新型高校中行政秘書的崗位職責(zé)和角色扮演論文
摘要：行政秘書作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手, 是聯(lián)系學(xué)院與職能部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與師生之間的橋梁和紐帶, 其崗位職責(zé)是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好日常行政工作, 根據(jù)其崗位職責(zé)和工作內(nèi)容, 行政秘書服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、師生和職能部門, 因此行政秘書的角色定位是服務(wù)者。只有正確把握好行政秘書的角色定位, 才能更好地開展學(xué)院各項工作。
關(guān)鍵詞：行政秘書; 崗位職責(zé); 角色定位; 服務(wù);
行政秘書是高校行政管理中的重要組成部分, 因其工作特殊性, 行政秘書與職能部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和師生之間都有著密不可分的關(guān)系。行政秘書既是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手, 又是聯(lián)系學(xué)院與職能部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與師生之間的橋梁, 擔(dān)負(fù)著承上啟下、溝通內(nèi)外和聯(lián)系左右的重要作用, 承載著銜接和紐帶的關(guān)系。然而不論在哪種關(guān)系和作用中, 行政秘書都扮演著服務(wù)者的角色。在新型大學(xué)的建設(shè)過程中, 只有厘清行政秘書的角色定位, 才能更好地做好高校行政管理工作, 進一步促進學(xué)院教學(xué)、科研等工作的順利開展。
一、行政秘書的崗位職責(zé)
學(xué)院行政秘書的崗位職責(zé)主要是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好日常行政工作, 保障學(xué)院各項工作的順利進行。行政秘書只有明確自己的崗位職責(zé), 才能更好地做好本職工作。行政秘書的工作是最基礎(chǔ)、最繁瑣復(fù)雜的工作, 工作范圍比較廣, 大致可以分為以下幾個方面:
1. 會務(wù)工作。
會務(wù)工作主要是指行政秘書負(fù)責(zé)學(xué)院例會、公務(wù)接待及大型專業(yè)活動的安排布置工作, 這是行政秘書的重要職責(zé)之一。具體表現(xiàn)為:要提前做好會前服務(wù)準(zhǔn)備工作, 與相關(guān)職能部門溝通預(yù)約會務(wù)場地, 置辦宣傳橫幅、席卡、海報等材料, 通知參會人員時間和地點, 提前去會務(wù)場地布置現(xiàn)場, 調(diào)試音響設(shè)備, 大型活動要進行彩排, 保證會務(wù)流程不出現(xiàn)任何差錯;在會務(wù)過程中做好協(xié)調(diào)溝通環(huán)節(jié), 及時處理各項突發(fā)事件。當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)事件時, 要保持冷靜, 盡量縮小事件影響, 做好會議記錄和圖像收集;會后做好整理收尾工作, 整理備份會務(wù)材料, 吸取會議經(jīng)驗教訓(xùn), 全面做好會務(wù)總結(jié)、檔案歸類工作。
2. 文書工作。
根據(jù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的安排, 負(fù)責(zé)草擬學(xué)院年度工作計劃或總結(jié)、工作實施方案、申請報告等重要文件。這要求行政秘書具備一定的寫作功底, 能夠清晰恰當(dāng)?shù)牟輸M出文件材料, 具體表現(xiàn)為“草擬學(xué)院行政工作報告、總結(jié)、規(guī)劃和決議、決定等綜合性文字材料文件;草擬重要會議文稿和重要文件;草擬及整理院級干部講話稿及有關(guān)資料�！盵1]這需要行政秘書在全面熟悉政策制度、行政管理知識和工作流程, 了解學(xué)校、學(xué)院實際情況的基礎(chǔ)上, 熟悉文書寫作格式和各種辦公軟件, 擅于歸納整合, 站在一定的高度草擬各類文字材料, 對行政秘書的文字寫作、綜合能力要求較高。
3. 管理工作。
