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文秘準備座談會的要求及流程
文秘要有較強的公關(guān)能力，并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作。那么文秘應(yīng)該如何準備座談會呢，一起來看看！
設(shè)備環(huán)境要求：
會議室：會議桌為一圓桌，方便主持人和被訪者交流。圓桌上鋪有臺布，保持干凈清潔。
監(jiān)聽室：備有電視機/錄象機/錄音機/擴音設(shè)備/雙面鏡
保證雜音少，圖象清晰。
座談會前期工作
按照座談會條件，聯(lián)系聯(lián)絡(luò)員發(fā)條件。
嚴格按照甄別問卷進行甄別，對配額要進行嚴格控制。(同組會不出現(xiàn)互相認識的被訪者)
在會議開始前二天要記得聯(lián)系筆錄員做會議記錄(包括現(xiàn)場和會后整理)。
購買座談會食品，如果開會時間正碰上吃飯時間，需準備一些面包糕點給被訪者。
將已確認好的被訪者名單，輸入到座談會坐次表中，以便開會前半小時對被訪者入會名單進行篩選。
開會前檢查錄音/錄象設(shè)備是否正常。
在開會前一天晚上要對被訪者進行第二次電話復(fù)核，詢問對開會地址、時間、路線是否清楚。
在座談會前二小時要布置會場，如碰到座談會安排在早上開，那么布置會場，最好安排在前晚準備。
會議室：
臺卡、臺卡紙(事先測試大小)，數(shù)量為被訪者人數(shù)+1個主持人
食品(4種)避免一些聲音較響的食品。
抽面紙(放在食品中間)
水彩筆(事先檢查是否能寫的出)，放在臺卡后
杯子(盛滿水)，放在臺卡的右側(cè)
桶裝水(新鮮水)，放在會議室內(nèi)靠門口
白板筆(事先檢查是否寫的出)，準備2支(黑/藍)
黑板擦
垃圾桶
客戶室：監(jiān)聽設(shè)備應(yīng)保證雜音少，圖象清晰。設(shè)備包括電視機、錄象機、錄音機等。
食品(4種)
餐巾紙
杯子
白紙、筆(統(tǒng)一式樣)
大綱(按照客戶人數(shù)復(fù)印)
桶裝水(新鮮水)
飲料(聽裝、大瓶裝)
垃圾桶
座談會期間工作
接待被訪者，填寫被訪者登記表。
筆錄員要在會前準備好磁帶、錄像帶、記錄紙和筆，檢查監(jiān)聽設(shè)備。
對被訪者填寫的資料與甄別資料進行核對，并篩選最適合的、善于表達自己的被訪者入座開會，打印座位登記表，復(fù)印后交給監(jiān)聽室內(nèi)的客戶及筆錄員，檢查錄音、錄像是否運作正常。
領(lǐng)被訪者進入會議室，開始會議。
開會時，應(yīng)隨時保持與主持人或客戶的聯(lián)系，處理各種問題。(注意：在開會過程注意會場周圍人員不要大聲喧嘩，在會場門口安排一名人員確保與客戶及時溝通，同時也避免與會議不相干人隨意進出會場)
座談會結(jié)束時，將禮金信封交主持人發(fā)放給被訪者，注意與被訪者合影，并將被訪者送至門口。
座談會后期工作
會議結(jié)束，將錄音帶交給筆錄員，應(yīng)在第二天上午(即隔一天)遞交(mail)。交回的筆錄，督導(dǎo)要按照筆錄格式核對記錄和整理質(zhì)量是否符合要求。
收齊錄音帶、錄像帶郵寄至我公司。錄音帶、錄象帶要貼上標簽(打印)。
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