oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

　　辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。以下是小編整理的關(guān)于oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，希望大家認(rèn)真閱讀!

　　OA系統(tǒng)有何用

　　第一，OA系統(tǒng)提高企業(yè)信息化管理

　　OA系統(tǒng)主要以工作流提高企業(yè)工作效率。工作節(jié)點(diǎn)的設(shè)置系統(tǒng)解決了工作任務(wù)和文件的處理問題，單據(jù)的審批、簽章不會(huì)受上級(jí)或相關(guān)部門時(shí)間或空間上的限制，系統(tǒng)自動(dòng)提醒和電子化處理節(jié)省大量時(shí)間和人力，多變的工作流處理方式提供事件多種解決渠道。

　　第二，OA系統(tǒng)無紙化辦公降低企業(yè)運(yùn)營成本

　　企業(yè)每天處理大量事務(wù)需要紙張、辦公耗材，難免造成浪費(fèi)。OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化辦公，原本需要在紙面上形成的文件完全由系統(tǒng)文件代替，不僅節(jié)約成本，而且解決大量文件存放的空間問題和查找問題。

　　第三，強(qiáng)化任務(wù)安排，職責(zé)明確

　　OA辦公系統(tǒng)按照不同部門安排職責(zé)，將職責(zé)問題規(guī)范化，系統(tǒng)中的待處理問題清晰可見，避免因忙碌或其他突發(fā)事件造成的遺忘或權(quán)責(zé)不清。

　　第四，消除信息孤島

　　OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)部門由于其信息和資源的共享性，通過數(shù)據(jù)交換、采集、組織、打包，并通過信息門戶向所有使用OA系統(tǒng)的企業(yè)員工按其權(quán)限提供信息服務(wù)，打破了信息孤島和資源孤島，企業(yè)各部門因OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享，使行政管理工作集中化、流程化、規(guī)范化，達(dá)到資源的有效共享。

　　第五，逃脫時(shí)間、空間束縛

　　OA系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)辦公信息化和科學(xué)化，而且不再拘泥于傳統(tǒng)模式下的辦公室行為，所有用戶在共享企業(yè)資源的基礎(chǔ)上，打破了時(shí)間與空間的束縛，實(shí)現(xiàn)智能辦公、移動(dòng)辦公。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工能夠跨越時(shí)間和空間的障礙，在網(wǎng)絡(luò)覆蓋下即可使用互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備包括筆記本、PAD、智能手機(jī)在內(nèi)的電子設(shè)備達(dá)到辦公目的。

　　第六，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部資源管控

　　OA系統(tǒng)的安全性保證了企業(yè)內(nèi)部資源不會(huì)因人員的流失或網(wǎng)絡(luò)被攻擊而泄密。傳統(tǒng)模式下的企業(yè)因人才流失而喪失大量的客戶資源和文件性企業(yè)機(jī)密，而OA系統(tǒng)設(shè)置了內(nèi)部資源下載的權(quán)限和客戶資源的統(tǒng)計(jì)功能，其避免了內(nèi)部員工在使用過程期間因私人或不利目的給企業(yè)造成的侵害。

　　由此可見，OA系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展到一定階段，自身難以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理或在管理過程中出現(xiàn)效率低下、浪費(fèi)巨大等現(xiàn)象時(shí)出現(xiàn)的，為提高企業(yè)管理的信息化工具。僅憑筆者一言難以將OA辦公系統(tǒng)所有優(yōu)點(diǎn)涵蓋，希望讀者在使用過程中逐漸發(fā)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理產(chǎn)生的作用以及影響。

　　OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

　　通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性 。下面一起去看看OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)有哪些吧！

　　一、OA的“顯見”好處

　　OA辦公管理系統(tǒng)，可以幫助中小企業(yè)建立一個(gè)統(tǒng)一、整合的辦公管理平臺(tái)，規(guī)范員工的日常工作習(xí)慣、提高執(zhí)行力，讓每位員工都可以成為管理者。真正做到“管理更高效，流程更統(tǒng)一，權(quán)責(zé)更分明�！�

　　可實(shí)現(xiàn)異地辦公，讓公司所有的在異地的員工都感覺是在一個(gè)辦公室辦公。

　　提高工作效率，縮短工作時(shí)間。拋棄了原始的拿著紙張這個(gè)辦公室跑，那個(gè)辦公室跑的弊端。

　　為企業(yè)節(jié)省成本，不用去打印諸多的紙張，不僅是紙張節(jié)約，也節(jié)約了電、油墨。

　　企業(yè)的管理更加高效。

　　如上，僅僅是我們能夠看到或感受層面的好處。

　　那么，站在管理視角，從組織流程優(yōu)化的角度思索，還有哪些好處呢?

