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五金跟單員工作流程有哪些
外貿(mào)跟單員是外貿(mào)企業(yè)中一個(gè)十分重要的工作崗位。外貿(mào)企業(yè)的存在、生存與發(fā)展,都是建立在訂單的基礎(chǔ)上。五金跟單員工作流程怎么寫呢?下面是的五金跟單員工作流程資料，歡迎閱讀。
篇1：五金跟單員工作流程
一、跟單員的定義：(什么是跟單員?)Documentary Handler
跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。(不能兼職，替代)所有圍繞著訂單去工作，對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人，都是跟單員。
二、跟單員的工作界定：跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)企業(yè)和進(jìn)出口外貿(mào)企業(yè)中，跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)隨企業(yè)的規(guī)模與性質(zhì)而有所區(qū)別，但跟單員總的來說是作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟單而存在的。
1.業(yè)務(wù)跟單：對(duì)客戶進(jìn)行跟進(jìn)。尤其是已對(duì)本公司的產(chǎn)品已有了興趣，有購買意向的人進(jìn)行跟進(jìn)。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽定合同為目標(biāo)的一系列活動(dòng)。對(duì)外叫業(yè)務(wù)員or 業(yè)務(wù)助理。
2.生產(chǎn)跟單：對(duì)已接來的訂單進(jìn)行生產(chǎn)按排。對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對(duì)內(nèi)叫：業(yè)務(wù)經(jīng)理or生產(chǎn)主管or總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構(gòu)成。
三、跟單員的工作定位：(工作性質(zhì)) 跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動(dòng)的接受訂單，而是要主動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓，對(duì)準(zhǔn)客戶實(shí)施推銷跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目標(biāo)，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。
因此，跟單員要：
(1)尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。
(2)設(shè)定目標(biāo)：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點(diǎn)及分配的工作時(shí)間。
(3)傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。
(4)推銷產(chǎn)品：主動(dòng)與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。
(5)提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對(duì)客戶的服務(wù)。
(6)收集信息：收集市場(chǎng)信息，進(jìn)行市場(chǎng)考察。
(7)分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶。
跟單員是業(yè)務(wù)助理：跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進(jìn)客戶，因此跟單員要：
(1) 函電的回復(fù)：
(2) 計(jì)算報(bào)價(jià)單
(3) 驗(yàn)簽訂單
(4) 填對(duì)帳表
(5) 目錄，樣品的寄送與登記
(6) 客戶檔案的管理
(7) 客戶來訪接待
(8) 主管交辦事項(xiàng)的處理
(9) 與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系
跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對(duì)客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤，即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨物報(bào)關(guān)，裝運(yùn)等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計(jì)劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。
四、跟單員的工作特點(diǎn)：
跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從銷售，生產(chǎn)，物料，財(cái)務(wù)，人事到總務(wù)都會(huì)有跟單員的身影出現(xiàn)。特點(diǎn)是：復(fù)雜的，全方位的。
1.責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因?yàn)橛唵问瞧髽I(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。
2.溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計(jì)劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。
3.做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對(duì)他們的需求比較熟悉。同時(shí)也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對(duì)客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。
4.工作節(jié)奏多變，快速：面對(duì)的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時(shí)間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時(shí)客戶的訂單是小批量的，但卻要及時(shí)出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。
