秘書參加會議注意服務事項

　　當今社會的秘書，在本質(zhì)上是領導人工作的助手，既不能缺位無所作為，也不能越權(quán)胡作非為。下面是小編為大家?guī)�來的秘書參加會議注意服務事項，歡迎閱讀。

　　一、報到服務：

　　會議報到

　　迎接與會人員、現(xiàn)場運作、安排工作人員和良好的交通安排是會議報到和現(xiàn)場管理順利進行的組成部分。第一印象很重要�，F(xiàn)場報到是大家露面的時候，前來露面的與會人員、展覽者、演講人和主辦者都有他們自己的日程。每個人都是有備而來，每個人都應該得到最熱情周到的服務。

　　歡迎與會者并幫助他們進行報到是會議殷勤待客的重要表現(xiàn)。

　　現(xiàn)場的后勤工作：

　　1.報到小組：被選派的現(xiàn)場報到工作的人員應該是經(jīng)過培訓并熟悉后勤和報到工作的方方面面。每位工作人員都應有該建筑內(nèi)所有與會議有關的場所的方位圖。關鍵人員在整個會議期間還應配有通訊工具以便及時溝通情況和隨時到位。書面的工作指示和行為規(guī)范也是不可少的。必須讓現(xiàn)場工作人員清楚以下幾件事：

　　會議活動的日程表；

　　各種活動次數(shù)；

　　工作人員的分配；

　　一些必需場所的位置（商務中心、洗衣房、大堂洗手間等）

　　2．報到人員的分配：

　　分配的報到人員要充足，如有需要，可指定后備人員；

　　選擇合適性格的人員作為接待員。外向、愉快和樂于助人是必需的性格；

　　一定要選派一名調(diào)停人。擅于做出圓通決定的人最能使生氣的一方平靜下來并對調(diào)停感到滿意；

　　對于大型會議的大批工作人員，要提供一個專門的會務人員休息室；報到地點一定備有充足的會議介紹、地圖和相關資料用來發(fā)放；

　　發(fā)給每個工作人員一張急救電話號碼表。應包含主要航空公司、出租車公司和會議有關方的電話號碼；報到處要始終有一位工作人員，負責傳信聯(lián)絡。

　　3．指示牌：與會者在酒店迷了路是最令人沮喪和懊惱的事情。所以必須準備足夠的指示牌，把他們擺放在需要的地方，以保證與會者能毫不費力地找到想去的地方

　　二、住宿服務：

　　1、我社與昆明及云南省各級星級酒店合作，優(yōu)價代定昆明及云南省內(nèi)各級賓館酒店會務住宿，以下列舉部分各級酒店供參考：（更多）

　　三、餐飲服務：

　　1、會議期間，早餐均在入住酒店安排，請與會代表憑早餐券在入住酒店餐廳自行用餐；

　　2、集體用餐時請聽從工作人員的統(tǒng)一引導。

　　四、訂票服務：

　　我公司利用與鐵路、航空、航運等部門長期建立的良好合作信譽關系，架構(gòu)了鐵路、航空、航運、高速巴士等品種齊全、服務完善便捷的票務延伸網(wǎng)絡。目前已擁有全國聯(lián)網(wǎng)火車售票，并與國內(nèi)、國際民航聯(lián)網(wǎng)協(xié)作的銷售國內(nèi)、國際特價機票。公司曾多次成功地承接了各類大型會議的現(xiàn)場出票服務，而且可根據(jù)每一個會議的不同組織形式與規(guī)模，為客戶提供最快捷高效的票務服務。