管理工作具體表現(xiàn)為人事管理、資產(chǎn)管理和科研管理等工作。人事管理主要負(fù)責(zé)協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好教職工的職稱申報、培訓(xùn)進修、考核考勤等工作, 將職稱申報的工作流程和注意事項通知到相關(guān)教職工, 做好教職工的英語、網(wǎng)絡(luò)、暑期等各種培訓(xùn)安排, 報送培訓(xùn)需求計劃, 及時提交考勤考核情況。資產(chǎn)管理是負(fù)責(zé)院部辦公設(shè)備的申報、分發(fā)、維護維修、處置等, 綜合考慮教師需求和院部辦公設(shè)備的配備情況, 及時填報每年度的物資采購項目預(yù)算, 做好學(xué)院辦公用品的領(lǐng)用登記工作, 按需所發(fā), 做到不浪費, 按時盤點, 以便能及時補充辦公用品, 滿足學(xué)院教職工的工作需要�？蒲泄芾硎秦�(fù)責(zé)學(xué)院科研工作的統(tǒng)計、申請科研材料的上報、獎勵等, 做好每學(xué)期學(xué)術(shù)講座計劃及相關(guān)報道和照片的報送, 提醒教職工各類課題的申報時間和程序, 審核學(xué)院科研成果的登記等。
4. 招生工作。
行政秘書作為招生聯(lián)絡(luò)員, 與學(xué)校招辦之間保持良好的聯(lián)系, 及時傳達(dá)招辦關(guān)于招生工作的相關(guān)文件和通知精神, 確保信息暢通。主要負(fù)責(zé)招生宣傳冊、視頻的制作, 制定詳細(xì)的招生工作方案, 認(rèn)真學(xué)習(xí)、傳達(dá)學(xué)校招生工作精神, 站在講政治的高度, 充分認(rèn)識招生工作的重要性。通過多途徑、多方式宣傳學(xué)院的教學(xué)成果和學(xué)生專業(yè)風(fēng)采, 展示辦學(xué)特色、優(yōu)勢項目和優(yōu)秀畢業(yè)生等圖文材料, 讓社會、家長、學(xué)生全面了解學(xué)院和專業(yè)情況。在招生過程中, 協(xié)調(diào)招生咨詢會及各招生點的教師、志愿者安排情況, 進而有效促進學(xué)院招生規(guī)模不斷擴大, 招生工作順利開展。
除此之外, 行政秘書還要做好數(shù)據(jù)采集、文件收發(fā)、經(jīng)費報銷及學(xué)院交給的臨時任務(wù)等事宜, 雖然工作的難度系數(shù)不高, 但因各項工作都涉及到方方面面比較多, 既有與職能部門和學(xué)院師生的溝通交流, 又有各項數(shù)據(jù)信息的'匯總和梳理, 需要行政秘書工作十分細(xì)致, 具有極大的耐心和條理性。
二、行政秘書的角色定位———服務(wù)者
根據(jù)行政秘書的崗位職責(zé)和工作內(nèi)容, 可以把行政秘書的角色定位為服務(wù)者, “從分工內(nèi)容來看, 都是根據(jù)高校行政工作的需要而確定的, 為院系行政管理層服務(wù), 為師生員工服務(wù), 為高校發(fā)展服務(wù)�！盵2]由此可見, 行政秘書是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、師生以及職能部門服務(wù)的。只有正確把握好行政秘書的角色定位, 才能更好地提升行政秘書的角色意思, 順利推進學(xué)院各項行政工作的開展。
第一, 行政秘書服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。行政秘書直接服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo), 一方面是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策, 是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手, 向領(lǐng)導(dǎo)提供一些具有建設(shè)性意見的工作策略, 另一方面是執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策, 按照領(lǐng)導(dǎo)要求執(zhí)行具體的工作方案, 有效推進學(xué)院工作的順利開展。行政秘書主要工作是接受學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公主任的指揮, 要善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖, 厘清工作思路, 井然有序地開展各項工作。