5.工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對(duì)外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對(duì)內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿(mào)易的實(shí)務(wù)和工廠的生產(chǎn)運(yùn)作流程。
五、跟單員的主導(dǎo)意識(shí)：
什么是主導(dǎo)意識(shí)?就是全局觀念。你要對(duì)所處的環(huán)境，擔(dān)負(fù)的任務(wù)及產(chǎn)生的`結(jié)果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導(dǎo)意識(shí)就會(huì)很強(qiáng)。舉例：足球隊(duì)，每個(gè)隊(duì)員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個(gè)很差的球隊(duì)。這就要有全局觀念：要不失球，要進(jìn)攻，要戰(zhàn)勝對(duì)方，要進(jìn)球。
作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們?nèi)绾紊a(chǎn)?何時(shí)完成?出來的產(chǎn)品怎樣?與我無關(guān)，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導(dǎo)意識(shí)。
有責(zé)：全局意識(shí)，責(zé)任感，對(duì)一切負(fù)起責(zé)任。
有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力
有效：有效率，有結(jié)果。
目標(biāo)要達(dá)到：所有工作以最終結(jié)果，最終目標(biāo)作為我們的指導(dǎo)思想。最終失敗了，就沒什么好說的。
總之，主導(dǎo)意識(shí)的你心中要裝著大目標(biāo)，要有全局觀念，每個(gè)人的工作只是整個(gè)工作鏈中的一個(gè)部分。而不是以某一個(gè)人，一個(gè)部門來評(píng)定。因此，在你的工作中，你心中要把別人(工作環(huán)節(jié)涉及到的人)看成是自已的部下。(不是說你就是領(lǐng)導(dǎo)，而是要給他們布置任務(wù)，明確目標(biāo)，提供條件。你的目標(biāo)很明確：就是對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。
六、跟單員的素質(zhì)要求：(跟單員的訓(xùn)練)
跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：
(1)分析能力。分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成，以利于報(bào)價(jià)。
(2)預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。
(3)表達(dá)能力。善于用文字和語言與客戶溝通。
(4)專業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn)，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。
(5)與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。
(6)人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級(jí)，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過他們來完成自己想要做的事。
(7)法律知識(shí)。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識(shí)。做到知法，守法，懂法，用法。
(8)談判能力。有口才，有技巧。
(9)管理與推銷能力。對(duì)外推銷高手。對(duì)內(nèi)管理行家。
(10)物流知識(shí)。了解運(yùn)輸，裝卸搬運(yùn)，保管，配送，報(bào)關(guān)等知識(shí)。
七、跟單員的工作內(nèi)容及知識(shí)，技能要求：跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物運(yùn)輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤(客戶接待)。
1.出口貨物跟單;(外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進(jìn))了解基本外貿(mào)知識(shí)：(談判，報(bào)價(jià)，接單，簽合同等等)�；A(chǔ)外語及函電往來。
2 .物料采購跟單。(業(yè)務(wù)跟進(jìn))懂營(yíng)銷，懂產(chǎn)品。(物料，性能，使用，保養(yǎng))
3 .生產(chǎn)過程跟單(生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn))懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。
4 .貨物運(yùn)輸跟單(出貨跟進(jìn))貨物運(yùn)輸知識(shí)，(運(yùn)輸工具，方法，配柜)及了解報(bào)關(guān)知識(shí)。
5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤(客戶接待)：了解對(duì)客戶的管理，懂國(guó)際禮儀知識(shí)：
八、跟單員工作的重要性：企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個(gè)企業(yè)的主生命線和管理制高點(diǎn)。而作為訂單的跟進(jìn)者跟單員的工作跨越了企業(yè)運(yùn)作的每個(gè)環(huán)節(jié)，它是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁，是一個(gè)企業(yè)的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證：
跟單員工作部門關(guān)聯(lián)：
跟單員：對(duì)外：業(yè)務(wù)部門(國(guó)內(nèi)，國(guó)外貿(mào)易部)
客戶(國(guó)內(nèi)，國(guó)外客戶，外貿(mào)公司，中間商)
運(yùn)輸(海運(yùn)，空運(yùn)，汽運(yùn)，鐵路運(yùn)輸，集裝箱，快遞公司)
政府/金融(海關(guān)，銀巷，稅務(wù)，商檢，保險(xiǎn))
