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Word排版實用技巧詳解

　　Word的排版功能十分強大，在排版的過程中應(yīng)采用一些技巧，這樣不僅可以節(jié)約時間，而且排出來的版式也非常標(biāo)準(zhǔn)。

　　1．分欄排版

　　使用Word的分欄排版功能可以制作出較有特色的文檔版面，使整個頁面更具可觀賞性。這種版式被廣泛應(yīng)用于報刊、雜志等形式的媒體中。

　　1）創(chuàng)建分欄版式

　　創(chuàng)建分欄版式的具體操作步驟如下：

　　1）在需要創(chuàng)建分欄版式的文檔中，選擇【格式】→【分欄】命令，打開【分欄】對話框。

　　2）在【預(yù)設(shè)】區(qū)中選擇一種分欄樣式，在【寬度和間距】區(qū)中設(shè)置各欄之間的間距與欄寬，然后單擊按鈕。

　　2）刪除分欄

　　刪除分欄的具體操作步驟如下：

　　1）在需要刪除分欄版式的文檔中，選擇【格式】→【分欄】命令，打開【分欄】對話框。

　　2）在【預(yù)設(shè)】區(qū)中選擇【一欄】選項，然后單擊按鈕。

　　2．首字下沉

　　首字下沉是指將段落的第一個字符下沉，使其占據(jù)兩行或兩行以上的位置。

　　設(shè)置首字下沉的具體操作步驟如下：

　　1）將鼠標(biāo)光標(biāo)定位到要設(shè)置首字下沉的段落中或選擇段落的第一個字符。

　　2）選擇【格式】→【首字下沉】命令，打開【首字下沉】對話框。

　　3）在【位置】區(qū)中選擇字符下沉方式，在【字體】下拉列表框中選擇下沉字符的字體，在【下沉行數(shù)】數(shù)值框中輸入下沉的行數(shù)，在【距正文】數(shù)值框中輸入下沉字符與正文的距離。設(shè)置完成后，單擊按鈕。

　　3．項目符號和編號

　　為了使文檔的內(nèi)容清楚明了，經(jīng)常需要在文字前加一些項目符號或連續(xù)的編號。

　　1）添加項目符號

　　添加項目符號的具體操作步驟如下：

　　1）選擇要添加項目編號的段落，然后選擇【格式】→【項目符號和編號】命令，打開【項目符號和編號】對話框。

　　2）單擊【項目符號】選項卡，在下面的列表框中選擇所需的項目符號，然后單擊按鈕。

　　若要取消已有的項目符號，那么應(yīng)先選擇要取消項目符號的段落，然后單擊格式工具欄中的按鈕。

　　2）添加編號

　　Word2003具有自動編號功能，當(dāng)用戶在一個段落的開始處輸入了一個數(shù)字或特殊符號時，Word2003會自動把它格式化為編號列表中的第一項。為一般段落進(jìn)行編號的具體操作步驟如下：

　　1）選擇要添加編號的段落，選擇【格式】→【項目符號和編號】命令，打開【項目符號和編號】對話框。

　　2）單擊【編號】選項卡，在下面的列表框中選擇所需的編號樣式，然后單擊按鈕。

　　4．使用格式刷

　　格式刷是Word中快速復(fù)制格式的工具，它可以將某個已有的格式快速地應(yīng)用到其他文本或段落中。使用格式刷復(fù)制格式的具體操作步驟如下：

　　1）選擇要使用其格式的文本（若要使用某個段落的格式，只需將鼠標(biāo)光標(biāo)插入該段落中即可）。

　　2）單擊【常用】工具欄的【格式刷】按鈕，此時鼠標(biāo)光標(biāo)變?yōu)樾螤睢?/p>

　　3）用變成形狀的鼠標(biāo)光標(biāo)選擇要應(yīng)用該格式的文本。

　　5．創(chuàng)建和使用樣式

　　在編輯各種文檔時，很多文檔都具有相同或相似的格式，可以把相同的格式定義為樣式，然后將該樣式的所有格式應(yīng)用于其他段落或字符中，從而提高文檔編輯速度。

　　按作用范圍來分，樣式分為段落樣式和字符樣式。段落樣式可以定義字體、字號、縮進(jìn)格式、對齊方式、行間距和段間距等；無論采用何種段落格式，都將應(yīng)用于整個段落。字符樣式只限于字體設(shè)置和選用語言的設(shè)置，可用于文本中的任意位置。

