企業(yè)辦公高效協(xié)同化
目前，很多企業(yè)都先后實(shí)施了各式各樣的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，幫助企業(yè)解決業(yè)務(wù)管理中出現(xiàn)的各種問題，提高了企業(yè)的盈利能力。然而，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息和數(shù)據(jù)都局限于各自系統(tǒng)內(nèi)部。
企業(yè)經(jīng)常面臨諸如“管理過程中信息傳遞模糊不清、無法量化，導(dǎo)致效率低下，領(lǐng)導(dǎo)及員工抱怨不斷。多年工作的成功經(jīng)驗(yàn)和重要資料幾何增長，卻苦于不知應(yīng)如何更有效積累和利用。 ”等等問題。越來越多的企業(yè)希望協(xié)同軟件能夠把所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)集中在一起，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交換。企業(yè)管理者通過這個(gè)平臺就能了解到企業(yè)的所有信息，包括各種業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù);同時(shí)，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)也可以通過該平臺實(shí)現(xiàn)信息共享和交換，比如使用客戶關(guān)系系統(tǒng)的銷售人員能快速了解到企業(yè)生產(chǎn)管理系統(tǒng)的產(chǎn)品庫存等相關(guān)信息，即使制定自己的銷售計(jì)劃;生產(chǎn)車間也能及時(shí)了解到公司的銷售情況，合理安排生產(chǎn)計(jì)劃。
很多企業(yè)感覺到在企業(yè)中“計(jì)劃”做的很好，“執(zhí)行”卻困難重重，事與愿違，如何才能讓組織形成良好的“計(jì)劃與執(zhí)行”的習(xí)慣就顯得尤為突出。執(zhí)行“過程”就非常重要，“結(jié)果”當(dāng)然更重要，在這個(gè)過程中管理人員如何才能在繁重的工作中能隨時(shí)隨地的掌控組織內(nèi)的運(yùn)行狀態(tài)，做到事前指導(dǎo)、事中控制、事后總結(jié)呢? 要知道，企業(yè)經(jīng)營活動是一個(gè)動態(tài)的復(fù)雜流程，各個(gè)部門組織、人員的工作都是經(jīng)營活動的一個(gè)環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)整體執(zhí)行力的提升，就必須對現(xiàn)有工作流的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理。因此，在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營過程中，執(zhí)行的對象是企業(yè)的各項(xiàng)戰(zhàn)略與計(jì)劃，而執(zhí)行者則應(yīng)該是企業(yè)全體員工，包括決策者、各級管理人員及普通工作人員。
信息化應(yīng)用的潮流和趨勢就是：全面整合。就是說現(xiàn)在很多信息系統(tǒng)都是基于一個(gè)個(gè)的業(yè)務(wù)單位，比如說供應(yīng)鏈管理、銷售管理等，事實(shí)上是把管理內(nèi)部的元素一個(gè)個(gè)地拆分出來，拆分成一個(gè)更加獨(dú)立、有效的計(jì)算單元;分的目的是為了合，也就是分久必合，所有的計(jì)算單元、功能模塊、思想理念、技術(shù)體系進(jìn)行拆分之后，又需要進(jìn)行一次全新的整合。而從信息產(chǎn)品的發(fā)展變化來分析，可以看到信息系統(tǒng)的全面整合是一種潮流。在管理軟件領(lǐng)域，ERP其實(shí)就是把在以前的，包括財(cái)務(wù)管理、人事管理、進(jìn)銷存管理、供應(yīng)鏈管理等各方面分散的管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，CRM系統(tǒng)也是把以前的客戶管理、銷售管理、市場管理、電子商務(wù)管理進(jìn)行整合，而且在未來，CRM系統(tǒng)會跟ERP系統(tǒng)進(jìn)行新一輪的整合，整合成所謂的運(yùn)營支持系統(tǒng)。