　　操作方法

　　1、告訴我們您的姓名、手機號碼、票型、始發(fā)城市、目的地、單價、數(shù)量、出發(fā)時間等信息；

　　2、我們按照您的要求，向您提供最優(yōu)票價；

　　3、您選擇完畢并預付款，我們將為您預訂；

　　4、您來取票或我們送票上門。

　　五、醫(yī)療服務：

　　在會議期間您或您周邊的與會代表需要醫(yī)療服務時請及時向本會醫(yī)療組聯(lián)系。

　　作為一名秘書，應該如何整理會議紀要：

　　會議，從功能上來看，具有制定決策、貫徹政策、統(tǒng)一思想、提高認識、總結(jié)經(jīng)驗、分析問題、研究工作、通報情況、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、糾正失誤、制定對策、解決問題、提出要求等功能；從種類來看，有決策性會議、總結(jié)性會議、部署性會議、座談聯(lián)席性會議、宣講性會議、表彰通報或批評性會議、預備性會議等類型；從性質(zhì)上來看，有專題性會議、有綜合性會議、有法定性會議（如黨委系統(tǒng)的常委會、政府系統(tǒng)的常務會、辦公會等）、有臨時性會議等等。大凡舉辦會議，都必須做好會議記錄和會議紀要，以資備查和對照貫徹落實。但實踐過程中，有的同志對會議紀要的整理工作并不甚了然，不是把會議紀要寫成“會議記錄”，就是把會議紀要寫成簡單的“會議要目”，很難處理好“記錄”與“紀要”的關系，所整理的紀要要么是“水分”太大，內(nèi)容太雜，“眉毛胡子一把抓”；要么是照搬照套會議紀錄，缺乏重點，無法體現(xiàn)會議內(nèi)涵；要么是簡單行事，點到為止，內(nèi)容干巴膚淺，達不到會議紀要條理性、約束性、指導性和可操作性等特點要求。根據(jù)筆者多年的工作實踐，要把會議紀要整理得相對得體，合乎規(guī)范，就必須在記錄整理時注意把握好以下幾個問題。

　　一、做好事前準備

　　通常情況下，舉辦或召開一次會議，都涉及到會議的組織籌備事宜，包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關背景材料的準備等等。有時候這些工作負責會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與，有時候則有專門人員分工。但無論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關情況，根據(jù)會議確定的議題，備齊有關背景資料，掌握會議將要研究的主要問題，以便記錄整理時心中有數(shù)、查找方便。

　　二、忠于會議原意

　　記錄是紀要之基，是起草紀要的藍本和依據(jù)，因此完整、準確、清晰是其基本要求。不管是會議記錄還是會議紀要，首先都必須忠實地記下會議的整個原貌，包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內(nèi)容要點、會議總結(jié)或議定的事項等等；尤其是要認真領會并忠實記錄好主要領導的講話原意，不可隨意偏廢。對于每一個參加會議人員的姓名職務，都要認真落實清楚，原本標記。有時候參加會議的對象較多、內(nèi)容較廣、議程也較分散，記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項，則應在會后即行予以核實，以免產(chǎn)生貽誤或遺漏。

　　三、把握會議要點

　　會議紀要的精髓在于“要”，準確把握會議的要點是整理會議紀要的關鍵。要掌握會議的要點，又關鍵在于能抓住與會人員達成的共識和議定的事項，也就是要特別注意圍繞主題，從與會者的發(fā)言中提煉出會議的觀點、主張和結(jié)論。具體要做到“四善于”：一是善于區(qū)分出討論性意見和表態(tài)性、結(jié)論性意見的差別；二是善于抓住主管領導、重點部門或某些權(quán)威人士發(fā)言的實質(zhì)；三是善于領會把握和會議主持人的總結(jié)性發(fā)言；四是善于統(tǒng)合大多數(shù)與會者形成共識的意見�？梢哉f，把握了以上四點，就等于把握了會議紀要的基本框架。

　　四、確定紀要形式

　　整理會議紀要絕不是把會議記錄簡單地再抄一遍，而是對會議記錄進行綜合歸納的再加工、細化和提煉的過程，必須集中精力，趁熱打鐵，精雕細刻；既不能把會議涉及的全部情況都事無巨細地全寫上，又不能斷章取義或以偏概全，只寫某個人的意見，而必須圍繞會議宗旨及主要成果來整理、加工、概括。根據(jù)會議紀要的特點，其正文的寫法通常有四種，即綜述式、分類式、條款式和摘編式。