　　二、OA帶來的管理上的“好處”：

　　建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。

　　建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

　　建立信息發(fā)布的平臺(tái)。

　　在單位內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

　　實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。

　　變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟�、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

　　實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。

　　輔助辦公。

　　它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。

　　實(shí)現(xiàn)分布式辦公。

　　變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

　　建立信息集成平臺(tái)。

　　節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用支出。

　　將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

　　搭建知識(shí)管理平臺(tái)。

　　系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

　　增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力

　　強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。

　　極大的提高了工作效率

　　OA辦公系統(tǒng)能極大的提高工作。不用拿著各種文件、申請(qǐng)到處跑來跑去中，不用拿著文件等著領(lǐng)導(dǎo)審批，因?yàn)檫@些都可以在隨網(wǎng)上、手機(jī)上進(jìn)行，大大的減少了辦公成功，極大的提高了工作效率。

　　節(jié)省成本，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

　　通過OA平臺(tái)來辦公，大大減少了辦公程序和辦公時(shí)間，同時(shí)還節(jié)省了紙張、筆等辦公用品，所以為企業(yè)節(jié)省了時(shí)間成本和金錢成本。另一方面，OA辦公平臺(tái)方使員工與上級(jí)溝通更方便，信息反饋更順暢，為發(fā)揮員工智慧和積極性提供了舞臺(tái)。所有的這都可以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

　　基于OA有這么多的“好處”，那么我們?cè)撊绾螌?duì)待和看待OA，也就是說，如何使用好OA，善用OA，落腳點(diǎn)為何?——OA終極目的：高效提升企業(yè)整體運(yùn)營效率

　　三、OA終極目的：高效提升企業(yè)整體運(yùn)營效率

　　1. 辦公OA系統(tǒng)規(guī)范審批業(yè)務(wù)

　　辦公OA系統(tǒng)全面規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理流程，如對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)、審批流程、審批權(quán)限、審批時(shí)間、審批意見、流程使用范圍、審批委辦、審批轉(zhuǎn)辦、歷史審批查看等進(jìn)行規(guī)范，來幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)制度的行為落地。

　　2. 辦公OA系統(tǒng)提高業(yè)務(wù)審批效率

　　辦公OA系統(tǒng)將紙質(zhì)的審批單據(jù)電子化和模版化、將人工審批流程、業(yè)務(wù)催辦督辦網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公;從而，全面提升業(yè)務(wù)審批效率，幫助企業(yè)優(yōu)化工作崗位、減少人員投入、單位時(shí)間內(nèi)的審批效率提高

　　3. 辦公OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作和溝通

　　辦公OA系統(tǒng)通過部署各種信息化的溝通工具，如即時(shí)消息、郵件、協(xié)同工作、論壇、通知、公告、關(guān)聯(lián)人員等，幫助企業(yè)管理者和員工之間及時(shí)的做更多、更廣泛、更有效的溝通和協(xié)作。

　　4. 辦公OA系統(tǒng)助力企業(yè)文化建設(shè)

　　通過辦公OA系統(tǒng)可以搭建企業(yè)論壇、公司動(dòng)態(tài)、單位新聞、活動(dòng)通報(bào)、發(fā)展建議、領(lǐng)導(dǎo)心聲、調(diào)查問卷、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、意見采集、銷售快報(bào)、技術(shù)快報(bào)、產(chǎn)品改進(jìn)等各種互動(dòng)欄目，提高員工的主人翁意識(shí)、增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力、倡導(dǎo)學(xué)習(xí)型文化、實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值觀和核心理念的宣貫、統(tǒng)一。

　　5.辦公OA系統(tǒng)打造學(xué)習(xí)型組織

　　通過辦公OA系統(tǒng)的知識(shí)管理模塊，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的采集、分類、沉淀、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)群眾智慧的激發(fā)、單位大量無形知識(shí)資產(chǎn)的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識(shí)的開發(fā)和利用效率。

　　6.辦公OA系統(tǒng)快捷的信息發(fā)布

　　通過辦公OA系統(tǒng)模塊中的通知、公告、論壇、問卷等工具，將經(jīng)營中每天產(chǎn)生的大量信息，如獎(jiǎng)罰通報(bào)、人事公告、組織調(diào)整、產(chǎn)品發(fā)布、政策新聞、制度變更、等分門別類的、及時(shí)性的傳達(dá)給相關(guān)部門、相關(guān)員工。并且通過OA系統(tǒng)的消息引擎，實(shí)現(xiàn)人與系統(tǒng)之間的信息互動(dòng)，及時(shí)將系統(tǒng)中的信息變更、待辦工作等進(jìn)行在線提醒。