近年來興起的協(xié)同軟件，其應(yīng)用的重點(diǎn)之一在于為企業(yè)提供一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺和暢通無阻的管理通道，通過信息交互、業(yè)務(wù)流程及隨需應(yīng)變的軟件應(yīng)用方案，以增強(qiáng)企業(yè)管理執(zhí)行力。協(xié)同軟件(Collaboration Software)是指那些以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，以精確管理為思想的'金和協(xié)同辦公平臺為例，其協(xié)同軟件為用戶提供了一個(gè)立體的、多維的信息獲取、共享和使用的協(xié)同平臺，并且提供對各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合的方案，使得協(xié)同平臺可以面向整個(gè)業(yè)務(wù)過程來進(jìn)行管理。隨需應(yīng)變是將企業(yè)的人、財(cái)、物、信息和流程，依據(jù)客戶的個(gè)性需求進(jìn)行充分協(xié)作、整合。
在協(xié)同環(huán)境下，企業(yè)工作效率提高了，也為整體執(zhí)行力的提升提供了可能。企業(yè)員工是系統(tǒng)中的基本角色，是直接的任務(wù)分派對象，他或她可以直接看到電腦針對自己列出的任務(wù)清單，跟蹤每一項(xiàng)任務(wù)的狀態(tài)，或繼續(xù)一項(xiàng)任務(wù)。這樣，員工的任務(wù)分派和任務(wù)的完成狀態(tài)，可以被最大程度地電腦化和受到控制。由此，實(shí)現(xiàn)了管理者及時(shí)監(jiān)察、控制、管理運(yùn)行中的業(yè)務(wù)，例如任務(wù)、工作量與進(jìn)度的檢察、平衡等目的。由此，以協(xié)同管理為線索，將企業(yè)員工和各級管理人員的職責(zé)進(jìn)行整合優(yōu)化，在一個(gè)統(tǒng)一的平臺上實(shí)現(xiàn)及時(shí)反饋和監(jiān)督。可以這樣說，這是局部的執(zhí)行，是企業(yè)內(nèi)部的細(xì)節(jié)執(zhí)行，也正是這些普通員工和管理者的執(zhí)行，才構(gòu)成了全局意義上的整體執(zhí)行力。
曾經(jīng)為了解決OA與后端ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理集成的挑戰(zhàn)，吸引了國內(nèi)外眾多軟件企業(yè)的投入，促進(jìn)了協(xié)同管理軟件快速興起。不過，這些協(xié)同軟件只是一類軟件工具的組合而已。因協(xié)同與OA的天然聯(lián)系，把OA也稱為協(xié)同OA。企業(yè)經(jīng)過這樣一番改造之后，發(fā)現(xiàn)想要解決的問題仍然沒有解決，其中的問題在于：脫離了具體企業(yè)應(yīng)用的協(xié)同軟件沒有用武之地，企業(yè)各個(gè)管理階層的需求沒有滿足，“管理模式”問題凸現(xiàn)出來，這不是一般軟件企業(yè)所能解決的，從而造成了協(xié)同軟件市場大起大落的外在表現(xiàn)。
當(dāng)今的中國軟件市場中，通達(dá)、金和、泛微、致遠(yuǎn)、華天OA是國內(nèi)比較知名的5大OA產(chǎn)品，這5個(gè)商家的產(chǎn)品在協(xié)同性能上的表現(xiàn)都比較高，對中小企業(yè)流的協(xié)同效率解決能力較強(qiáng)。
這一切其實(shí)是沒有真正抓住一個(gè)核心，那就是協(xié)同企業(yè)是現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營的高級狀態(tài)，企業(yè)作為一個(gè)整體，一定是一個(gè)協(xié)同的系統(tǒng)，有效的協(xié)同決定了企業(yè)的經(jīng)營效率、達(dá)成目標(biāo)的能力、資源的有效利用以及企業(yè)核心能力。協(xié)同企業(yè)的主要基礎(chǔ)是企業(yè)流程和知識系統(tǒng)，它們本身是剛性的和持續(xù)積累的，但是以此為基礎(chǔ)的協(xié)同管理平臺卻是整合的、柔性的，通過長期的應(yīng)用和優(yōu)化，最終使企業(yè)的協(xié)同能力不斷提高，真正成為協(xié)同企業(yè)。
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