不管是日常的常規(guī)工作還是一些突發(fā)、臨時性的工作, 行政秘書在開展各項工作之前, 一般要先找領(lǐng)導(dǎo)匯報, 征求領(lǐng)導(dǎo)的意見和建議, 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求制定具體的工作方法和步驟。在實施過程中, 聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排, 按照領(lǐng)導(dǎo)的要求開展, 遇到緊急或特殊情況, 及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)征詢意見時, 根據(jù)事情的實際情況提供可供領(lǐng)導(dǎo)參考的意見。在工作結(jié)束后, 向領(lǐng)導(dǎo)如實反饋工作開展情況及遇到的問題。在工作開展過程中既為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策, 又按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖執(zhí)行決策, 保證領(lǐng)導(dǎo)在整項工作開展中始終站在全局的角度把握事情脈絡(luò), 全面清晰了解事情的發(fā)展原委。
第二, 行政秘書服務(wù)于學(xué)院師生。行政秘書作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和師生之間的橋梁, 起到上傳下達(dá)的作用, 為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與師生之間的溝通起到銜接作用。行政秘書及時收集教師和學(xué)生相應(yīng)的訴求信息和意見建議, 并將其進行整理和歸納傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo), 因此行政秘書也服務(wù)于學(xué)院師生。首先, 行政秘書服務(wù)于學(xué)生。雖然行政秘書的工作性質(zhì)是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù), 工作過程中不與學(xué)生直接接觸, 看似與學(xué)生無關(guān), 但其最終目的還是為學(xué)生服務(wù)。這是因為行政秘書服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo), 學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的各項決策工作亦是為了學(xué)生的發(fā)展, 而行政秘書是執(zhí)行決策的具體人員。另外學(xué)校里的各項規(guī)章制度都是通過行政秘書傳達(dá)到學(xué)院中, 再由輔導(dǎo)員或班主任轉(zhuǎn)告學(xué)生。其次, 行政秘書除了服務(wù)于學(xué)生外, 還為學(xué)院教職工服務(wù), 行政秘書的很多工作都是負(fù)責(zé)教職工的工作或個人利益相關(guān)的保障工作, 比如通知教職工參加學(xué)校培訓(xùn)、職稱申報材料上報、及時申請科研課題, 以及為教職工配備辦公用品等, 都是行政秘書的工作內(nèi)容, 為教職工解決后顧之憂。
第三, 行政秘書服務(wù)于職能部門。行政秘書除了做好對內(nèi)溝通學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和師生關(guān)系外, 還要成為對外聯(lián)系學(xué)院與學(xué)校職能部門的紐帶, 與校內(nèi)其他部門進行溝通對接是行政秘書的重要工作之一。學(xué)院作為一個獨立的部門, 與學(xué)校職能部門之間有著千絲萬縷的關(guān)系, 學(xué)院工作的順利開展離不開職能部門的支持, 職能部門工作的開展也離不開學(xué)院的配合。行政秘書服務(wù)于職能部門主要是指行政秘書作為學(xué)院與職能部門之間的溝通橋梁, 及時將雙方之間的信息或訴求傳遞給對方, 在促進學(xué)院與職能部門的溝通與協(xié)調(diào)過程中, 行政秘書發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。當(dāng)職能部門需要學(xué)院配合協(xié)助統(tǒng)計學(xué)院相關(guān)信息, 行政秘書負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)匯總學(xué)院各項信息, 進行信息初審后, 及時反饋給職能部門, 方便職能部門收集信息。另外, 行政秘書作為中間聯(lián)系人, 負(fù)責(zé)將職能部門的一些規(guī)定或規(guī)章制度傳達(dá)到學(xué)院中, 同時行政秘書也會征集學(xué)院師生對各職能部門的意見和建議, 并轉(zhuǎn)達(dá)給職能部門, 促進職能部門調(diào)整工作方式適應(yīng)學(xué)院師生的需求, 為學(xué)院與職能部門之間更好地協(xié)作提供便利。
