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怎樣做好文秘工作
做好文秘工作是一個(gè)稱(chēng)職文秘的基礎(chǔ)，那么怎樣做好呢?一起跟著小編學(xué)習(xí)了。
(一)、基本素質(zhì)
1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書(shū)工作的。
2、心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿(mǎn)仇恨的人，一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書(shū)工作的。
3、思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員，在一個(gè)國(guó)際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛(ài)崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開(kāi)拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。
在現(xiàn)代社會(huì)里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會(huì)的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說(shuō)每天的國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，就在我們身邊，就會(huì)經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢(qián);明天你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個(gè)熟人因腐朽問(wèn)題露餡，進(jìn)去了。。。。。。這些都會(huì)令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財(cái)了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問(wèn)題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好!
做人要心胸寬闊，不要心胸狹窄，小肚雞腸。我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)社會(huì)里生存，每一天
(二)、業(yè)務(wù)素質(zhì)
1、理論知識(shí)：必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括法律、外語(yǔ)、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
2、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。
3、辦事能力：秘書(shū)工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無(wú)論是辦案，辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見(jiàn)“四”)
(三)、文化素質(zhì)
1、社會(huì)科學(xué)學(xué)好專(zhuān)業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對(duì)工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫(xiě)詩(shī)做對(duì)皆不行。后皇帝派了一個(gè)叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對(duì)聯(lián)來(lái)試王的文化，上聯(lián)曰：江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對(duì)之：塞北一天一地一圣人。語(yǔ)出驚人，頓受青睞。江南秀才們進(jìn)而問(wèn)到，先生的學(xué)問(wèn)究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng)吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此，一句對(duì)聯(lián)，一首詩(shī)完成了招考工作。
2、自然科學(xué)：仲裁、調(diào)解案件五花八門(mén)，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識(shí)，如機(jī)械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平時(shí)要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過(guò)程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識(shí)。
3、外語(yǔ)：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國(guó)當(dāng)事人，對(duì)外交往中，無(wú)論是書(shū)面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運(yùn)用外語(yǔ)。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語(yǔ)的，“兩條腿走路”的人才。
(四)此外，學(xué)會(huì)一些有益的技能，如電腦、開(kāi)車(chē)，琴棋書(shū)畫(huà)等，也是很有好處的。
俗話說(shuō)，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會(huì)有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會(huì)有你無(wú)地自容的那一刻。
但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個(gè)“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識(shí)與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。
秘書(shū)人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)
工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。
工作方法：為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過(guò)河：
你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實(shí)
可行的方法。
工作藝術(shù)：通過(guò)運(yùn)用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法，
順利地完成工作任務(wù)，同時(shí)給人以美的感覺(jué)和享受。
作為現(xiàn)代社會(huì)的秘書(shū)人員或管理人員，我們應(yīng)該學(xué)會(huì)：堅(jiān)持工作原則，運(yùn)用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點(diǎn)：
1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當(dāng)事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門(mén)的關(guān)系等。
在協(xié)調(diào)與本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強(qiáng)，凡是愛(ài)有個(gè)前因后果，對(duì)這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時(shí)要講事實(shí)，擺觀點(diǎn)，有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，對(duì)此就要言簡(jiǎn)意賅，直中問(wèn)題的要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣，你也不妨與他(她)開(kāi)開(kāi)玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點(diǎn)，目的是為了更好地做好工作。當(dāng)然，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要敢于提出自己的觀點(diǎn)，要有維護(hù)真理的精神。那種對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無(wú)原則地服從，則是不足取的。那樣，會(huì)使別人懷疑你的人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不一定會(huì)欣賞這種人。
對(duì)待當(dāng)事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹(shù)立良好的部門(mén)形象。不要擺出官僚衙門(mén)的作風(fēng)，也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。
對(duì)仲裁員/調(diào)解員要尊重，當(dāng)好他們的助手和參謀，但不要越俎代庖。要各司其責(zé)，互相配合，共同把工作做好。
此外，要注意與有關(guān)部門(mén)建立和保持良好的工作關(guān)系，如外貿(mào)部門(mén)，商檢機(jī)構(gòu)，會(huì)計(jì)師事務(wù)所等。這對(duì)于我們搞好工作也是大有好處的。
2、要掌握理事藝術(shù)
(1)工作要有計(jì)劃
長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃：五年、三年、一年
短期計(jì)劃：一個(gè)月、一個(gè)星期、每一天
(2)養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣：今日事今日畢，能馬上辦的決不要等一會(huì)兒再辦;一件事情要一抓到底，不要半途而廢。目標(biāo)明確，有始有終。
(3)始終把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先辦，急事先辦，及時(shí)處理;對(duì)大事要高度重視，一抓到底，而相對(duì)來(lái)說(shuō)不太重要的事則可以放后緩辦。
3、要有較高的說(shuō)、寫(xiě)能力，即語(yǔ)言表達(dá)能力和文字寫(xiě)作功夫，
這也是做好秘書(shū)工作必須具備的。
我們?cè)趯?shí)際工作中，都體會(huì)到，秘書(shū)工作涉及到的關(guān)系方方面面，既有人，又有事，千頭萬(wàn)緒，林林總總。然俗語(yǔ)到：“千條線，一根針”，我們就是這根“針”，運(yùn)用得好，你會(huì)有條不紊，游刃有余;運(yùn)用不好，你會(huì)手忙腳亂，焦頭爛額。
秘書(shū)人員的紀(jì)律要求
任何一種組織，都有自己的組織紀(jì)律，作為一個(gè)從事法律工作
的機(jī)構(gòu)，更應(yīng)該如此。
現(xiàn)在，貿(mào)仲、海仲和調(diào)解中心都有自己的“秘書(shū)人員工作守則”，它對(duì)秘書(shū)人員提出了具體的要求，這就是我們的紀(jì)律，每一條都應(yīng)自覺(jué)遵守。各個(gè)“守則”雖然在內(nèi)容上各有特點(diǎn)，但從要點(diǎn)上看，大體上可分為三個(gè)方面：
1、忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè)
2、秉公辦事，廉潔自律
3、保密制度，嚴(yán)格遵守
其具體內(nèi)容是不言自明的，無(wú)須再作解釋?zhuān)皇菍?duì)我們每一個(gè)做秘書(shū)的來(lái)說(shuō)，要時(shí)刻提醒自己，嚴(yán)格遵守這些紀(jì)律。
在當(dāng)今社會(huì)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的今天，人的現(xiàn)代化素質(zhì)，是一個(gè)人，一個(gè)單位，乃至一個(gè)國(guó)家生存與發(fā)展的決定性因素。一個(gè)單位是否具有競(jìng)爭(zhēng)力，取決于這個(gè)單位工作人員整體素質(zhì)的提高。在我們這種單位，秘書(shū)人員的工作十分重要，秘書(shū)人員既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，秘書(shū)人員的素質(zhì)及其工作效率，直接影響到整個(gè)單位的形象及其在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的競(jìng)爭(zhēng)力。因此，一方面，秘書(shū)人員要注意不斷提高自身的素質(zhì)和辦事效率;另一方面，領(lǐng)導(dǎo)人員要注意對(duì)智力資源的不斷開(kāi)發(fā)，對(duì)知識(shí)含量的不斷充實(shí)以及對(duì)人才資源的合理配置。
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