　　1）創(chuàng)建樣式

　　Word2003自帶了“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”和“正文”等幾種樣式，但它們都比較簡單，顯然不適用于編輯具有多種復(fù)雜格式的段落。這時，用戶可以自己創(chuàng)建新樣式。創(chuàng)建新樣式的具體操作步驟如下：

　　1）選擇【格式】→【樣式和格式】命令，在窗口右側(cè)彈出【樣式和格式】任務(wù)窗格。

　　2）單擊【樣式和格式】任務(wù)窗格中的按鈕，打開【新建樣式】對話框。

　　3）在【名稱】文本框中輸入新建樣式的名稱，在【樣式類型】下拉列表框中選擇要設(shè)置段落樣式還是字符樣式。

　　1）創(chuàng)建樣式

　　4）在【樣式基于】下拉列表框中選擇一種基準(zhǔn)樣式，然后在【后續(xù)段落樣式】下拉列表框中選擇一個樣式作為新建樣式的后續(xù)段落樣式。

　　5）單擊按鈕，在彈出的下拉列表中選擇一種格式設(shè)置選項，然后在打開的對話框中對新建樣式進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。

　　6）按同樣方法設(shè)置段落樣式的其他格式。

　　7）設(shè)置完成后，單擊按鈕。

　　2）應(yīng)用樣式

　　創(chuàng)建好樣式后，即可將該樣式應(yīng)用于文檔中，具體操作步驟如下：

　　1）將鼠標(biāo)光標(biāo)定位到需要應(yīng)用樣式的段落中（如果創(chuàng)建的是字符樣式，則必須選擇需要應(yīng)用字符樣式的文本）。

　　2）在【樣式和格式】任務(wù)窗格的【請選擇要應(yīng)用的格式】列表框中選擇所需的樣式。此時，當(dāng)前光標(biāo)所在的段落即可應(yīng)用該樣式中所定義的格式。

　　6．創(chuàng)建和使用模板

　　模板與樣式類似：樣式是針對段落格式或字符格式設(shè)置的，而模板是針對整篇文檔的格式設(shè)置的。

　　1）創(chuàng)建模板

　　前面曾經(jīng)介紹過通過Word2003提供的文檔模板創(chuàng)建文檔，但不同的文檔需要的格式和樣式都不同，所以用戶在找不到合適的模板時，就需要自己動手創(chuàng)建。創(chuàng)建模板分兩種情況：一種是根據(jù)文檔創(chuàng)建模板，另一種是根據(jù)模板創(chuàng)建模板。

　　根據(jù)文檔創(chuàng)建模板

　　在編排好一篇文檔后，如果要根據(jù)該文檔的格式來編排其他文檔，那么不必重新建立文檔，只需將該文檔另存為模板，即可非常方便地得到想要的模板。

　　根據(jù)文檔創(chuàng)建模板的具體操作步驟如下：

　　1）打開要作為模板保存的文檔。

　　2）選擇【文件】→【另存為】命令，打開【另存為】對話框。

　　根據(jù)文檔創(chuàng)建模板

　　3）在【保存位置】下拉列表框中選擇保存模板的位置，在【文件名】下拉列表框中輸入模板的文件名，在【保存類型】下拉列表框中選擇【文檔模板】選項，然后單擊按鈕。

　　根據(jù)模板創(chuàng)建模板

　　根據(jù)原有模板創(chuàng)建新模板的具體操作步驟如下：

　　1）選擇【文件】→【新建】命令，打開【新建文檔】任務(wù)窗格，在【模板】區(qū)中單擊鏈接，打開【模板】對話框。

　　2）在該對話框中選擇與要創(chuàng)建的模板相似的模板，然后在【新建】區(qū)中選中單選按鈕。

　　3）單擊按鈕，在新模板中進(jìn)行修改。