素質(zhì)和個(gè)人品質(zhì)。
1、敬業(yè)精神要強(qiáng)，工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴(yán)明的組織紀(jì)律性，吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，這是干好辦公室工作的前提條件。
2、思想要活躍，要有解放思想，實(shí)事求是的優(yōu)良作用，接受新生事物要快，愛學(xué)習(xí)，愛出點(diǎn)子，改革和超前意識(shí)要強(qiáng)，在工作中要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，才能不斷開拓新局面。
3、辦事要穩(wěn)妥，處事要嚴(yán)謹(jǐn)，在廉潔自律上要求嚴(yán)格，嚴(yán)于律已，要起模范帶頭作用，這是做好各項(xiàng)工作的保證。
4、要信奉誠實(shí)、正派的做人要誠實(shí)、正派，要有高尚的道德品質(zhì)，樸實(shí)的工作作風(fēng)，公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，做到堂堂正正做人，認(rèn)認(rèn)真真做事;所謂“樸實(shí)”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就是一個(gè)好同志;所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂，不能像墻頭蘆葦隨風(fēng)倒，看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事;要謙虛謹(jǐn)慎，慎用權(quán)力，知人善任，能夠與人團(tuán)結(jié)共事，而且具有良好的協(xié)調(diào)能力和工作方法。有了成績(jī)歸功于大家，出了問題要主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，關(guān)心下屬要一視同仁，始終發(fā)揮整體合力的戰(zhàn)斗作用。
(四)要具有擔(dān)當(dāng)辦公室主任必須的知識(shí)能力從辦公室的職能來看，綜合性強(qiáng)，職能繁雜，擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)、文秘、協(xié)調(diào)、后勤服務(wù)和機(jī)關(guān)管理等多項(xiàng)工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。
1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，加之辦公室崗位的要求，必須要一定的政治理論水平，才能適應(yīng)辦公室工作的需要。因此，平時(shí)注重學(xué)習(xí)，理解掌握有關(guān)國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。
2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎(chǔ)，同時(shí)，要熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，包括稅收知識(shí)、財(cái)會(huì)知識(shí)和科學(xué)文化知識(shí)，文字功底和語言表達(dá)能力以及工作方法，如果不具備這一點(diǎn)，那么不論起草文件還是開會(huì)發(fā)言答復(fù)問題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。
3、要有一定的組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。辦公室的所有工作，本人在辦公室12年工作中不同程度地實(shí)踐過。我認(rèn)為辦公室工作不單是要對(duì)辦公室崗位本身熟悉，而且要對(duì)本部門整個(gè)工作有所了解。只有對(duì)稅收工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎(chǔ)。