　　7.辦公OA系統(tǒng)的計(jì)劃管理

　　通過辦公OA系統(tǒng)的計(jì)劃管理模塊，讓員工把精力投放到重要事項(xiàng)中去，按照不定期計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃、日程;月總結(jié)、不定期總結(jié)、月總結(jié)、周總結(jié)、日志等安排個(gè)人工作、管理下屬工作、檢查和考評(píng)下屬工作。

　　8. 辦公OA系統(tǒng)打造信息化門戶和集成的平臺(tái)

　　通過辦公OA系統(tǒng)構(gòu)建全員信息化的第一臺(tái)階。辦公OA系統(tǒng)是其他系統(tǒng)進(jìn)行集成的中心平臺(tái)，打破各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)孤島、信息孤島和應(yīng)用孤島，實(shí)現(xiàn)信息在不同系統(tǒng)間的推送、共享和調(diào)用。

　　綜上所述，辦公OA系統(tǒng)不是一個(gè)無紙化的軟件，而是一個(gè)管理工具，通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識(shí)的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展，從而達(dá)到提升企業(yè)整體運(yùn)營效率的目標(biāo)!

　　OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的三種類型

　　事務(wù)型OA系統(tǒng)

　　事務(wù)型OA系統(tǒng)是處理辦公部門中大量的事務(wù)性工作，這種工作量大，重復(fù)性高。使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來處理可以使辦公人員從這些工作中解脫出來。事務(wù)型為基礎(chǔ)層，包括文字處理、個(gè)人日程管理、行文管理、郵件處理、人事管理、資源管理，以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理等等。

　　管理型OA系統(tǒng)

　　管理型OA系統(tǒng)就是對(duì)信息的流通進(jìn)行控制和管理，做好對(duì)信息的收集、加工、傳遞、交流、存取、分析、判斷和反饋，從而使信息資源的利用獲得良好的效益。管理型為中間層，它包含事務(wù)型，管理型系統(tǒng)是支持各種辦公事務(wù)處理活動(dòng)的辦公系統(tǒng)與支持管理控制活動(dòng)的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的辦公系統(tǒng)。

　　決策型OA系統(tǒng)

　　決策型OA系統(tǒng)是指辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要有決策或輔助決策功能，在對(duì)大量信息進(jìn)行分析的基礎(chǔ)之上分析制定出各種優(yōu)化解決方案提供給決策者。決策型為最高層，它以事務(wù)型和管理型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時(shí)又以其自有的決策模型為支持，決策層辦公系統(tǒng)是上述系統(tǒng)的再結(jié)合，具有決策或輔助決策功能的最高級(jí)系統(tǒng)。

　　OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性

　　OA即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為英文Office Automation的簡(jiǎn)寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公,從而提高工作效率的功能整合系統(tǒng)軟件系統(tǒng)。對(duì)于企業(yè)而言， OA系統(tǒng)的主要作用體現(xiàn)在：

　　1.提高工作效率。目前公司各事業(yè)部的行政管理運(yùn)作方面不是很流暢，權(quán)限、流程不清。使用OA系統(tǒng)后無論是辦公文件處理，還是工作流程的流轉(zhuǎn)，各類有形、無形資產(chǎn)的管理等工作都可起到防止積壓、丟失、耗時(shí)、扯皮等問題的出現(xiàn)，也能理清事業(yè)部與總部之間、部門與部門之間、崗位與崗位之間的關(guān)系。

　　2.節(jié)約辦公資源。OA系統(tǒng)可以減少不必要的人力耗費(fèi)，減少大量的紙張、耗材費(fèi)用。 系統(tǒng)的整體應(yīng)用可以減少寶貴的時(shí)間，從而最大限度的節(jié)約各項(xiàng)資源。

　　3.整合各類信息，提供決策支持。OA的數(shù)據(jù)采集功能、信息整合功能可以將例如考勤數(shù)據(jù)、業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)、薪資數(shù)據(jù)、人力數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行匯總計(jì)算并分科目統(tǒng)計(jì)之后形成直觀圖圖表供上層管理者進(jìn)行分析研究，用數(shù)值來體現(xiàn)員工動(dòng)態(tài)，并能供決策者對(duì)集體內(nèi)部的運(yùn)營情況做詳盡的了解，并為其更改策略、調(diào)整業(yè)務(wù)傾向等決策工作提供了第一手參考資料。

　　4.提升企業(yè)形象。統(tǒng)一、便捷、高效的OA系統(tǒng)不公提升了辦公效率，也能規(guī)范員工辦公行為，提升企業(yè)在行業(yè)中的形象。