對(duì)內(nèi)：計(jì)劃/物料(生產(chǎn)計(jì)劃，物料進(jìn)度，報(bào)價(jià))
制造部門(生產(chǎn)進(jìn)度，樣品制造)
技術(shù)/品管(產(chǎn)品規(guī)格，新品開發(fā)，估價(jià)，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn))
財(cái)務(wù)/資財(cái)(出貨管制，成品倉，準(zhǔn)確報(bào)價(jià)，包裝防護(hù)，匯率結(jié)算)
行政部門(派車，放行，報(bào)關(guān)，船務(wù))
跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖：客戶訂單處理中心訂單訂單處理中心生產(chǎn)部門生產(chǎn)計(jì)劃采購部(庫存查詢)(出貨傳票)供應(yīng)商進(jìn)料倉庫生產(chǎn)轉(zhuǎn)換倉庫出庫
篇2：五金跟單員工作流程
1)接收貨物點(diǎn)清數(shù)量/公斤數(shù)，記錄，有出入的及時(shí)聯(lián)系廠家;
2)跟進(jìn)做貨進(jìn)度，以期在約定時(shí)間按時(shí)、按質(zhì)完成客戶委托;
3)完成品跟進(jìn)，清點(diǎn)數(shù)量/公斤數(shù)，包裝方式，分類擺放便于跟客戶交接，避免發(fā)錯(cuò)貨或遺漏貨物。做好記錄。
4)不能安時(shí)完成時(shí)及時(shí)反饋意見給上級(jí)領(lǐng)到，便于和客戶即使溝通。
以上屬內(nèi)部管理，做好這四項(xiàng)表現(xiàn)已經(jīng)優(yōu)秀。
篇3：五金跟單員工作流程
1， 確定正式定單前：
1-1， 根據(jù)業(yè)務(wù)部提供的國(guó)外客詢價(jià)產(chǎn)品規(guī)格，根據(jù)不同產(chǎn)品類別，向不同的供貨廠商發(fā)單詢價(jià)，要
求每種規(guī)格的產(chǎn)品詢問1-3家不同的生產(chǎn)廠商，同時(shí)采購人員能夠快速并熟練地找到各類產(chǎn)品供貨商信息。
1-2， 對(duì)供貨廠商回復(fù)的報(bào)價(jià)進(jìn)行核算與比較，考核工廠的報(bào)價(jià)真實(shí)性，最終提供處于中低檔位的價(jià)格給業(yè)務(wù)部。
2，正式定單確定中
2-1，在業(yè)務(wù)部與國(guó)外客人確定銷售定單時(shí)，采購部要協(xié)助業(yè)務(wù)部提供最新的產(chǎn)品市場(chǎng)行情，以便業(yè)務(wù)部根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整，要求采購部要隨時(shí)掌握每日的鋼材與市場(chǎng)變動(dòng)。
2-2，業(yè)務(wù)部與國(guó)外客人確定銷售定單后，才能向采購部提供最終確定的采購數(shù)量與出貨要求，采購在與工廠確定采購合同時(shí)要確定以下問題：
2-2-1，采購單號(hào)：以業(yè)務(wù)部提供的'編號(hào)為準(zhǔn)，雙方溝通討論以避免誤差產(chǎn)生。
2-2-2，交貨期：由于我司出貨產(chǎn)品較雜，涉及工廠較多，所以要確定一個(gè)統(tǒng)一的交貨日期 2-2-3，箱麥，托盤麥頭：采購部與業(yè)務(wù)部確定國(guó)外客人需求的正確的托盤與紙箱麥頭，可以用正式合同或附件的格式發(fā)給生產(chǎn)工廠。
2-2-4，付款事項(xiàng)：常規(guī)我司預(yù)付15%，出貨后40天左右付清余額，但根據(jù)實(shí)情況，可以靈活變更。
2-2-5，合同日期與校對(duì)：采購合同上一定要有打印或手簽的確定日期，合同要交業(yè)務(wù)部核對(duì)定單數(shù)量，紙箱和托麥信息，以確保與外銷合同一致。
2-2-6，所有采購合同由經(jīng)采購經(jīng)理和總經(jīng)理審核后，簽名蓋章后發(fā)工廠; 總金額大于3萬以上的金額 必須由公司總經(jīng)理審核簽字確定。
2-3，采購合同與工廠確定后：
2-3-1，要求工廠提供詳細(xì)的工廠開票銀行賬號(hào)信息或個(gè)人銀行賬號(hào)信息，要求提供的銀行信息必須是工廠加蓋公章的傳真件或是正式合同附件，不接受手機(jī)信息與電腦上的留言。
2-3-2采購部核算出應(yīng)預(yù)付給每家工廠的預(yù)付款，并統(tǒng)一記錄在采購合同與財(cái)務(wù)賬薄內(nèi)，
2-3-3，付款方式以采購部提供的付款憑證申請(qǐng)為準(zhǔn)，采購應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)核算清楚付款金額并做好賬目和書面申請(qǐng)記錄。
3，采購員生產(chǎn)跟進(jìn)事項(xiàng)：
3-1，采購部在合同與工廠確定后續(xù)生產(chǎn)過程中，要與工廠保待密切溝通，一定要讓工廠保證完全了解我司的產(chǎn)品質(zhì)量，包裝要求，如有不清楚之處，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部溝通
3-2，生產(chǎn)過程中，要及時(shí)跟蹤工廠生產(chǎn)進(jìn)度，并盡可能去工廠現(xiàn)場(chǎng)了解生產(chǎn)進(jìn)度。
3-3，在合同交貨期5-10天前，采購部要與工廠確定最終的交貨時(shí)間，如果工廠的確情況有變不能及時(shí) 交貨，采購要及時(shí)向業(yè)務(wù)部反映實(shí)際情況，以便業(yè)務(wù)部能及時(shí)調(diào)整新的船期并與國(guó)外客人溝通。
3-4，生產(chǎn)工廠完成總定單60-80%數(shù)量時(shí)，采購部應(yīng)安排去工廠驗(yàn)貨，要求驗(yàn)貨過程中：1，產(chǎn)品質(zhì)量必須達(dá)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或雙方確定的樣品與圖紙尺寸，
2，箱麥與托麥沒有錯(cuò)誤;
3，托盤必須堅(jiān)固可靠，
4，每個(gè)產(chǎn)品拿2-5只樣品作出貨留底。
3-5，驗(yàn)貨合格才可以通知工廠出貨，驗(yàn)貨不合格，采購部應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)函加蓋公章通知工廠不合格理由，并要求工廠更正，由于工廠原因產(chǎn)生產(chǎn)品質(zhì)量問題，由工廠賠償。
3-6，所有產(chǎn)品出貨前，采購部提供最終出貨確定的托盆號(hào)碼給工廠，工廠必須我司要求，每個(gè)托盤上 貼出貨托麥
3-6，工廠發(fā)貨時(shí)，最好要求工廠拍照片留底，貨柜拼柜裝貨，采購部應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部拍裝柜照片留底。
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