常用公文寫作格式與技巧

　　請示、報告、通知通告等公文寫法

　　（一）下行文種的寫法

　　１、通知

　　通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

　　通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。

　　通知的標題有三種形式：（1）發(fā)文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。

　　通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認真執(zhí)行”、“特此通知�！薄氨就ㄖ�自發(fā)布之日起實行”等習慣用語表示。

　　制發(fā)各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總后分，使人一目了然。

　　2、通報

　　通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：

　�。�1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；

　�。�2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；

　�。�3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

　�。�4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導性通報”。

　　通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

　　通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發(fā)，不能牽強附會。

　　3、會議紀要

　　會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。

　　一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

　　一次工作會議在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應該根據(jù)會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽

　　取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

　　（一）上行文種的寫法

　　1、請示

　　請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。請示的內(nèi)容由三部分構成：

　�。�1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；

　�。�2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；

　　（3）結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

　　2、報告

　　報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一種文種。

　　報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區(qū)別：

　�。�1）對上級要求不同�！皥蟾妗辈灰�求上級批復；“請示”則要求上級批復。

　�。�2）行文時間不同�！皥蟾妗笔鞘轮谢蚴潞笮形�；“請示”是事前行文。

　�。�3）文種性質(zhì)不同�！皥蟾妗笔顷愂鲂缘纳闲泄�文；“請示”是請求性的上行公文。

　�。�4）結尾用語不同�！皥蟾妗钡慕Y尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

　　報告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”。

　　“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

　�。�1）情況——做法——問題（意見）；

　　（2）情況

　�。ㄗ龇ǎ�——問題——今后意見；

　�。�3）情況——原因（責任）——下步做法；

　�。�4）情況——原因——責任及處理意見；

　　（5）情況——問題——建議等。

　　（三）公布性文種的寫法

　　1、公告和通告

　　公告是黨和國家機關向國內(nèi)外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。

　　通告是在一定范圍內(nèi)、公布應當遵守或周知事項時使用的文種。

　　兩者的不同點主要有三條：

　　一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

　　二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

　　三是從發(fā)布兩告的機關看，公告發(fā)布的機關級別高，是黨和國家的高級機關；通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業(yè)單位均可使用；

　　四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

　　兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

　　（四）其他常用應用文的寫法

　　1、介紹信 介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。

　　介紹信通常有兩種形式：

　　普通介紹信。用公文紙書寫：

　　（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。

　�。�2）聯(lián)系單位或個人的稱呼。

　�。�3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

　�。�4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

　�。�5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

　　帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關內(nèi)容。

　�。�1）存根部分簡填，以便日后查考。

　�。�2）本文部分要填寫詳細些。

　�。�3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務。

　�。�4）重要的介紹信要經(jīng)領導過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。

　　（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

　　2、申請書

　　申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

　�。�1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業(yè)申請書”等，字體較正文稍大。

　�。�2）寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。

　�。�3）寫申請書的具體內(nèi)容：

　　申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。

　　申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。

　　（4）結尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領導批準”等語，也可以不寫。

　　（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

　　3、工作計劃

　　工作計劃是一個單位或團體在一定時期內(nèi)的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。

　　工作計劃的格式：

　�。�1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。

　�。�2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

　�。�3）最后寫訂立計劃的日期。

　　工作計劃的內(nèi)容。一般地講，包括：

　�。�1）情況分析（制定計劃的根據(jù)）。制定計劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據(jù)什么來制定這個計劃的。

　�。�2）工作任務和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時期內(nèi)所應完成的任務和應達到的工作指標。

　�。�3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。

　　4、工作總結 總結，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗等。

　　基本情況。

　�。�1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎等進行分析。

　�。�2）成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應講清楚。

　　（3）經(jīng)驗和教訓。做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。

　�。�4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經(jīng)驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。

　　寫好總結需要注意的問題

　�。�1）總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。

　　（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。

　�。�3）條理要清楚�？偨Y是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。

　�。�4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精�？偨Y中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊�詳，該略的要略�?/p>

　�。�5）總結的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

　　（五）信函性文種的寫法

　　1、函

　　函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、正文和落款四部分構成：

　�。�1）標題

　　函的標題有兩種形式：發(fā)文機關名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關于ＸＸＸ的復函；事由＋文種，如“關于懇求ＸＸＸ的函”或“關于申請ＸＸＸ的函”；“關于請求批準ＸＸＸ的函”。

　�。�2）受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規(guī)范性簡稱。

　�。�3）正文：

　　開頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關問題復函如下：”等習慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。

　　主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

　　結語。根據(jù)不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復函”等習慣用語結束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

　　落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

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