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秘書溝通的基本原則
當(dāng)今社會的秘書，在本質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)人工作的助手，既不能缺位無所作為，也不能越權(quán)胡作非為。下面是小編分享的秘書溝通的基本原則，歡迎大家閱讀！
一、為人謙遜
狹義的溝通僅僅是指一種交流的技巧，但是，對于秘書來說，溝通更重要的是一種維持和諧人際關(guān)系的一種手段；秘書與同事溝通的目的在于做好工作并維持和諧的關(guān)系。所以，在開始溝通之前，你一定要端正自己的心態(tài)。如果你自私或自大，那你就很難達(dá)到有效溝通。
小田進(jìn)公司不久，總經(jīng)理的秘書就出國留學(xué)去了，由于她的謙虛、勤奮和聰明，總經(jīng)理秘書這個空缺就被她填補了。隨著“地位”的變化，她開始有些飄飄然了；不久，同事們能從她說話的口氣中感受到她那種無形的優(yōu)越感。
市場部張經(jīng)理原來是總經(jīng)理辦公室副經(jīng)理，小田的頂頭上司，這天他打電話來找總經(jīng)理。小田回答：“總經(jīng)理出去了，等他一回來我馬上就與您聯(lián)絡(luò)�！�
小田的這種回答讓張經(jīng)理非常郁悶。都是同一個公司的人，為什么還要“聯(lián)絡(luò)”？聽小田這口氣，總經(jīng)理只屬于她一個人，自己只是一個外人！他越想越生氣，覺得有必要找個機會在總經(jīng)理那里參她一“本”，讓她知道自己有幾斤幾兩。如果小田這么答復(fù)他：“總經(jīng)理現(xiàn)在不在，等他一回來我就給您打電話，你看可以嗎？”那張經(jīng)理心里就會舒服很多。
表面上看起來這是說者無心，聽者有意，但這種“無心”實際上也是“潛意識”作用的結(jié)果，所以，秘書一定要有謙遜的心態(tài)，否則，在溝通中你隨時都會流露出那種無形的優(yōu)越感，而這種無形的優(yōu)越感又會讓你的人際關(guān)系受到無形的傷害。因此，一些秘書常常感嘆，說自己不知什么時候把就又把哪路神仙得罪了。
二、說話委婉
作為秘書，無論是與公司內(nèi)部員工溝通，還是與公司的客戶溝通，一定要注意說話的方式，盡量委婉，因為每個人都有自尊心，都愛面子，如果你不注意說話的方式，就很容易傷對方的自尊心。可以說，說話的方式與說話的內(nèi)容一樣影響溝通的效果。同樣一件事，如果你說得委婉，那對方接受的可能性就比較大；如果你一開口就讓對方感到不舒服，甚至?xí)䲟p害他的利益，那他就有可能與你針鋒相對；如果對方產(chǎn)生了抗拒心理，那有效溝通就到此為止，你說得再多也沒用了，所以，作為秘書，在與同事溝通過程中不要把委婉當(dāng)作撒謊，更不能看作是一種欺騙行為。
這天銷售部送來的本季的銷售報告，只羅列了這個季度的銷售數(shù)據(jù)，沒有把銷售額大幅度下降的原因找出來，上司不滿意，讓秘書于雪把報告退回銷售部讓他們重寫。當(dāng)于雪把報告遞給銷售部經(jīng)理時，她只說總經(jīng)理如何如何不滿意；聽著聽著，銷售部經(jīng)理心里開始不舒服了，抵觸情況緒也就上來了。于是不再聽于雪說什么，開始計較于雪是怎么說的。盡管他知道自己的報告沒寫好，但他給自己找到了各種借口，最后兩人不歡而散。如果于雪說話婉轉(zhuǎn)一些，比如先同情對方，說市場競爭太激烈，整個行業(yè)的大環(huán)境都不太好等，之后再說出“增加內(nèi)容，找出原因”的意思，那銷售部經(jīng)理對她可能會是另外一種態(tài)度，溝通的目的自然就會達(dá)到。