三、如何提升高校行政秘書的角色意識
第一, 增強行政秘書的服務(wù)意識�！案咝Ｐ姓貢滓慕巧庾R是服務(wù)意識。這是由該職位的工作職責(zé)、工作內(nèi)容和工作性質(zhì)共同決定的�！盵3]從行政秘書的崗位職責(zé)和角色定位來看, 行政秘書工作的前提是增強服務(wù)意識。行政秘書是學(xué)院行政管理人員, 在學(xué)院管理工作中發(fā)揮著重要作用, 因此行政秘書要確立自己的角色定位, 把服務(wù)意識貫徹工作過程始終, 端正工作態(tài)度, 以服務(wù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、師生和職能部門為工作理念和行為準(zhǔn)則, 始終貫徹“服務(wù)第一”的原則, 樹立“以人為本”的現(xiàn)代服務(wù)思想, 切實發(fā)揮上傳下達(dá)、左右溝通和內(nèi)外聯(lián)系的作用, 認(rèn)真履行好自己的工作職責(zé)�！笆紫仁撬枷肷�, 要有更強的服務(wù)意識, 杜絕工作推諉現(xiàn)象, 工作時要始終保持積極的情緒, 保證良好的服務(wù)態(tài)度, 對領(lǐng)導(dǎo)和老師要尊重、支持, 接待學(xué)生要熱情、耐心。”[4]行政秘書要以服務(wù)者的嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范自己, 轉(zhuǎn)變自己的服務(wù)態(tài)度, 以扎實工作為準(zhǔn)則, 恪守行政秘書的行為規(guī)范和準(zhǔn)則, 堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求, 嚴(yán)格約束、調(diào)整自己的行為, 以此來控制、指導(dǎo)自己的工作, 努力提高服務(wù)質(zhì)量和效率, 為師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù), 樹立起工作的權(quán)威。在工作中不怕麻煩, 經(jīng)常向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報請示, 與同事密切配合、相互支持, 做好主動補位, 保證整體工作按時保質(zhì)地完成。
第二, 提高行政秘書的工作能力。行政秘書工作復(fù)雜、繁瑣, 涉及面較廣, 要想提升行政秘書的角色意識, 需要提高行政秘書的分析判斷、綜合協(xié)調(diào)、創(chuàng)新管理能力和語言文字表達(dá)等能力。過硬的工作能力是做好行政秘書工作的保障。首先, 行政秘書要對即將開展的工作提前做好準(zhǔn)備, 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)、師生或職能部門的服務(wù)需要做出預(yù)見性判斷, 細(xì)致考慮怎樣把工作做得更好, 有計劃性地去安排。其次, 行政秘書要善于與各方面溝通, 具備多方綜合協(xié)調(diào)能力, 保證與對接方信息暢通, 溝通有效, 促使工作井然有序進行, 努力營造出和諧融洽的工作環(huán)境。具備較強的綜合協(xié)調(diào)能力, 是行政秘書必備的基本功。綜合協(xié)調(diào)工作是一種“軟協(xié)調(diào)”, 絕不能以行政命令的方式開展, 行政秘書在協(xié)調(diào)各方面工作關(guān)系時, 要講究工作方法、策略技巧和溝通藝術(shù), 既要達(dá)到完成工作的目的又不能造成負(fù)面影響。另外, 雖然行政秘書工作大多是基礎(chǔ)事務(wù)性工作, 但并不能忽略其中的開拓創(chuàng)新性和現(xiàn)代管理能力。“隨著辦公自動化的日益普及, 秘書工作的智商性服務(wù)將成為秘書職業(yè)的主要內(nèi)涵。所以在做好本職工作的基礎(chǔ)上要不斷探索管理的新途徑、新方法、新新手段, 促進管理工作的信息化、現(xiàn)代化, 在工作中要以新視覺來視察問題、新觀念來思考問題、新方法來處理問題, 只要這樣行動才會有新舉措, 管理才會有新效果�！盵5]除此外, 行政秘書還要負(fù)責(zé)學(xué)院工作計劃、總結(jié)或方案的草擬工作, 只有具備良好的語言文字表達(dá)能力, 才能條理清晰地草擬各項計劃或方案, 為領(lǐng)導(dǎo)提供好思路和好方法。文書草擬工作是一項復(fù)雜的的創(chuàng)造性腦力勞動, 決不是輕而易舉、一蹴而就的事情, 堅持一切從實際出發(fā)的原則, 抱著對工作高度負(fù)責(zé)的精神去對待文書草擬工作。
