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機關(guān)公文主題詞標引基本知識
公文的主題詞是適應機關(guān)辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標題選取轉(zhuǎn)換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標引主要依據(jù)是由國務院辦公廳秘書局制定的《國務院公文主題詞表》。此外，各地區(qū)和各行業(yè)都結(jié)合自身公文處理實際，制訂了各自的主題詞表。以下是為大家分享的機關(guān)公文主題詞標引基本知識，供大家參考借鑒，歡迎瀏覽!
一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言
(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關(guān)系的詞和詞組。
主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。
正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。
(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動態(tài)詞典。
(三)《公文主題詞表》�！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關(guān)辦公自動化，尤其是計算機數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機關(guān)公文主題標引與檢索而編制的一部術(shù)語控制工具。
(四)檢索語言。檢索語言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語言，它是存儲、查找文獻的共同依據(jù)，也叫標引語言。
檢索語言又分為分類語言和主題語言。
分類語言的概念。是指以阿拉伯數(shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標識符號，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關(guān)系表達復雜概念的一類檢索語言。
主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據(jù)，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關(guān)系作為構(gòu)詞法的一類檢索語言。
二、為什么要標引公文主題詞
(一)標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導同志決策。
信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。
主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。
(二)標引公文主題詞是建立機關(guān)辦公自動化檢索系統(tǒng)的前提條件。
辦公自動化系統(tǒng)通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。
辦文人員在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。
(三)標引主題詞是實現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎。
檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。
辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統(tǒng)查找文件。
(四)對提高秘書工作人員業(yè)務素質(zhì)有重要作用。
三、《公文主題詞表》的體系結(jié)構(gòu)
《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。
�。ㄒ唬┓懂牨怼７懂牨碛址Q分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。
范疇表設兩級類目，一級類目19個，用一個漢語拼音字母標識。二級類目70個，用兩個拼音字母標識。
�。ǘ┳猪槺怼Ｗ猪槺碛烧街黝}詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號和詞的參照關(guān)系四部分組成，個別詞還有注釋。
�、贊h語拼音。注上漢語拼音主要是便于按音排序和按音查詞。
②款目詞。款目詞單元按漢語拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。
③范疇號。范疇號即每個款目詞所屬的分類范疇編號。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過范疇號可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個類別的相關(guān)主題詞。
④參照關(guān)系。參照關(guān)系有等同關(guān)系、屬分關(guān)系和相關(guān)關(guān)系三種。
等同關(guān)系指兩個以上概念相同或相近的主題詞之間的關(guān)系，也叫用代關(guān)系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞；
屬分關(guān)系指概念上具有隸屬關(guān)系的主題詞之間的關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用“F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示�！癋”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時帶有“*”號。
相關(guān)關(guān)系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應等相互參照的關(guān)系，用C表示。
�。ㄈ└奖�。附表有三個，內(nèi)容為：組織機構(gòu)名稱表；中國地區(qū)名稱表；世界各國和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。
四、怎樣標引公文主題詞
（一）主題詞標引程序“三步”走
第一步：審讀文件，分析主題。首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標題，進行主題詞標引是文秘人員常用的方法。如文件標題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進行主題分析。其次分析主題。首先看一篇公文標題是單一型的主題還是多個主題，單主題標引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。分析主題重點是主題結(jié)構(gòu)分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分，以及它們之間的關(guān)系。
第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標引出來，而應當去粗取精，有所取舍。要提煉標引那些最重要的、專指性最強的主題概念，舍棄一般的主題概念。
對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準確、規(guī)范、科學地轉(zhuǎn)換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（1）直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近�？梢杂闷匆簟⒁部捎貌渴讈聿�。（2）查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內(nèi)容集中于某一范疇，為提高標引效率，可先查范疇索引；二是主題概念一時找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。（3）查詞族索引。適用于查比較復雜的主題概念時，從復合主題的某一詞素入手，克服復雜主題查找時詞匯形式難以確定的困難。
第三步：標引記錄，審核校驗。主題詞成功轉(zhuǎn)換后，根據(jù)《國家機關(guān)公文格式》規(guī)定，將主題詞標注在公文末頁下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。
在結(jié)束主題詞標引之前，必須對標引結(jié)果進行審核。審核的主要內(nèi)容有：（1）主題概念提煉是否準確、全面，有無漏項；（2）主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標強規(guī)則和組配規(guī)則；（3）同類型公文所選用的主題詞是否一致；（4）標引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正補救。
�。ǘ┲黝}詞標引“三要”
一要準，即主題詞的標引對公文的內(nèi)容揭示要準確，包括兩個方面的內(nèi)容：（1）在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準確；（2）對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準確。
二要全，標引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標。黃委系統(tǒng)公文主題詞最大標引深度不超過7個。
三要專，即標引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個重要因素。
（三）主題詞標引“三不”
一是不能使用表外詞。有很多人在標引主題詞時，往往都是從標題中抽取幾個關(guān)鍵詞進行標引，根本沒有使用主題詞表轉(zhuǎn)換，致使標引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標引的大忌。
二是不能顛倒順序。主題詞的標引按照主體、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標題，從前向后依次標引。
三是不能字面組配。主題詞標引時經(jīng)常遇到待標的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應的主題詞進行轉(zhuǎn)換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有交叉關(guān)系的子概念，或者是有限定關(guān)系的子概念，切忌避免字面拆分。
五、標引工作中一些具體問題
(一)主題詞的排列
反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。
在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。
作為自由詞標引的地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名等，應置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名的順序排列。
(二)文種的標引
文種作為正式主題詞，標在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標引。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應作為主題詞標引。
(三)標點符號的標引
公文主題詞一般不應出現(xiàn)標點符號。
在《公文主題詞表》中帶有標點符號的正式主題詞，應予保留。因為這些標點符號有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。
自由詞標引時一般不要帶標點符號。
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