三、看人說話
俗話說“交淺不言深”。作為秘書，對于本公司的員工不認(rèn)識的恐怕不多，因為彼此抬頭不見低頭見，但是，有些員工你并不一定熟悉，因為在工作中的交往并不多，交情也不深，更不知對方底細(xì)，因此，當(dāng)你與這樣的同事進(jìn)行溝通時，如果你一開口就談工作，直接了當(dāng)?shù)馗嬖V他自己找他的目的是什么，那么，在對方缺乏心理準(zhǔn)備或?qū)δ悴皇呛芰私獾那闆r下，他不僅很難接受你的意見，而且很有可能產(chǎn)生強烈的抗拒心理。所以，當(dāng)你準(zhǔn)備做溝通時，你最好先寒暄幾句，看看對方對你是什么態(tài)度；如果合適就進(jìn)入正題；如果對方對你還有戒心，那你不妨先說點別點，表現(xiàn)自己的誠意。
隨著彼此的解了，有了交情，那說起話來就比較方便了，因為他再也不會輕易地懷疑你的動機了，即使你說錯了，他也會認(rèn)為你這是無心的，比較容易諒解你；你說漏了嘴，他也可能用一句“開玩笑的”掩飾雙方的尷尬，不會與你計較。如果你與他的交情很淺，那他就會提高對你的警惕性；你一句無心的玩笑，也有可能引發(fā)嚴(yán)重的誤會。作為秘書，一定要養(yǎng)成“見什么人說什么話”的習(xí)慣。這并不是讓你去欺騙同事，而是為了更好地溝通。
四、觀言察色
正如每個人都有自己獨特的個性一樣，每一個人在與他人溝通時也都有自己的習(xí)慣。作為秘書，如果你能了解自己同事的這些溝通習(xí)慣，并根據(jù)他們的這些習(xí)慣來進(jìn)行溝通的話，那你的溝通就能事半功倍。
當(dāng)你準(zhǔn)備與對方溝通時，你應(yīng)先觀察一下對方，看他是怎么想的，現(xiàn)在想不想與自己溝通。即使他還沒有開口，你也可以通過他的神態(tài)或其他肢體語言來判斷。如果通過觀言察色，你知道了對方將用什么方?與自己交流，那你也差不多就了解了對方的真實意圖。為人真誠，與人為善，只有這樣，你才有可能讓對方暢所欲言，把心里話掏給你。
一些年輕的秘書為了追求效率，不管三七二十一，一見面就滔滔不絕說開了，不管對方情緒如何，想不想跟你交流。欲速而不達(dá)，這樣的溝通不僅很難取得實際的效果，反而有可能增加溝通的難度，所以，溝通之前，最好先表現(xiàn)出自己的誠意，不讓對方有什么壓力或其他想法；只有這樣，你才能讓對方想說就說，從而達(dá)到溝通的目的。因此，作為秘書要注意養(yǎng)成這么一種習(xí)慣，那就是不要見了面一開口就談工作；你問候或閑聊兩句，在這個過程中觀察對方的氣色，用自己的誠意表示對他的尊重，再順著對方的心情確定用什么方式進(jìn)行溝通。
五、第一句話謹(jǐn)慎
作為一個公司里交流溝通的樞紐，秘書成天與人打交道，要做到每說一句都先打好腹稿不僅很難，而且也很累人，所以，有些話脫口而出很正常；但是，作為職業(yè)秘書，在你每次溝通時，你至少要做到說好第一句話。
如果你一開口說話就談星期天加班，讓對方感到對自己沒什么好處，那他自然就會對你的話題失去興趣甚至產(chǎn)生反感。所以，你一開口就要讓對方感興趣。比如，你先問對方漂亮的連衣裙是在哪里買的，或者夸對方上個月的業(yè)績，那她就有可能在不知不覺中被你吸引過來，這樣氣氛融洽了，于是，后面的溝通就會變得順暢。
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