第三, 做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。行政秘書工作具有重復(fù)性和事務(wù)性, 職業(yè)發(fā)展規(guī)劃對其尤為重要。如果行政秘書在工作中沒有制定明確的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。容易導(dǎo)致工作后勁發(fā)展不足, 缺乏恒心和進取之心, 進而導(dǎo)致對工作產(chǎn)生認(rèn)知偏差, 產(chǎn)生否定自己的價值、職業(yè)認(rèn)同感低等問題。行政秘書做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃, 首先要有職業(yè)認(rèn)同感, 在工作中尋找價值。正確認(rèn)識行政秘書工作的重要性和意義, 認(rèn)同自己的崗位職責(zé)而產(chǎn)生責(zé)任感, 同時也努力自己思考怎樣更好的完成工作, 提高自己的專業(yè)素質(zhì), 從而增加職業(yè)自豪感和價值感。其次要制定短期、中期目標(biāo)和長期發(fā)展規(guī)劃, 逐步完成短期、中期目標(biāo)有利于樹立長期規(guī)劃完成的信心, 長期規(guī)劃的制定也有利于有序推進短期、中期目標(biāo)的實現(xiàn), 通過不斷完成短期目標(biāo)推動整體工作的發(fā)展�！按_定職業(yè)目標(biāo)是高校行政秘書職業(yè)規(guī)劃的關(guān)鍵之步。職業(yè)目標(biāo)包括短期目標(biāo)、中期目標(biāo)和長期目標(biāo)。短期目標(biāo)一般為一年內(nèi)完成的, 中期目標(biāo)期限為三至五年內(nèi)完成的, 長期目標(biāo)是五年以上的, 甚至是人生目標(biāo)�！盵6]當(dāng)然目標(biāo)的制定一定要切合自身的各方面條件, 要實事求是, 通過不斷克服困難, 提升業(yè)務(wù)水平逐漸實現(xiàn)。最后要進行職業(yè)總結(jié), 定期進行工作回顧�；仡櫣ぷ骷仁菍ψ约哼^去工作的檢討, 也是對今后工作的促進, 真正實現(xiàn)本職工作有計劃、有落實。在回顧工作的過程中要及時梳理工作方式方法, 總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn), 摸索實踐, 明確工作程序和方向, 在具體的工作中形成清晰的工作思路, 不斷反思工作過程中的成敗, 提升個人的綜合素質(zhì), 保證各項行政工作有序進行。
在新型大學(xué)的建設(shè)過程中, 既離不開承擔(dān)著教學(xué)與科研任務(wù)的教師, 同時也離不開在服務(wù)崗位上的行政管理人員, 行政秘書是高校行政管理中不可缺少的重要部分。隨著高校職能定位越來越精準(zhǔn), 對行政秘書的崗位工作也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求, 這就要求行政秘書在工作中認(rèn)清自己的角色定位, 真正發(fā)揮崗位功效。行政秘書是溝通上下、聯(lián)系左右、對接內(nèi)外的橋梁與紐帶, 從其工作內(nèi)容和性質(zhì)上可看出, 高校行政秘書的角色定位歸根結(jié)底是服務(wù)者。行政秘書在服務(wù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、師生和職能部門的工作過程中, 要擺正自己的角色, 不斷提升服務(wù)意識, 提高自己綜合協(xié)調(diào)、語言文字表達(dá)等工作能力。在制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的過程中, 尋找工作價值, 增強工作責(zé)任感, 從而不斷增加對行政秘書工作的職業(yè)認(rèn)同感。
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