　　具體視會議內(nèi)容而定。如果會議只有一項議題，可采用綜述式，即把會議研究討論的主要問題、與會人員的統(tǒng)一認識和看法、會議決定的事項等綜合在一起，用概述式的方法進行闡述和說明。如果會議規(guī)模較大或議題在兩個以上，通常用分類式或條款式。分類式即把會議的主要內(nèi)容依其內(nèi)在聯(lián)系歸納成幾個方面，然后逐層逐段地將會議涉及的問題分別予以闡述明白，可以分條撰寫或加用小標題。如果涉及的事項比較多且相對具體，則小標題下還可以把決定的事項分列成若干條，并逐條說明。涉及重大或重要的會議如座談會、學術(shù)研討會等，也會使用摘編式，即將與會者在會上的重要性發(fā)言，以摘編摘錄的形式在會議紀要上體現(xiàn)出來。

　　五、加工處理文字

　　一般可采取以下文字加工處理辦法。一是理順。理順，包括兩個方面的工作，一個是根據(jù)講話內(nèi)容劃分不同的部分，讓讀者看后能夠明確會議紀要的主旨和內(nèi)容。一般而言，參加會議者的講話基本是一種“即席性”的，有的可能有個講幾部分的書面提綱，有的雖沒有提綱，但事先也會有個“大概講幾塊”的考慮。像這兩種情況，整理時分幾個部分都比較明確。有的則事先沒有提綱，也沒有“講幾塊”的考慮，而是全賴即席發(fā)揮，邊想邊講。像這類“即興發(fā)揮”、內(nèi)容較散亂和冗長的，就應予以統(tǒng)攬全篇、劃分內(nèi)容、合理取舍。再一個工作，就是無論哪一種“即席發(fā)揮”，整理時都要將前后交叉、“枝節(jié)”重復的內(nèi)容進行分類合并，讓其各歸其主（即劃歸到各小標題下）、各表其意，使紀要提綱契領、簡明扼要。

　　二是修改�？陬^語言與書面語言的最大差別在于前者表達靈活隨意而直白，后者必須嚴謹規(guī)范、縝密準確、邏輯分明。因此整理時必須在對記錄稿的大幅度“修改”上下功夫。比如，對“估價”、“探討”之類的話，就要注意“過”；對一般性、常規(guī)性的話，就要注意“漏”；對討論性、建議永生的話，就要注意“撿”；對總結(jié)類、歸納類的話，則要注意“敲”，使其更為嚴謹。在語言的修改方面，應盡量去除“口語”，代之以規(guī)范性的書面語言；在內(nèi)容的取舍上，要注意用分析、剝離的方法，去掉“虛”的部分，保留“實”的部分，增強可操作性；在秩序安排上，則要注意“要次分明，以主為先”，也就是重要的內(nèi)容一定要安排在前面，以示突出重點。

　　三是補刪。會議紀要的補刪工作既很重要，也很經(jīng)常，同時必須堅持原則。從“補”這方面來講，一是補缺，二是延伸。補缺，就是對應講未講、有必要補充的問題，整理時要予以補上去，也可以說是一種“補充回憶”；延伸，就是對講得不夠透徹、容易使人產(chǎn)生誤解的問題，整理時要順著講話者的原意作適當補充和深化，使之更為合理、充實和完善。從“刪”的方面來講，除了注意刪除前后重復的內(nèi)容和與議定主題關系不大的內(nèi)容外，更重要的是要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大范圍知曉的內(nèi)容，也可以說是刪去那些多余的話和不可操作性的內(nèi)容。

　　六、用好規(guī)范語言

　　會議紀要十分講究表述層次，先寫什么，后寫什么要非常明確，語言要十分規(guī)范，要少用修飾詞，不講含糊不清、模棱兩可的話。要站在會議的高度，綜合全局的意見，而不能突出個人的意志。通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達的，如常用的規(guī)范語言有“會議聽取了”“會議認為”“會議指出”“會議要求”“會議強調(diào)”“會議議定”“會議原則同意”等。此外，由于會議紀要屬于法定公文范疇，所以整理成文后還涉及到會審、簽發(fā)、分送等等問題。它與其它法定公文的顯著區(qū)別在于一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。同時使用統(tǒng)一規(guī)定的版式，不能以“紅頭文件”代替。這些，都是需要在實際工作中加以注意的。

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